Tudo sobre Folha de pagamento
Muitos gestores enfrentam desafios com a folha de pagamento. Esse também é o seu caso? Se sim, você está no lugar certo. Este conteúdo foi elaborado especialmente para simplificar o entendimento dessa obrigação – desde o seu aspecto legal até a sua execução.
Sabemos que a folha pode gerar muitas dúvidas. Não à toa, afinal, esse processo deve respeitar uma série de leis, regras e características específicas de acordo com a categoria de cada empregado e empregador.
Fazendo uma analogia, a folha é similar a uma linha de produção. Sabe por quê? Em uma indústria, a eficiência operacional depende da execução precisa de cada etapa do ciclo produtivo.
Todas as fases são fundamentais para garantir que o produto atenda aos padrões estabelecidos e seja entregue no prazo. Olhando para a elaboração da folha de pagamento, isso não é diferente, você concorda?
Cada etapa – do controle de ponto ao recolhimento de impostos – garante a conformidade com as normas legais, assim como o pagamento correto e no prazo. Por outro lado, quando acontece um erro na folha de pagamento, as consequências vão desde a insatisfação dos funcionários até problemas legais e de compliance.
O mesmo acontece quando há uma falha no processo de fabricação: a entrega do produto é comprometida. Pensando em tudo isso, fica a pergunta: como transformar a gestão da folha de pagamento em um processo tão eficiente quanto uma linha de produção de alta qualidade?
É isso que você vai descobrir neste conteúdo. Saiba tudo sobre a folha de pagamento e esteja pronto para tornar sua gestão cada vez mais estratégica e eficaz.
O que é folha de pagamento?
A folha de pagamento é o documento no qual é registrado todos os proventos e descontos dos empregados. A folha é uma exigência legal de acordo com o artigo 225 do Decreto 3048/1999. Segundo incisos I e II deste artigo, as empresas são obrigadas a:
I - preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II - lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
Assim, a folha é um comprovante das obrigações trabalhistas e fiscais. Nela, transitam as informações de todos os colaboradores, inclusive os desligados dentro do período de cálculo, que é feito mensalmente.
Mas quais informações são essas? O que diz a lei? Ainda segundo o Decreto 3048/1999, parágrafo 9, são:
- Nome dos segurados;- Cargo, função ou serviço prestado;
- Segurados agrupados por categoria (empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual);
- Destaque das seguradas em gozo de salário-maternidade;
- Destaque das parcelas integrantes da remuneração (aquelas que incorporam ao salário e refletem em encargos trabalhistas);
- Destaque das parcelas não integrantes da remuneração (aquelas que não incorporam ao salário);
- Informação dos descontos legais;
Indicação do número de quotas de salário-família que cada empregado ou trabalhador avulso possui.
Qual a importância da folha de pagamento?
Como citado no tópico anterior, a folha de pagamento é obrigatória e precisa estar em conformidade com a legislação trabalhista e fiscal vigente. E quando isso não ocorre, você sabe qual o impacto para a organização? Sanções legais, multas e processos trabalhistas são alguns exemplos de como a empresa pode ficar exposta a riscos financeiros e de reputação. Nesse sentido, a precisão no cálculo da folha é essencial para garantir a integridade financeira e a sustentabilidade do negócio. Uma folha bem estruturada também ajuda a organização a ter transparência financeira e controle orçamentário, podendo tomar ações mais assertivas e estratégicas. Agora, do ponto de vista dos colaboradores, vale lembrar que a folha de pagamento serve como um comprovante de renda. Além disso, é usada para a solicitação de aposentadoria. Logo, é importante mitigar erros no cálculo, bem como atrasos no pagamento. Afinal, isso pode levar não só à insatisfação, mas também à desmotivação e até mesmo à rotatividade de funcionários.
Como fazer o cálculo da folha de pagamento?
Para fazer o cálculo da folha de pagamento, é necessário preparar algumas informações que compõem a folha. Isso levando em conta que cada empresa tem suas particularidades, assim como acordos e convenções coletivas negociadas, que são específicas de cada setor e localidade.
Classificação do colaborador
O primeiro passo para calcular a folha de pagamento é definir as categorias as quais seus colaboradores pertencem, como função, tipo de contrato, setor e localização.
