O SPED Fiscal, também chamado de EFD ICMS/IPI, é uma das obrigações acessórias mais importantes da área contábil e faz parte da rotina da maioria das empresas brasileiras.
Ele centraliza, de forma digital, uma série de informações fiscais e tributárias, como movimentações de mercadorias, apuração de impostos e dados sobre estoque — tudo com o objetivo de facilitar o controle do Fisco e garantir mais transparência na relação com a Receita Federal e os fiscos estaduais.
Apesar de ser uma obrigação comum, o SPED Fiscal exige atenção aos detalhes e ao cumprimento de prazos. Um erro ou atraso na entrega pode gerar penalidades e impactar o compliance da empresa.
Pensando nisso, preparamos este conteúdo completo para te ajudar a entender como funciona o SPED Fiscal, quais são suas vantagens, os erros mais frequentes e qual o prazo final para envio da declaração.
Siga a leitura e tire todas as suas dúvidas para manter sua empresa em dia com o Fisco.
O que é SPED Fiscal?
O SPED Fiscal, também chamado de EFD ICMS IPI (Escrituração Fiscal Digital), é uma obrigação acessória que faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital da Receita Federal. Ele centraliza e digitaliza o envio de documentos fiscais exigidos pelos órgãos fazendários estaduais e pela Receita Federal, especialmente os relacionados ao ICMS e ao IPI.
Essa escrituração eletrônica permite que as empresas transmitam todas as informações fiscais de forma padronizada, eliminando papéis e reduzindo a burocracia no processo de fiscalização.
O SPED foi instituído inicialmente pela Lei nº 9.989/2000, mas sua implementação prática ocorreu em 2007, com o Decreto nº 6.022/2007, como parte do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC). Desde então, tornou-se um dos pilares da modernização tributária no Brasil.
O principal objetivo do SPED Fiscal é padronizar, digitalizar e tornar mais eficiente a entrega das obrigações fiscais ao Fisco. Ele facilita o cruzamento de dados pelas autoridades e reduz o risco de erros, retrabalho e autuações para as empresas.
Além disso, o uso de tecnologias como um ERP integrado ao SPED contribui para agilizar a geração e o envio dessas informações, garantindo mais segurança e compliance fiscal.
Quais são os tipos de SPED?
O Sistema Público de Escrituração Digital inclui diferentes obrigações, como:
- ECD – Escrituração Contábil Digital
- ECF – Escrituração Contábil Fiscal (IRPJ e CSLL)
- EFD Contribuições – PIS e COFINS
- EFD ICMS IPI – Impostos sobre Circulação de Mercadorias e Produtos Industrializados
- EFD Reinf – Retenções e outras informações fiscais
- e-Financeira – Operações financeiras
- eSocial – Obrigações trabalhistas e previdenciárias
- NF-e – Nota Fiscal Eletrônica
- NFC-e – Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica
- CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico
- MDF-e – Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico
- NFF-e – Nota Fiscal Fácil Eletrônica
- BP-e – Bilhete de Passagem Eletrônico
- NFS-e – Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (em projeto)
- Central de Balanços
Cada módulo atende a uma necessidade específica da fiscalização, e empresas de todos os portes precisam estar atentas à obrigatoriedade conforme seu perfil tributário.
Quais as vantagens do SPED Fiscal para empresas?
Ao gerar o SPED Fiscal, são muitas as vantagens que as empresas podem obter. Além de otimizar a prestação de contas sobre as movimentações internas e externas, o SPED também auxilia na redução de inconsistências nas declarações de Imposto de Renda.
Para facilitar, vamos falar sobre as principais vantagens.
Redução de custos
Como já mencionamos anteriormente, o SPED Fiscal faz com que todo o processo de sua geração seja feito de forma digital. Desta forma, os recursos gastos com impressão de documentos, deslocamentos e armazenagem obrigatória das pastas são reduzidos.
Além disso, também há redução no número de colaboradores necessários para realizar a declaração deste tributo.
