Este tipo de documento precisa ser entregue de forma periódica, servindo de base e controle para o fisco verificar os tributos pagos
Se uma empresa pagar todos os seus tributos em dia, ela estará regularizada perante o poder público? A resposta é não, infelizmente.
Existe algumas entregas de informações que servem de base e controle do fisco: as chamadas obrigações acessórias. Este tipo de documento fiscal precisa ser entregue de forma periódica aos órgãos responsáveis, auxiliando a mostrar o panorama completo de uma organização.
Quer entender mais sobre as obrigações acessórias? Fique conosco e acompanhe o restante deste artigo!
O que são obrigações acessórias?
Obrigações acessórias são declarações, documentos e registros que as empresas são obrigadas a enviar aos órgãos fiscais e reguladores, sejam eles municipais, estaduais ou federais.
Eles fornecem informações detalhadas sobre as atividades econômicas, financeiras e tributárias da empresa. Ou seja, as obrigações acessórias não correspondem ao pagamento de tributos, mas a prestar os dados necessários para tal.
A partir desses dados, torna-se mais simples para a empresa comprovar o seu compliance – que está em dia com todas as legislações – e permite ao fisco ter uma visão mais abrangente sobre o negócio.
Dessa forma, é possível monitorar a sua evolução, especialmente pelo fato de sua entrega ser periódica, de acordo com a legislação referente. Os intervalos das declarações são variáveis, de acordo com a obrigatoriedade de cada entrega.
Quais são as principais?
As principais obrigações acessórias dentro do sistema brasileiro são:
Declaração de Débitos e Créditos Tributáveis Federais, a DCTF
Presta informações sobre débitos federais e meios de pagamento sobre impostos federais, caso de IRPJ, IRRF, IPI, CSLL- Pis-Pasep. Sua entrega é mensal.
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos, a DCTFWeb
Agrega dados de contribuições previdenciárias e recolhimento de terceiros. Entrega mensal.
Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, a DIRF
Com entrega anual, é uma obrigação acessória de empresas que tenham sofrido retenção de IR ou pagaram rendimentos.
Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais
As empresas vinculadas ao Simples Nacional precisam prestar esses dados uma vez ao ano.
Escrituração Contábil Digital, a ECD
Parte do SPED, a ECD informa os livros diários, balanços e balancetes diários ao fisco. Sua entrega costuma ser anual, mas há casos específicos de entregas mensais.
Escrituração Contábil Fiscal, a ECF
Apura dados relacionados ao Imposto de Renda de Pessoa Jurídica e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). Sua entrega costuma ser anual, mas há casos específicos de entregas mensais.
Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação, a DeSTDA
De ordem estadual, reúne os dados de apuração do ICMS. Sua entrega é mensal.
Escrituração Fiscal Digital das Contribuições incidentes sobre a Receita, a EFD-Contribuições
Apura dados do Pis-Pasep, Cofins, entre outros, com entrega mensal.
Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, EFD REINF
Serve de referência para a Receita Federal ter dados sobre rendimentos pagos, retenções de Imposto de Renda e dados da contribuição social do contribuinte. Seu prazo de envio é mensal.
Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, o eSocial
Agregou a parte previdenciária e trabalhista ao Sped, com dados sobre folha de pagamento. Há prazos diversos em seus eventos.
Declaração de Incentivos, Renúncias, Benefícios e Imunidades de Natureza Tributária, DIRBI
Trata-se de umas das mais recentes obrigações divulgadas pelo governo, na qual as empresas que se beneficiam de incentivos fiscais devem declarar essas informações, como Programa Emergencial de Retomada do Setor de Eventos (Perse); Regime Especial de Aquisição de Bens de Capital de Empresas Exportadoras (Recap) e de Incentivos para o Desenvolvimento da Infraestrutura (Reidi), entre outros. Seu prazo de envio é mensal.
O que acontece em caso de descumprimento das obrigações acessórias?
Basicamente, são três possibilidades de penalidades:
Multas – Elas podem ter valor fixo ou percentual referente ao tributo devido, a depender do enquadramento da empresa, chegando até mesmo a 3%.
Impedimentos – Se o fisco identificar alguma irregularidade, a empresa pode ter dificuldade para obter as certidões negativas – o que pode impedir o fechamento de contratos – e atrapalhar as operações financeiras.
Suspensão de benefícios – No caso de inclusão no cadastro de inadimplentes, as empresas podem ter suas vantagens fiscais bloqueadas.
Como preparar os dados?
As obrigações acessórias são uma demanda recorrente das organizações. Por isso, é preciso que elas estejam contempladas na rotina diária das pessoas, separando as informações necessárias para o fisco.
Para isso, recomenda-se a adoção de um software de gestão contábil e fiscal, que torna a coleta de dados mais simples e integrada à rotina diária dos colaboradores. Por fim, a realização de revisão periódica das informações, contando com o suporte da tecnologia, que deve emitir alertas.
Esses cuidados na rotina garantem que se evite os principais erros relacionados às obrigações acessórias:
- Legislação complexa: no Brasil, manter-se atualizado é complicado, mesmo sendo necessário. Um dos caminhos para auxiliar na busca pelas novidades das obrigações tributária, fiscais, trabalhistas e previdenciários é com a assinatura da nossa newsletter, Monitor Legal.
- Integrar sistemas: por estarmos falando de dados de vários departamentos, é preciso garantir que os sistemas se comuniquem de forma atualizada.
- Time capacitado: as pessoas também precisam ser capacitadas tanto sobre as exigências legais quanto pelos sistemas.
É possível corrigir erros?
O melhor caminho para garantir a precisão na prestação de informações é a criação de um fluxo de processos estruturado, que inclua etapas de revisão e auditoria interna antes do envio de dados ao fisco. Com processos bem definidos, é possível reduzir significativamente inconsistências, omissões ou falhas.
Ainda assim, ninguém consegue garantir acertos absolutos de forma integral. Por isso, caso seja identificada alguma incongruência, omissão ou falta de dados, as empresas podem enviar declarações retificadoras, corrigindo os registros e evitando problemas futuros com o fisco.
Investir em ferramentas e sistemas que automatizam e acompanham esses processos é fundamental. Com as soluções da compliance fiscal da Senior, sua empresa consegue validar informações antes do envio, gerar relatórios confiáveis e reduzir drasticamente os riscos de autuações ou multas, transformando a gestão fiscal em um ativo estratégico para o negócio.
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