A RAIS continua sendo uma obrigação importante para as empresas, especialmente para os empregadores dos grupos 1 a 4 do eSocial, que não precisam apresentar uma declaração anual separada pelo GDRAIS.
A transformação digital das obrigações trabalhistas levou muitas empresas a acreditar que a RAIS havia deixado de existir. Essa percepção, porém, não está correta. A obrigação foi mantida, mas sua forma de cumprimento mudou: desde o ano-base 2023, os estabelecimentos enquadrados nos Grupos 1, 2, 3 e 4 do eSocial prestam as informações da RAIS por meio dos eventos transmitidos ao sistema, sem a apresentação de uma declaração anual separada pelo GDRAIS.
Com essa mudança, a qualidade das informações da RAIS depende dos dados enviados ao eSocial ao longo do ano. Omissões, incorreções ou atrasos geram penalidades administrativas, exigem retificações e prejudicam a identificação ou o processamento de trabalhadores para fins de abono salarial. Dependendo da natureza da divergência, também podem ocorrer reflexos em outras obrigações trabalhistas, previdenciárias ou fiscais.
A correta transmissão dos dados é especialmente importante porque o eSocial é utilizado para identificar os trabalhadores que atendem aos critérios do abono salarial. Por isso, informações incorretas ou incompletas sobre vínculos e remunerações podem atrasar o processamento do benefício e exigir ações posteriores de regularização por parte dos empregadores.
Nesse contexto, manter processos de conferência e controle das informações trabalhistas nas rotinas do departamento pessoal é essencial para reduzir riscos operacionais e jurídicos.
Neste guia, você entenderá o que é a RAIS, como funciona a RAIS Negativa na sistemática atual, quem deve prestar as informações, quais penalidades podem ser aplicadas e por que um sistema de folha de pagamento integrado ao eSocial pode contribuir para a qualidade dos dados enviados ao governo.
O que é a RAIS?
A Relação Anual de Informações Sociais — RAIS — é um cadastro administrativo de âmbito nacional e periodicidade anual que reúne informações sobre os estabelecimentos e os vínculos formais de trabalho existentes no Brasil.
Esses dados são utilizados pelo poder público para o controle da atividade trabalhista, a produção de estatísticas, a elaboração de estudos e políticas públicas e a identificação dos trabalhadores com direito ao abono salarial. Para os anos-base atuais, as informações dos estabelecimentos pertencentes aos Grupos 1, 2, 3 e 4 são obtidas diretamente dos eventos transmitidos ao eSocial.
E como funciona a RAIS Negativa?
Na sistemática atual, a RAIS Negativa não deve ser tratada como uma declaração anual autônoma a ser enviada pelo GDRAIS para os empregadores que cumprem a obrigação pelo eSocial.
A regulamentação permite a emissão do recibo de RAIS Negativa, mediante solicitação do declarante, quando não houver trabalhador ativo nem evento remuneratório no ano-base e o último evento periódico enviado tenha sido um fechamento indicando a inexistência de informações de remuneração. Esse recibo, entretanto, não comprova, isoladamente, a regularidade de todas as informações trabalhistas prestadas.
Também é importante não confundir RAIS Negativa com a situação “sem movimento” do eSocial. A ausência de empregados, por si só, não é suficiente para caracterizar essa condição. O declarante somente é considerado sem movimento quando não existem informações a serem prestadas nos eventos periódicos S-1200 a S-1280, considerando todos os seus estabelecimentos, obras e unidades.
Quando a condição for aplicável, o evento S-1299 deve ser enviado com a indicação “sem movimento” na primeira competência correspondente. Desde 2023, esse envio não precisa mais ser repetido anualmente na competência de janeiro enquanto a situação permanecer inalterada.
Como a RAIS surgiu e para que serve?
A RAIS foi instituída pelo Decreto nº 76.900/1975, posteriormente revogado pelo Decreto nº 10.854/2021. Atualmente, a obrigação de prestar essas informações está fundamentada no art. 24 da Lei nº 7.998/1990, regulamentada pelos arts. 163 a 165 do Decreto nº 10.854/2021 e operacionalizada, entre outras normas, pelos arts. 19 a 21 da Portaria Consolidada MTE nº 1, de 17 de dezembro de 2025.
Ao longo das décadas, a RAIS e a RAIS Negativa desempenharam funções essenciais para diferentes órgãos. Entre elas, estão identificar trabalhadores com direito ao abono salarial PIS/PASEP, fornecer informações sobre o FGTS, apoiar estudos estatísticos sobre emprego e renda, subsidiar programas governamentais sobre o mercado de trabalho e fortalecer as ações de fiscalização trabalhista.