Agilidade na emissão
Uma vez que o processo passa a ser digital, não é necessário buscar informações da Receita Federal para se inteirar de todos os documentos necessários para gerar a declaração e, depois de gerar, entregar a pasta de documentos impressos e esperar a validação da mesma.
Hoje, normalmente, este processo todo pode ser realizado em duas horas – desde baixar o arquivo do SPED, preenchê-lo conforme as orientações e enviá-lo ao PVA.
Praticidade e aumento da produtividade
Com o SPED, a otimização da sua rotina vai além da entrega da declaração. Os colaboradores passam a ter um aumento significativo na sua produtividade e podem trabalhar de forma integrada e organizada na geração deste documento.
Além disso, a integração de informações faz com que os riscos de inconsistências nos dados sejam reduzidos e, consequentemente, as empresas diminuem as chances de sofrerem com multas e sanções.
Como funciona o SPED Fiscal?
Para gerar o SPED Fiscal, as empresas produzem mensalmente um documento digital que contém informações importantes para o Fisco e a Receita Federal – e essas informações envolvem a escrituração de documentos fiscais, registros de apuração de impostos, recursos e demais dados sobre operações e prestações praticadas.
Uma vez produzidos, esses arquivos digitais são enviados ao PVA (Programa Validador e Assinador), que é fornecido pelo próprio SPED. No PVA, os arquivos são assinados através de uma certificação A1 ou A3, emitida por uma empresa credenciada.
Quando a empresa entrega o SPED Fiscal, ela realiza a escrituração dos livros abaixo:
- I – Livro Registro de Entradas;
- II – Livro Registro de Saídas;
- III – Livro Registro de Inventário;
- IV – Livro Registro de Apuração do IPI;
- V – Livro Registro de Apuração do ICMS;
- VI – Documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP;
- VII – Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque.
É importante lembrar que o Bloco K (Registro de Controle da Produção e do Estoque) é um dos livros de registro digital que deve ser declarado na geração do SPED Fiscal.
Quais as principais erros no SPED Fiscal?
Embora o SPED Fiscal seja uma ferramenta criada para facilitar a rotina tributária das empresas, muitas pessoas consideram sua elaboração complexa e acabam cometendo erros. Alguns dos erros mais comuns são:
- O contador cadastrado no sistema não é responsável pelo período da apuração;
- Os regimes de apuração de PIS/Cofins não estão ajustados nas configurações da empresa;
- O código do IBGE não foi informado;
- O CST (Código de Situação Tributária) possui erros;
- Os campos obrigatórios não são informados;
- Os números das notas dos campos “chave de acesso” e “número da nota de entrada” estão diferentes;
- Os registros de PIS e Cofins não estão configurados nos afretamentos.
Para evitar estes e outros erros, há algumas atitudes preventivas que devem ser adotadas pelas empresas. Primeiramente, é necessário investir em treinamentos e materiais informativos para os colaboradores.
Depois, é preciso definir processos internos para o preenchimento e verificação de informações tributárias da empresa para que tudo esteja de acordo com os padrões exigidos pelo governo. A integração de registros contábeis e fiscais deve ocorrer para que as informações estejam sempre juntas – e isso também auxilia no processo de revisão dos documentos, evitando inconsistências ou falhas nas declarações. 
Qual a multa ao não entregar o SPED Fiscal?
Se o contribuinte não entregar o SPED Fiscal, ele está sujeito a dois tipos de multas – estaduais e federais. Por isso, é importante que as empresas entreguem suas obrigações fiscais em dia e fiquem atentas a quaisquer mudanças na legislação.
As empresas podem ser punidas duas vezes no caso de descumprimento da prestação de dados referentes ao Sped Fiscal. Como estamos falando de um tributo que envolve os estados e o governo federal, as penalidades podem ocorrer nas duas esferas:
Âmbito estadual
Cada estado tem uma regra específica, conforme suas normas estipuladas pela Secretaria da Fazenda.