Por exemplo: um jovem aprendiz precisa respeitar a Lei da Aprendizagem (Lei 10.097/00), o que reflete na quantidade de horas de trabalho permitidas e no recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), sendo 2% do salário. Já um trabalhador da indústria, dependendo do seu cargo, pode receber adicional de insalubridade. Tal condição influencia no cálculo da remuneração e encargos trabalhistas.
Percebe como cada caso tem normas específicas?
Vale lembrar que essa classificação deve ser feita na admissão ou sempre que houver alguma movimentação, como mudança de cargo, transferência de unidade etc.
Em empresas menores, esse processo de categorização é mais simples. Contudo, nas organizações maiores, que lidam com diversas modalidades de trabalho e possuem empregados contratados em diferentes regiões, a atenção a estes detalhes deve ser ainda maior.
Fechamento do cartão ponto
O segundo passo para efetuar o cálculo da folha é fazer o fechamento do cartão ponto. É neste momento que serão conferidas todas as informações sobre a jornada de trabalho, tais como:
-Horas trabalhadas;
-Horas faltas;
-Horas extras;
-Ausências justificadas;
-Adicionais em geral.
Mas lembre-se: o apontamento e controle da jornada devem ser feitos no decorrer do período e não somente no fechamento da folha. Para tal, é importante definir uma data de corte para registro do ponto, bem como um prazo para ajustes.
Lançamento de benefícios e remunerações variáveis
Mesmo quando o valor do salário-base permanece constante ao longo do período de pagamento, existem diversos fatores que podem influenciar na remuneração final. Isso inclui benefícios oferecidos pela empresa que dependem da participação ou adesão dos funcionários, como planos de saúde, vale-alimentação, entre outros.
Além disso, para funcionários envolvidos em vendas ou que desempenham funções comissionadas, é crucial registrar corretamente as comissões e outros incentivos variáveis que podem impactar significativamente na sua remuneração.
Agora que você já sabe como organizar o cálculo da folha de pagamento, confira quais itens compõem a folha.
Quais os principais proventos da folha de pagamento?
A seguir listamos os principais proventos da folha de pagamento. Lembre-se de que cada categoria profissional pode atender à legislação específica, assim como a acordos e convenções coletivas.
Salário-base
O salário-base é estipulado no contrato de trabalho do funcionário e refere-se a um valor fixo, sem incluir adicionais, gratificações ou benefícios. Ele serve de referência para o cálculo de diversos direitos trabalhistas, como férias, 13º salário e horas extras.
Segundo a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o salário-base deve respeitar o piso salarial da categoria, definido em acordos ou convenções coletivas. Este, por sua vez, não pode ser inferior ao salário-mínimo nacional.
Horas extras
A CLT determina que as horas extras serão remuneradas com adicional de no mínimo 50% sobre a hora normal. No entanto, para realizar o cálculo da hora extra do funcionário, é preciso ter em mãos a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) em que ele está enquadrado.
Neste documento estará a orientação a respeito do percentual a ser acrescentado à hora do funcionário, de acordo com o dia da semana e horário da prestação do serviço.
Lembrando que nas organizações pode haver diversas modalidades de trabalho e convenções coletivas por regiões, como citamos no tópico anterior sobre classificação do funcionário.
Descanso Semanal Remunerado (DSR)
O DSR (Descanso Semanal Remunerado) é previsto no artigo 67 da CLT e na Lei n° 605/1949. Também conhecido como repouso semanal remunerado, garante um dia de folga remunerada por semana, preferencialmente aos domingos.
Porém, caso o colaborador não usufrua do descanso no dia predeterminado, e na CCT tenha cláusula para compensação de horas, ele poderá folgar em outro dia dentro da mesma semana. E se a folga não acontecer em nenhum dia? Então, são devidas horas extras em dobro.
Por falar em horas extras, o DSR também incide sobre elas. Ou seja, quando o colaborador prorroga a sua jornada após o horário normal de trabalho, além de calcular os adicionais, deve-se calcular o DSR sobre as horas extraordinárias. É importante lembrar que o DSR reflete no pagamento das férias e do 13° salário, aumentando o custo da folha.
Adicional de insalubridade
O adicional de insalubridade é concedido aos trabalhadores que desempenham atividades em condições que possam comprometer sua saúde e segurança. O cálculo é feito sobre o salário-mínimo vigente, de acordo com a classificação do grau de insalubridade:
10% para grau mínimo;
20% para grau médio;
40% para grau máximo.
