A gestão dos encargos trabalhistas é um dos desafios mais complexos para as empresas brasileiras, impactando diretamente na saúde financeira e na conformidade legal.
Os encargos trabalhistas representam uma das maiores responsabilidades financeiras e legais para as empresas no Brasil. Eles fazem parte do custo de um funcionário, mas vão muito além do cálculo de salário base e precisam ser cuidadosamente gerenciados para garantir a conformidade com as obrigações legais e evitar passivos trabalhistas.
Saber exatamente como calcular os encargos trabalhistas na contratação de colaboradores e entender sua relação com a folha de pagamento é essencial para empresas que buscam eficiência, segurança jurídica e redução de custos.
Neste artigo, você vai entender o que são encargos trabalhistas, quais são os principais tipos, como calculá-los corretamente, qual seu impacto no custo total do colaborador e como a tecnologia pode contribuir para otimizar essa gestão, especialmente com o uso de soluções integradas ao eSocial.
O que são encargos trabalhistas?
Encargos trabalhistas são valores obrigatórios que as empresas precisam pagar além do salário do colaborador.
Esses encargos incluem tributos, contribuições e benefícios previstos na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). A função é garantir os direitos aos trabalhadores e manter a regularidade fiscal e previdenciária das organizações.
Qual a diferença entre encargos sociais e encargos trabalhistas?
Embora os termos “encargos sociais” e “encargos trabalhistas” sejam frequentemente usados de forma semelhante, eles se referem a conceitos distintos dentro da legislação trabalhista e fiscal.
Como falamos antes, os encargos trabalhistas são os custos que as empresas têm com relação aos direitos dos colaboradores, previstos pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Estes custos são obrigatórios e devem ser pagos pela empresa como parte da formalização do vínculo empregatício.
Por outro lado, encargos sociais englobam as contribuições obrigatórias que as empresas devem fazer para a manutenção de políticas públicas de seguridade social, além das contribuições previdenciárias.
Exemplos incluem a contribuição patronal ao INSS e outras taxas destinadas a custear programas de seguridade como saúde, assistência social e previdência.
Estes encargos estão relacionados à manutenção do sistema de seguridade social e, embora sejam pagos pelas empresas, não se referem diretamente aos direitos de um trabalhador específico.
Portanto, enquanto os encargos trabalhistas são mais focados nos direitos do trabalhador, os encargos sociais visam garantir a sustentabilidade dos sistemas públicos de seguridade social.
Quais são os principais encargos trabalhistas sobre a folha de pagamento?
Dentro de cada uma das categorias, existem as obrigações mais comuns que constam sobre a folha de pagamento. São eles:
Férias
Todo trabalhador tem direito a um período de descanso remunerado de 30 dias por ano. Esse direito visa garantir a saúde física e mental do empregado, além de contribuir para sua qualidade de vida. A empresa deve pagar o salário normal do empregado durante esse período e adicionar 1/3 de férias, conforme estabelece a CLT.
13º salário
Trata-se de uma gratificação natalina que corresponde ao valor de um salário do trabalhador, pago em duas parcelas, geralmente em novembro e dezembro. O 13º é um direito que não pode ser negligenciado e deve ser pago integralmente ou proporcionalmente ao período trabalhado.
Horas extras
Quando o trabalhador realiza horas além da jornada estipulada, ele tem direito a um acréscimo de no mínimo 50% sobre o valor da hora normal. Esse encargo é uma forma de compensar o trabalhador por sua disponibilidade para trabalhar além do horário acordado.
Aviso prévio
O aviso prévio é uma compensação que deve ser paga pela empresa caso haja demissão sem justa causa. Ele pode ser trabalhado ou indenizado e deve ter a duração de 30 dias, podendo ser maior dependendo do tempo de serviço do colaborador.
Adicional de insalubridade
Este adicional é pago ao trabalhador que exerce atividades em condições insalubres, ou seja, que expõem o empregado a agentes prejudiciais à saúde, como substâncias químicas, agentes biológicos ou condições extremas de temperatura. O valor do adicional varia conforme o grau de insalubridade (mínimo, médio ou máximo), de acordo com a regulamentação da NR-15.
Adicional de periculosidade
Assim como o adicional de insalubridade, o adicional de periculosidade é pago a trabalhadores expostos a situações de risco, como manuseio de materiais inflamáveis, explosivos ou eletricidade. Esse adicional corresponde a 30% sobre o salário-base do empregado, conforme determina a CLT.
Adicional noturno
O adicional noturno é destinado aos trabalhadores que prestam serviços entre 22h e 5h (para atividades urbanas), sendo uma compensação pela jornada realizada durante a noite. O valor do adicional é de, no mínimo, 20% sobre o valor da hora normal trabalhada.
Licenças
Licenças como a maternidade, paternidade, licença médica (por motivo de doença), licença gestante, licença adoção, licença para alistamento militar e licença por acidente de trabalho também são encargos trabalhistas. Cada uma dessas licenças tem suas regras e prazos específicos, e a empresa deve garantir que o empregado tenha acesso a esses benefícios.
Vale-transporte
Embora o vale-transporte seja considerado um benefício, ele também é classificado como um encargo trabalhista, pois a empresa deve fornecer o valor correspondente ao transporte do empregado entre sua residência e o local de trabalho. O desconto de até 6% do salário do trabalhador é permitido, mas o restante da despesa é de responsabilidade da empresa.
É importante lembrar que acordos ou convenções coletivas de trabalho podem trazer percentuais específicos para a categoria. Por isso, é importante sempre consultar esses instrumentos também.
Essas obrigações são apuradas mensalmente e precisam ser declaradas e recolhidas conforme exigências do eSocial, que centraliza todas essas informações em um único sistema.
Como calcular os encargos trabalhistas?
Calcular os encargos trabalhistas é fundamental para que as empresas possam planejar corretamente seus custos e garantir o cumprimento da legislação, evitando problemas legais e financeiros.
Cada encargo tem um cálculo específico. A seguir, listamos os principais, que devem ser considerados em todos os contratos de trabalho CLT.
- Férias
- 13° salário
- Aviso prévio (exceto aprendizes)
Confira o cálculo:
1. Férias
Exemplo: Suponha que um trabalhador tenha um salário mensal de R$ 2.500,00.
Cálculo das férias: O trabalhador tem direito a 30 dias de férias, além de um adicional de 1/3 sobre o valor do salário.
Valor das férias:
Valor das férias= R$2.500,00 (salário)
Adicional de 1/3:
R$ 2500,00 / 3 = R$ 833,33
Total de férias: R$ 2500,00 = R$ 833,33 = 3333,33
2. 13º salário
Exemplo: Considerando o mesmo trabalhador, com salário de R$ 2.500,00.
O 13º salário corresponde a 1/12 do salário do trabalhador por cada mês trabalhado.
Cálculo do 13º salário:
13° salário = R$ 2.500,00 / 12 = 208,33
Se o trabalhador trabalhou durante todo o ano, ele terá direito ao valor total de R$ 2.500,00 de 13º (12 x R$ 208,33). Caso contrário, ele recebe o valor proporcional ao tempo trabalhado. Esse valor é pago em duas parcelas, sendo a primeira normalmente em novembro e a segunda em dezembro.
3. Aviso prévio
Exemplo: Um trabalhador com 3 anos de empresa e salário de R$ 2.500,00.
Aviso prévio: O aviso prévio é de 30 dias, mais 3 dias por ano trabalhado (para cada ano completo de serviço).
Cálculo do aviso prévio:
O trabalhador tem direito a 30 dias de aviso prévio.
Como ele tem 3 anos de empresa, ele tem direito a 3 dias adicionais.
Total de dias de aviso prévio: 30 dias + 3 dias = 33 dias.
Cálculo do valor do aviso prévio:
(33 / 30) x R$ 2.500,00 = R$ 2.750,00
O valor do aviso prévio será de R$ 2.750,00, correspondendo a 33 dias de trabalho (proporcionais ao valor do salário).
Provisões
As férias e 13º salário são obrigações que já são previstas. Assim, há a necessidade de realizar um planejamento financeiro e contábil, que é o que chamamos de provisão de férias e 13º salário.
Ela atende ao Princípio da Competência, que determina que as despesas devem ser reconhecidas no período em que ocorrem, independentemente de quando serão pagas. Ou seja, a cada mês que o funcionário trabalha, ele gera para a empresa o “fato gerador” da despesa com suas férias e 13º futuros.
Assim, o valor correspondente a 1/12 (um avo) do 13º e das férias já é um direito adquirido pelo trabalhador, tornando-se uma obrigação devida pela empresa que precisa ser devidamente contabilizada.
Para materializar essa obrigação, a contabilidade cria uma “provisão”, que é uma conta de passivo (uma obrigação da empresa). Essa provisão é aumentada mensalmente para refletir o valor que a empresa deve aos seus funcionários. A seguir, demonstramos como esse cálculo e seu respectivo lançamento contábil são realizados na prática.
