É de praxe chegar na empresa e registrar o ponto. A cena é tão comum, que já faz parte da rotina. Entretanto, é bem comum que alguns contratempos dificultem o controle. O sistema sai do ar, o colaborador deixa o crachá em casa ou, então, simplesmente passa reto e esquece de fazer o registro.
E, assim, esses pequenos contratempos se transformam em uma dor de cabeça para os profissionais de RH. Isso porque eles são os únicos com acesso a esses registros, e precisam fazer todos os ajustes antes de fechar as folhas de pagamento.
A solução é recorrer ao processo de controle e tratamento de ponto, que permite “arrumar” os horários que apresentam divergências na hora do fechamento. Entenda como isso funciona, e conheça as ferramentas que podem simplificar essa tarefa. Continue lendo o artigo!
Controle de ponto: o que é, como funciona, tipos e tratamento
O controle de ponto é o registro utilizado para acompanhar e controlar a jornada de trabalho dos colaboradores, incluindo horários de entrada e saída, pausas, descanso semanal remunerado (DSR), faltas, feriados, atrasos e horas extras. Com essas informações, a empresa consegue acompanhar a frequência dos funcionários, apoiar o cumprimento da legislação trabalhista e promover mais transparência na relação entre empresa e colaborador.
Os registros de ponto também podem contar com diferentes formatos de comprovante, conforme a tecnologia utilizada. No REP-C, por exemplo, o comprovante é emitido fisicamente em papel. Já nos sistemas digitais, pode ser disponibilizado em formato eletrônico, permitindo que o colaborador acompanhe as informações registradas sobre sua jornada.
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Controle de ponto é obrigatório? O que diz a lei
Sim, o controle de ponto é obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores, conforme determina o artigo 74, § 2º, da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
“Art. 74. O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.
- § 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
O controle de ponto ajuda a empresa a organizar a jornada de trabalho, cumprir as obrigações previstas na legislação trabalhista e garantir maior precisão no registro das horas trabalhadas e no pagamento de verbas como salários e horas extras.
Quais são os tipos de registro de ponto?
Os registros de ponto podem ser feitos de forma manual, eletrônica ou digital, conforme previsto na legislação trabalhista. Entre os sistemas eletrônicos regulamentados estão o REP-C, o REP-A e o REP-P. Além disso, soluções digitais e online permitem realizar marcações por aplicativos móveis e plataformas web, com acesso remoto e integração com sistemas de RH.
Registro manual ou mecânico
No registro manual, os horários de entrada, saída e demais marcações da jornada são anotados em um livro, folha ou cartão de ponto. Esse formato depende do preenchimento manual das informações pelo colaborador ou por um responsável.
Já o registro mecânico utiliza um equipamento específico para marcar os horários de trabalho, geralmente por meio da inserção de um cartão ou outro mecanismo físico. Assim, enquanto o registro manual depende da anotação dos horários, o mecânico utiliza um equipamento para realizar a marcação. Um exemplo clássico de equipamento mecânico é o relógio de ponto cartográfico, no qual o colaborador insere um cartão de ponto de papel no equipamento, que imprime ou registra mecanicamente o horário de entrada e saída no cartão.
Ponto eletrônico
O ponto eletrônico utiliza equipamentos ou sistemas eletrônicos, como relógios de ponto com biometria, cartão, senha ou reconhecimento facial, para registrar os horários de entrada, saída e demais informações relacionadas à jornada de trabalho.
Nesse formato, as marcações são registradas eletronicamente, sem a necessidade de anotações manuais em papel.
Ponto digital e online
Com o avanço da tecnologia, a gestão de ponto online tornou-se uma opção viável e eficiente para muitas empresas. Sistemas online permitem que o registro de ponto seja feito via aplicativos móveis ou plataformas web, oferecendo flexibilidade e praticidade tanto para os colaboradores quanto para os gestores.
Esses sistemas permitem marcações em tempo real, acesso remoto aos registros e integração com outros sistemas de RH, facilitando o monitoramento e o tratamento dos pontos de forma automatizada e segura.
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Como é feito o tratamento do ponto?