Para exemplificar, pense no profissional que exerce o cargo de técnico em radiologia. Ele está exposto a agentes nocivos e, por isso, tem direito ao adicional de insalubridade. A Norma Regulamentadora (NR) 15 estabelece todas as atividades consideradas insalubres.
Adicional de periculosidade
Já o adicional de periculosidade é devido aos trabalhadores que exercem atividades perigosas, como manuseio de inflamáveis e explosivos. Também é direito dos profissionais que atuam com energia elétrica.
Um frentista e um eletricista, por exemplo, têm direito a este adicional. A NR 16 regulamenta quais são as atividades periculosas. E você sabe qual o valor do adicional de periculosidade? De acordo com o artigo 193, § 1º, da CLT, o valor corresponde a 30% do salário-base do trabalhador.
Importante: tanto o adicional de insalubridade quanto o de periculosidade podem sofrer variação em seu percentual, conforme acordos e CCTs de cada categoria. Ambos também incidem sobre os encargos trabalhistas.
Salário-família
O salário-família está previsto nos artigos 65 a 70 da Lei 8.213/91. A atualização do seu valor é feita anualmente, sendo determinada pela Portaria Interministerial MPS/MF.
Você sabe quem tem direito ao salário-família? Os empregados com baixa renda, inclusive os domésticos e trabalhadores avulsos. Para isso, eles devem obedecer a algumas regras:
Comprovar que tem filhos de até 14 anos de idade ou inválidos de qualquer idade, mediante certidão de nascimento ou documentação equiparada;
Apresentar anualmente atestado de vacinação obrigatória e comprovação de frequência escolar do filho ou equiparado;
Não ultrapassar o limite de remuneração estabelecido na legislação correspondente.
Em 2024, de acordo com a Portaria MPS/MF nº 2/2024 o valor do salário-família é de R$ 62,04 por dependente. E a remuneração do trabalhador não pode ultrapassar o valor de R$ 1.819,26. Aqui, considera-se “remuneração” o valor total do salário de contribuição para fins de INSS (Instituto Nacional do Seguro Social).
Comissões
As comissões são uma forma de remuneração variável, comum em setores como vendas e serviços, onde o trabalhador recebe uma porcentagem sobre as vendas ou serviços realizados.
A CLT, em seu artigo 457, §1º, estabelece que as comissões são parte integrante do salário, devendo ser consideradas no cálculo de férias, 13º salário, FGTS e outras verbas trabalhistas.
Em relação ao percentual de comissão, cada empresa determina os valores, geralmente em uma política de remuneração ou comissionamento.
Adicional noturno
A CLT também determina que o trabalho no período noturno deve ser remunerado com adicional. Isso porque traz impactos à saúde do trabalhador.
Confira as regras do adicional noturno:
Diferente da hora diurna, a hora noturna equivale a 52 minutos e 30 segundos, justamente para reduzir o impacto à saúde do colaborador.
Horas extras noturnas
As horas extras noturnas acontecem em duas situações:
Quando o colaborador não trabalha em horário noturno regularmente, mas em determinada data trabalhou no período noturno.
Quando o colaborador trabalha na escala noturna e estende a sua jornada. Por exemplo, trabalha das 22h às 06h30. Nesse caso, receberá 1h30 extra.
Quando se trata de horas extras noturnas, o empregado tem direito a receber o adicional de 50% sobre o valor da hora diurna, somado ao adicional noturno. Portanto, uma hora extra noturna é remunerada com 70% a mais do valor da hora normal diurna. Lembrando que estes percentuais podem variar conforme acordos e CCTs.
Quais os principais descontos da folha de pagamento?
Agora que você já conferiu os principais proventos da folha de pagamento, chegou o momento de entender os descontos mais comuns. Você vai perceber que a maioria deles se refere a descontos legais, sem variação nas regras.
Porém, assim como os proventos, alguns descontos também podem mudar conforme os acordos e convenções coletivas de trabalho.
Contribuição previdenciária (INSS)
Esta é uma contribuição que incide sobre todos os vencimentos do colaborador e o percentual varia de acordo com o valor a ser recebido pelo funcionário. Para saber exatamente quanto deve ser descontado, é preciso consultar a tabela vigente, divulgada pela Previdência Social.
Ao consultar a tabela, você perceberá que ela tem um teto máximo para desconto. Portanto, para empregados que tenham remuneração superior ao teto, deverá ser descontada a alíquota limite.
