Frete SPOT é uma solução para entregas urgentes, com pagamento à vista e entrega imediata. Conheça as vantagens e quando utilizá-lo para evitar riscos.
O termo frete SPOT é muito usado pelos profissionais que trabalham com logística, mas costuma causar dúvidas entre os embarcadores. Normalmente, a empresa fecha um contrato anual com uma transportadora, já tendo determinado a tabela de preço e a demanda de serviço.
Contudo, quando isso sai do previsto devido a algumas entregas urgentes, é preciso avaliar com cuidado para que essas urgências não atrapalhem a operação logística. Esse tipo de frete é um recurso extremamente válido, que pode ser usado naqueles momentos em que o transporte normal não é possível. Porém, é algo que não pode passar a ser rotineiro.
Neste post, você vai entender o que é, como funciona e quais as características e as vantagens do frete SPOT.
O que é frete SPOT?
Trata-se de uma contratação específica do embarcador alheia ao contrato firmado, mas que exige nova cotação e forma de pagamento à vista, já que o SPOT precisa cumprir o prazo com velocidade.
Usualmente, os embarcadores fazem contratos de longo prazo com as transportadoras para que elas prestem o serviço de frete. Logo, conforme o volume de entregas, os tipos e os destinos, são estabelecidos os custos para ser operado dentro do período. Entretanto, podem surgir imprevistos de entregas de cargas urgentes. Isso é chamado frete SPOT
O conceito de “SPOT” é urgência, rapidez, mercado pronto ou, ainda, mercado disponível. Acontece que, no segmento de logística e transportes, apesar de muitas negociações envolverem contratos de longo prazo, existem também os casos de contratações SPOT de frete. Nelas, só se admite transação em que o serviço seja entregue de forma imediata e mediante pagamentos à vista.
No setor empresarial, esse tipo de cotação pode ser vantajoso, pois traz vários benefícios para o transportador (afinal, ele receberá o pagamento à vista) e para o cliente (já que ele receberá seu produto de maneira instantânea, não tendo que esperar um longo tempo).
A área do transporte de cargas é uma das que mais usam esse tipo de operação. A tendência é que ele acabe se popularizando com a intensificação do frete online, podendo chegar a um preço “commodity”.
Vale destacar que o termo inglês “SPOT” tem vários significados, sendo que dois deles podem ser “instantâneo” e “imediato”. São termos bem comuns no mercado de commodities e de negociações em bolsas de produtos.
Como o frete SPOT funciona?
Quando surge uma entrega urgente, o frete SPOT deve ser acionado. Dessa forma, o responsável pela logística na empresa estabelece as prioridades, solicitando uma cotação rápida e a garantia do prazo. Depois, ele seleciona a transportadora que fará o frete — pode ser a que presta serviço ou outra. Após a escolha, ele faz o pagamento.
O frete SPOT, como se trata de uma modalidade de frete que não é muito frequente, passa a ser um “quebra-galho” do setor de logística de transportes. Estamos falando de uma contratação que não é nada comum e que só acontece em situações de emergência, o que explica o sucesso da prática dentro do processo de logística das empresas.
Quais são as suas características?
O frete SPOT apresenta características diferentes devido à forma como é contratado. Assim, é preciso que tanto transportadoras quanto caminhoneiros e embarcadores saibam quais são para qualificar a gestão de frotas, visando à satisfação dos clientes. Veja, abaixo, as principais particularidades desse modelo de contratação!
Pagamento à vista
Como o frete SPOT é feito separado do contrato com as transportadoras, a fatura acaba tendo um vencimento imediato. O que é bastante diferente das parcerias que a empresa fecha, que têm o famoso “período de corte”. Nele, todos os fretes que ocorreram no período determinado são somados para enviar o boleto com o valor do serviço usado.
Entrega imediata
Outra característica bem marcante desse frete é a entrega imediata. Isso porque, na maioria dos casos, ele é necessário em casos de urgência. Ocorre muito em contratações de frete aéreo, que acabam disponibilizando prazos bem menores do que o de transporte regular.
Carga fora do padrão
Empresas que trabalham com diferentes perfis de clientes e com um portfólio amplo de produtos costumam ter uma dificuldade maior para contratar transportadoras que atendam a todas as suas necessidades de transporte.
Um exemplo que podemos citar são negócios que atendem tanto clientes B2B (Business to Business, ou seja, modelo de negócios em que a empresa vende para outras empresas) quanto B2C (Business to Consumer, ou seja, modelo de negócio em que uma empresa se relaciona com o consumidor final).
Uma empresa que distribui eletrônicos, por exemplo, vende celulares para um público final e pallets de computadores para os grandes varejistas. É bem difícil conseguir negociar ótimas tabelas de fretes que consigam cobrir essas demandas. Por isso, o frete SPOT também se mostra uma boa opção.
Serviço de urgência
Um dos únicos motivos que os gestores têm para contratar esse tipo de frete é a urgência de uma entrega. Em determinadas situações, pode ser necessidade de reposição ou de troca de mercadorias, exigência do cliente ou problemas internos que podem ocasionar atraso na entrega, por exemplo.
Custo maior
A necessidade de fazer uma entrega de forma imediata e o transporte de urgência fazem com que os valores cobrados pelo serviço se tornem maiores quando comparados aos do transporte contratado regularmente. Isso acontece porque o frete SPOT requer condições especiais, como veículo dedicado ou, ainda, o frete aéreo.
Quais são as vantagens do frete SPOT?
Essa modalidade vem crescendo e tem gerado oportunidades interessantes, tanto para o embarcador quanto para a transportadora. Com o frete SPOT, é possível resolver o problema de imprevistos para as empresas, pois ele é usado somente em emergências que precisam de uma entrega ágil e eficiente.
Principais vantagens para os contratantes:
Entrega imediata com a finalidade de satisfazer o consumidor final
A entrega, nesse caso, tem que ser realizada o quanto antes. Essa é a condição principal para contratar SPOT. Para o consumidor final, é garantia de que o serviço vai ser solucionado em breve.
Isso acaba sendo uma vantagem para a transportadora também, pois significa que ela vai ganhar em dinheiro e em tempo em um curto prazo. Logo, estamos falando aqui de um cenário bastante positivo para ambos os lados.
Processo de negociação e contratação sem burocracias e rápido
Na maioria dos casos de contrato de transporte desse tipo de frete, há uma urgência para a entrega. Por essa razão, o processo de contratação teve que passar por mudanças. Com isso, algumas questões burocráticas foram deixadas de lado para garantir agilidade. Alguns exemplos são as múltiplas rodadas de negócios a fim de acertar termos de contrato e a cotação com inúmeros fornecedores.
Dessa forma, graças à redução nas exigências burocráticas, o frete SPOT garante uma velocidade de contratação bem mais ligeira. Na prática, facilita a vida tanto do cliente quanto da transportadora, que já passa a ter lucros com o serviço imediatamente.
Menores chances de queda no nível de serviço
É possível que haja atraso nos processos internos da empresa, e isso prejudica o prazo final para entregar o produto ao consumidor. Podemos citar dois exemplos bastante comuns:
- a demora para emitir documentação — algo que pode acontecer devido a problemas em sistemas internos;
- a demora na consolidação das cargas para fazer o envio — isso faz com que o pedido do cliente permaneça mais tempo parado, por ter que esperar a rota.
Em casos assim, em que há atraso na entrega, o nível de serviço de entrega também cai. Esse é um ponto bem negativo, pois mostra que os processos logísticos estão com falhas.
Esses problemas afetam a experiência do público com relação à marca. Portanto, o frete SPOT passa a ser uma ótima opção. Embora os custos sejam maiores, a empresa não perde clientes por causa de erros internos.
Satisfação do cliente final
Com esse tipo de frete, a empresa consegue:
- atender consumidores que precisam de uma mercadoria para ser utilizada em breve e usam o prazo do frete como um critério para decidir pela desistência ou pela compra;
- solucionar questões de trocas de produtos comprados com defeitos de forma bem rápida, sem prejudicar a experiência de compra com a marca;
- reter os clientes finais e ainda fidelizar os clientes varejistas.
Por fim, é importante destacar que o frete SPOT é capaz de assegurar a prestação de serviços diante da impossibilidade de atendimento por parte da transportadora já contratada, além de reduzir os níveis de queda no serviço e interrupções repentinas na produção.
Já o benefício para a transportadora que assumirá o frete é que o pagamento é à vista, ajudando o seu fluxo de caixa e abrindo oportunidades de parcerias.
O motivo disso é que, ao contrário dos outros trabalhos de transporte de carga, que têm o faturamento feito somente no final do mês considerando todos os serviços realizados, a contratação SPOT contempla uma entrega apenas. Como se trata de um trabalho pontual, o pagamento também é efetuado com vencimento imediato.
Além disso, o transporte tem menos paradas e pode ser feito como frete de retorno para que o veículo não volte vazio.
Quais são as desvantagens do frete SPOT?
Como tudo tem seu lado bom e seu lado ruim, o frete SPOT apresenta fatores negativos que devem ser de conhecimento de quem trabalha com logística. Desse modo, será possível tomar decisões de maneira mais precisa.
Para o contratante, o custo dessa modalidade de frete fica mais alto por causa das exigências de prazos. Outro ponto é o risco de contratar um profissional desqualificado para realizar a entrega de forma insegura, o que pode trazer prejuízos. Por isso, busque revisar os contratos com as transportadoras que já trabalham com você e reavalie as estratégias.
Pelo lado do transportador, evitar que o caminhão volte vazio pode atrapalhar o planejamento da viagem e prejudicar as finanças e a frota, se isso não for organizado de maneira correta. Ou seja, como são situações esporádicas, isso dificulta o controle, já que o processo não é fixo.
Outro ponto importante é que esse tipo de frete pode surgir a qualquer hora. Significa que a equipe de logística ou o gestor responsável deve estar sempre pronto para reagir rápido a cada novo contrato. Por isso, é essencial saber se a empresa está pronta para encarar essa demanda e conseguir uma transportadora em cima da hora.
Por fim, vale mencionar que é fundamental ter certo cuidado para não prejudicar outros trabalhos de clientes que já são fixos por causa de contratação SPOT.
É melhor utilizar contrato de frete ou frete SPOT?
O melhor para a empresa é preferir um contrato de frete, mas é óbvio que isso não vai ser possível sempre. O mais recomendado é utilizar o frete SPOT somente naqueles casos pontuais. Afinal, os valores que as transportadoras que operam com esse modelo cobram tendem a ser maiores do que os do transporte que já está previsto em contrato.
Ainda tem dúvida sobre qual modelo você deve escolher para a demanda do seu negócio? A dica, nesse caso, é analisar com bastante cuidado o que tem que ser feito e em quanto tempo sua empresa deve realizar essa ação. O ideal é que você sempre busque as razões e a frequência com que essa contratação específica está sendo utilizada para que possa compreender se o contrato continua fazendo sentido.
Se você identificar um padrão, é importante voltar a negociar as condições de frete com seus fornecedores logísticos. Explique quais são as particularidades da sua empresa e ajuste o serviço. Para ficar claro, o objetivo do frete SPOT é suprir necessidades pontuais. Então, quando a demanda ultrapassa essa linha, é o momento de reavaliar a modalidade de contratação.
Quando é um risco para o negócio?
O uso desse tipo de frete acaba trazendo riscos, sobretudo ligados ao custo. Quando o volume de entregas atinge uma grande proporção nessa modalidade, já pode saber que é hora de rever os contratos padrão com as transportadoras parceiras. Busque tratar o frete SPOT sempre em regime de exceção por falta de previsibilidade.
Sem contar que, como não existe um contrato padrão, fica muito mais complicado cobrar um provedor de logística por SLAs (Service Level Agreement, ou seja, Acordo de Nível de Serviço) de qualidade. Se a necessidade se repetir, você chegaria a contratar novamente um provedor que entregou o produto com atraso? Como você pode cobrar para tudo acontecer de acordo com o combinado na próxima vez? Fica bem difícil.
Para que não seja um risco para seu negócio, o frete SPOT é um recurso que você pode e deve usar naqueles casos em que não é possível realizar o transporte normal. Por exemplo, quando uma transportadora não tiver disponibilidade para atender à demanda. O que não pode acontecer é esse tipo de contratação passar a ser rotineiro. Para isso, é importante ter uma boa gestão de frete.
O que saber ao optar pelo frete SPOT?