A RAIS acabou?
Não. A RAIS não foi extinta, mas sua forma de cumprimento mudou. Para os anos-base atuais, os empregadores dos Grupos 1, 2, 3 e 4 do eSocial prestam as informações por meio dos eventos transmitidos ao sistema. Portanto, esses empregadores não apresentam uma declaração anual separada pelo GDRAIS.
A obrigação é construída continuamente por meio das informações cadastrais, contratuais, remuneratórias, de afastamento e de desligamento enviadas ao eSocial. Por isso, a qualidade da RAIS depende da consistência dos eventos transmitidos durante todo o ano.
O GDRAIS Genérico permanece aplicável principalmente à regularização de determinados anos-base anteriores à substituição pelo eSocial.
Quem deve declarar a RAIS?
A obrigação abrange os empregadores e estabelecimentos previstos na legislação, que devem observar as regras aplicáveis ao seu enquadramento no eSocial.
Para os anos-base atuais, todos os estabelecimentos enquadrados nos Grupos 1, 2, 3 e 4 do eSocial cumprem a obrigação da RAIS por meio dos eventos transmitidos ao sistema, sem a necessidade de apresentar uma declaração anual separada pelo GDRAIS.
A ausência de empregados não significa, por si só, que o estabelecimento esteja dispensado de qualquer providência. Nessa situação, deve ser verificado se está caracterizada a condição “sem movimento”, conforme as regras do eSocial, considerando todas as informações periódicas que poderiam ser prestadas pelo declarante para assegurar a conformidade legal.
Grupos do eSocial e forma de cumprimento da obrigação
Desde o ano-base 2023, as informações da RAIS de todos os Grupos do eSocial são obtidas diretamente dos eventos transmitidos ao sistema. Assim, a obrigação deixou de ser concentrada em uma declaração anual e passou a ser cumprida continuamente, a partir das informações cadastrais, contratuais, remuneratórias e de desligamento prestadas pelo empregador.
Por isso, o cumprimento da RAIS depende da consistência, da completude e do envio dentro dos prazos dos eventos do eSocial. A utilização do sistema não representa uma dispensa da obrigação, mas a substituição do meio pelo qual as informações são prestadas ao governo. A regulamentação atual estabelece que os eventos de remuneração e desligamento enviados ao eSocial integram o cumprimento da obrigação da RAIS para os estabelecimentos dos Grupos 1 a 4.
O GDRAIS Genérico permanece aplicável somente para determinadas regularizações históricas: até o ano-base 2018 para os Grupos 1 e 2, até 2021 para o Grupo 3 e até 2022 para o Grupo 4. Para períodos posteriores, eventuais correções devem ser realizadas diretamente no eSocial.
Quem ainda precisa agir ativamente? Quais situações exigem atenção do empregador? Mesmo sem uma declaração anual separada para os anos-base atuais, algumas situações exigem atenção:
- Empregadores dos Grupos 1 a 4: devem manter corretos e atualizados os eventos enviados ao eSocial, pois são essas informações que cumprem a obrigação da RAIS;
- Declarantes sem movimento: devem observar os critérios e as dispensas previstos no Manual de Orientação do eSocial para o envio do S-1299;
- MEI com empregado: deve transmitir normalmente os eventos correspondentes ao vínculo e à remuneração do empregado;
- MEI sem empregado: em regra, é dispensado do envio dos eventos S-1000 e S-1299 sem movimento, observadas as exceções previstas no Manual do eSocial;
- Regularizações históricas: devem ser realizadas pelo GDRAIS Genérico nos períodos em que a substituição pelo eSocial ainda não havia ocorrido.
O infográfico abaixo ajuda a esclarecer essa dinâmica:
RAIS Negativa e situação sem movimento no eSocial: entenda a regra atual
Entre as dúvidas mais frequentes, encontra-se a diferença entre a RAIS Negativa e a situação “sem movimento” informada ao eSocial.
Para os empregadores que cumprem a obrigação da RAIS pelo eSocial, não existe uma declaração anual autônoma de RAIS Negativa. O empregador deve verificar se está caracterizada a situação “sem movimento” conforme os critérios do Manual de Orientação do eSocial.
O que caracteriza a situação sem movimento?
A situação “sem movimento” ocorre quando não há informações a serem prestadas nos eventos periódicos S-1200 a S-1280, considerando todos os estabelecimentos, obras e unidades do declarante.
