eSocial: Actus Outsourcing compartilha experiência em migrar base de informações de sistemas diferentes

Cliente da Senior conta como superou o desafio de ajustar todos os dados de um cliente, evidenciando o papel das pessoas no entendimento das demandas e alinhamento dos processos.

O eSocial passou a ser obrigatório em diferentes datas, que variavam de acordo com o faturamento das empresas. Estar preparado, nesse cenário, é primordial para atender não apenas as próprias demandas em relação a obrigatoriedade, mas as demandas dos clientes, que podem ter de se adequar em diferentes momentos. “Cumprir os prazos dos nossos clientes é uma preocupação bastante importante para nós”, afirma Marise Krieck da Silveira, Diretora da Área Trabalhista da Actus Outsourcing – cliente da solução de Gestão de Pessoas | HCM da Senior.

A executiva conta que a empresa estava acompanhando as exigências do eSocial, porém com a expectativa de início em julho/2018. “Tudo mudou quando assumimos o compromisso com um cliente da Actus para fechamento da Folha de Pagamento mensal a partir de março/2018. E o detalhe é que este cliente já estaria obrigado a iniciar os envios ao eSocial em janeiro/2018”, lembra Marise.

Neste atendimento, o primeiro desafio foi o processo de migração das informações do cliente, antes concentradas em outro escritório contábil, para sua base. “Mesmo sendo o mesmo sistema (tanto nós, quando o escritório anterior que atendia nosso cliente, usamos a solução da Senior), sabíamos que esse processo não seria tão simples”, conta Marise, explicando que o segundo – e maior – desafio veio em seguida, quando a equipe da Actus identificou que o escritório anterior havia enviado as informações iniciais ao eSocial por outro sistema.

“É aqui que reside nosso recado mais importante: tenha muita atenção e bastante critério ao migrar de sistemas após o início dos envios”, suspira Marise, relembrando as dificuldades enfrentadas. Quando o portal do eSocial passou a disponibilizar as informações do que as empresas já haviam enviado, em abril/2018, a Actus descobriu que tanto as tabelas iniciais, como todos os cadastros não-periódicos, já haviam sido enviados. “E como haviam sido enviados por outro sistema, nenhuma alteração/preparação na base da Senior havia sido efetuada”, conta. “Começou então uma corrida contra o tempo: tínhamos apenas um mês para fazer o que deixou de ser feito no mínimo seis meses antes”.  “Entretanto, tanto as equipes da Senior quanto nossos colaboradores ajudaram muito, sempre proativos e empenhados em encontrar soluções”, agradece Marise, orgulhando-se por estar cercada por pessoas tão comprometidas. “Todos estavam unidos em prol de um mesmo objetivo”, diz.

Processos e especificidades

O caso enfrentado pela Actus é bastante comum. No Brasil, o Conselho Federal de Contabilidade registra em seu site cerca de 65 mil escritórios – e cada um deles atende entre dezenas e centenas de empresas.

“Depois de três meses que assumimos essa conta, posso dizer que não teríamos conseguido sem o apoio da Senior. Sabíamos que não tinha uma solução “pronta” e o que parecia impossível começou a ser desmistificado, muitas vezes, na tentativa e erro”, detalha Marise.

De acordo com a executiva, era (e ainda é) tudo muito novo. “Não bastava conhecer o manual e os leiautes, era preciso compreender os processos do outro sistema e tratá-los no nosso sistema para que estivessem alinhados e, dessa forma, para que os envios fossem permitidos”, explica. “Procedimentos simples como geração de matrícula de colaborador e cadastro de filial no eSocial precisaram ser tratados, assim como os números de recibo do envio anterior, que tiveram de ser incluídos um a um no sistema da Senior, além de toda a atualização cadastral dos empregados”, exemplifica.

Passados os desafios iniciais, Marise cita que os próximos passos consistem em criar a rotina para os envios periódicos e proceder uma conferência minuciosa em todos os cadastros enviados, sempre acompanhando as atualizações de versões disponibilizadas pela Senior e, na medida do possível, auxiliar outras empresas que estiverem na mesma situação, por meio da contribuição da experiencia vivida. “Esperamos que todos obtenham o mesmo sucesso”, conclui.