Sistema de RH: O que é, vantagens e impactos

Software de Rh

Um bom profissional de RH ou do Departamento Pessoal tem inúmeras atribuições e responsabilidades. Além de ter em mãos diversos processos operacionais e administrativos – que conduzem a atuação da empresa e são a base do clima organizacional –, os Recursos Humanos também devem ter uma visão estratégica do negócio.

E como fazer isso? De que maneira é possível agilizar tantas atividades e, consequentemente, escalar a operação do RH e da empresa? A resposta pode ser mais simples do que parece: utilizando um sistema de gestão de RH.

O QUE É UM SISTEMA DE GESTÃO DE RH?

É uma plataforma digital que oferece soluções para auxiliar o setor de RH a aplicar uma eficiente gestão de pessoas. Com um ecossistema de RH completo, é possível otimizar processos, reduzir o tempo gasto com burocracias e ampliar a produtividade e os resultados do RH e da empresa.

Seu uso é fundamental para a transformação digital das organizações, já que suas tecnologias unificam e automatiza inúmeras atividades internas – desde o processo seletivo até o monitoramento de resultados em tempo real – e possibilitam um ganho de escala para o RH.

Para que serve um sistema de RH?

Com um bom sistema, o setor de RH pode exercer uma gestão de pessoas estratégica e adequada ao perfil e aos objetivos de negócios da empresa.

Ele poderá realizar a integração entre diferentes sistemas, por exemplo – internos, externos ou, até mesmo, redes sociais –, para agilizar a troca de informações entre áreas, automatizar processos, agilizar funções operacionais e muito mais. As possibilidades são infinitas.

Confira algumas das atividades que podem ser realizadas a partir de um sistema de RH:

Com funcionalidades avançadas, essa ferramenta permite realizar atividades essenciais de forma simplificada e eficiente, garantindo maior controle, produtividade e uma experiência positiva tanto para os gestores quanto para os colaboradores. A seguir, confira algumas das principais funcionalidades que um sistema de RH pode oferecer para otimizar a rotina da sua empresa.

1. Gestão simplificada e mais eficaz de todo o modelo de negócios

Como citado anteriormente, com um sistema de RH, a gestão da força de trabalho se torna mais integrada e estratégica. Ele permite que todos os processos de Recursos Humanos sejam centralizados em uma única plataforma, otimizando a comunicação entre os departamentos e proporcionando maior agilidade nas tomadas de decisão.

2. Recrutamento e seleção alinhados à cultura da empresa

Além de facilitar o processo admissional, um sistema de RH também apoia contratações que mais se encaixam nos valores e na cultura organizacional. Isso acontece ao oferecer ferramentas que automatizam triagens e cruzam dados de candidatos com as exigências da vaga e a cultura organizacional.

3. Análise detalhada e em tempo real dos resultados

A capacidade de tomar decisões informadas é um dos grandes benefícios de um sistema de RH. Por meio de dashboards e relatórios personalizados, gestores podem acompanhar indicadores de desempenho, absenteísmo, turnover e outros dados cruciais para a gestão de pessoas. Essa análise detalhada, feita, muitas vezes, em tempo real, permite identificar tendências, corrigir desvios rapidamente e criar estratégias mais assertivas para melhorar a performance da equipe e os resultados da organização.

4. Monitoramento do clima organizacional com indicadores estratégicos

Um sistema de gestão de pessoas também possibilita o acompanhamento contínuo do clima organizacional, por meio de pesquisas de satisfação, feedbacks e análises de comportamento.

Ele permite que os gestores identifiquem pontos de atenção, como baixa motivação ou engajamento, e atuem proativamente para melhorar o ambiente de trabalho, promovendo uma cultura mais saudável e colaborativa.

5. Controle do banco de horas

Já quando se trata da gestão de ponto e banco de horas, esse processo pode ser desafiador se feito manualmente. Especialmente em empresas com muitos colaboradores.

Nesse sentido, um sistema de departamento pessoal ou um sistema de RH que contemple também essa funcionalidade, automatiza esse processo, registrando entradas, saídas e horas extras de forma precisa e integrada ao controle de ponto.

Com isso, os gestores têm acesso fácil às informações e podem acompanhar o saldo de horas de cada colaborador em tempo real, garantindo conformidade com a legislação trabalhista e transparência nos ajustes de compensação.

6. Gerenciamento facilitado de folhas de pagamento e benefícios

Para evitar erros, retrabalho e muito tempo despendido no cálculo da folha de pagamento, um sistema de RH é fundamental, já que automatiza essa tarefa complexa.

Após tudo parametrizado no sistema, ele garante a precisão dos cálculos, incluindo impostos, encargos e deduções. Além disso, facilita a gestão de benefícios, como planos de saúde, vales e outros programas. Essa eficiência operacional reduz erros, economiza recursos e contribui para a satisfação dos funcionários.