Portanto, a inexistência de empregados, isoladamente, não é suficiente para concluir que o declarante está sem movimento. Podem existir outros trabalhadores, pagamentos ou fatos que exijam a transmissão de eventos periódicos.
Como informar a situação sem movimento?
Quando aplicável, o declarante deve transmitir o evento S-1299 com a indicação “sem movimento” na primeira competência do ano em que essa situação ocorrer.
Depois da transmissão, não é necessário enviar novos eventos S-1299 para as competências seguintes enquanto a situação permanecer inalterada. Desde 2023, também não existe mais a obrigação de repetir o envio anualmente na competência de janeiro.
O MEI sem empregado é, em regra, dispensado do envio do S-1299 sem movimento, observadas as situações específicas previstas no Manual do eSocial.
E o recibo de RAIS Negativa?
A regulamentação permite a emissão do recibo de RAIS Negativa quando não houver trabalhador ativo nem evento remuneratório no ano-base e o último evento periódico enviado tenha sido um fechamento sem informações de remuneração.
Esse recibo pode ser solicitado pelo declarante, mas não comprova, isoladamente, a regularidade de todas as informações trabalhistas prestadas.
Penalidades: o que pode acontecer em caso de omissões ou incorreções
O empregador obrigado ao eSocial que deixar de prestar as informações utilizadas para o cumprimento da RAIS, ou apresentá-las com omissões ou incorreções, está sujeito à multa mínima de R$ 443,97, acrescida de R$ 104,31 por trabalhador cuja informação tenha sido omitida ou declarada incorretamente.
A multa está limitada a R$ 44.396,84 e pode ser aplicada em dobro em situações como reincidência, oposição à fiscalização ou desacato à autoridade, conforme a regulamentação.
Para declarações históricas realizadas pelo GDRAIS ou GDRAIS Genérico, devem ser observados os critérios aplicáveis ao período e ao tipo de infração, sem utilizar automaticamente a mesma fórmula destinada às informações prestadas pelo eSocial.
Omissões ou incorreções podem prejudicar a identificação ou o processamento dos trabalhadores para fins de abono salarial, exigindo regularizações posteriores pelo empregador. Dependendo dos eventos omitidos ou transmitidos incorretamente, também podem ocorrer reflexos em outras obrigações que utilizam os mesmos dados do eSocial.
A relação entre RAIS, folha de pagamento e eSocial: por que a qualidade dos dados importa?
Com a substituição da declaração anual pelo envio contínuo de informações ao eSocial, a RAIS passou a se refletir em todo o dia a dia do RH. Isso significa que a conformidade é construída diariamente: cada processo de admissão, desligamento e remuneração registrados corretamente contribuem para a qualidade das informações enviadas ao governo.
Dados da folha são a base da RAIS
Desde que a RAIS passou a ser alimentada pelas informações enviadas ao eSocial, a folha de pagamento assumiu um papel ainda mais estratégico na gestão das obrigações trabalhistas.
Cada evento registrado (admissões, desligamentos, férias, afastamentos, remunerações e encargos) compõe a base de dados aplicada pelo governo para formar a RAIS. Um salário informado incorretamente ou um desligamento registrado fora do prazo repercute simultaneamente em diversas frentes.
Fechamento mensal correto é a nova rotina de conformidade
Com o cumprimento da RAIS por meio do eSocial, a qualidade das informações passou a depender dos eventos transmitidos ao longo de todo o ano. Informações cadastrais, admissões, alterações contratuais, remunerações, afastamentos e desligamentos devem ser registradas e transmitidas conforme os eventos e prazos aplicáveis.
Erros nesses processos podem repercutir na base utilizada para a RAIS e exigir retificações.
O S-1299 é uma etapa importante, mas não é suficiente sozinho
O evento S-1299 encerra os eventos periódicos da competência e permite a totalização das bases informadas. Entretanto, sua transmissão não comprova, isoladamente, que todos os vínculos, afastamentos, remunerações e desligamentos foram informados corretamente.
A conformidade depende da revisão conjunta dos eventos cadastrais, não periódicos e periódicos, e não apenas da aceitação do fechamento mensal.
O risco que vem depois: as ações trabalhistas
Divergências entre as informações declaradas e a realidade da relação de trabalho podem ser utilizadas como elementos de prova em processos judiciais.
Imagine, por exemplo, uma discussão envolvendo diferenças salariais ou ausência de registro de determinado período, na qual os dados da folha, do eSocial e de outros documentos da relação de trabalho poderão ser analisados em conjunto.
A existência de uma divergência não determina automaticamente o resultado do processo, que dependerá dos fatos, das demais provas e da avaliação realizada no caso concreto. Por isso, organizações que investem em compliance trabalhista não se limitam ao cumprimento das obrigações protocolares, mas também buscam garantir o alinhamento das informações.