Âmbito federal
São divididas em três principais grupos: atrasos, cuja multa é de 0,2% sobre a receita bruta, limitada a 1% da receita bruta total; omissões ou incongruências, penalidade de 0,5% sobre o valor da operação, também limitada a 1% da receita bruta; e a inobservância de requisitos, em outras palavras, não seguir o padrão estabelecido, com multa de 0,5% sobre a receita bruta.
Portanto, ter cuidado ao informar e garantir a precisão dos dados é fundamental para evitar problemas ou sofrer sanções por parte do fisco, inclusive a perda de isenções fiscais obtidas.
Outro fator relevante é: pode haver suspensão do direito de emitir notas fiscais, o que pode se tornar uma consequência grave para as corporações por influenciar diretamente nos recebimentos e no fluxo de caixa.
Quais empresas não são obrigadas a entregar o SPED Fiscal?
Apear da entrega do SPED Fiscal ser realizada por todos os contribuintes do ICMS ou IPI, há algumas exceções. Nesses casos, são as empresas que foram, através do Fisco do estado contribuinte ou pela Receita Federal, dispensadas da entrega do SPED.
De acordo com a Lei Complementar 123/06, Microempresas e Empresas de Pequeno Porte não precisam declarar o SPED Fiscal.
É importante lembrar que a legislação pode mudar e, por isso, as empresas devem estar sempre em dia com as alterações realizadas pelo governo – evitando multas e demais punições. Uma das formas de se manter atualizado é utilizar um software de gestão, que estará sempre atualizado às mudanças do Fisco.
Agora que você já sabe o que é o SPED Fiscal, como ele funciona, quais são suas vantagens, seus erros comuns e as penalidades ao não entregar esta obrigação fiscal corretamente, aproveite para comentar suas impressões sobre o guia! E, se você quer ficar cada vez mais informado sobre este e outros temas, fique de olho em nossas redes sociais.
Preparação de dados para o Sped Fiscal?
Por se tratar de informações recorrentes e que vão sendo apuradas constantemente ao longo do mês, o melhor caminho para garantir uma preparação adequada de dados para o fisco é a estruturação de processos claros e o uso de ferramentas voltadas à gestão fiscal.
Nesse contexto, os sistemas ERPs aparecem como um bom investimento para empresas de todos os portes e perfis.
Estas ferramentas permitem que os colaboradores se organizem e estabeleçam um fluxo de processos para recolher todos os dados necessários e exigidos pelo fisco estadual e federal.
As empresas podem criar um fluxograma, que inclua:
- Separar e organizar os documentos, controlando notas fiscais e outras informações referentes ao Sped Fiscal.
- Investir em sistemas ERPs que possam fazer a automação dos dados internos, o que reduz o risco de erros e de aplicação de sanções. A estruturação das informações fiscais precisa chegar aos sistemas de forma segura e eficiente. Se houver mais de um em operação, a integração precisa acontecer de maneira automatizada.
- Ferramentas tecnológicas requerem capacitação dos colaboradores para que se faça o melhor uso possível desses sistemas.
- Realização de auditorias, verificando a conformidade das informações, conforme as exigências legais.
SPED Fiscal na era da Reforma Tributária
Falou em SPED Fiscal, falou em transparência — e esse será um dos pilares mais exigidos com a chegada da reforma tributária. Mas será que a sua empresa está preparada para as mudanças que virão com a reforma? Estar pronto para essa nova realidade fiscal significa revisar processos, atualizar sistemas e garantir que todos os seus processos estejam alinhados às novas exigências.
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Como evitar os principais erros da entrega do Sped Fiscal?
A complexidade tributária do Brasil é um dos grandes desafios enfrentados pelas empresas, especialmente quando falamos sobre o SPED Fiscal. Além do volume de dados exigidos, as regras mudam com frequência, exigindo atenção redobrada das equipes contábeis e fiscais.