GESTÃO DE PESSOAS, O QUE É E QUAIS OS PILARES

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O que acontece se alguém acidentalmente excluir sua planilha no Excel com dados de todos os seus colaboradores? Ou, em uma outra planilha, uma única fórmula estiver incorreta e altere completamente o seu orçamento mensal?

Esses são riscos altamente perigosos e que podem ser facilmente evitados com o uso de um sistema de RH. O uso de sistemas possibilita a digitalização total ou parcial da sua empresa e traz imensos ganhos a curto, médio e longo prazo.

Principais vantagens de um sistema de RH

A escolha de um sistema de RH vai além de simplificar processos administrativos; trata-se de investir em uma solução estratégica que transforma a gestão de pessoas e impacta diretamente nos resultados da empresa.

Com a tecnologia certa, é possível otimizar tarefas operacionais e promover um ambiente de trabalho mais eficiente, seguro e inovador. Conheça as principais vantagens de um sistema de RH e entenda como ele pode trazer benefícios tangíveis para sua organização, conectando eficiência operacional à experiência dos colaboradores:

1. Automatizar e digitalizar processos

Um sistema de RH permite automatizar tarefas repetitivas e demoradas, como cálculos de folha de pagamento, controle de ponto e gestão de benefícios. Com a digitalização, elimina-se a necessidade de formulários físicos, garantindo que as informações estejam disponíveis de forma prática e acessível digitalmente.

Nesse sentido, contar com soluções que automatizam e digitalizam processos otimiza o tempo do time de RH, além de reduzir erros e custos operacionais. Sem falar que contribui para a prática paperless, promovendo um ambiente de trabalho mais sustentável e moderno.

2. Aumentar a produtividade e a eficiência

Ao substituir processos manuais por fluxos automatizados, o sistema de RH libera os profissionais para focarem em atividades estratégicas, como o desenvolvimento de políticas de engajamento e retenção de talentos.

Isso significa mais eficiência para a equipe, que passa a gastar menos tempo corrigindo erros ou lidando com tarefas administrativas. O tempo passa a ser investido analisando dados e criando ações que impactam diretamente os resultados do negócio.

3. Reduzir erros e assegurar o cumprimento das normas

Com automatização, digitalização e mais produtividade, ocorrem menos erros em cálculos de folha de pagamento, férias ou encargos trabalhistas. Assim, mitiga-se a insatisfação dos colaboradores, problemas legais e prejuízos financeiros.

Um sistema de RH garante precisão em todas essas operações e assegura que a empresa esteja sempre em conformidade com as legislações trabalhistas e fiscais. Além disso, ele acompanha atualizações regulatórias automaticamente, reduzindo o risco de multas e penalidades.

4. Garantir a segurança e organização dos dados

Com um sistema de RH robusto, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) não gera dor de cabeça. Afinal, uma boa solução protege informações sensíveis, como dados pessoais e financeiros dos colaboradores.

Além disso, ele organiza todos os documentos e registros de forma centralizada, o que facilita o acesso autorizado e elimina a necessidade de arquivos físicos vulneráveis a perdas ou danos.

5. Facilitar a gestão de admissão e demissão

A gestão do ciclo de vida do colaborador, desde o processo de admissão até a saída, pode ser complexa e burocrática. Um sistema de RH:

Simplifica todas as etapas;
Padroniza fluxos de trabalho;
Garante o cumprimento das regras e prazos;
Proporciona uma experiência mais ágil para todos os envolvidos;
Gera mais eficiência;
Reduz atrasos e inconsistências;
Melhora a imagem da empresa perante seus funcionários.

6. Promover a satisfação dos colaboradores

A experiência dos colaboradores com os processos internos da empresa impacta diretamente sua motivação e engajamento. Um sistema de RH que dê autonomia aos colaboradores com opções de autoatendimento, por exemplo, facilita o acesso às informações importantes, como:

Holerite;
Benefícios;
Políticas da empresa;
Gestão de desempenho;
Feedback da liderança e dos colegas;
Marcação, gestão e ajuste de ponto;
Oportunidades de recrutamento interno.

Isso melhora a comunicação e transmite confiança, além de agilizar respostas para dúvidas e solicitações. Dessa forma, acontece uma atuação mais descentralizada, onde nem tudo depende do setor de RH, promovendo um ambiente de trabalho mais satisfatório e produtivo.

7. Analisar o desempenho dos colaboradores

A análise de desempenho é essencial para identificar pontos fortes e áreas de melhoria da equipe. Com um sistema de RH, é possível acompanhar indicadores-chave de performance (KPIs), gerar relatórios detalhados e tomar decisões baseadas em dados. Essas ferramentas permitem criar planos de desenvolvimento individualizados, aumentar a produtividade do time e alinhar os objetivos da equipe aos da empresa.

8. Melhorar a gestão financeira

O controle financeiro no RH é um ponto crítico para a saúde financeira da empresa. Um sistema automatizado ajuda a monitorar e gerenciar despesas relacionadas a folha de pagamento, benefícios, férias e horas extras.

Além disso, ele oferece relatórios detalhados que permitem identificar excessos e criar estratégias para otimizar recursos, mantendo a operação dentro do orçamento e reduzindo custos desnecessários.

9. Aumentar o controle das informações

Uma solução de RH centraliza todas as informações importantes em um único lugar, facilitando o acesso e a gestão de dados. Com dados organizados e integrados, gestores têm uma visão mais ampla e detalhada da força de trabalho. Dessa maneira, podem tomar decisões mais rápidas e precisas, impactando diretamente nos resultados da empresa.

10. Contribuir para a sustentabilidade e inovação

A transição para processos digitais reduz o consumo de papel, posiciona a empresa como inovadora e ambientalmente responsável, além de agregar valor a experiência do RH e dos colaboradores.

Isso porque essa modernização ajuda a atrair talentos que valorizam práticas sustentáveis e permite que a organização se mantenha atualizada frente às demandas tecnológicas do mercado.

Nesse sentido, ter um bom sistema de RH como aliado da operação é um diferencial competitivo em um mercado cada vez mais orientado à inovação.

E como usar um sistema RH? Bem, sua utilização irá variar, obviamente, de acordo com o sistema selecionado. É muito comum que cada sistema seja focado em oferecer uma solução específica, como o controle do ponto eletrônico dos colaboradores, por exemplo. O que nos leva a outra questão...

Qual o melhor sistema de RH?

Com tantas opções disponíveis é muito difícil escolher apenas um. Especialmente porque a maioria dos sistemas RH é focada apenas em uma única atividade, o que exige dos gestores a contratação de diversas plataformas. Isso, ao invés de agilizar o trabalho, pode acarretar no desalinhamento de informações e, consequentemente, não trazer os resultados esperados. Como evitar esse risco?

O HCM da Senior é líder de mercado e recomendado por 8 em cada 10 profissionais de RH.

Ele soma, em uma única solução, todas as funcionalidades necessárias para potencializar os resultados da empresa, reduzir processos operacionais e tornar o seu time estratégico.

Automatização de
processos administrativos

Controle do ponto
eletrônico

Admissão
digital

Controle eficiente da segurança
e saúde dos colaboradores

Gestão completa do
orçamento de pessoal

Entrega unificada
do eSocial

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Perguntas frequentes:

O que é sistema de RH?

É uma plataforma digital que oferece soluções para auxiliar o setor de RH a aplicar uma eficiente gestão de pessoas, otimizando processos e ampliando a produtividade da empresa.

Para que serve um sistema de RH?

Com ele, é possível exercer atividades para uma gestão estratégica e adequada aos objetivos de negócios da empresa. Por exemplo:

- Gerenciamento facilitado de salários e benefícios.
- Análise detalhada e em tempo real dos resultados;
- Monitoramento do clima organizacional;
- Controle do banco de horas.

Qual o melhor sistema de RH?

O HCM da Senior é líder de mercado e recomendado por 8 em cada 10 profissionais de RH. Ele soma, em uma única solução, funcionalidades para agilizar processos e integrar informações. Entre elas:

- Automatização de processos administrativos;
- Controle do ponto eletrônico;
- Admissão digital;
- Entrega unificada do eSocial.

Qual é o melhor sistema de folha de pagamento?

Com o HCM da Senior, é possível fazer toda a gestão da folha de pagamento, de pequenas a grandes empresas, de maneira ágil e simplificada. O sistema permite, em uma única plataforma, ter controle total do Capital Humano e financeiro com funcionalidades que organizam e potencializam as atividades do setor de RH.

Qual a diferença entre um sistema de RH e um sistema de Departamento Pessoal?

Embora ambos os sistemas sejam usados na gestão de pessoas, as finalidades e funcionalidades dos dois tipos de softwares têm focos diferentes:

Sistema de RH: abrange uma visão estratégica e completa da gestão de pessoas. Ele ajuda em toda a jornada, desde a atração, passando pelo desenvolvimento e retenção de talentos até a administração de pessoal. Assim, oferece recursos como recrutamento e seleção, treinamento, avaliação de desempenho, gestão de benefícios e engajamento. É voltado para impulsionar a experiência dos colaboradores e alinhar as pessoas à estratégia do negócio. Muitas vezes, o sistema de RH já contempla também as rotinas de Departamento Pessoal.

Sistema de Departamento Pessoal (DP): focado em tarefas operacionais e legais relacionadas à administração dos funcionários. Inclui funções como cálculo da folha de pagamento, controle de ponto, geração de guias fiscais e trabalhistas, e gerenciamento de admissões, demissões e férias. O foco está na conformidade legal e na eficiência das operações diárias.

Em resumo, enquanto o sistema de DP lida com a parte de administração de pessoal, o sistema de RH se concentra em atender todas as etapas da estratégia de gestão de pessoas.

Sistema de RH: o que é, principais vantagens e qual escolher