FGTS
Embora não configure um desconto na folha, o FGTS precisa constar no documento para que o colaborador saiba quanto está sendo depositado na sua conta vinculada. A alíquota incide sobre a remuneração bruta e é calculada conforme abaixo:
2% no caso de jovem aprendiz;
8% para os demais colaboradores.
Contribuição sindical mensal e anual
Uma vez que essa contribuição não é obrigatória, o funcionário precisa manifestar expressamente seu desejo de contribuir com a instituição. Nesse caso, cabe à empresa efetuar o desconto e repassar ao respectivo sindicato. Todas as orientações a respeito deste desconto constam na Convenção Coletiva de Trabalho da categoria.
IRRF
Na linha dos descontos legais, chegou a vez do Imposto de Renda Pessoa Física, que também é obrigatório. Ele é calculado com base no salário bruto e outros vencimentos, tais como horas extras, adicional noturno, descanso semanal remunerado (DSR), entre outros.
Assim como o INSS, a alíquota do IR a ser descontada varia de acordo com o valor recebido pelo colaborador. Nesse caso, o órgão que divulga anualmente a tabela do IRRF é a Receita Federal.
Atrasos
Quando a empresa não adere ao regime de banco de horas, pode praticar o desconto dos atrasos dos funcionários. Para descontar o valor, deverá calcular o proporcional ao tempo de ausência em relação ao salário do colaborador.
Porém, é importante atentar ao artigo 58, § 1°, da CLT, que diz o seguinte:
"Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário no registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários.”
Portanto, o desconto de atraso e o respectivo DSR só pode acontecer a partir de 11 minutos de atraso. Novamente, uma boa gestão do ponto é fundamental para fazer esses controles.
Faltas
Quando um funcionário se ausenta do local de trabalho por um dia inteiro sem apresentar uma justificativa legal, a ausência é considerada uma "falta injustificada". Nesse caso, a CLT prevê o desconto do dia de trabalho e do DSR. Além de impactar no cálculo de férias.
É importante que o empregador tenha um controle de ponto preciso e sem risco de fraudes, bem como oriente os funcionários sobre as consequências das faltas injustificadas.
Vale-transporte
O vale-transporte é obrigatório, previsto na Lei 7.418/1985, e tem como objetivo auxiliar no custo do transporte do colaborador no percurso residência-trabalho e vice-versa. O desconto é limitado à alíquota de 6% sobre o salário bruto.
E quando o valor total do benefício é menor que o valor deste desconto percentual, deve-se descontar o valor integral do benefício na folha. Confira um exemplo:
Joana recebe R$ 2500,00 de salário-base. Ela usa duas passagens de ônibus por dia, e cada uma custa R$ 5,00. Considerando um mês de 20 dias úteis, Joana tem um custo de transporte no valor de R$ 200,00 mensais (5,00 x 2 x 20).
Calculando 6% sobre o salário de Joana (R$ 2500,00), chegamos ao valor de R$ 150,00. Neste caso, a empresa desconta R$ 150,00 da folha de Joana e arca com o custo de R$ 50,00.
Por outro lado, se a passagem de ônibus custasse R$ 3,00, o valor integral do vale-transporte seria descontado de Joana.
Outros descontos autorizados
Além dos descontos legais, existem outros descontos que podem ocorrer na folha de pagamento, desde que autorizados pelo colaborador. Eles estão relacionados, geralmente, a benefícios adicionais oferecidos pela empresa ou a serviços opcionais escolhidos pelo próprio funcionário.
São exemplos de outros descontos:
- Plano de saúde;
- Plano odontológico;
- Previdência privada;
- Associação desportiva;
- Seguro de vida;
- Adiantamentos salariais;
-Vale-alimentação ou vale-refeição.
Qual o prazo para pagamento da folha?
De acordo com o art. 459 da CLT, § 1º, o pagamento deverá ser efetuado o mais tarde até o quinto dia útil do mês subsequente à competência da folha processada e finalizada.
O descumprimento do prazo para pagamento da folha pode gerar sérias penalidades legais e financeiras para o empregador. Veja as principais consequências:
1. Multa Administrativa: O atraso no pagamento da folha de pagamento configura uma infração trabalhista sujeita à aplicação de multa administrativa, conforme o artigo 75 da CLT e a Portaria nº 290/1997 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
O valor inicial da multa é de R$ 170,26 por empregado, mas pode ser maior dependendo de fatores como: número de trabalhadores afetados, reincidência da infração pela empresa e gravidade da situação constatada pela fiscalização.
