Ao calcular o custo real de um colaborador, muitas empresas focam apenas no salário-base, ignorando uma parte fundamental das obrigações legais: os encargos sociais.
Presentes em todas as relações formais de trabalho, os encargos sociais representam um conjunto de tributos, contribuições e obrigações que impactam diretamente a folha de pagamento e o orçamento das organizações.
Mais do que uma obrigação contábil, a gestão eficiente desses encargos é uma questão estratégica para os departamentos de Recursos Humanos e Financeiro. Isso porque erros no cálculo, atrasos no recolhimento ou falhas no cumprimento das obrigações acessórias podem gerar multas, autuações fiscais, processos na justiça e passivos trabalhistas.
Neste artigo, vamos explicar o que são encargos sociais, quais são os principais tributos, como realizar o cálculo correto e como a tecnologia pode ajudar as empresas a automatizar o controle e o recolhimento dos encargos sociais, reduzindo riscos e aumentando a eficiência na gestão da folha de pagamento.
O que são encargos sociais?
Encargos sociais são as obrigações financeiras que a empresa assume ao contratar um colaborador, além do salário bruto. Eles têm como objetivo garantir a proteção social do trabalhador, custeando benefícios previdenciários, trabalhistas e fundos destinados a políticas públicas de emprego.
Além disso, os encargos sociais são tributos e contribuições obrigatórias que incidem sobre a folha de pagamento, regulamentados por leis federais como a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e normas complementares, como o eSocial.
Entender a composição e o peso dos encargos sociais é essencial para a formação de uma política salarial, planejamento orçamentário e decisões sobre contratações. Em um cenário de aumento da fiscalização digital, principalmente com a presença do eSocial, o cuidado com a correta gestão desses encargos se tornou ainda mais importante para as empresas sob a perspectiva legal e reputacional.
A diferença entre encargos sociais e encargos trabalhistas
Uma dúvida comum entre profissionais de RH é sobre a diferença entre encargos sociais e encargos trabalhistas. Enquanto os encargos sociais referem-se às contribuições recolhidas aos órgãos públicos (como INSS, FGTS e terceiros), os encargos trabalhistas englobam os direitos do trabalhador previstos pela legislação trabalhista, como férias, 13º salário, horas extras, entre outros.
Quais são os principais encargos sociais obrigatórios?
A lista de encargos sociais pode variar conforme o regime tributário da empresa e o segmento de atuação, mas os principais são:
- INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): a contribuição patronal que financia a Previdência Social, garantindo benefícios como aposentadoria e auxílio-doença;
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): um direito do trabalhador, funcionando como uma poupança. O empregador deposita mensalmente 8% sobre o salário bruto para empregados em regime padrão e 2% para jovens aprendizes;
- Riscos de Acidente de Trabalho (RAT): essa contribuição custeia os benefícios concedidos pelo INSS em casos de acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais. A alíquota base (1%, 2% ou 3%) varia conforme o grau de risco da atividade principal da empresa;
- FAP (Fator Acidentário de Prevenção): aqui temos um ponto importante que impacta diretamente o RAT! O FAP é um multiplicador, que varia de 0,5 a 2,0, aplicado sobre a alíquota do RAT. Ele funciona como um incentivo: empresas que investem em segurança e saúde, e consequentemente registram menos acidentes, podem ter seu imposto reduzido pela metade (FAP 0,5). Já as que têm um índice de acidentalidade maior, acabam pagando mais, podendo até dobrar o valor do encargo (FAP 2,0). Ou seja, cuidar da segurança da equipe impacta positivamente tanto as pessoas quanto as finanças da empresa.
- Terceiros: são contribuições destinadas a entidades como o Sistema S (Senai, Sesc, Senac), Sebrae e Incra. O percentual varia bastante, pois depende do enquadramento da empresa em diferentes fundos e entidades.
Como calcular os encargos sociais na folha de pagamento?
O cálculo dos encargos sociais parte da base salarial do colaborador. Portanto, o valor varia de acordo com a remuneração do trabalhador, desde que cumpra a porcentagem exigida. Veja um exemplo simplificado de cálculo para um salário de R$ 3.000, considerando como o FAP (Fator Acidentário de Prevenção) pode alterar o valor:
INSS Patronal (20%): R$ 600,00
FGTS (8%): R$ 240,00
RAT Ajustado (Alíquota RAT x FAP):
Vamos supor que a alíquota RAT da empresa seja de 2%.
