Com a crescente demanda por eficiência e precisão nos processos de RH, encontrar a ferramenta certa para a gestão de folha de pagamento nunca foi tão importante. Saiba quais os critérios que definem o melhor sistema de folha!
Escolher o melhor sistema de folha de pagamento para sua empresa pode ser um desafio em meio a tantas opções disponíveis no mercado. Mas, com critérios bem definidos e foco em automatização, segurança e conformidade legal, é possível tomar uma decisão estratégica e que traga ganhos reais para o RH e o Departamento Pessoal.
Neste artigo, mostramos como identificar a melhor solução para sua empresa, quais funcionalidades são indispensáveis em um bom sistema de folha e os benefícios que a tecnologia pode trazer para otimização da rotina do DP.
Por que investir em um bom sistema de folha de pagamento
Um software de folha de pagamento moderno vai muito além do simples cálculo de salários. Ele é uma ferramenta estratégica para otimizar processos, garantir a conformidade com a legislação trabalhista e evitar erros que possam gerar passivos.
As empresas que ainda usam planilhas ou sistemas defasados no lugar de uma solução de folha adequada podem enfrentar diversos problemas, tais como:
- Erros no cálculo de encargos trabalhistas
- Retrabalho com conferências manuais
- Dificuldades na integração com o eSocial
- Processos burocráticos e com baixo controle
- Riscos legais e autuações por inconformidade
A adoção de um sistema de folha de pagamento automatizado ajuda a eliminar esses gargalos e torna o RH mais estratégico.
Mas afinal, o que um bom sistema de folha realmente precisa oferecer?
O que o melhor sistema de folha de pagamento precisa ter?
Ao avaliar as funcionalidades de um sistema de folha, é preciso considerar aquelas que são essenciais para garantir eficiência, segurança e conformidade legal na sua empresa. Confira os principais pontos a considerar:
Gestão de eventos para o eSocial
Automatizar a geração de dados para o eSocial com um sistema de folha evita inconsistências e garante que todos os eventos obrigatórios sejam enviados dentro dos prazos definidos. Isso é essencial para estar em conformidade com a Portaria Conjunta SEPRT/RFB nº 71/2021 e enviar os dados corretamente.
Cálculo automático de encargos e tributos
A folha de pagamento automatizada deve calcular INSS, FGTS, IRRF, contribuições sindicais e outros encargos de forma precisa, considerando os dados cadastrais e jornada de trabalho. O uso de um sistema especializado de folha faz a gestão de todas essas contribuições, respeitando prazos, tipos de contrato e as particularidades do negócio.
Conformidade legal com sistema de folha
Um bom sistema deve ser constantemente atualizado de acordo com as mudanças na legislação trabalhista, convenções coletivas e portarias. Isso evita penalizações e reduz o risco trabalhista.
Descentralização de demandas
O sistema precisa dar autonomia aos colaboradores para atividades cotidianas que dispensam a atuação do RH, como, por exemplo, o acesso ao holerite digital, programação de férias e solicitação de ajuste nas marcações de ponto. Essas e outras funcionalidades de autoatendimento agilizam a rotina do RH e aumentam a satisfação interna.
Integração do sistema de folha com o ERP ou RH
O uso de um sistema de RH com folha integrada ou integrado com ERP permite uma gestão unificada dos dados, reduzindo retrabalho e erros na operação.
Isso facilita o cruzamento de dados entre áreas como recrutamento e seleção, admissão, controle de ponto, avaliação de desempenho e gestão de benefícios, garantindo que tudo esteja sincronizado em tempo real.
Essa integração também favorece a automatização de processos como cálculo automático de encargos, declaração de obrigações legais e projeções orçamentárias com base na folha.
Agora que você conhece as funcionalidades de um bom sistema de folha, é hora de entender como avaliar as opções disponíveis no mercado.
Como escolher o melhor sistema de folha de pagamento
Escolher o melhor sistema de folha vai depender de fatores como o porte da sua empresa, segmento de atuação, tipo de atividade, entre outras características.
Por isso, antes de decidir, leve em consideração o perfil da sua empresa, volume de colaboradores, complexidade de operações e necessidade de integrações com outras ferramentas.
Confira mais alguns pontos importantes a considerar no momento da decisão:
Avalie o suporte e atualização do sistema
Contar com um sistema robusto de folha de pagamento não é suficiente se ele não estiver acompanhado de um suporte técnico ágil e eficiente. É essencial verificar se o fornecedor oferece atendimento especializado, canais de suporte variados e acompanhamento contínuo da operação.
Além disso, a legislação trabalhista no Brasil sofre atualizações frequentes, e a tecnologia também evolui rapidamente. Por isso, o fornecedor deve oferecer suporte especializado não apenas no sistema, mas também em legislação trabalhista e rotinas de RH.
Busque escalabilidade
Um sistema escalável atende o momento atual da empresa, mas também é capaz de acompanhar a expansão do negócio, seja em número de colaboradores, unidades, filiais ou complexidade das regras trabalhistas aplicadas à operação.
A escalabilidade também se reflete na possibilidade de integrar novos módulos ao sistema e na capacidade de atender diferentes modelos de contratação. Isso evita a necessidade de trocas de plataforma no futuro, o que gera custos extras e riscos operacionais.
