Arquivo CNAB: o que é e como funciona?

ERP 28/10/2024 • 5 min de leitura

A automação da conciliação de pagamentos é um dos principais benefícios que o CNAB traz para as empresas

A padronização é um dos grandes segredos do sucesso de processos de automação, como demonstramos nos artigos sobre Pix, Open Banking e Open Finance, que mostraram uma evolução natural do ecossistema financeiro. O arquivo CNAB é mais um padrão que definiu as diretrizes da troca de informações financeiras.

O Centro Nacional de Automação Bancária (CNAB) foi criado pela Federação Brasileira de Bancos (Febraban) para acelerar as remessas e as trocas de informações entre os clientes e as instituições financeiras. Para um pagamento ser concretizado, uma sequência de transações precisa acontecer dentro dos sistemas até que ele seja efetivado.

Entender mais a fundo sobre o padrão CNAB é importante para organizações que estejam buscando aumentar a eficiência e a agilidade em pagamentos, aprimorando a sua gestão financeira. Esta compreensão auxilia a controlar os pagamentos efetuados e otimizar diversas tarefas, entre elas a conciliação bancária.

Acompanhe o restante deste artigo para entender mais sobre o arquivo CNAB.

O que é o arquivo CNAB?

O arquivo CNAB, criado pela Federação Brasileira de Bancos (Febraban), é um padrão utilizado para padronizar a troca de informações financeiras entre empresas e instituições bancárias. Ele simplifica processos como pagamentos, cobranças, emissão de extratos e débitos em conta, proporcionando uma gestão financeira mais eficiente e segura.

A padronização CNAB também reduz erros operacionais e garante maior transparência em todas as etapas das transações financeiras, sendo fundamental para a automação e otimização da gestão financeira de uma empresa.

Como funciona o arquivo CNAB?

É preciso imaginar dois diferentes momentos dentro dessa lógica: a fase de remessa e o recebimento dos arquivos de retorno.

No primeiro momento, o arquivo CNAB é emitido, realizando a comunicação às instituições financeiras – bancos ou cooperativas – de que existe um pagamento a ser efetuado. Estamos falando de impostos, cobranças e boletos, entre outros. Dentro dos sistemas de gestão, este arquivo é entendido como um arquivo de remessa, tendo a extensão .REM.

Por meio de softwares especializados, essa troca de informações permite que as instituições financeiras façam a validação dos dados. Se tudo estiver de acordo, o pagamento é autorizado, gerando um arquivo de retorno (extensão .RET), que informa a quitação de um débito.

Normalmente, esta relação é intermediada pelos softwares de gestão especializados, que, ao receberem configurações apropriadas, podem realizar este processo de forma automatizada. Com isso, a gestão financeira de um negócio está atualizada, reduzindo o trabalho operacional e o risco de erros devido à digitação e à verificação manual.

Pode parecer complexo, mas este procedimento ocorre de forma ágil e segura e permite uma conciliação financeira eficaz. Isso possibilita a otimização da gestão financeira, acelera processos e identifica eventuais discrepâncias.

Como o pagamento eletrônico simplifica a rotina de clientes e empresas? Explicamos em nosso blog.

Como o padrão CNAB é utilizado?

Acima, demos um exemplo de aplicação do arquivo CNAB no contexto de boletos e cobranças. Mas não é só para isso que este layout é adotado na rotina de instituições financeiras:

Pagamentos – Além de boletos, pode ser usado para quitar salários, despesas de fornecedores, dividendos, liquidação de títulos financeiros ou impostos, entre outras possibilidades.
Cobranças – Estabelece os dados de cobranças para o banco que será o beneficiário, além de realizar o seu processamento.
Emissão de extratos – Dentro do propósito de conciliação bancária, abre a possibilidade desta verificação periodicamente. Para as empresas, isso facilita a gestão financeira a partir do controle sobre saldos, das transações realizadas e do entra e sai das contas bancárias.
Débito em conta – Permite os pagamentos desta modalidade, incluindo empréstimos consignados, com desconto direto em folhas de pagamento.

Por exemplo, no contexto de pagamento de salários, a empresa envia ao banco um arquivo CNAB de remessa com os dados dos colaboradores e valores a serem pagos. Após a confirmação e liquidação, o banco envia um arquivo de retorno, informando que os pagamentos foram efetuados.

Quais as vantagens desta padronização?

Conforme já mencionamos no início do artigo, a padronização é um requisito fundamental para simplificar a interação entre instituições financeiras, muito adotado no sistema financeiro. Esta normatização gera várias vantagens também para as empresas de fora do sistema bancário:

Autonomia

O padrão CNAB permite que qualquer empresa tenha liberdade para escolher um sistema de gestão que se conecte facilmente ao sistema financeiro e se adapte às rotinas e processos do negócio Esse cuidado é fundamental para garantir uma gestão financeira conectada e eficiente.

Automação e gestão financeira

A automação é consequência da padronização. Por isso, o arquivo CNAB simplifica diversos processos financeiros, facilitando a conciliação bancária e reduzindo as intervenções manuais. Na prática, isso resulta em uma gestão financeira mais eficiente, incluindo a consolidação de dados sobre os pagamentos em um único local – o que também assegura o compliance fiscal e tributário.

Segurança

Ao ter uma estrutura pré-definida e dados obrigatórios a serem preenchidos, cria-se uma segurança nas transferências de recursos para as empresas em relação à gestão financeira.

Mais transparência

Um outro ponto importante é que os lados envolvidos em um pagamento têm transparência completa sobre as suas operações. Se houver discrepâncias, a quitação, muitas vezes, nem sequer é efetuada, mas, se for feita, é possível que os sistemas das empresas acionem alertas de governança financeira e compliance.

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Quais são os tipos de arquivo CNAB?

Se o objetivo deste documento é padronizar e facilitar a gestão por parte de bancos e cooperativas, então estamos falando de apenas um tipo de arquivo CNAB, certo? Errado! Atualmente, existem dois modelos que são validados pela Febraban.

– CNAB 400 – É um modelo com layout mais simples, limitado a 400 posições. Não oferece o serviço de banco correspondente, o que impede o seu uso para pagamentos em casas lotéricas ou outras instituições autorizadas pelo Banco Central.

– CNAB 240 – É um layout mais completo, um padrão que agrega a maioria do que está previsto no CNAB 400, incluindo outros títulos a serem pagos. Neste caso, agrega ainda o serviço de banco correspondente, podendo ser quitado em casas lotéricas ou outras instituições autorizadas pelo Banco Central.

A decisão pelo modelo mais apropriado depende de cada empresa. Em geral, o principal fator decisório considera o volume de ordens de pagamento emitidas. Quanto maior, mais o modelo CNAB 240 se torna adequado.

Sob a ótica das instituições financeiras, é comum que disponibilizem ambas as possibilidades aos seus clientes, deixando a escolha livre para sua aplicação em folhas de pagamento, boletos de cobrança e tributos.

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