Por isso, entender os erros mais comuns e saber como evitá-los é essencial para garantir entregas seguras e dentro do prazo.
Complexidade
A quantidade de informações exigidas no SPED é grande, e muitas vezes bastante detalhada. São dados sobre movimentações, estoque, notas fiscais e apuração de impostos, todos organizados em um layout específico.
Para evitar erros, é fundamental que a empresa tenha processos bem definidos, valide os dados com frequência e conte com um sistema ERP que facilite a estruturação correta dessas informações.
Mudanças de legislação
As regras do SPED estão sempre mudando: novas exigências, ajustes nos layouts, alterações nos prazos. Por isso, confiar apenas em tecnologia não é suficiente.
É essencial que a equipe fiscal esteja atualizada com as mudanças legais, acompanhando portarias, notas técnicas e instruções normativas. Isso garante que a empresa continue em conformidade mesmo diante de alterações frequentes.
Erros de preenchimento
Dados incorretos ou mal preenchidos ainda são uma das principais causas de problemas no SPED Fiscal. Esses erros podem gerar multas, retrabalho e inconsistências nas obrigações acessórias. Para minimizar esses riscos, o ideal é investir em soluções que automatizem o preenchimento, validem os dados em tempo real e alertem sobre possíveis falhas antes do envio final.
Integração de sistemas
Muitas empresas operam com vários sistemas ao mesmo tempo — ERP, plataformas fiscais, sistemas de gestão de estoque, entre outros. Quando essas ferramentas não estão integradas corretamente, aumentam as chances de divergências nos dados.
Por isso, garantir uma integração sólida entre os sistemas é essencial para que todas as informações estejam corretas, completas e em conformidade com o layout exigido pelo SPED.
Como proceder em caso de erro?
Como mencionamos anteriormente, as empresas podem ser punidas de forma dupla por equívocos relacionados ao preenchimento do Sped Fiscal. O melhor caminho, dentro deste contexto, é investir em tecnologias e fluxos que reduzam a chance de equívocos. Por outro lado, nenhuma empresa consegue ter 100% de exatidão em seus processos.
No caso da identificação de erros, é possível gerar um arquivo retificador, prestando os dados corretos da apuração. Nesta situação, é importante verificar se a retificação foi aceita e processada corretamente pelo sistema do Fisco.
Em 2024, o Sped Fiscal recebeu novamente alterações em diversos registros, o que requer das empresas e de seus especialistas um acompanhamento constante da legislação.
Por isso, além do investimento em tecnologia, as companhias precisam monitorar as alterações da legislação que impactem o seu segmento e negócio. Acompanhe a nossa newsletter Monitor Legal.
Para ajudar as empresas a se manterem atualizadas e em compliance fiscal, a Senior possui o Portal de Exigências Legais, um ambiente público que reúne as principais novidades em conteúdos e soluções para o dia a dia empresarial. Além disso, o portal traz atualizações diárias sobre os principais temas da legislação fiscal brasileira. Como por exemplo, de que forma os novos tributos da Reforma Tributária (IBS, CBS) serão declarados no SPED Fiscal em 2026.
Compliance Fiscal: a solução para reduzir riscos e manter sua empresa regular
Manter a regularidade fiscal é sempre um desafio. É por isso que soluções como o Compliance Fiscal da Senior tem sido a resposta que muitas empresas esperam, sobretudo em momentos de transição tributária. Nossa solução é uma ferramenta inteligente, integrada e atualizada com as normas vigentes, que reduz significativamente os riscos de inconsistências fiscais.
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Case | Apuração fiscal em alguns cliques
Parte do renomado grupo indiano Kalpataru, a Fasttel é referência em engenharia para construção de subestações e linhas de transmissão. Com uma presença marcante e sólida no mercado global, a empresa precisava de uma solução de gestão fiscal integrada ao seu sistema ERP global (eles usam um ERP da matriz na Índia) e, claro, alinhada às exigências da legislação brasileira.