Antes de fazer a contratação desse frete, a empresa tem que conhecer alguns pontos relevantes que norteiam esse tipo de serviço. Confira:
- custo mais alto: como esse é um serviço que foge do padrão, ele acaba tendo um valor mais alto. Afinal, a transportadora tem que disponibilizar um veículo de forma mais rápida, além de uma equipe para que a entrega seja feita dentro do padrão de urgência que se espera;
- entregas imediatas: o serviço deve ser realizado imediatamente ou no momento que você definir. Sendo assim, essa contratação deve ser acionada em medidas bastante urgentes;
- pagamento imediato: ao pedir esse tipo de frete esporádico, a empresa tem que pagar imediatamente pelo serviço prestado, uma vez que ele fica fora das atividades que foram firmadas em contrato com os fornecedores.
Qual a hora de contratar o frete SPOT?
São vários os motivos que levam as empresas a contratarem o frete SPOT. Veja, abaixo, alguns deles para saber quando é o momento de contratar esse frete:
- volume de pedidos além do esperado;
- distribuição específica de cargas com medidas ou volume fora dos padrões;
- prevenção de novos problemas, sobretudo quando o consumidor não ficou satisfeito com o serviço prestado anteriormente;
- demandas inesperadas e que exigem soluções urgentes;
- distribuição de uma linha de produtos bem ampla, que deve chegar a diferentes tipos de clientes em pouco tempo;
- garantia da entrega do produto no prazo quando há falhas nos processos internos da empresa.
Como contratar uma empresa qualificada?
Na hora de optar por esse tipo de frete, é indicado seguir algumas dicas para que você não se frustre com o serviço prestado. Alguns pontos que fazem a diferença são verificar a carteira de clientes da transportadora, o tempo de experiência e, claro, pedir indicações de parceiros e amigos.
Veja se a transportadora conta com equipamentos tecnológicos, se é bem avaliada e se realmente cumpre com os prazos preestabelecidos. Além disso, procure saber se a frota passa por mudanças constantes e se os colaboradores são devidamente capacitados.
Fazendo isso, é certeza de que a parceria vai durar muito tempo, seja para contrato de longo prazo, seja para frete SPOT. Afinal de contas, quando um serviço é feito com qualidade, acaba rendendo bons frutos para os dois lados envolvidos na negociação.
Como usar o frete SPOT da melhor forma?
Para conseguir vantagens competitivas, é imprescindível que as cargas e os fretes SPOTs sejam bem controlados. Um bom sistema para controle de entregas pode ajudar nessa missão. Aqui nesta parte do texto, é fato que você já notou que esse sistema se trata de uma operação que envolve riscos, especialmente quando falamos de custos.
Por essa razão, é necessário que o gerente de logística controle e monitore a incidência desse tipo de frete. Caso ele passe a ser um fenômeno regular e comum na empresa, é o momento de parar para avaliar e tomar medidas que possam economizar nesse tipo de operação imprevista.
Nas próximas linhas, temos dicas práticas sobre como fazer esse monitoramento. Acompanhe!
Identifique os motivos e a frequência
Consulte os históricos operacionais pelos indicadores de desempenho e relatórios gerenciais para saber quais foram os motivos e a frequência com que utilizou o frete SPOT. Para isso, levante os seguintes dados:
- comportamento do mercado consumidor, impostos, negociação com desconto;
- estratégia errada do setor de vendas ou ausência dela;
- portfólio sazonal;
- equívoco operacional;
- atraso da transportadora que já presta serviços;
- erro de estimativa e de demanda.
Reavalie o contrato com as transportadoras
Depois de conhecer esses dados, revise os contratos com seus parceiros para se certificar de que contratará uma empresa de transporte qualificada, e não um aventureiro. Inclusive, volte a negociar mostrando as particularidades do seu negócio, como pedidos em épocas específicas e exceção de um cliente potencial, apresente o histórico e a demanda da sua operação etc.
Feito isso, reveja os custos determinados no Acordo de Nível de Serviço de qualidade e eficiência, bem como os ônus e os bônus da transportadora para que ela o atenda com maestria na questão do frete SPOT.
Bom, agora você já sabe do que se trata esse tipo de frete e entende que é um recurso vantajoso e interessante para contratante e para transportador. Mas lembre-se de que esse modelo não pode passar a ser prioridade no seu negócio, uma vez que ele também tem desvantagens e riscos. De qualquer modo, é sempre fundamental conhecer as novidades e estar preparado para situações de urgência, pois esse pode ser o diferencial da sua marca.
Ao contratar um frete SPOT, busque por transportadoras que têm profissionais qualificados para atender dentro do prazo e com segurança. Além disso, que opere com custos justos e condizentes com o mercado.
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