Com o crescimento das empresas e o aumento da complexidade de gestão, a intranet corporativa deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade.
Além de otimizar a comunicação interna, ela é essencial para a cultura organizacional, centralização de informações e autonomia dos colaboradores.
Neste artigo, você vai entender o que é uma intranet corporativa, quais os seus benefícios para o RH, como criar uma e por que essa solução é estratégica para empresas que desejam digitalizar processos e melhorar a produtividade.
O que é intranet corporativa?
A intranet corporativa é uma rede de uso interno da empresa, criada para integrar pessoas, processos e informações de forma segura e centralizada. Ao contrário da internet, que é pública, e da extranet, que conecta a empresa a parceiros externos, a intranet é restrita aos colaboradores e gestores da organização.
Ela funciona como um portal digital acessível via navegador, aplicativo ou outros canais, reunindo documentos, comunicados, políticas internas, sistemas de RH, fóruns, murais, treinamentos corporativos e diversas funcionalidades que facilitam a rotina corporativa.
Em cenários de diferentes formatos de trabalho, como home e anywhere office e smart working, a intranet para empresas precisa ser intuitiva, acessível e pensada para oferecer uma experiência moderna, conectando o colaborador à empresa de qualquer lugar, a qualquer hora.
Ela é, portanto, uma aliada fundamental de um RH digital, que aposta na tecnologia para otimizar processos e ampliar a autonomia e engajamento dos colaboradores.
Para que serve uma intranet corporativa?
A principal função da intranet corporativa é melhorar a comunicação interna e centralizar o acesso às informações essenciais da empresa. Ela serve como um hub de conteúdo e serviços, reunindo ferramentas que vão desde avisos gerais até recursos estratégicos de endomarketing. Veja alguns exemplos de uso:
- Compartilhamento de notícias e atualizações corporativas;
- Acesso a documentos institucionais e políticas internas;
- Consulta à folha de pagamento, férias, holerite digital e dados pessoais;
- Espaços para interação como fóruns, enquetes e murais sociais;
- Treinamentos e conteúdos de onboarding;
- Integração com sistemas de RH, ponto eletrônico e workflows de aprovação.
Além disso, a intranet se torna uma plataforma colaborativa, promovendo a participação e conexão ativa dos colaboradores.
Benefícios da intranet corporativa para o RH
Embora a intranet corporativa traga ganhos diretos para o negócio como um todo, seus impactos diretos na gestão de pessoas são muito significativos, uma vez que ela atua como uma ponte entre estratégia, cultura e operação, conectando tudo isso em um só ambiente digital.
Melhoria na comunicação interna
Através da intranet, o RH ganha um canal direto e unificado para se comunicar com todos os colaboradores, eliminando ruídos e evitando que informações importantes se percam em e-mails, grupos do WhatsApp ou comunicados dispersos.
Centralização de informações e documentos
Todos os documentos, comunicados, arquivos e políticas de gestão de pessoas ficam organizados em um só lugar. Isso facilita o acesso, reduz retrabalho e aumenta a confiança nas informações disponíveis, resultando em aumento de produtividade.
Autoatendimento por parte dos colaboradores
Ao integrar a intranet aos softwares de RH, é possível oferecer um portal de autoatendimento completo. Colaboradores podem consultar e atualizar seus dados, emitir comprovantes, solicitar férias, acompanhar seu desempenho e mais, tudo sem precisar acionar o RH.
Aumento do engajamento e colaboração entre equipes
Ferramentas como fóruns, enquetes, canais de feedback e murais sociais promovem a interação entre os colaboradores e geram senso de pertencimento, contribuindo para um ambiente mais colaborativo e melhorando o clima organizacional.
Fortalecimento da cultura organizacional
Ao tornar visíveis a missão, visão e valores da empresa, a intranet ajuda a alinhar todos os times a um objetivo comum, o que fortalece o vínculo dos profissionais com a organização e contribui para a retenção de colaboradores.
Como escolher e criar uma intranet corporativa
Implantar uma intranet corporativa envolve uma série de escolhas. É preciso decidir a estratégia, a ferramenta e pensar na experiência do usuário e na integração com os processos da empresa. Confira o passo a passo:
1. Escolha a plataforma mais adequada
A escolha da plataforma é o alicerce da intranet. Avalie soluções que ofereçam:
- Segurança da informação em conformidade com a LGPD;
- Integração com outros softwares, como sistemas de RH e ERP;
- Interfaces intuitivas e responsivas, com fácil acesso via smartphones e tablets.
Considerando que o Brasil possui mais de 480 milhões de dispositivos digitais em uso, uma média de 2,2 aparelhos por habitante, segundo levantamento divulgado em junho de 2024 pela Agência Brasil, é essencial que a intranet seja otimizada para dispositivos móveis.
2. Planejamento de comunicação
Após a implantação da ferramenta, é crucial definir uma estratégia de comunicação. O RH, em parceria com os profissionais e equipe de comunicação interna, deve:
- Estabelecer quais informações serão compartilhadas e quais não;
- Definir a frequência e os responsáveis pelas atualizações;
- Criar um calendário editorial alinhado aos objetivos da empresa
Isso garante que a intranet seja uma fonte confiável e atualizada de informações para todos os colaboradores.
3. Divulgação interna para os colaboradores
Com a intranet estruturada e o plano de comunicação definido, é hora de apresentá-la aos colaboradores. Utilize canais já existentes, como:
- TVs corporativas;
- Murais informativos;
- E-mails internos;
- Reuniões de equipe.
Destacar os benefícios da intranet e oferecer treinamentos corporativos rápidos pode aumentar a adesão e o engajamento desde o início.
4. Engajamento das lideranças
O apoio das lideranças é fundamental para o sucesso da intranet. Incentive os gestores a:
- Utilizar a intranet como principal canal de comunicação com suas equipes;
- Reforçar a importância da ferramenta durante reuniões e interações diárias;
- Participar ativamente, compartilhando conteúdos e reconhecendo boas práticas.
Uma campanha de lançamento bem planejada pode ser uma excelente oportunidade para envolver as lideranças e demonstrar o valor da intranet.
5. Indicadores de sucesso
Como qualquer iniciativa tecnológica, é essencial monitorar o desempenho da intranet. Acompanhe métricas como:
- Número de acessos diários e mensais;
- Tempo médio de navegação por usuário;
- Engajamento com conteúdos específicos;
- Frequência de uso das funcionalidades de autoatendimento;
- Feedbacks e sugestões dos colaboradores.
Esses dados fornecerão insights valiosos para aprimorar continuamente a intranet e garantir que ela atenda às necessidades da organização.
Tecnologia para gestão de pessoas
A intranet é apenas uma peça do ecossistema tecnológico que pode transformar o RH. Com o Sistema de Autoatendimento da Senior, a sua empresa potencializa a gestão de pessoas com soluções acessíveis, seguras e totalmente digitais. Veja como essa solução da Senior conecta colaboradores e RH:
- Rede social corporativa personalidade, via desktop ou app;
- Acesso 24×7, por web ou app, com segurança e mobilidade;
- Assistente virtual que responde dúvidas de colaboradores via WhatsApp;
- Aplicação mobile com várias funcionalidades;
- Solicitação de férias, pesquisa de humor, feedbacks descentralizados;
- Atualização cadastral e dados autodeclarados;
- Dados e insights em tempo real para o RH tomar decisões estratégicas;
- Conformidade com a LGPD, governança das informações desde a base.
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