Uma das rotinas mais importantes dentro do departamento de RH é o fechamento do ponto, já que conecta diretamente a gestão de jornada ao cálculo correto da folha de pagamento.
O fechamento do ponto é um processo que garante que todas as marcações de entrada, saída, intervalos, horas extras, banco de horas e faltas sejam devidamente conferidas antes de se tornarem valores financeiros.
Este processo é uma obrigação operacional e um pilar para o compliance trabalhista, construindo um ambiente organizacional mais transparente. Empresas que não dão a devida importância para essa etapa podem enfrentar desde inconsistências salariais que prejudicam a satisfação e a confiança dos colaboradores até processos trabalhistas que geram altos custos e afetam a reputação da marca.
Para assegurar a eficiência e a segurança, compreender em detalhes como funciona, quais etapas envolvem e de que forma a automação pode transformar essa rotina é indispensável para empresas que desejam manter a segurança jurídica, otimizar o tempo da equipe de RH e oferecer uma experiência justa e clara aos seus colaboradores.
O que é fechamento do ponto e por que é importante
O fechamento do ponto é o momento em que o departamento de RH revisa todas as marcações relacionadas à jornada dos colaboradores. Esse processo garante que os registros estejam corretos antes de serem integrados à folha de pagamento, evitando descontos indevidos ou cálculos incorretos de salários, adicionais e horas extras.
Ele não se limita apenas à quitação de salários, mas está diretamente relacionado à produtividade, ao clima organizacional e à gestão de pessoas estratégica, já que fornece dados fundamentais para tomadas de decisão sobre escalas, distribuição de tarefas, dimensionamento de equipes e até mesmo relacionadas à política salarial.
Quais as etapas do fechamento do ponto?
O processo de fechamento do ponto envolve algumas etapas essenciais:
1. Conferência de marcações – Antes de consolidar os dados, é necessário revisar as marcações de ponto, identificando eventuais inconsistências, como registros duplicados, faltas injustificadas ou escalas incorretas.
2. Revisão de faltas e ausências – Todas as faltas, licenças e ausências devem ser verificadas. Dependendo da situação, existe a possibilidade de desconto ou de ajustes. Um registro detalhado garante o processamento correto, especialmente a partir de um software de folha de pagamento.
3. Ajuste de horas extras e banco de horas – Após a conferência inicial, o RH deve verificar se há horas extras ou acumuladas no banco de horas, ajustando conforme o contrato e a legislação vigente.
4. Integração com a folha de pagamento – Depois de conferir e ajustar os dados, é preciso integrar as informações do ponto à folha de pagamento, garantindo que o salário, adicionais e descontos sejam calculados corretamente.
5. Validação e aprovação final – O fechamento do ponto deve ser validado por gestores e pelo RH antes do processamento final da folha. Essa etapa final assegura que todas as informações estejam corretas e que a empresa esteja em conformidade com a legislação trabalhista.
Prazo para realizar o fechamento do ponto
O prazo ideal para o fechamento do ponto varia de empresa para empresa, mas normalmente ocorre ao final de cada período mensal. Algumas empresas optam por fechamentos semanais, quinzenais ou um período determinado (exemplo: do dia 16 de um mês ao dia 15 do outro mês), dependendo da complexidade das jornadas, do volume de colaboradores e da data em que faz o pagamento dos salários
De acordo com a lei, o prazo máximo para o pagamento dos salários é o 5º dia útil do mês. E, no caso de encargos sociais, como o eSocial, a apuração da folha deve levar em conta o período do 1º ao último dia de um mês. Por isso, pode ser estratégico coordenar o fechamento de ponto com os prazos e regras estabelecidos pela lei.
É importante ressaltar ainda que atrasos no fechamento do ponto podem comprometer o pagamento correto dos salários, horas extras, banco de horas e demais verbas, além de gerar insatisfação entre os colaboradores, interferindo na employee experience.
Principais erros no fechamento do ponto
Um dos erros mais comuns no fechamento do ponto é a falta de conferência de marcações. Registros incorretos geram cálculos errados de horas extras ou descontos indevidos. É comum também não considerar jornadas diferenciadas, como de funcionários em regime 12×36 ou horário de trabalho reduzido.
Os riscos aumentam quando há a integração manual com a folha, ampliando as chances de retrabalho e de inconsistências. Por isso, é necessária uma auditoria periódica. Evitar esses erros é fundamental para que o fechamento do ponto seja confiável, eficiente e garanta a conformidade da empresa e a boa relação com os colaboradores.
Como a tecnologia ajuda no fechamento do ponto
Se os fechamentos manuais são um risco, a tecnologia é, portanto, uma grande aliada para garantir um fechamento de ponto preciso e sem erros. Com o uso de softwares especializados, as empresas reduzem falhas manuais, automatizam cálculos e integram dados em tempo real.
A nossa Solução de Ponto permite apurar automaticamente entradas, saídas, horas extras, faltas e banco de horas, sempre em conformidade com a legislação. Esse processo já conta com integração direta com a folha de pagamento, evitando inconsistências.
O sistema ainda pode ser configurado para emitir alertas para divergências, oferecendo dashboards de gestão e dando ao colaborador e ao líder a possibilidade de acompanhar seus registros em tempo real. A nossa solução também apoia na descentralização da gestão da jornada, pois os colaboradores têm autonomia para ajustar o ponto e os gestores conseguem verificar e aprovar esses ajustes. Com isso, o fechamento do ponto se torna um processo mais ágil, confiável e estratégico, apoiando tanto o RH quanto a liderança na tomada de decisão.
Outro benefício da Solução de Ponto | Senior HCM é a total conformidade com a Portaria 671, legislação trabalhista e demais exigências legais. Isso evita multas, processos e passivos e ainda assegura transparência na relação com os colaboradores.
Boas práticas para um fechamento de ponto eficiente
Algumas práticas podem tornar este processo mais eficiente e tranquilo:
- Adotar sistemas digitais de ponto integrados à folha de pagamento;
- Estabelecer prazos claros para conferência e fechamento;
- Capacitar a equipe de RH e DP para lidar com jornadas diferenciadas;
- Realizar auditorias periódicas (inclusive de atestados médicos) e revisão de inconsistências;
- Criar checklists de conferência para ajustes de banco de horas, horas extras e faltas;
- Garantir comunicação clara com gestores e colaboradores sobre regras e ajustes de ponto.
Conclusão
Quando bem executado, o fechamento de ponto permite que a organização cumpra suas obrigações legais, mantenha o compliance trabalhista em dia e, ao mesmo tempo, fortaleça o vínculo de confiança com os times ao garantir que cada hora de trabalho registrada seja tratada de forma justa.
O controle contínuo gera dados valiosos que podem ser usados para entender padrões de jornada, gerir excesso de horas extras, avaliar necessidades de ajustes em escalas e até mesmo apoiar programas de qualidade de vida no trabalho. Ou seja, não é apenas um cálculo burocrático, mas uma ferramenta estratégica de gestão de pessoas.
Com a adoção de sistemas digitais de controle de ponto, a empresa reduz erros, elimina retrabalhos e transforma uma rotina que antes era demorada e sujeita a falhas em um processo ágil e confiável. Assim, o RH consegue direcionar mais tempo para ações estratégicas.
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