Como a tecnologia garante conformidade contínua: RAIS, eSocial e jurídico integrados
À medida que as obrigações trabalhistas se tornaram mais digitais e integradas, também aumentou a necessidade de as empresas centralizarem a gestão de suas informações.
Manter sistemas isolados para folha de pagamento, processos judiciais e envio de eventos ao eSocial pode resultar em divergências que passam despercebidas durante meses e só são descobertas quando ocorre uma fiscalização ou uma reclamação trabalhista. Esse cenário é ainda mais preocupante porque a RAIS deixou de ser uma declaração preenchida uma vez por ano.
Ela é, hoje, consequência direta da qualidade das informações registradas continuamente pela empresa. Com um ecossistema integrado de gestão do capital humano (HCM), as informações da empresa permanecem sincronizadas durante toda a jornada do colaborador.
Uma solução de Folha de Pagamento registra corretamente remunerações, admissões, desligamentos e demais eventos que alimentam o eSocial, reduzindo retrabalho e minimizando inconsistências que poderiam afetar a RAIS. Essa integração também se estende à esfera jurídica.
O Módulo Jurídico permite acompanhar ações trabalhistas, provisões e contingências em um único ambiente, conectado às informações do RH e da Folha. Dessa forma, quando há necessidade de atender às exigências do eSocial, como o envio dos eventos S-2500 e S-2501, as informações já estão organizadas e consistentes, reduzindo riscos de divergências entre áreas.
Outro diferencial envolve a integração com soluções de Gestão de Riscos e Segurança, que ampliam a visibilidade sobre obrigações regulatórias e apoiam a empresa na adoção de uma estratégia preventiva de conformidade. Além de atender às exigências da CLT e da LGPD, esse acompanhamento fortalece a governança corporativa e contribui para uma gestão mais eficiente dos riscos trabalhistas.
Vale lembrar que a RAIS também fornece informações utilizadas na elaboração do Relatório de Transparência Salarial, previsto pela Lei nº 14.611/2023 para empresas com 100 ou mais empregados. Dessa forma, manter dados consistentes ao longo de todo o ano facilita o cumprimento de diferentes obrigações legais e reduz a necessidade de correções posteriores.
Checklist de conformidade: o que sua empresa precisa verificar agora
Independentemente do porte ou do segmento de atuação, toda empresa deve revisar periodicamente seus processos relacionados à RAIS e ao eSocial. Antes de considerar que sua empresa está em conformidade, verifique os seguintes pontos:
- Confirme o enquadramento do empregador nos Grupos 1, 2, 3 ou 4 do eSocial;
- Verifique se os eventos cadastrais, contratuais, periódicos e não periódicos foram transmitidos corretamente;
- Confira admissões, alterações contratuais, afastamentos, remunerações e desligamentos;
- Verifique se o S-1299 foi transmitido nas competências com movimento;
- Quando aplicável, confirme a transmissão do S-1299 sem movimento na primeira competência correspondente;
- Não repita anualmente o S-1299 sem movimento apenas porque chegou a competência de janeiro;
- Para regularizações históricas, observe os limites do GDRAIS Genérico: até 2018 para os Grupos 1 e 2, até 2021 para o Grupo 3 e até 2022 para o Grupo 4;
- Confirme a validade do certificado digital quando ele for exigido para a transmissão de declarações históricas;
- Revise a consistência entre folha de pagamento, eSocial e registros internos;
- Monitore processos trabalhistas que possam exigir o envio ou a retificação de eventos do eSocial;
- Estabeleça rotinas internas de auditoria e conferência das informações transmitidas.
Como a Senior apoia a conformidade da RAIS e das obrigações trabalhistas?
A RAIS é um indicativo da qualidade da prestação de informações trabalhistas produzidas pela empresa ao longo de todo o ano. Por isso, está relacionada à segurança das operações de RH.
Com o eSocial consolidado como principal canal de transmissão dessas informações, a conformidade deixou de depender de uma declaração anual e passou a ser construída diariamente, fortalecendo a necessidade de processos integrados que minimizam falhas, evitam retrabalho e reduzem exposição a riscos.
É justamente essa a proposta do ecossistema de HCM Senior que permite à empresa controlar todo o ciclo de informações trabalhistas, incluindo eSocial e RAIS, em um único ambiente. Confira o nosso infográfico interativo e descubra como as soluções do HCM Senior integram toda a jornada da gestão de pessoas em uma única plataforma.