2. Correção monetária e juros: O empregador terá que arcar com a correção monetária sobre os valores pagos com atraso. Além disso, podem incidir juros moratórios conforme a legislação vigente.
3. Danos morais: Em casos de atraso recorrente ou impacto significativo na vida do trabalhador (como dificuldades financeiras ou inadimplência), o colaborador pode ingressar com uma ação judicial por danos morais, além de exigir o pagamento do valor devido.
4. Risco de ações trabalhistas: Colaboradores podem recorrer à Justiça do Trabalho para exigir os valores atrasados e outros direitos relacionados, como adicionais legais e honorários advocatícios. O descumprimento pode abrir precedentes para questionamentos sobre outros aspectos da relação trabalhista.
5. Impactos na relação com os colaboradores: Atrasos constantes no pagamento podem prejudicar o clima organizacional, reduzindo o engajamento e a confiança na empresa. A retenção de talentos pode ser afetada, aumentando o turnover e os custos relacionados à substituição de colaboradores.
Checklist das informações da folha de pagamento
Agora você já sabe como fazer o cálculo da folha de pagamento e os principais proventos e descontos que devem constar nesse documento.
Para facilitar a conferência, ou seja, garantir que a folha está completa e em conformidade com a legislação, confira um checklist das informações da folha:
1 - Dados do empregador e do colaborador
Nome e CNPJ da empresa
Nome completo do colaborador
Cargo e função desempenhada
Categoria profissional
2 - Salário-base
Valor definido em contrato de trabalho
Considerar reajustes a partir de promoções, transferências ou negociações coletivas
3 - Descontos obrigatórios
INSS (Instituto Nacional do Seguro Social)
Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
Contribuições sindicais (se aplicável)
4 - Descontos facultativos
Vale transporte
Plano de saúde
Plano odontológico
Previdência privada
Associação desportiva
Seguro de vida
Adiantamentos salariais
Vale-alimentação ou vale-refeição
5 - Benefícios e adicionais
Comissões
Salário-família
Auxílio-alimentação ou refeição
Adicional de insalubridade, periculosidade ou noturno
6 - Horas normais, horas extras e descontos variáveis
Horas normais trabalhadas e DSR (Descanso Semanal Remunerado)
Horas trabalhadas além da jornada contratual
Faltas, atrasos e outras deduções
7 - Resumo de proventos e descontos
Total de ganhos (salário + benefícios)
Total de descontos (tributos + outras deduções)
Saldo líquido a receber
8 - Informações legais
Período de competência (mês de referência)
Valor de FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço): base de cálculo e FGTS do mês
Lembre-se: a folha de pagamento deve ser precisa e auditável, pois é um dos documentos mais importantes para evitar passivos trabalhistas. Por isso, considere o uso de um sistema de folha de pagamento rápido e confiável.
Férias e 13° salário fazem parte da folha mensal?
Embora sejam calculados em períodos específicos, somente as férias transitam na folha de pagamento mensal. O 13° salário, por ter tributação exclusiva, transita em uma folha própria, seja de adiantamento ou integral. Quer entender melhor? Confira:
Férias
As férias são um direito fundamental do trabalhador previsto na CLT. Para compreender melhor como as férias funcionam, é importante entender a diferença entre período aquisitivo e concessivo:
Período aquisitivo: refere-se aos 12 meses consecutivos de trabalho que um empregado deve completar para adquirir o direito a 30 dias de férias remuneradas;
Período concessivo: é o intervalo de 12 meses subsequentes ao período aquisitivo, durante o qual a empresa deve conceder as férias ao colaborador.
As férias podem ser fracionadas em até três períodos, desde que um deles seja de 14 dias consecutivos e os outros dois não sejam inferiores a 5 dias corridos.
Já a remuneração das férias inclui o salário normal acrescido de um terço, conhecido como adicional de férias. Além disso, as horas extras, adicional de insalubridade ou periculosidade também integram o cálculo de férias.
Por fim, é importante lembrar que o início das férias não pode acontecer dois dias antes de feriado ou DSR.
13° Salário
O 13° salário, também conhecido como gratificação natalina, é um direito assegurado pela Lei nº 4.090/1962 e suas alterações posteriores. O 13° é pago anualmente e corresponde a um doze avos (1/12) da remuneração por mês trabalhado. Caso o empregado não tenha trabalhado o ano completo, o valor é proporcional ao tempo de serviço, inclusive no cálculo de rescisão.