Verifique a segurança na folha de pagamento
A folha de pagamento contém diversas informações pessoais e sensíveis dos colaboradores. Um bom sistema deve manter essas informações protegidas e contar com recursos de criptografia, gestão de acesso dos usuários e backup automático dos dados.
Além disso, o sistema deve estar de acordo com as melhores práticas de segurança da informação e de privacidade, sempre em conformidade com exigências como as da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Compare o custo-benefício
É importante analisar o custo-benefício com base nas funcionalidades entregues, nível de automação, redução de erros na folha de pagamento e nos ganhos operacionais e estratégicos para o departamento pessoal. Um software mais completo pode parecer mais caro num primeiro momento, mas tende a gerar economia real de tempo, mão de obra e penalidades por não conformidade.
Outro ponto essencial é considerar todos os serviços inclusos, e comparar com o retorno esperado:
- Quanto tempo será economizado?
- Quanto de recurso financeiro será economizado com menos multas e passivos?
- Quantos erros a menos no fechamento da folha?
- Quanto mais rápido será o envio ao eSocial?
A escolha mais vantajosa é aquela que entrega valor contínuo à operação.
Além de escolher a solução ideal, é importante entender também as diferenças entre manter o controle da folha internamente ou terceirizar o processo.
A seguir, destacamos as diferenças das duas abordagens para ajudar a entender qual a melhor alternativa.
Diferença entre folha terceirizada e sistema próprio
A gestão de folha de pagamento exige mais do que apenas cumprir obrigações legais: envolve escolher a estrutura mais adequada ao perfil da empresa. Nesse processo, muitos gestores se deparam com uma dúvida comum — devo optar por uma gestão terceirizada da folha ou investir em um sistema próprio?
Para ajudar nessa decisão, abaixo você confere uma tabela comparativa entre os dois modelos, com suas principais diferenças em termos de controle, custos, flexibilidade e integração com outros sistemas:
| Aspecto | Folha terceirizada | Sistema próprio |
|---|---|---|
| Responsabilidade operacional | A empresa contratada executa o processamento da folha | A empresa assume total controle e execução |
| Controle e autonomia | Menor autonomia; depende do provedor externo | Maior controle sobre prazos, ajustes e configurações |
| Flexibilidade | Limitada às regras do prestador | Totalmente configurável de acordo com a política interna |
| Segurança de dados | Requer confiança no parceiro e cláusulas contratuais | Dados mantidos sob gestão direta da empresa |
| Custo | Custo contínuo por serviço prestado | Investimento inicial maior, com economia a médio/longo prazo |
| Integração com outros sistemas | Depende da abertura do parceiro para integração | Facilita integração com ERP, ponto, benefícios, entre outros processos |
| Adequação legal (eSocial, etc.) | Depende da atualização do prestador | Atualização constante pelo sistema próprio, com maior controle |
Em resumo, empresas com operações mais simples e baixo volume de colaboradores podem se beneficiar da praticidade da terceirização.
Já organizações em crescimento, com exigências de integração, escalabilidade e controle estratégico, costumam obter melhores resultados com um sistema de folha próprio — especialmente se integrado a um ecossistema completo de gestão de pessoas.
Conheça o sistema de folha da Senior, a melhor opção do mercado
Escolher o melhor sistema de folha de pagamento é uma decisão estratégica que impacta diretamente a segurança, eficiência e conformidade da gestão de pessoas. Avaliar cuidadosamente as funcionalidades, integrações, suporte e atualização é fundamental para garantir uma rotina fluida e sem surpresas.
A solução de Folha de Pagamento da Senior permite fazer essa transformação digital no DP das empresas. Confira algumas vantagens dessa solução que é líder de mercado:
- Cálculo de diferentes tipos de folha de pagamento: semanais, quinzenais, mensais, adiantamentos salariais, complementares, participação nos lucros, 13º salário, férias e mais.
- Ganho de produtividade com a redução de lançamentos manuais.
- Conferência por meio de relatórios, evitando erros e retrabalho.
- Flexibilidade para atender as definições sindicais da empresa, independentemente do seu porte e área de negócio.
- Customização de regras de cálculos e modelos de conferência.
Além disso, a solução de Folha de Pagamento é integrada nativamente com diversos outros processos, tais como:
- Históricos de movimentações do colaborador, como as mudanças de cargo, posto de trabalho e evolução salarial, por exemplo.
- Gestão das férias dos colaboradores, com programação e processamento dos cálculos e impressão dos documentos necessários para cumprir a Legislação.
- Provisões e contabilização dos valores da folha de pagamento para fechamentos contábeis, mensais e anuais, incluindo opções para rateio.
- Sistema conectado com as exigências do eSocial, sempre em dia com as obrigações trabalhistas, incluindo um time de especialistas diretamente em contato com o Governo.
- Cálculo de rescisões e geração dos documentos necessários ao encerramento do vínculo do trabalhador, ajudando no pagamento das verbas devidas.
- Uso de Inteligência Artificial (IA) com assistente virtual para responder as principais dúvidas dos colaboradores sobre 13º salário, holerite, férias e muito mais, liberando tempo do RH.
- Gestão de benefícios concedidos aos colaboradores, como vale-transporte, vale-alimentação e planos de saúde.
Conheça agora mesmo o Sistema de Folha de Pagamento da Senior:
