O auxílio-doença e o afastamento pelo INSS impactam o RH, fazendo com que a empresa seja obrigada a adotar cuidados para evitar riscos jurídicos e operacionais.
Em 2025, o Brasil registrou um grande número de benefícios por incapacidade temporária relacionados a transtornos mentais e comportamentais, apresentando um crescimento de 15,66% em relação ao ano anterior, segundo dados do Ministério da Previdência Social. O avanço dos casos reforça que lidar com o auxílio-doença e os afastamentos pelo INSS é, atualmente, um desafio para as empresas.
Para o RH, cada afastamento pelo INSS inicia uma cadeia de responsabilidades que envolve folha de pagamento, envio de informações ao eSocial, gestão de documentos, obrigações previdenciárias e possíveis impactos jurídicos. Quando esse processo não é conduzido corretamente, a empresa fica mais exposta a inconsistências, multas e riscos trabalhistas.
Por isso, entender como funciona o auxílio-doença e quais são as responsabilidades do empregador é essencial para garantir conformidade legal, reduzir riscos e manter uma gestão eficiente dos colaboradores afastados pelo INSS nas rotinas do RH.
O que é o auxílio-doença?
Atualmente denominado benefício por incapacidade temporária, o auxílio-doença é concedido pelo Instituto Nacional do Seguro Social quando o trabalhador fica impossibilitado de exercer suas atividades por motivo de doença ou acidente de trabalho.
Como funciona o auxílio-doença
Embora o benefício seja pago pela Previdência Social em determinadas situações, o afastamento envolve diversas responsabilidades para a empresa desde o primeiro dia de ausência. No entanto, é preciso entender o que muda a partir do 16º dia de ausência.
Para o Departamento Pessoal, o ponto mais importante é compreender a transição entre o período em que a organização continua responsável pelo pagamento e o momento em que o INSS passa a responder pelo benefício. Essa divisão influencia diretamente a gestão de folha de pagamento, os registros trabalhistas e o cumprimento das obrigações digitais.
A seguir, explicamos um pouco mais dessas diferenças.
Os primeiros 15 dias: responsabilidade da empresa
Nos primeiros 15 dias consecutivos de afastamento por motivo de doença, a responsabilidade pelo pagamento da remuneração permanece com a empresa. Nesse período, o colaborador permanece vinculado ao contrato de trabalho vigente, e o RH precisa garantir que os lançamentos sejam realizados corretamente na folha de pagamento.
Esse controle é fundamental porque erros nessa etapa podem gerar diferenças salariais, inconsistências nos registros e dificuldades posteriores na integração com o INSS e o eSocial. É dever da organização acompanhar a documentação apresentada pelo colaborador e manter os registros organizados, especialmente em casos que podem evoluir para afastamentos mais longos.
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Do 16º dia em diante: o INSS assume
Quando a incapacidade ultrapassar os 15 primeiros dias, o colaborador deve solicitar o benefício por incapacidade temporária ou auxílio-doença ao INSS, que avaliará a concessão. A partir da aprovação, o pagamento passa a ser uma responsabilidade da Previdência Social.
O papel do RH se transforma, pois deixa de administrar o pagamento integral da remuneração. Nesse caso, a companhia monitora o afastamento pelo INSS, garantindo os registros corretos e cumprindo as obrigações legais relacionadas à situação do colaborador.
Regra dos 60 dias: afastamento pela mesma doença
Caso o trabalhador retorne às atividades e apresente um novo afastamento pela mesma doença dentro dos 60 dias seguintes, os períodos poderão ser considerados continuidade do afastamento anterior. Nessa situação, a responsabilidade pelo benefício pode retornar ao INSS sem que a empresa assuma novamente os primeiros 15 dias.
Por isso, acompanhar o histórico de afastamentos é essencial para evitar pagamentos indevidos e garantir que cada situação seja tratada conforme a legislação trabalhista.
B31 ou B91: diferenças que impactam o passivo da empresa
O tipo de benefício concedido pelo INSS não representa apenas uma classificação previdenciária. Para a empresa, a diferença entre B31 (auxílio por incapacidade temporária previdenciário) e B91 (auxílio por incapacidade temporária acidentário) altera as obrigações trabalhistas e os riscos envolvidos.
Enquanto o B31 está relacionado a doenças ou a condições sem vínculo reconhecido com a atividade profissional, o B91 é concedido quando existe relação entre o afastamento e o trabalho desenvolvido pelo colaborador, seja por acidente ou doença ocupacional.
Essa distinção impacta os direitos do trabalhador, as responsabilidades da empresa e as possíveis consequências futuras.
O risco de classificar errado
Um caso registrado como B31 pode posteriormente ser questionado judicialmente e reconhecido como relacionado ao trabalho, alterando completamente as responsabilidades do empregador.
O INSS pode interpretar esse vínculo por meio do Nexo Técnico Epidemiológico Previdenciário (NTEP), mesmo quando a empresa não realizou uma Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT). Nesses casos, a organização pode enfrentar cobranças relacionadas ao recolhimento de FGTS, estabilidade acidentária, aumento do FAP e possíveis ações e passivos trabalhistas.
Esse é o motivo pelo qual a gestão adequada dos afastamentos precisa envolver não apenas o Departamento Pessoal, mas também as áreas de Saúde e Segurança do Trabalho e o departamento jurídico, garantindo uma visão integrada do risco.
Obrigações da empresa no eSocial: o que o RH precisa enviar e quando
O acompanhamento do colaborador durante o afastamento não é a única obrigação do RH, pois também cabe ao setor assegurar que todas as informações sejam transmitidas corretamente ao eSocial. O cumprimento desses prazos é indispensável para manter a empresa em conformidade com a legislação e evitar inconsistências entre os dados trabalhistas, previdenciários e fiscais.
O evento S-2230: afastamento temporário
O principal evento relacionado aos afastamentos no eSocial é o S-2230. É utilizado para comunicar períodos em que o colaborador deixa de exercer suas atividades por motivos como doença, acidente, licença-maternidade, afastamento sem remuneração, serviço militar ou outras situações previstas pela legislação.
No caso do auxílio-doença, o envio do S-2230 permite que o governo identifique corretamente o período de afastamento pelo INSS e faça o cruzamento das informações com os benefícios concedidos.
O prazo para esse envio varia conforme a natureza do afastamento, observadas as regras do Manual de Orientação do eSocial (MOS). Por isso, é fundamental que o RH acompanhe cada situação de forma individual, pois o atraso ou envio incorreto do evento gera inconsistências cadastrais, dificuldades no processamento das informações previdenciárias e riscos de descumprimento das obrigações acessórias.
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CAT: Comunicação de Acidente de Trabalho
Quando o afastamento está relacionado a um acidente de trabalho ou doença ocupacional, a empresa também deve emitir a CAT, que deve ser registrada até o primeiro dia útil seguinte ao incidente ou imediatamente em caso de morte do trabalhador. Sua emissão é obrigatória independentemente do tempo de afastamento ou da concessão imediata do benefício pelo INSS.
Deixar de emitir a CAT não impede que o INSS reconheça posteriormente a relação entre a doença e a atividade profissional. Por meio do Nexo Técnico Epidemiológico Previdenciário (NTEP), o órgão pode enquadrar o benefício como acidentário (B91), gerando impactos para a empresa mesmo sem a comunicação inicial.
Impacto na folha de pagamento
Os afastamentos exigem atenção especial na folha de pagamento, já que alteram a forma de cálculo da remuneração e podem influenciar encargos, benefícios e recolhimentos obrigatórios.
Após os 15 dias, quando o benefício é concedido pelo INSS, o colaborador deixa de receber remuneração diretamente da empresa, o que exige ajustes nos lançamentos para evitar pagamentos indevidos ou divergências fiscais.