O pagamento do 13° salário é realizado em duas parcelas:
1ª parcela: refere-se ao adiantamento do 13° salário integral e corresponde à metade do valor de 13° salário, ou seja, 6 meses ou proporcional ao tempo trabalhado. Esta parcela deve ser paga entre os meses de fevereiro e novembro, conforme a escolha do empregador, previsão em CCT e/ou a solicitação do empregado.
2ª parcela: refere-se ao valor integral do 13° salário, já deduzidos o adiantamento, os descontos de INSS e Imposto de Renda. Ela deve ser paga até o dia 20 de dezembro.
E aí, ficou mais claro como as férias e o 13° salário também integram o processo de folha de pagamento? Você conseguiu perceber a importância de informar todos os dados e fazer os cálculos com precisão? É por isso que a gestão da folha de pagamento é requer um cuidado especial.
Quer saber como você pode fazer a gestão com mais eficiência? Continue lendo e descubra!
Como fazer a gestão da folha de pagamento?
Se você deseja simplificar e facilitar o processo de folha, garantir a conformidade legal e conquistar a confiança dos colaboradores, precisa combinar alguns fatores. São eles: conhecimento, organização, padronização de processos e tecnologia.
Mantenha-se atualizado com a legislação trabalhista e fiscal
Para evitar retrabalho, multas e sanções, é essencial que todo setor de Departamento Pessoal esteja atento a legislação trabalhista e fiscal e às constantes alterações do eSocial. Isso porque é comum haver mudanças e atualizações que impactam diretamente o cálculo da folha.
Organize e centralize as informações dos funcionários
Mantenha todos os dados dos funcionários organizados e atualizados, incluindo informações pessoais, bancárias e de benefícios. Também busque armazenar essas informações em uma única base de dados, diminuindo erros e evitando problemas de vazamento de dados, que ferem a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Use tecnologia a seu favor
Ter um software de folha de pagamento pode ajudar a sua empresa em diversos aspectos. Um exemplo é a automatização de tarefas, desde o cálculo de salários até a geração de relatórios, reduzindo erros e poupando tempo do seu time.
Por falar nisso, que tal conferir 5 benefícios em automatizar a folha de pagamento? Leia no próximo tópico!
Por que automatizar a folha de pagamento? Confira 5 benefícios
Se a área de Departamento Pessoal da sua empresa fica horas calculando a folha – e pior, de forma manual – seu DP não está sendo tão estratégico quanto poderia. Então, confira 5 benefícios em automatizar a folha de pagamento:
Redução de erros
Como você leu até aqui, o processo de folha de pagamento é bastante burocrático e exige atenção às normas, leis, acordos e convenções coletivas. Por esse motivo, os erros humanos são comuns e podem impactar não só a empresa, mas também o colaborador. Ao automatizar esse processo, o seu DP tem o papel fundamental de incluir e parametrizar corretamente todas as informações necessárias ao cálculo da folha. E a partir disso, ela é calculada automaticamente, reduzindo erros e retrabalho.
Aumento de produtividade e agilidade
Os processos manuais consomem tempo significativo, desde a coleta de dados até a geração de relatórios. Para otimizar a folha de pagamento, a automação é essencial. Ela faz com que as tarefas sejam realizadas de maneira muito mais ágil. Assim, o DP aumenta sua produtividade e eficiência, além de poder direcionar esforços para atividades mais estratégicas.
Conformidade com a legislação
Já imaginou não precisar se preocupar com o cálculo das atualizações e novas regras que surgem com regulamentações, decretos, leis e eSocial? Com a automação da folha de isso se torna realidade. Afinal, uma vez que o sistema de folha de pagamento é atualizado regularmente, incorpora essas mudanças e reflete no cálculo e no envio correto do eSocial. Dessa forma, sua empresa se mantém sempre em conformidade legal.
Maior segurança e confidencialidade dos dados
Tão importante quanto manter-se em conformidade com a legislação trabalhista e fiscal, é responder corretamente à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). E isso a automação também pode fazer pela sua empresa, uma vez que o sistema de folha armazena todos os dados com mais segurança e confidencialidade. Isso se reflete também na integração com outros sistemas e com o eSocial, garantindo transparência e mitigando vazamento de dados.
