No cenário tributário brasileiro, onde as regras são complexas e constantemente atualizadas, conhecer a fundo como funciona a apuração de impostos é essencial para manter a empresa competitiva e em conformidade com o fisco. A forma como esses tributos são calculados e recolhidos pode impactar diretamente o caixa, a operação e até o crescimento do negócio.
Para fins de planejamento tributário ou compliance fiscal, a definição pelo regime de apuração interfere diretamente na rotina das empresas. Essa escolha determina os processos e prazos envolvidos na apuração de impostos, com base em critérios como faturamento, tipo de atividade e porte da organização.
Em um país com exigências fiscais tão detalhadas quanto o Brasil, a busca pela eficiência na gestão tributária e fiscal se tornou prioridade. O objetivo é claro: reduzir riscos, cortar custos e ganhar agilidade no cumprimento das obrigações acessórias.
Na sequência, vamos entender o que é o regime de apuração, quais são os principais tipos e como fazer a escolha mais adequada para o seu negócio.
O que é regime de apuração?
O regime de apuração é a forma como uma empresa calcula e declara os impostos que deve pagar. Basicamente, ele define quando e como esses tributos são apurados, seja considerando o momento da venda, do recebimento ou de acordo com regras específicas para o seu setor.
Entender e escolher o regime de apuração correto é fundamental para que o negócio pague exatamente o que deve, sem riscos de multas, autuações ou problemas fiscais que podem comprometer a saúde financeira da empresa.
Além disso, essa escolha impacta diretamente no planejamento financeiro, influenciando o fluxo de caixa e ajudando o gestor a controlar melhor as receitas e despesas relacionadas aos tributos.
Quando a apuração é feita de forma adequada, a empresa consegue ter maior previsibilidade sobre seus custos fiscais, facilitando a tomada de decisões estratégicas e o planejamento de investimentos.
Por outro lado, um regime mal escolhido ou mal aplicado pode gerar despesas inesperadas e até prejudicar a competitividade do negócio no mercado.
Quais os tipos de regime de apuração?
No Brasil, um regime de apuração determina como uma empresa calcula e paga seus impostos.
É comum que as organizações estejam em um de três grupos:
- Regime de caixa, no qual os tributos são apurados com base na entrada e saída de dinheiro.
- Regime de competência: os impostos são calculados independentemente do recebimento, sendo que o exemplo mais conhecido é o IRPJ.
- Regime misto, que combina aspectos dos dois anteriores e cujo principal representante é o ICMS, o tributo estadual.
Dentro dessa lógica, os principais regimes de apuração são:
1. Simples Nacional
Destinado a micro e pequenas empresas com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões. É um regime simplificado, que unifica diversos tributos em uma guia única e possui alíquotas progressivas conforme o faturamento.
2. Lucro Presumido
Empresas com faturamento anual de até R$ 78 milhões podem optar por esse regime. A base de cálculo do IRPJ e da CSLL é determinada por um percentual fixo sobre a receita bruta, variando conforme o setor de atividade.
É um método mais simples de apuração, que costuma ser adotado por negócios com margens de operação mais elevadas.
3. Lucro Real
É o regime de apuração obrigatório para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões e recomendado para aquelas com margens de lucro reduzidas. O IRPJ e a CSLL são apurados com base no lucro contábil ajustado por adições e exclusões fiscais. Trata-se de uma modalidade mais complexa para a gestão tributária, elevando os riscos envolvidos neste processo.
Leia também – Lucro real e lucro presumido: qual o melhor para o negócio?
4. Lucro Arbitrado
É usado em situações excepcionais – danos ou extravio de documentos e escrituração inadequada, por exemplo. Acontece em organizações que não mantêm uma contabilidade regular ou que tenham sido desqualificadas de outros regimes.
Sua base de cálculo é realizada com base em estimativas, o que pode ser mais oneroso para o negócio que se coloca nessa situação.
5. MEI (Microempreendedor Individual)
Voltado para pequenos empreendedores com faturamento anual de até R$ 81 mil em 2025, o MEI conta com tributação reduzida e simplificada.
Como escolher um regime de apuração?