O registro de ponto é analisado mensalmente pelo setor de recursos humanos e departamento de pessoal ou, em alguns casos, pelo próprio gestor da empresa. esse momento, é possível consultar os registros de entrada e saída, os horários de descanso, as horas extras, os atrasos, as faltas e os feriados de cada colaborador. A partir dessas informações, é feito o tratamento do ponto.
Por exemplo, se um colaborador esquece de registrar o ponto, o sistema pode identificar uma inconsistência ou uma hora em aberto. Nesse caso, é necessário verificar o que aconteceu antes do fechamento do ponto. O gestor pode conversar com o profissional para entender a situação e, quando aplicável, realizar ou solicitar o ajuste do registro conforme as regras da empresa.
No fechamento do ponto, o RH e o departamento pessoal conferem as horas registradas e identificam possíveis inconsistências, como marcações ausentes, atrasos, horas extras, faltas e atestados. As ocorrências são então justificadas, corrigidas ou aprovadas conforme a situação. No caso de faltas justificadas por atestado médico, por exemplo, a situação deve ser analisada e tratada conforme a legislação trabalhista e as regras aplicáveis.
Depois dessa conferência, as informações da jornada podem ser integradas à folha de pagamento, contribuindo para o cálculo correto das verbas salariais relacionadas ao período.
Por isso, o controle de ponto é importante. A partir dele, a empresa tem sempre as informações corretas e precisas sobre a jornada de trabalho de cada colaborador e evite inconsistências no fechamento da folha de pagamento.
O tratamento do ponto pode ser realizado de forma manual ou automatizada, dependendo dos recursos disponíveis no sistema utilizado pela empresa:
- Manualmente: os profissionais de RH e DP analisam o espelho de ponto, identificam as inconsistências, conferem as justificativas e fazem os ajustes necessários manualmente antes de enviar as informações para a folha de pagamento.
- Automaticamente: por meio do sistema, os cálculos são realizados de forma automática, contabilizando ocorrências como horas extras e atrasos. O RH e o DP ficam encarregados de analisar e validar as situações que exigem justificativa ou aprovação, como faltas e atestados.
Os softwares de controle de ponto auxiliam o trabalho do RH e do departamento pessoal ao automatizar etapas da gestão da jornada, reduzir tarefas repetitivas e facilitar a integração das informações com a folha de pagamento.
O que a Portaria 671 muda no controle de ponto?
As regras sobre o controle de ponto passaram por diferentes atualizações ao longo dos anos. Entre as principais mudanças estão a Portaria nº 1.510/2009, a Portaria nº 373/2011 e a Portaria nº 671/2021, que atualizaram e complementaram as regras para o registro eletrônico da jornada de trabalho.
A Portaria nº 1.510/2009 estabeleceu uma série de exigências para o controle de registro de ponto e regulamentou o uso de equipamentos e sistemas de ponto eletrônico pelas empresas.
Posteriormente, a Portaria nº 373/2011 flexibilizou o uso de sistemas alternativos de controle de jornada e estabeleceu regras para sua adoção, incluindo a necessidade de autorização por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
Já a Portaria nº 671/2021, conhecida como Marco Trabalhista Infralegal, consolidou e atualizou regras relacionadas à legislação trabalhista, incluindo as disposições sobre o registro eletrônico de ponto. A norma estabelece três tipos de registradores eletrônicos de ponto:
- Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C):equipamento tradicional que registra o ponto e emite o comprovante de registro, conforme as regras aplicáveis;
- Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A):sistema alternativo ao REP-C, cuja utilização depende de autorização por convenção ou acordo coletivo de trabalho;
- Registrador Eletrônico de Ponto por Programa (REP-P): sistema baseado em programa ou software utilizado para o registro da jornada de trabalho, conforme os requisitos previstos na regulamentação. Ele oferece uma alternativa ao REP-C e ao REP-A e deve atender aos requisitos aplicáveis ao seu registro e funcionamento.
