A admissão de funcionários é um dos processos mais estratégicos da gestão de pessoas dentro de uma empresa. Entenda tudo sobre o assunto!
Mais do que uma obrigação legal, a admissão de funcionários representa o início da jornada do colaborador e pode impactar diretamente o clima organizacional, a produtividade do RH e até a retenção de colaboradores no longo prazo.
Neste artigo, vamos explicar em detalhes o que é admissão de funcionários, quais são as etapas obrigatórias, os documentos exigidos, os erros mais comuns e como a tecnologia pode ser uma aliada para tornar esse processo mais ágil, seguro e eficiente.
O que é a admissão de funcionários?
A admissão de funcionários é o conjunto de etapas formais e legais que oficializam a contratação de uma pessoa por uma empresa. Isso inclui:
- a entrega e análise de documentos;
- registro no eSocial;
- assinatura de contrato;
- realização do exame admissional.
É a partir dessa formalização que o colaborador passa a ter vínculo empregatício, com todos os direitos e deveres previstos pela legislação trabalhista.
No contexto do RH, a admissão também é uma oportunidade importante para reforçar a cultura organizacional, alinhar expectativas com o novo talento e identificar, desde o início, o fit cultural com a empresa. Assim, garante-se uma integração bem-sucedida, promovendo uma boa experiência desde o primeiro dia.
A seguir, você vai conhecer as principais etapas do processo de admissão e a importância de cada uma.
Quais são as etapas da admissão de um funcionário?
O processo de admissão envolve diferentes etapas que, quando bem estruturadas, garantem conformidade legal e evitam retrabalho. Confira agora quais são:
Coleta de documentos
A coleta de documentos é a primeira ação prática da admissão. É quando o RH solicita ao novo colaborador os dados e comprovantes necessários para realizar o registro, tais como:
- CPF e RG;
- Carteira de trabalho digital (CTPS);
- Comprovante de residência;
- Carteira de habilitação (CNH), se for relevante para a vaga;
- Certificado de reservista (se aplicável);
- Número do PIS;
- Certificado de conclusão em instituições de ensino ou diplomas.
Ter um checklist padronizado e atualizado com base no tipo de contratação facilita muito essa etapa e reduz falhas. Falaremos em detalhes sobre a importância de cada documento mais adiante neste artigo.
Registro em carteira (CTPS Digital)
Atualmente, o registro em carteira é feito por meio da CTPS Digital, via sistema integrado ao eSocial. Esse registro deve ser realizado antes do colaborador iniciar as atividades. O preenchimento correto é essencial para evitar penalidades e garantir os direitos do trabalhador.
Contrato de trabalho
O contrato formaliza o vínculo entre empresa e colaborador, trazendo as informações sobre tipo de contratação, jornada, salário, benefícios, entre outras cláusulas, ou até dados que servirão futuramente para a avaliação por competência e a avaliação de desempenho. Um contrato bem redigido evita mal-entendidos e protege ambas as partes.
Exame admissional
Exigido por lei, o exame admissional avalia se o colaborador está apto a desempenhar suas funções. O exame deve ser feito por profissionais qualificados, antes do início das atividades, e é registrado por meio do Atestado de Saúde Ocupacional (ASO).
Integração do novo colaborador: onboarding
Depois de toda a parte documental, é hora de recepcionar o novo talento. A integração (ou onboarding) é uma etapa essencial para apresentar a empresa, as equipes, os valores e processos internos. Um bom onboarding contribui para o engajamento e reduz o tempo de adaptação.
Quais documentos são exigidos na admissão de funcionários?
A documentação pode variar de acordo com o tipo de contrato, mas há alguns documentos que são exigidos na maioria dos casos. São eles:
RG, CPF, título de eleitor, comprovante de residência
São os documentos solicitados pela empresa para validar a identidade e os dados básicos do colaborador. Isso inclui também informações bancárias para o depósito salarial e certificados de escolaridade.
Documentos específicos conforme o tipo de contratação
- Contratação CLT: Carteira de Trabalho Digital, número do PIS, certidão de nascimento ou casamento, entre outros.
- Estágio: termo de compromisso de estágio, apólice de seguro, comprovante de matrícula.
- Aprendiz: documentos de identificação, comprovante de escolaridade e termo de aprendizagem.
- Pessoa Jurídica (PJ): contrato social, CNPJ, comprovante de regularidade fiscal.
Todos os documentos precisam ser entregues no início do colaborador na empresa e a tempo para cumprir os prazos de admissão, os quais você conhecerá no tópico a seguir.
Qual é o prazo legal para fazer a admissão?
Segundo as regras do eSocial, a admissão de funcionários deve ser feita antes do início das atividades. Ou seja, a admissão precisa ser enviada ao sistema do Governo pelo menos um dia antes do primeiro dia útil de trabalho.
O não cumprimento desse prazo pode gerar multas à empresa, além de problemas de compliance trabalhista.
Além do não cumprimento das exigências legais, existem outros erros que precisam ser evitados na admissão. Continue lendo para saber quais são!
Quais erros devem ser evitados na admissão de colaboradores?
Mesmo com um processo estruturado, o RH pode cometer alguns deslizes que comprometem a legalidade ou a experiência do novo colaborador. Conheça agora os mais comuns durante a admissão de funcionários e como evitá-los:
Atraso no registro do colaborador
Como evitar: esse erro é mais comum do que parece e pode gerar sanções legais. Por isso, é importante acompanhar os prazos e automatizar notificações com sistemas integrados ao eSocial.
Falta de documentação
Como evitar: deixar passar documentos obrigatórios pode atrasar o processo e prejudicar o início das atividades. Um sistema de admissão digital pode ajudar com checklists automatizados e envio de arquivos digitalizados.
Contrato incompleto
Como evitar: a ausência de cláusulas essenciais ou dados incorretos pode levar a disputas futuras. Ter modelos validados pelo jurídico e adequados para cada contratação dentro de um sistema de RH é uma boa prática.
Falta de estratégia de onboarding
Como evitar: o início do novo colaborador na empresa deve causar uma impressão positiva, caso contrário, pode resultar em insatisfação e turnover. A adoção de um sistema de admissão digital também é uma maneira de garantir que o onboarding seja completo e proporcione a melhor experiência para pessoas recém admitidas.
Excesso de processos manuais
Como evitar: ter muitos processos manuais e burocracias aumenta as chances de erros como os que foram listados aqui, gerando risco para a empresa e para novos colaboradores. Por isso, é importante buscar a digitalização e automação dos processos com o uso de softwares integrados, que facilitem a gestão e o acompanhamento de todas as etapas.
Nos próximos tópicos, explicamos como você pode usar tecnologia para fazer a transformação digital da admissão na sua empresa.
Como otimizar a admissão de funcionários com tecnologia?
Com o avanço do RH digital, é possível transformar a admissão de funcionários em um processo simples, seguro e sem papel. Entenda como fazer:
Adote ferramentas de admissão digital
Plataformas específicas permitem que o RH conduza todo o processo de onboarding de forma online, incluindo:
- envio de documentos;
- criação de modelos de contrato;
- envio de convites personalizados de admissão;
- coleta de assinaturas eletrônicas;
- conferência automática de dados;
- notificações por etapas;
- integração e treinamento de novos colaboradores.
Isso reduz tempo do RH, melhora a experiência do novo colaborador e também facilita futuras movimentações, como promoções ou recrutamento interno.
Automatize o fluxo de documentos
Com um bom sistema de admissão digital, é possível montar fluxos inteligentes que notificam o candidato sobre documentos pendentes, preenchem dados automaticamente e arquivam tudo em nuvem com segurança.
A admissão de funcionários vai muito além do envio de documentos: trata-se de um processo estratégico para o RH e essencial para a construção de uma equipe engajada, produtiva e em conformidade com a legislação.
Mas, como fazer isso com um software de admissão digital? No tópico a seguir, explicamos como esse tipo de solução é ideal para fazer a transformação digital do seu negócio.
Como usar um software de admissão para tornar os processos mais ágeis e livres de erros?
Ao estruturar cada etapa e contar com o suporte de ferramentas tecnológicas, sua empresa ganha em agilidade, organização e experiência do colaborador.
Soluções como a Admissão Digital da Senior ajudam em todas as etapas, garantindo que nada seja esquecido e proporcionando a melhor experiência para o RH e os colaboradores recém admitidos.
- Convites de admissão personalizados: envio de link personalizado para o colaborador preencher seus dados pessoais e enviar os documentos digitalmente para o RH.
- Validação de dados com OCR: tecnologia de reconhecimento de caracteres (OCR) integrada, para acelerar os dados preenchidos pelo colaborador.
- Assinatura eletrônica: o novo colaborador assina o contrato eletronicamente, tornando o processo rápido, seguro e validado juridicamente.
- Acompanhamento em tempo real: o RH acompanha tudo em tempo real, com notificações que informam sobre pendências ou etapas concluídas.
- Flexibilidade: configuração de cada etapa do fluxo de admissão conforme as particularidades da sua operação, garantindo que empresas de qualquer porte tenham uma ferramenta escalável.
Com a Admissão Digital da Senior, o novo colaborador realiza todas as etapas de onde estiver, usando o computador ou celular, sem precisar se deslocar até a empresa.
Já o RH eliminar a burocracia e controles manuais das etapas da admissão, pois tudo acontece de forma 100% online e integrada com a jornada do novo colaborador.
O resultado é um processo mais rápido, sem entraves e muito mais prático para todos os envolvidos.
Entre em contato com a Senior e proporcione a melhor experiência de admissão digital para o seu novo colaborador!