Nos casos de benefício B91, existe ainda a obrigatoriedade de recolhimento do FGTS durante todo o período de afastamento, diferentemente do B31.
Saúde mental, NR-1 e o novo risco do empregador
Durante muito tempo, os afastamentos relacionados à saúde mental foram tratados como situações exclusivamente clínicas. Hoje, essa perspectiva se alterou. Além do crescimento expressivo dos casos, a atualização da legislação ampliou a responsabilidade das empresas na prevenção dos fatores organizacionais que podem contribuir para o adoecimento dos trabalhadores.
Isso significa que a gestão dos afastamentos não pode se limitar ao cumprimento das obrigações administrativas. É preciso atuar também na prevenção dos riscos ocupacionais, especialmente aqueles relacionados ao ambiente psicossocial.
O crescimento dos afastamentos por saúde mental
Em 2025, foram concedidos 546.254 benefícios por incapacidade temporária decorrentes de transtornos mentais e comportamentais. Ansiedade e depressão responderam por mais de 290 mil benefícios, enquanto o custo total desses afastamentos ultrapassou R$ 3,5 bilhões, segundo dados do Ministério da Previdência Social compilados pelo G1.
Este fator leva ao aumento do absenteísmo, à perda de produtividade, à necessidade de substituições temporárias e a uma maior complexidade na gestão dos afastamentos. Esse cenário exige que o RH acompanhe indicadores relacionados ao bem-estar dos colaboradores e implemente ações preventivas capazes de reduzir o risco de novos afastamentos.
NR-1 e a responsabilidade da empresa
A atualização da NR-1, promovida pela Portaria MTE n° 1.419/2024, tornou obrigatória a gestão dos riscos psicossociais dentro do Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR), ampliando a responsabilidade das organizações sobre fatores que podem afetar a saúde mental dos colaboradores. Após um período de adaptação, a fiscalização dessas exigências teve início em maio de 2026.
Com isso, as empresas precisam identificar, avaliar e controlar esses fatores da mesma forma que já fazem com riscos físicos, químicos ou biológicos. Documentos como a Avaliação Ergonômica Preliminar (AEP) auxiliam na identificação de inadequações nos postos de trabalho e respaldam a adoção de medidas preventivas.
Quando um transtorno mental estiver relacionado às condições de trabalho, o afastamento poderá ser reconhecido como benefício acidentário (B91), o que traz consequências previdenciárias e trabalhistas para o empregador.
Prevenção como compliance
Com todo esse contexto, investir em prevenção se tornou uma estratégia de compliance trabalhista. Empresas que mantêm o PGR atualizado, realizam a gestão adequada dos riscos ocupacionais e acompanham os afastamentos reduzem a exposição a multas, a passivos trabalhistas e a questionamentos relacionados à saúde ocupacional.
A integração entre RH, SST e jurídico também permite acompanhar cada caso de forma mais estratégica, mitigando impactos financeiros e fortalecendo a conformidade legal da organização. 
Como os afastamentos acidentários elevam o custo previdenciário da empresa
Outra consequência dos afastamentos pelo INSS é o aumento dos custos previdenciários da organização. Se há falhas na prevenção de acidentes, na gestão dos riscos ocupacionais ou na condução dos afastamentos, a empresa sofre reflexos financeiros que permanecem por anos. Por isso, acompanhar indicadores relacionados à saúde e à segurança dos colaboradores deve ser parte da estratégia do RH e da gestão de pessoas.
O que é o FAP?
O Fator Acidentário de Prevenção (FAP) é um índice utilizado para ajustar a contribuição das empresas ao Seguro de Acidente do Trabalho (SAT). Seu cálculo considera o histórico de acidentes, doenças ocupacionais e benefícios acidentários registrados pela Previdência Social. Organizações com melhores indicadores de saúde e segurança obtêm redução na alíquota da contribuição.
