Reforma tributária muda a lógica tradicional de apuração: o fisco deve enviar uma proposta a ser validada pelos negócios, o que vai exigir uma mudança de processos para confirmar estes dados.
O ano de 2026 está marcado por uma mudança que afeta a rotina de todos os negócios do país: o início da apuração assistida de IBS e CBS, que substituem boa parte do sistema tributário atual. O fisco passa a apresentar à empresa uma proposta dos tributos, montada a partir dos documentos fiscais eletrônicos já emitidos. Caberá ao contribuinte fazer a conciliação da apuração.
Isso exige um ponto de atenção fundamental, já que há uma inversão da lógica tradicional da apuração de tributos. Antes, a empresa era responsável pelo levantamento dos dados, o que seria confirmado pelo fisco. Com a mudança, os órgãos fiscais enviam uma proposta, mas a responsabilidade por conferir, validar ou contestar segue com as empresas.
O Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025 evidencia a mudança: se o contribuinte não se manifestar dentro do prazo, a apuração do fisco vale como se fosse a do contribuinte e constitui crédito tributário automático. A conciliação manual ou sistemas desconectados ampliam o risco de inconsistências, retrabalhos e passivos fiscais, exigindo uma abordagem proativa em prol da conformidade fiscal.
Este cuidado é ainda maior neste período de transição tributária. Afinal de contas, até o fim de 2032, haverá uma convivência entre dois regimes fiscais, conforme determina o cronograma da Reforma Tributária.
O que é a conciliação da apuração?
A conciliação da apuração se trata do processo de comparar e alinhar o fechamento contábil da empresa, os lançamentos fiscais e as obrigações acessórias entregues ao fisco. O objetivo parece simples, mas é de difícil execução: garantir que o valor apurado internamente, no ERP ou no sistema fiscal, seja exatamente o que foi escriturado e transmitido.
Vale ainda separar o conceito de conciliação bancária, que se trata da checagem e verificação das movimentações bancárias. Com a Reforma Tributária, a conciliação da apuração exige validar se as informações enviadas pelo fisco estão corretas ou demandam contestação, sustentando a integridade das demonstrações financeiras.
Por que a conciliação da apuração se tornou ainda mais crítica em 2026?
A resposta para essa pergunta envolve três frentes distintas decorrentes da Reforma Tributária.
1. A chegada da apuração assistida de IBS e CBS
A Lei Complementar 214/2025 institui a apuração assistida: o fisco reúne débitos e créditos a partir das notas fiscais eletrônicas e devolve uma proposta de apuração para o contribuinte validar ou contestar.
Se não houver manifestação dentro do prazo, presume-se que o valor enviado está correto. Com isso, a responsabilidade da empresa é investigar seus próprios dados antes do fechamento fiscal.
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2. O risco do período de convivência dual (2026–2033)
Durante a transição, ICMS, ISS, PIS e COFINS convivem com IBS e CBS na rotina fiscal das empresas. A falha na conciliação de qualquer um desses tributos entre essas bases tende a aparecer mais adiante como glosa de crédito, distorção de margem ou autuação. Esses problemas devem ser resolvidos no fechamento mensal, conforme o regime de apuração.
3. O impacto da ECF e das obrigações acessórias mensais
Enquanto a entrega da ECF é anual, a maioria das obrigações acessórias deve ser apurada mensalmente. As equipes responsáveis devem estabelecer processos para cumprir essas obrigações dentro do prazo e com inteligência fiscal. É preferível separar os dados mensais do que aguardar o fim do ano para fechar 12 períodos de uma só vez.
Quais são os principais tipos de conciliação da apuração?
A conciliação da apuração se desdobra em frentes complementares, cada uma cobrindo uma camada diferente do processo fiscal e contábil:
- Conciliação fiscal: compara a escrituração fiscal (SPED, EFD Contribuições) com os lançamentos do sistema de gestão, garantindo que a transmissão ao fisco corresponda ao que foi, de fato, registrado na operação.
- Conciliação contábil: alinha os saldos das contas contábeis aos documentos de suporte e sustenta a integridade das demonstrações financeiras.
- Conciliação fiscal x contábil: cruza as duas áreas para identificar divergências antes da entrega da ECF, reduzindo retrabalho entre obrigações e minimizando os riscos envolvidos.
- Conciliação da apuração assistida: a mais recente, exigida pela Reforma Tributária, que requer a validação ou a contestação da proposta de IBS/CBS enviada pelo fisco com base nos documentos fiscais eletrônicos e no ERP.
Como fazer a conciliação da apuração passo a passo
O processo segue uma lógica sequencial, que envolve a coleta de documentos até a manifestação formal sobre a proposta do fisco. Um sistema de gestão especializado torna este fluxo mais estruturado:
1. Reúna a documentação fiscal e contábil
Notas fiscais de entrada e saída, guias de recolhimento (DARFs, GNREs), declarações fiscais (SPED, EFD Contribuições, ECF), balancetes e livros contábeis: sem essa base reunida, não há conciliação possível. Um sistema ERP centraliza estes dados, dando rastreabilidade aos processos.
2. Compare os registros internos com as obrigações transmitidas
Cruze os lançamentos do sistema de gestão com o que foi escriturado e enviado ao fisco. É nessa etapa que aparecem as divergências entre valor apurado e valor declarado. Uma auditoria fiscal é importante para evitar os erros.
3. Identifique e corrija na origem
Ajustar por lançamento complementar não atua na causa do problema. É preciso corrigir onde o erro nasceu, para que ele não volte no período seguinte.
4. Valide a proposta de apuração assistida (IBS/CBS)
Depois de receber a proposta do fisco, compare com os próprios registros, levante as divergências e manifeste concordância ou contestação dentro do prazo legal.
5. Mantenha periodicidade mensal
Conciliar antes da entrega de cada obrigação acessória garante a qualidade de dados no fechamento anual e na ECF.
Como a tecnologia transforma a conciliação da apuração
A tecnologia auxilia a unificar dados fiscais, contábeis e financeiros em uma única camada. Com a automação de dados, a validação acontece na origem: as obrigações acessórias são cruzadas entre si, e as divergências aparecem antes do fechamento, facilitando eventuais correções necessárias.
Nossa solução de Inteligência Tributária automatiza essas conferências de forma agnóstica ao sistema de origem, preparando o negócio para a apuração assistida de IBS e CBS com rastreabilidade e segurança jurídica. Entre os benefícios desta automação, encontram-se:
- Cruzamento automático entre as soluções de gestão, as obrigações fiscais transmitidas e dados de sistemas governamentais;
- Alertas preventivos diante de divergências tributárias antes que se tornem passivos;
- Rastreabilidade completa de cada lançamento, simplificando auditorias e processos de rastreabilidade;
- Preparação nativa para a apuração assistida do IBS e CBS;
- Menos retrabalho no fechamento fiscal, com mais tempo para decisões estratégicas.
Para empresas que ainda apuram tributos em planilhas e conferências manuais, este é o momento de revisar o processo, estruturando todo o fluxo de processos e facilitando a apuração assistida. Aprimore a sua Inteligência Tributária conosco! Acesse e saiba mais!