Exemplo: Cálculo e Contabilização da Provisão Mensal
Vamos considerar um colaborador com um salário bruto de R$ 4.200,00. O cálculo da provisão mensal seria o seguinte:
1. Provisão de 13º Salário:
R$ 4.200,00 / 12 = R$ 350,00
2. Provisão de Férias:
Valor das Férias: R$ 4.200,00 / 12 = R$ 350,00
Adicional de 1/3: R$ 350,00 / 3 = R$ 116,67
Total Provisão de Férias: R$ 350,00 + R$ 116,67 = R$ 466,67
3. Provisão dos Encargos Sociais (sobre a soma das provisões):
Base de Cálculo dos Encargos: R$ 350,00 (13º) + R$ 466,67 (Férias) = R$ 816,67
FGTS (8%): R$ 816,67 * 0,08 = R$ 65,33
INSS Patronal (aprox. 28%*): R$ 816,67 * 0,28 = R$ 228,67
Total Provisão de Encargos: R$ 65,33 + R$ 228,67 = R$ 294,00
Com base nesses cálculos, o lançamento contábil mensal para registrar essa provisão seria:
Débito em Contas de Despesa (reconhecendo o custo no resultado do mês):
- Despesa com 13º Salário: R$ 350,00
- Despesa com Férias: R$ 466,67
- Despesa com Encargos (FGTS/INSS): R$ 294,00
Crédito em Contas de Passivo (registrando a obrigação a ser paga no futuro):
- Provisão para 13º Salário a Pagar: R$ 350,00
- Provisão para Férias a Pagar: R$ 466,67
- Provisão para Encargos Sociais a Pagar: R$ 294,00
Este lançamento garante que o custo de R$ 1.110,67 seja alocado ao resultado do mês em que o serviço foi prestado pelo colaborador, enquanto o mesmo valor é adicionado às obrigações da empresa no balanço patrimonial.
*A alíquota de INSS Patronal pode variar conforme o RAT/FAP e o regime tributário da empresa. O valor de 28% é uma estimativa para fins didáticos. Além disso, as médias de horas extras, comissões e adicionais também entram no cálculo para provisão.
Qual o impacto dos encargos no custo do colaborador?
Os encargos trabalhistas afetam o custo de contratação e o custo mensal para manter os colaboradores. Empresas que não consideram todos esses fatores ao fazer seu planejamento de pessoal, podem ter surpresas financeiras que podem levar ao processo de desligamento. Vale lembrar que a necessidade de demissão e a posterior contratação de outro profissional também interfere na gestão de recrutamento estratégico e onboarding.
Nesse contexto, a conformidade com as obrigações acessórias, como declarações mensais, envio correto de informações ao eSocial e manutenção da base de cálculo atualizada, é uma questão reputacional e de compliance.
Encargos mal gerenciados podem gerar autuações fiscais, multas e ações judiciais, que comprometem a imagem e a saúde financeira da organização. Sem controlar os encargos trabalhistas, fica ainda mais difícil estabelecer estratégias para a retenção de colaboradores, como o plano de carreira e de remuneração, uma vez que os gastos não são previsíveis e nem estão controlados.
Como reduzir custos com encargos trabalhistas
Embora os encargos sejam obrigatórios, existem formas estratégicas e legais para reduzir o impacto financeiro desses custos. A começar pelo planejamento da contratação de colaboradores, considerando o regime de contratação mais adequado (CLT, PJ, estágio e jovem aprendiz, por exemplo).
Na sequência, entram a gestão eficiente de jornada – controlar horas extras, índice de absenteísmo e banco de horas com precisão, com a ajuda da tecnologia – e uma administração de benefícios inteligente, equilibrando custo e valor percebido pelos colaboradores.
A revisão contínua de processos também é importante. Eliminar falhas que geram pagamentos indevidos ou retrabalho no Departamento Pessoal otimiza os custos. E, por fim, investir em tecnologia especializada: sistemas de folha de pagamento integrados ao eSocial, que automatizam cálculos e reduzem erros.
A importância da tecnologia na gestão dos encargos e o eSocial
O eSocial é uma plataforma unificada do governo federal que reúne todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. Desde sua obrigatoriedade, tornou-se essencial manter os dados da folha de pagamento e encargos trabalhistas organizados e atualizados.
A plataforma exige o envio de eventos detalhados, como admissões, alterações contratuais, pagamentos e desligamentos. Qualquer inconsistência pode gerar penalidades. Por isso, a integração da folha de pagamento ao eSocial por meio de softwares especializados é uma estratégia indispensável para evitar erros e garantir a conformidade legal.
Soluções robustas permitem às empresas automatizar o cálculo dos encargos com base na legislação vigente. Isso significa que, além de tornar o processo mais ágil, se houver alteração da lei, o sistema recalcula de modo automático, diminuindo erros manuais que geram passivos.
Dessa forma, é possível ter a garantia do cumprimento dos prazos e exigências legais, reduzindo o retrabalho, além da possibilidade de acompanhar o custo do funcionário em tempo real e gerar relatórios estratégicos para guiar a tomada de decisão de forma certeira.
É possível ainda realizar a integração com outros módulos de RH, que dão uma visão sistêmica à operação, promovendo mais eficiência e controle do ciclo completo de gestão de pessoas.
O Sistema de Folha de Pagamento da Senior processa mais de 14 milhões de folhas de pagamento e faz mais de 200 milhões de envios ao eSocial. Conheça agora e otimize sua gestão de folha de pagamento e encargos trabalhistas.