- Cenário Positivo (FAP 0,5): Se a empresa investe em segurança e tem um FAP de 0,5 (o mínimo), a alíquota final cai para 1% (2% x 0,5). O valor do encargo seria de R$ 30,00.
- Cenário Negativo (FAP 2,0): Se a empresa tem um alto índice de acidentes e seu FAP é 2,0 (o máximo), a alíquota dobra para 4% (2% x 2,0). O valor do encargo sobe para R$ 120,00.
Terceiros (aproximadamente 5,8% dependendo do setor): R$ 174,00
Total aproximado de encargos sociais, além do salário:
- No cenário com FAP favorável: R$ 1.044,00
- No cenário com FAP desfavorável: R$ 1.134,00
Esse cálculo pode variar bastante conforme a atividade econômica e outras particularidades. No entanto, com essa simulação, já fica nítido como a gestão da segurança do trabalho, refletida no FAP, impacta diretamente os custos da folha de pagamento e o caixa da empresa.
O impacto dos encargos sociais no custo de um colaborador
Em média, os encargos sociais representam de 60% a 80% do salário bruto de um colaborador no Brasil.
Na prática, isso significa que uma vaga com salário de R$ 3.000 pode gerar um custo final de até R$ 4.660 para a empresa, sem considerar os benefícios espontâneos (plano de saúde, vale alimentação/refeição, etc). Leia mais sobre benefícios corporativos aqui.
Esse impacto influencia diretamente o planejamento orçamentário, a precificação de produtos e serviços e a sustentabilidade financeira do negócio.
Além disso, erros no cálculo ou no recolhimento desses encargos podem resultar em multas, autuações fiscais e passivos trabalhistas, prejudicando o fluxo de caixa e a reputação corporativa.
Como o eSocial impacta a gestão dos encargos sociais
Desde a implementação do eSocial, o controle e a apuração dos encargos sociais se tornaram ainda mais rigorosos, visto que os órgãos fiscalizadores aumentaram a sua capacidade de cruzar informações e identificar irregularidades.
Atualmente, todas as informações relacionadas às contratações, aos salários, ao pagamento de encargos e eventos trabalhistas precisam ser enviadas em tempo real ao governo federal.
Dessa forma, o eSocial trouxe mais transparência, mas também exige que as empresas tenham processos bem estruturados e sistemas integrados para evitar inconsistências nas informações prestadas.
Como reduzir erros e otimizar a gestão de encargos sociais no RH
Para garantir a correta apuração e pagamento dos encargos sociais, o RH deve adotar algumas boas práticas. Dentre elas, estão a padronização dos processos de folha de pagamento, a automatização dos cálculos com o uso de um software especializado em RH e a realização de auditorias periódicas para identificar inconsistências no pagamento e mitigar riscos.
É importante também sempre manter o cadastro dos colaboradores atualizados, principalmente nas situações de reajuste de salário, promoção ou se o colaborador sofreu algum acidente de trabalho.
E, para se manter sempre em conformidade com a legislação, é essencial acompanhar as atualizações da legislação trabalhista e tributária e capacitar a equipe de RH sobre o tema, assegurando o compliance empresarial.
Como a tecnologia pode ajudar na gestão de encargos sociais
Entender o que são os encargos sociais, como calculá-los e como gerenciá-los de forma eficiente é essencial para qualquer empresa que deseja manter a conformidade legal e otimizar seus custos com a folha de pagamento. Uma boa gestão de encargos sociais ainda permite maior previsibilidade financeira e evita surpresas desagradáveis com multas e passivos.
Com soluções especializadas, como as da Senior, o RH automatiza cálculos, integra dados com o eSocial e garante segurança em todas as etapas do processo. Isso significa mais tempo para o time focar em estratégias de gestão de pessoas e menos preocupações com burocracia.
O Sistema de Folha de Pagamento da Senior oferece recursos completos para a gestão de encargos sociais:
- Cálculo automático de encargos sociais, com base nas alíquotas vigentes e conforme a classificação tributária da empresa;
- Geração de relatórios gerenciais e de compliance, facilitando a tomada de decisões;
- Integração com o eSocial, garantindo que as informações sejam enviadas de forma correta e dentro dos prazos;
- Gestão de obrigações acessórias, com controle de vencimentos e geração de guias de recolhimento;
- Simulação de custo de contratação, considerando os encargos sociais para ajudar no planejamento de novas vagas.
Com esse suporte de uma tecnologia especializada, o RH ganha eficiência operacional, reduz riscos fiscais e melhora o controle financeiro dos custos com pessoal. Além disso, permite que os gestores tenham uma visão completa antes de tomar decisões.
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