Além de definir regras para os sistemas de registro eletrônico, a Portaria nº 671 estabelece critérios para o tratamento e a manutenção das marcações de ponto. Os sistemas devem preservar os registros realizados e não podem permitir ações que desvirtuem a finalidade legal do controle de jornada, como:
- Restringir o horário de marcação do ponto a partir do acesso físico ou remoto ao local da prestação de serviços;
- Realizar a marcação automática do ponto, utilizando horários predeterminados ou o próprio horário contratual;
- Exigir autorização prévia para a marcação de sobrejornada realizada;
- Permitir a alteração dos dados registrados pelo empregado por meio de qualquer dispositivo ou mecanismo.
Dessa forma, a Portaria nº 671 atualizou as regras aplicáveis ao registro eletrônico de ponto e organizou diferentes modalidades de sistemas, mantendo como princípio a necessidade de preservar a autenticidade dos registros da jornada de trabalho.
Como escolher um sistema de gestão do ponto?
Os sistemas de controle de ponto podem facilitar o trabalho do RH e do Departamento Pessoal, mas a escolha da solução deve considerar as necessidades da empresa e os recursos disponíveis. Um sistema adequado pode simplificar o acompanhamento da jornada, reduzir tarefas manuais e contribuir para um fechamento de ponto mais eficiente.
Antes de escolher ou trocar o sistema da empresa, é importante avaliar alguns critérios:
- Conformidade com a legislação: o sistema deve estar alinhado às regras aplicáveis ao registro e ao tratamento da jornada de trabalho. A conformidade com a Portaria nº 671 é um dos pontos que devem ser considerados, especialmente para garantir que as marcações sejam preservadas e que o sistema não permita práticas vedadas pela regulamentação.
- Praticidade: de nada adianta escolher um sistema incrível e não ter pessoal com o conhecimento necessário para operar. A solução deve ser intuitiva e oferecer recursos que facilitem a rotina dos profissionais de RH, colaboradores e lideranças.
- Integração com o relógio ponto: é importante que o relógio do ponto seja integrado ao software utilizado, pois facilita a comunicação e traz mais praticidade, evitando a necessidade de transferências manuais de informações.
- Atestados: o sistema deve permitir o lançamento e o gerenciamento de atestados e outras justificativas relacionadas à jornada. Esse recurso facilita a análise das ocorrências e pode contribuir para um fechamento mensal mais organizado.
- Relatórios: o melhor é optar por sistemas que criem relatórios completos, com a informações sobre horários, faltas, atrasos, horas extras e outras ocorrências relevantes para a gestão do ponto, permitindo análises mais completas para gestores e RH.
- Cálculo automático: a automatização dos cálculos pode facilitar a apuração de horas extras, banco de horas, atrasos e outras ocorrências da jornada. Com isso, há mais agilidade no tratamento e no fechamento do ponto.
Como automatizar a gestão do controle de ponto?
Com o Ponto X, a empresa pode automatizar a gestão da jornada e reduzir a dependência de controles manuais. A solução permite realizar marcações por diferentes dispositivos, inclusive por aplicativo, e conta com recursos que possibilitam o registro mesmo quando o colaborador está offline, com sincronização posterior das informações.
Para aumentar a segurança e a confiabilidade das marcações, o Ponto X também conta com recursos como reconhecimento facial, registro com foto e geolocalização. Essas funcionalidades ajudam a validar as marcações e oferecem mais visibilidade sobre o local e as condições em que o registro foi realizado.
A solução facilita a identificação de horas em aberto, divergências e outras ocorrências que precisam ser analisadas antes do fechamento do ponto. Com recursos de analytics, é possível transformar os dados da jornada em informações que apoiam a tomada de decisões e ajudam a identificar padrões relacionados à frequência e ao comportamento da jornada.
O Ponto X também permite a integração com os principais relógios de ponto do mercado (REPs) e com o HCM Senior, facilitando o compartilhamento de informações entre os sistemas e contribuindo para uma gestão mais integrada da jornada e dos processos de RH. Além disso, é uma solução de controle de ponto alinhada às regras aplicáveis ao registro eletrônico de ponto, incluindo os requisitos relacionados ao REP-P e à Portaria nº 671.
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