A gestão inadequada de afastamentos pelo INSS eleva o FAP
Empresas com maior frequência, gravidade e custo dos afastamentos tendem a ter um FAP mais elevado, aumentando os encargos previdenciários. Por esse motivo, acompanhar este indicador e seus fatores de influência é uma medida importante para controlar custos e fortalecer a gestão preventiva.
O impacto não é apenas financeiro, com o aumento da carga tributária, já que a empresa pode enfrentar uma maior exposição a ações trabalhistas, custos com substituições temporárias, queda de produtividade e necessidade de revisão dos processos internos de segurança.
Monitoramento ativo é essencial na gestão
Para reduzir o impacto dos afastamentos, uma atuação contínua, baseada em prevenção e acompanhamento de indicadores, é fundamental. O RH precisa monitorar os motivos dos afastamentos, identificar padrões, acompanhar os registros de acidentes e trabalhar de forma integrada com as áreas de Saúde e Segurança do Trabalho.
O que o RH precisa verificar em cada afastamento?
Cada afastamento ativa uma série de obrigações que envolvem diferentes áreas de um negócio. Estão entre os principais pontos de atenção:
- Identificar indícios de nexo com o trabalho antes de iniciar qualquer procedimento, já que a classificação entre B31 e B91 é feita pelo INSS.
- Emitir a CAT dentro do prazo quando houver acidente de trabalho ou suspeita de doença ocupacional.
- Registrar corretamente os primeiros 15 dias de afastamento na folha de pagamento.
- Enviar o evento S-2230 ao eSocial dentro dos prazos estabelecidos.
- Aplicar corretamente a regra dos 60 dias em casos de novo afastamento pela mesma causa.
- Garantir o recolhimento do FGTS durante todo o período de afastamento quando o benefício for classificado como B91.
- Verificar a existência de estabilidade acidentária após o retorno do colaborador.
- Monitorar o impacto dos afastamentos no FAP e contestar enquadramentos incorretos quando necessário.
- Revisar periodicamente o PGR para assegurar a gestão dos riscos psicossociais, conforme as exigências da NR-1.
Como a tecnologia integra folha, eSocial e jurídico na gestão de afastamentos
A diversidade de demandas faz com que gerenciar afastamentos por meio de planilhas, documentos físicos e sistemas desconectados aumente o risco de erros operacionais.
Um lançamento incorreto na folha gera diferenças salariais, enquanto o atraso no envio do S-2230 compromete a conformidade com o eSocial e uma CAT não emitida ou uma estabilidade acidentária ignorada pode resultar em processos judiciais e aumento do passivo trabalhista.
Por isso, a gestão dos afastamentos precisa ser feita de forma integrada em uma única plataforma. Com o nosso ecossistema HCM, o RH é capaz de centralizar todas as etapas, reduzindo retrabalho e garantindo maior segurança em cada procedimento.
Nossa solução de Folha de Pagamento automatiza os cálculos dos primeiros 15 dias de afastamento, realiza os lançamentos corretamente e facilita a integração com o eSocial, diminuindo o risco de inconsistências nos eventos trabalhistas.
O sistema oferece suporte completo para o acompanhamento de ações relacionadas à estabilidade acidentária, contestação de benefícios classificados como B91 e gestão de processos decorrentes de afastamentos conduzidos de forma inadequada.
Complementando essa jornada, a solução de Gestão de Riscos e Segurança (GRS) fortalece a prevenção por meio do gerenciamento dos riscos ocupacionais, apoio à conformidade com a NR-1, controle dos eventos de SST e monitoramento de indicadores que influenciam diretamente o FAP.
Quando folha de pagamento, SST, eSocial e jurídico trabalham de forma integrada, há redução de riscos, fortalecimento da conformidade legal e melhoria da gestão de afastamentos em um processo mais eficiente e estratégico. Conheça o nosso Módulo Jurídico e descubra os benefícios de gerenciar afastamentos de forma inteligente.