Melhor acesso a informações e relatórios
Sabe quando você perde muito tempo com a busca de informações e a geração de relatórios? A automação pode transformar a sua rotina e do seu DP. Na prática, um sistema automatizado facilita o acesso às informações da folha a qualquer momento. Da mesma maneira, é possível gerar relatórios com muito mais agilidade e precisão, usando-os para tomada de decisões estratégicas, tais como alocação de custos e redução de despesas. Assim, seu time assume um papel mais analítico, conferindo o cálculo da folha e fornecendo subsídio para tomada de decisão.
Reforma Trabalhista: como ela afeta a gestão da folha de pagamento?
A Reforma Trabalhista (Lei 13.467 de 2017) trouxe mudanças significativas para flexibilizar e simplificar as relações de trabalho. Com objetivo de atualizar a CLT, a reforma impactou diretamente a gestão da folha de pagamento e outras práticas de departamento pessoal. Quer saber tudo sobre a Reforma Trabalhista? Acesse este conteúdo completo sobre o tema.
Conteúdo completo sobre reforma trabalhistaFAQ - Perguntas e Respostas sobre Folha de Pagamento
Existe um modelo de folha a ser seguido?
Não há um layout específico a ser seguido. Cada empresa pode optar pelo layout de folha que preferir, desde que discrimine todas as informações necessárias, como: dados do empregador e do colaborador, salário-base, descontos obrigatórios e facultativos. Além de benefícios e adicionais, horas normais, horas extras e desco ntos variáveis, resumo de proventos e descontos e informações legais.
Remuneração e salário: qual a diferença?
A remuneração é o valor total recebido pelo trabalhador, incluindo o salário-base e todos os adicionais, como horas extras, comissões, gratificações, adicionais noturnos, entre outros. Já o salário é o valor fixo negociado em contrato pelos serviços prestados. Vale lembrar que benefícios como vale-alimentação, vale-refeição, vale-transporte e outros benefícios concedidos pela empresa não entram na composição do salário para fins de cálculos de FGTS, INSS e IRRF. Esses valores, embora representem uma parte significativa da remuneração total, não são considerados como salário no sentido legal. No entanto, quando a empresa decide incluir algum benefício como parte integrante da remuneração, esse valor pode ser contabilizado no cálculo de salários, mas isso deve ser explicitado em acordo ou contrato. Em resumo, salário é a quantia fixa acordada no contrato, enquanto remuneração é o total, incluindo salários e benefícios adicionais.
Qual é a diferença entre salário bruto e salário líquido?
O salário bruto é o valor total registrado no contrato de trabalho, antes da aplicação de qualquer desconto. Já o salário líquido corresponde ao valor final que o colaborador recebe, após os descontos obrigatórios, como INSS e IRRF, e os autorizados, como vale-transporte, plano de saúde ou outros benefícios. Em resumo, o salário bruto é o valor integral, enquanto o salário líquido reflete o montante efetivamente pago ao trabalhador.
Qual a diferença entre folha de pagamento e holerite?
A folha de pagamento é o documento que consolida todos os valores pagos e descontados de todos os empregados de uma empresa em um determinado período. O holerite (ou contracheque) é o documento individual fornecido ao empregado, detalhando seu salário, descontos e o valor líquido a receber.
Qual o prazo para pagamento da folha?
De acordo com o art. 459 da CLT, § 1º, o pagamento deverá ser efetuado o mais tarde até o quinto dia útil do mês subsequente à competência da folha processada e finalizada. O descumprimento do prazo para pagamento da folha pode gerar sérias penalidades legais e financeiras para o empregador. Veja as principais consequências: multa administrativa, correção monetária e juros, danos morais, riscos de ações trabalhistas e impactos na relação com os colaboradores.
Erro na folha de pagamento: o que fazer?
Em caso de erro na folha de pagamento, o empregador deve corrigir a inconsistência o mais rápido possível. Isso pode incluir: Emissão de um holerite retificador; Pagamento de eventuais diferenças de salário; Retificação de recolhimento de impostos Retificação de envios ao eSocial.
Qual a relação entre folha de pagamento e eSocial?
A folha de pagamento e o eSocial estão diretamente conectados para garantir a regularidade das obrigações trabalhistas. Adotar sistemas integrados para gerenciar a folha de pagamento facilita a transmissão dos dados ao eSocial. Além disso, assegura que a empresa esteja em conformidade com as exigências legais, evitando riscos financeiros e jurídicos.