5 etapas essenciais para o planejamento agrícola

Apesar de ser uma das estratégias principais adotadas pelas fazendas de sucesso, o Planejamento Agrícola nem sempre contém informações precisas sobre quais serão os próximos passos adotados. O blog da M2Agro, empresa investida pela Senior por meio do Inove Senior – programa de aceleração de startups a companhia –, descreve as cinco etapas essenciais para a construção de Planejamento Agrícola. “É preciso enxergar a fazenda como uma empresa, pois não é um hobby, é uma profissão, uma assertividade”, afirma André Mazzi Nakao, produtor de café na Fazenda Serra Negra, no Cerrado Mineiro.

Conheça e confira:

1. Definição de orçamento para o ano safra da cultura alvo

Essencialmente, orçamento é resultado de uma pesquisa prévia de todos os fluxos financeiros envolvidos no projeto – receitas, despesas e investimentos – e sua finalidade é dar solidez e confiabilidade ao planejamento estratégico e operacional da empresa rural. Uma vez realizado o levantamento do potencial de recursos físicos, humanos, benfeitorias e máquinas da propriedade conforme o cultivo, é possível elaborar o orçamento.

Ainda que seja possível oferecer recomendações gerais para as diferentes culturas agrícolas, o orçamento é elaborado caso a caso. Isso porque, além das particularidades de uma determinada cultura, existem as características edafoclimáticas e socioeconômicas da propriedade em questão.

Isto é, mesmo que eu decida plantar culturas diferentes em uma mesma área, o orçamento irá variar, pois os insumos que irei necessitar para implantar, por exemplo, um modelo de cafeicultura, serão diferentes dos que necessitaria para plantar alface.

A metodologia do orçamento é bastante eficaz e eficiente no contexto do planejamento estratégico de uma propriedade rural. A conjuntura econômica atual do agronegócio tem indicado cada vez mais a necessidade de adoção de tecnologias de apoio e otimização da produção. Ou seja, as propriedades estão cada vez mais competitivas e eficientes.

Nesse sentido, a adoção de ferramentas de controle financeiro tem ganhado destaque e importância no que diz respeito à melhoria do planejamento, organização e controle da fazenda.

Bem utilizado, o orçamento propicia informações de qualidade que permitem aos administradores da fazenda a tomada de decisão mais racional e lucrativa para o negócio. Por essa razão, ele é indispensável no processo de controle de qualidade e desempenho da produção e da gestão, orientando as atividades rotineiras da unidade e permitindo a melhoria contínua e maiores ganhos financeiros resultantes da boa gestão.

2. Planejamento do calendário de atividades para o ano agrícola

No âmbito do planejamento estratégico – algo que toda empresa deve fazer, inclusive a rural – é fundamental que sejam descritas com o máximo de detalhamento possível todas as etapas do processo.

Nessa fase, os planejadores devem descrever as ideias de negócio, quantificando detalhadamente as entradas (receitas) e saídas (custos e investimentos). Recomenda-se que esse planejamento deva ser realizado com um prazo mínimo de 12 meses, mas para atividades rurais, é mais adequado 60 ou mais meses, a depender da cultura e do projeto.

3. Gerenciamento da evolução da lavoura (planejado x executado) em tempo real

A metodologia do orçamento possibilita o controle do fluxo de entradas e saídas porque é constituído de duas etapas que devem ser comparadas:

1) orçamento planejado > elaborado a partir da coletânea de dados econômicos e zootécnicos de mercado e de pesquisas para elaboração do projeto.

2) orçamento realizado > construído com os dados econômicos e zootécnicos obtidos no dia a dia da fazenda.

A maneira de apresentar essas informações dependerá do gestor e da empresa em questão. Pode-se, por exemplo, gerar planilhas que, uma vez interpretadas pelo analista responsável, dão origem a relatórios comparativos que permitem o esclarecimento a respeito da eficiência e eficácia do modelo de gestão adotado.

A comparação entre os orçamentos planejados e os realizados permite aproximar o planejamento da realidade local da empresa, “calibrando” o gestor rural para uma tomada de decisões cada vez mais coerente, efetiva e lucrativa.

A informação principal a ser avaliada no orçamento é o fluxo de receita, despesas e investimentos da empresa em certo período, o que permite precaver-se quanto a algum imprevisto que torne o fluxo de caixa negativo.

É possível também comparar a capacidade de pagamento da sua fazenda, além de evidenciar outros índices econômicos como a taxa interna de retorno (TIR) e o valor presente líquido (VPL) do projeto.

A plataforma m2agro oferece a você relatórios referentes às tarefas, safras, máquinas, glebas, permitindo que você compare seu planejamento com a execução. Comparando as duas informações, você saberá onde estão suas principais perdas, e toma medidas eficazes e eficientes para mitigá-las.

4. Automação de processos (administrativos, operacionais, estoques e armazéns) e análises de performances

Durante o planejamento agrícola é importante lembrar que o empreendimento rural terá em cada etapa diferentes processos que constituirão sua atividade produtiva, tais como: administrativo, operacional, estoque e armazenamento. Dependendo da complexidade, algumas empresas optam por criar departamentos específicos para tratar de cada processo.

Independentemente de sua fazenda ter setores claramente definidos ou não, é fundamental que sejam realizadas avaliações da performance dos processos envolvidos. É muito comum que essas atividades sejam rotinas, isto é, repetidas diariamente com certo padrão de referência ou de qualidade.

Assim, é possível automatizar muitos desses processos, desincumbindo a mão-de-obra local dessas atividades e liberando-a para outras de maior complexidade ou importância. Um exemplo disso é, novamente, o orçamento. Antes do advento de softwares, que permitem a automatização de muitos processos, a velocidade da coleta de informações era muito menor. Por essa razão, as decisões também demoravam a ser tomadas, já que os resultados não se faziam visíveis imediatamente.

Portanto, automatizar processos repetitivos permite a redução de gastos com mão-de-obra – que habitualmente é um centro de custos na empresa – bem como a realocação dessas pessoas para funções mais importantes.

5. Transformação do banco de dados em indicadores para tomadas de decisões

A qualidade da informação é de fundamental importância dentro do processo administrativo. Somente com informações pertinentes e de qualidade é possível a tomada de decisões seguras no âmbito da empresa rural.

Uma vez criado um banco de dados confiável, é possível a formação de indicadores coerentes com a realidade local. Esses indicadores permitirão a avaliação dos impactos da implementação de alguma inovação, por exemplo, levando-se em conta o aumento ou diminuição das receitas e despesas ou do maior ou menor uso de insumos para uma mesma atividade ao longo do tempo.2.