No dia a dia do RH, os descontos na folha de pagamento vão além de simples abatimentos salariais: eles envolvem regras legais, acordos coletivos e impactos financeiros diretos. Ter clareza sobre como aplicá-los corretamente é fundamental para proteger a empresa e os colaboradores.
Efetuar os descontos na folha de pagamento sem erros é o que todo setor de RH busca. Afinal, os erros podem impactar diretamente o pagamento do colaborador e as finanças da organização. Sem falar no risco de receber multas e passivos trabalhistas. Mas afinal, como funcionam esses descontos? Quais são obrigatórios? Como garantir que estejam sendo aplicados corretamente?
Neste artigo, você terá um panorama completo sobre os descontos na folha de pagamento, saberá como diferenciar os obrigatórios dos facultativos, entenderá as principais obrigações legais e conhecerá o papel da tecnologia no controle e automação desses processos com segurança.
O que são os descontos na folha de pagamento?
Os descontos na folha de pagamento são deduções aplicadas sobre o salário bruto de um colaborador, resultando em seu valor líquido: ou seja, o que ele efetivamente recebe.
Esses abatimentos podem ser obrigatórios por lei ou acordados diretamente entre a empresa e o colaborador. Também é possível que envolvam benefícios, contribuições, adiantamento salarial, encargos legais, entre outros.
É importante que cada desconto esteja corretamente descrito no contracheque, respeitando os limites legais e garantindo a transparência das informações ao trabalhador. O descumprimento dessas obrigações pode gerar penalidades à empresa, como multas e processos por desrespeito à legislação trabalhista.
Quais os tipos de descontos na folha de pagamento
Os descontos na folha de pagamento podem ser classificados em duas grandes categorias:
1. Obrigatórios/Compulsórios – São aqueles exigidos por lei e que devem constar obrigatoriamente na folha de pagamento. Entre eles, podemos citar:
- INSS: obrigatório a todos os trabalhadores com carteira assinada. A alíquota varia de acordo com a faixa salarial, sendo calculada de forma progressiva. IRRF: o Imposto de Renda Retido na Fonte também é progressivo e incidirá sobre os rendimentos tributáveis, considerando deduções legais como dependentes e contribuição ao INSS.
- Pensão alimentícia: determinada judicialmente, deve ser descontada diretamente da folha quando houver ordem legal para tal.
2. Voluntários
São aqueles autorizados pelo colaborador ou previstos em convenção coletiva. Entre eles:
- Vale-transporte: pode ser descontado até o limite de 6% do salário base.
- Vale-refeição/alimentação: se fornecido por meio de política de benefícios, pode haver desconto parcial ou total, desde que acordado previamente.
- Assistência médica e odontológica: quando a empresa oferece planos de saúde e repassa parte deste custo ao colaborador.
- Contribuição sindical: facultativa desde a Reforma Trabalhista (Lei n° 13.467/2017), deve ser expressamente autorizada pelo colaborador.
- Seguro de vida, empréstimos consignados, convênios e mensalidades associativas: todos dependem de autorização formal do colaborador.
Como calcular os descontos na folha de pagamento
O cálculo correto dos descontos na folha de pagamento é essencial para evitar erros na remuneração e garantir conformidade legal. Em primeiro lugar, é necessário apurar o salário bruto, que inclui o salário base, os adicionais, as comissões, as horas extras, entre outras remunerações extras que o colaborador pode ter.
Em seguida, devem-se descontar as alíquotas legais, como o INSS e o IRRF, por exemplo, que são calculados com base nas tabelas atualizadas da Previdência Social e da Receita Federal e realizar o desconto da pensão, conforme determinação judicial. Depois, os descontos autorizados, como o vale-transporte e os benefícios que estão acordados conforme o contrato.
É preciso lembrar que todos os descontos na folha de pagamento devem ter previsão legal ou consentimento do colaborador, como é o caso do vale-transporte, conforme o que define a CLT. Destaca-se que a soma dos descontos facultativos não pode ultrapassar 70% do salário bruto. Para casos de empréstimos consignados, a partir da lei nº 15.179, de 2025 que instituiu o crédito do trabalhador, há limites legais específicos de até 35% sobre a remuneração disponível.
Implicações legais dos descontos
Erros nos descontos ou cobranças indevidas podem gerar ações trabalhistas e autuações pelos órgãos fiscalizadores. Os principais riscos incluem:
- Multas por violação da legislação trabalhista;
- Indenizações por danos morais ou materiais;
- Recolhimento retroativo de encargos sociais e trabalhistas com juros e multas;
- Comprometimento da reputação da empresa.
Por isso, é essencial que o Departamento Pessoal tenha controle rígido, esteja atualizado sobre a legislação trabalhista vigente e conte com o apoio de sistemas que automatizam o processo, evitem falhas humanas e façam o arquivamento de informações importantes com segurança. Entre eles, destaca-se o nosso software de folha de pagamento.
Como para evitar erros na hora do desconto
Não basta apenas fazer os cálculos com precisão, é necessário ainda aplicar os descontos na folha de pagamento de forma correta. Nesse caso, é importante seguir alguns passos, que evitarão erros e, consequentemente, multas e retrabalho.
- Conheça a legislação atualizada: mantenha-se informado sobre as alíquotas do INSS, IRRF, convenções coletivas e normas específicas do setor de atuação.
- Organize os contratos de trabalho e autorizações: garanta que todos os descontos facultativos estejam formalizados e arquivados.
- Utilize um sistema de folha confiável: uma plataforma moderna automatiza cálculos, reduz erros e permite integração com outros módulos do RH, dando visibilidade completa ao departamento e aos gestores.
- Acompanhe os lançamentos de cada colaborador: verifique individualmente os lançamentos mensais, assegurando a validade e o limite de descontos permitido por lei.
- Valide com relatórios e auditorias: tenha uma rotina de conferência para evitar inconsistências e garantir conformidade fiscal.
- Ofereça acesso a um portal exclusivo aos colaboradores: nossa solução permite que o colaborador consulte seu holerite digital, entendendo os benefícios e o histórico de descontos. Esse cuidado promove mais transparência, autonomia e satisfação do colaborador, melhorando a employee experience e a retenção de colaboradores.
Como a tecnologia pode ajudar no controle de descontos
O uso de soluções especializadas integradas à gestão de pessoas facilita todo o processo de apuração, de cálculo e controle dos descontos na folha de pagamento.
A tecnologia automatiza a realização de cálculos, conforme as tabelas atualizadas, gera relatórios e auditorias com facilidade. Isso ocorre com a administração de autorizações de descontos em documentos anexados de forma digital, o que gera transparência para o colaborador, e ainda pode ser integrado a outros módulos de recursos humanos, como a gestão de ponto e de benefícios.
Essa automatização ainda reduz riscos legais, aumenta a confiabilidade dos dados, traz um parâmetro dos encargos sociais que incidem sobre o colaborador e melhora a experiência tanto para o RH quanto para as pessoas. Ter o apoio da tecnologia para gerir os gastos pode ajudar na tomada de decisão na gestão de benefícios, guiando a empresa para entender os cenários de forma assertiva.
Por fim, os descontos na folha de pagamento fazem parte da rotina de qualquer empresa, e saber gerenciá-los com eficiência é fundamental para garantir conformidade legal, evitar penalidades e promover transparência para os colaboradores.
Ao compreender as diferenças entre descontos obrigatórios e facultativos, aplicar os cálculos corretamente e utilizar ferramentas tecnológicas, o Departamento Pessoal ganha agilidade e segurança, dando também mais autonomia ao pessoal.
