É por meio desta atividade, que pode ser automatizada, que as empresas conseguem identificar inconsistências, lançamentos duplicados, fraudes ou erros
A conciliação bancária é o processo de comparação entre as contas bancárias da empresa e sua escrituração contábil. É por meio desta atividade que as empresas conseguem identificar inconsistências, lançamentos duplicados, fraudes ou erros, tendo dados mais precisos e uma visão mais clara sobre as finanças de um negócio.
Independentemente do porte ou do segmento de atuação de uma corporação, ter sucesso na conciliação bancária pode ser a diferença entre a sobrevivência ou não, especialmente entre as pequenas e microempresas. É a partir destas informações que os gestores podem tomar decisões inteligentes sobre um negócio, se forem baseadas em dados precisos e corretos.
Em teoria, estamos falando de uma atividade de rotina. Sua simplicidade, no entanto, não reduz a importância para a saúde financeira de um negócio. É claro que, dependendo do porte de uma companhia, a conciliação bancária se torna mais complexa em função do número de entradas e de saídas e do volume de contas em diferentes instituições financeiras.
Acompanhe o restante deste artigo para entender mais sobre a conciliação bancária e a importância de investir em sistemas para automatizar esta tarefa.
Você já está familiarizado com o conceito de open banking? Explicamos neste artigo!
O que é conciliação bancária?
Estamos falando da checagem entre as movimentações bancárias para comparar entradas e saídas de um negócio. O objetivo é garantir que os recebimentos e as despesas estejam não apenas devidamente registrados, mas nos valores corretos, mantendo as finanças organizadas e identificando eventuais discrepâncias.
Este processo – que muitas empresas também chamam de conciliação contábil – deve ser feito periodicamente. É comum que as companhias realizem esta tarefa semanalmente, ao contrário do controle do fluxo de caixa, que acontece todos os dias. Isso porque, a depender do tipo de pagamento realizado, a compensação pode levar mais do que 24 horas, o que pode interferir nesta análise.
Quando se fala de gestão financeira de um negócio, o ideal é que os dados estejam concentrados em um único sistema. No caso da conciliação bancária, um ERP especializado que integre os registros de entrada e saída com as informações financeiras torna mais simples essa conferência.
Mais do que isso: garante que este processo aconteça de maneira automática e reduza erros comuns da conciliação bancária manual. Entre as falhas mais comuns, encontram-se:
Erros humanos
A transcrição manual de dados aumenta o risco de equívocos, como omissões, duplicidades ou inserção de valores incorretos.
Dificuldade de rastreamento
Em caso de inconsistências, muitas vezes é complexo identificar a origem do problema para buscar a solução.
Falta de padronização
Não é incomum que, por mais que as empresas estabeleçam processos claros, as pessoas realizem essa atividade de maneiras próprias. E a ausência de padrão gera confusão e dificuldades para organizar, analisar dados financeiros e corrigi-los, se houver necessidade.
Inconsistências de dados
Como mencionamos anteriormente, algumas compensações financeiras podem levar mais tempo, gerando descompassos e alertas desnecessários aos colaboradores ou gestores.
Esses erros podem se potencializar para as empresas com grande volume de transações, com muitas entradas e saídas, além de múltiplas contas bancárias a gerenciar. É o caso de varejistas e e-commerces.
Também é um processo muito necessário em setores com alta regulação, que passam por auditorias frequentes, caso do setor financeiro e até mesmo em companhias que se relacionam com o poder público.
Quais os passos de uma conciliação bancária?
Além da agilidade e precisão, a automação também pode facilitar a conformidade com normas contábeis e fiscais, o que é fundamental para a boa gestão financeira. Por isso, é importante definir uma rotina de tarefas com foco na integração da conciliação bancária ao ERP.
É comum que ela se divida em algumas fases:
- Coleta de documentos – Consiste em reunir todos os extratos bancários, recibos, comprovantes de pagamentos, depósitos, transferências e notas fiscais dentro da periodicidade estabelecida.
- Comparação de informações – Verifica transações, comparando os valores, as datas e os detalhes com os registros da empresa. Isso exige um monitoramento constante do saldo bancário.
- Identificação de divergências – Ressalta as discrepâncias entre os registros internos e os dados bancários.
- Resolução de inconsistências: Investiga e corrige os erros detectados, como lançamentos incorretos, pagamentos duplicados, inclusive de impostos – que costumam ser a maior.
- Atualização dos registros: Após corrigir os erros, atualiza o sistema contábil da empresa para garantir que os dados estejam precisos.
- Relatório final: Gera relatórios com o resultado da conciliação bancária, que deve ser revisado pelos responsáveis de área e outras equipes envolvidas.
Se tudo estiver devidamente registrado, basta uma mera conferência para completar a conciliação bancária, que pode ser feita de forma automatizada. Em caso de dados distintos, o desafio está em identificar as inconsistências e saber o que ocorreu, garantindo uma gestão financeira eficiente.
Qual o impacto do pagamento eletrônico para as empresas?
Quais os benefícios da conciliação bancária?
São várias as vantagens de realizar este trabalho de forma periódica, além da consistência e precisão dos dados financeiros:
- Correção de erros em registros financeiros, como duplicatas e pagamentos a maior, que interferem no fluxo de caixa de um negócio;
- Distinguir transações não autorizadas e sinais precoces de discrepâncias em lançamentos;
- Gestão financeira equilibrada e dados precisos para a tomada de decisão, além de saldo bancário confiável, com controle efetivo das movimentações financeiras;
- Identificar potenciais fraudes internas;
- Melhora do planejamento orçamentário e do fluxo de caixa, além de facilitar o estabelecimento de metas e as previsões orçamentárias;
- Simplifica o balanço patrimonial e aumenta o compliance em relação aos valores declarados.
E qual o impacto se este trabalho for automatizado?
É comum que a conciliação contábil seja pensada unicamente em relação a pagamentos e a recebimentos. Entretanto, estamos falando de todo um fluxo de transações, o que inclui impostos, multas, juros, descontos, lançamentos não identificados, pagamento de salários e comissões, entre outros desencaixes realizados por uma empresa.
O sucesso desta automação se reverte em:
– Mais agilidade – A automatização acelera a comparação, reduzindo o tempo dedicado à tarefa.
– Precisão ampliada – Sistemas especializados minimizam os erros humanos e aumentam a exatidão.
– Menos custos – Com menos tempo e recursos dedicados à conciliação manual, a empresa economiza em operações e garante que os ativos humanos se foquem em atividades mais estratégicas.
– Gestão de riscos – Com a automatização, é mais fácil identificar fraudes ou inconsistências rapidamente, evitando maiores danos financeiros. É possível também configurar alertas para discrepâncias que afetem o compliance, como questões fiscais e tributárias.
– Geração de relatórios – As ferramentas especializadas abrem a possibilidade de emissão de relatórios de forma simplificada e otimizada, bastando apenas selecionar o período estipulado.
Os erros podem ocorrer, inclusive, por parte da instituição financeira – o que só será devidamente identificado a partir de uma conciliação bancária bem feita dentro da própria empresa.
Além disso, muitas empresas trabalham com mais de uma conta bancária, o que faz com que a automatização seja ainda mais necessária, centralizando os dados em uma única plataforma em prol de uma visão completa das finanças.