Uma das dúvidas comuns de empreendedores é determinar qual o regime de apuração mais indicado para o seu negócio. É comum que se busque assistência especializada, pois uma escolha equivocada pode aumentar os custos de um negócio e afetar diretamente a sua capacidade de competir no segmento de atuação.
Há alguns critérios levados em consideração na hora de escolher um regime de apuração:
Natureza do negócio
O tipo de atividade desenvolvida influencia na escolha do regime devido às particularidades dos segmentos. Empresas do setor de serviços, com margens de lucro geralmente menores, podem se beneficiar do lucro presumido se os percentuais aplicados para presunção forem vantajosos.
Já indústrias ou negócios com operações complexas e custos elevados frequentemente optam pelo lucro real, que permite deduzir despesas diretamente do cálculo tributário.
Fluxo de caixa
Empresas que enfrentam atrasos no recebimento de pagamentos, como negócios que trabalham com vendas a prazo, podem achar o regime de caixa mais vantajoso.
Esse regime permite que a tributação seja feita com base no efetivo recebimento, alinhando a apuração tributária ao fluxo financeiro da empresa, reduzindo riscos de tributar valores ainda não recebidos.
Carga tributária
A escolha do regime impacta a carga tributária. No regime de competência, tributos podem ser apurados sobre receitas ainda não efetivadas, o que pode ser desafiador para o caixa da empresa.
Obrigatoriedades legais
Certos setores são obrigados a seguir regimes específicos. Por exemplo, bancos e instituições financeiras devem, por lei, optar pelo lucro real.
Empresas com faturamento acima de um determinado limite anual também são obrigadas a utilizar o lucro real, enquanto micro e pequenas empresas têm a opção de aderir ao Simples Nacional, que é simplificado e menos oneroso.
Ou seja, são as características do negócio que determinam o melhor regime de apuração, levando em consideração os seus objetivos e outras peculiaridades.
Uma empresa pode mudar o regime de apuração?
Se uma empresa de serviços opta pelo Lucro Presumido, ela pode alterar para o Lucro Real?
A Receita Federal determina uma janela para esta mudança, que normalmente acontece no início de cada ano. É obrigatório, porém, que uma empresa mantenha o mesmo regime de apuração dentro de um ano fiscal. Para fazer a modificação, é preciso que não haja qualquer problema de regularidade fiscal do negócio.
Quais serão os impactos da Reforma Tributária nos regimes de apuração?
A regulamentação da Reforma Tributária ordenou as novas regras de funcionamento do novo regime tributário brasileiro, estabelecendo a cobrança do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e do Imposto Seletivo (IS) – também conhecido como “Imposto do Pecado”.
Uma das premissas do novo sistema tributário é alterar o regime de apuração. Entre eles, estarão previstas mudanças como:
- Unificação de tributos – A criação do IVA dual, composto pelo IBS e pela CBS, substituirá tributos como PIS, Cofins, ICMS e ISS. Isso simplificará a apuração, mas exigirá adaptações nos sistemas contábeis e operacionais.
- Nova forma de apuração – A tributação será feita no consumo, o que impactará a forma como as empresas calculam seus tributos.
- Não-cumulatividade plena – A reforma introduz um sistema de créditos tributários mais amplo, eliminando a tributação em cascata. No entanto, setores como o de serviços, que têm menor uso de insumos tributados, podem enfrentar aumento na carga tributária.
- Impacto no Simples Nacional: Empresas do Simples Nacional que atuam no modelo B2B podem considerar a migração para o regime geral, já que o novo sistema permite maior aproveitamento de créditos tributários.
Estas mudanças, porém, ocorrerão de maneira gradual. A implementação da Reforma Tributária acontecerá em fases, iniciando-se em 2026 e terminando em 2032. Somente em 2033, o novo sistema fiscal brasileiro estará totalmente em vigor, o que vai exigir das empresas a convivência entre os dois modelos ao longo dos próximos anos.
No sistema tributário atual ou com a reforma tributária, o regime de apuração segue um elemento essencial para a gestão de qualquer empresa. Investir na tecnologia certa, contar com parceiros especializados e estruturar processos com estratégia é o caminho para assegurar conformidade e otimizar a carga tributária.
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