Se você está à frente da área de Gestão de Pessoas de uma empresa, seja como empregador ou profissional de RH, precisa entender o que muda com a portaria 671, que atualiza alguns aspectos importantes em relação à legislação trabalhista como carteira de trabalho, registro de empregados, aprendizagem profissional e outras previsões legais. Entre elas, atualiza regras sobre controle de ponto, que é o assunto principal que iremos abordar aqui neste conteúdo. Leia esse artigo para entender os impactos desta normativa.
A Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Previdência, publicada em 11 de novembro de 2021 no Diário Oficial da União, foi criada para atualizar itens referentes à legislação trabalhista, como carteira de trabalho, registro de empregados, aprendizagem profissional, controle de ponto, entre outras previsões legais.
O decreto lei nº 5.452 de 1943 CLT é o que regula as relações de trabalho no Brasil. A legislação trabalhista é o conjunto de normas que regem as relações individuais e coletivas e essas normas estão estabelecidas CLT, pela Constituição Federal e por outras leis da Justiça do Trabalho. Contudo, ao longo do tempo algumas dessas normativas vão sendo atualizadas.
E quando se fala especificamente em mudanças no controle de ponto, há uma preocupação geral sobre os impactos dessas mudanças para as empresas. É normal surgirem perguntas como: vou ter que reestruturar todo meu modelo de controle de ponto e trocar meu sistema? Vou ter que mudar tudo o que vinha fazendo até agora?
Essas questões surgem porque, em 2009, as empresas precisaram fazer uma readequação para atender a chegada da Portaria 1510, que tratava do controle de jornada eletrônico, o que gerou um grande impacto para os negócios. Para amenizar o cenário, dois anos depois o Ministério do Trabalho lançou a Portaria 373, que abria algumas possibilidades para alternativas de controle de jornada de trabalho.
Ao longo do tempo, as empresas acabaram optando pelo formato que mais fazia sentido para o seu negócio. A Portaria 671 chega justamente para revogar essas duas Portarias, dentre outras, e centralizar o tema em um único documento normativo.
O que diz a Portaria 671
A Portaria 671 é bastante extensa e aborda diversos assuntos no mesmo documento. Entre eles, por exemplo, fala sobre a carteira de trabalho e registro do empregado.
Essa Portaria traz detalhes sobre o que deve ser informado a cada contratação efetuada e seus prazos. Até então, no que diz respeito a cada nova contratação, as empresas tinham como hábito fazerem uma série de anotações na carteira de trabalho física.
A carteira de trabalho já tinha sofrido alterações com o uso da CTPS digital, o que essa nova Portaria propôs foi a revogação das exigências antigas de necessidade de preenchimento da carteira física.
Mas o que vamos destacar aqui nesse artigo são as informações que a Portaria traz na seção especial falando sobre o controle de ponto. Nesse trecho, o documento apresenta previsões sobre como devem funcionar os registros eletrônicos e regras para os registros manuais e mecânicos. Para os empregadores e responsáveis pelo controle de ponto, a medida traz uma abordagem mais moderna das plataformas de controle de ponto.
A Portaria trouxe regras que já existiam nas Portarias 1510 e 373, mas agora tornou mais fácil o entendimento, trouxe a facilidade de condensar tudo em um único documento, revogando essas duas Portarias e trazendo mais detalhes principalmente para os registradores do tipo REP-A (alternativo) e REP-P (programa). Inclusive essa é a grande novidade: foram consolidados todos os controles de ponto, transformando-os em REP (Registrador Eletrônico de Ponto) com variações.
Como a Portaria impacta nos registros de ponto eletrônicos?
Foram definidos três tipos de registro eletrônico que podem ser utilizados: REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto por Programa), REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo) e REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional).
Todos têm a característica de guardar as informações de registro de ponto fielmente, ou seja, nesse caso não é possível fazer alterações nas marcações originais, senão via sistema de tratamento de ponto com justificativas registradas. Outra característica é que eles não podem fazer restrição de horários ou bloqueios no registro de ponto.
Quais os tipos de pontos eletrônicos especificados na Portaria 671?
REP-P – Registrador Eletrônico de Ponto por Programa
Essas e uma nova divisão criada a partir da Portaria 671. Ele trata sobre programas ou softwares de tratamento de ponto e dos coletores de marcações.
De acordo com a legislação, o REP-P deve ser certificado no programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) e pode ser executado em ambiente de nuvem ou servidores. Essa nova versão deve emitir o Arquivo de Fonte de Dados (AFD) e o comprovante de registro de ponto do trabalhador digitalmente ou de forma impressa.
O novo REP-P possibilitará aos empregadores disponibilizar registradores de ponto com a utilização das novas tecnologias, como a marcação de ponto mobile sem a necessidade de autorização de instrumento coletivo de trabalho (Acordos e Convenções Coletivas).
REP-A – Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo
O REP também precisa emitir o AFD. É uma modalidade semelhante ao que já existia na Portaria 373 de controle eletrônico alternativo. Para esse tipo de REP, é necessário autorização expressa em Acordo ou Convenção Coletiva.
REP-C – Registrador Eletrônico de Ponto Convencional
O REP-C é o Registrador Eletrônico de Ponto tradicional, equipamento físico, conhecido como Relógio Ponto. O modelo criado em 2009 pela Portaria nº 1.510, continuará existindo e atendendo às necessidades dos vários setores da economia, em especial, para os estabelecimentos e plantas produtivas fixas.
Os relógios de ponto já homologados pelo Ministério do Trabalho nos moldes da Portaria 1510 continuam válidos, podendo a empresa continuar utilizando-os sem qualquer problema. No entanto, é importante que as mudanças em relação ao programa de tratamento, que possui o prazo de um ano a partir da publicação da Portaria 671 para adequação, sejam observadas.
Mais detalhes sobre o REP-C de acordo com a nova Portaria
O REP-C somente poderá conter empregados do mesmo empregador, salvo registro de jornada do trabalhador temporário no REP-C do tomador de serviços, bem como empresas de um mesmo grupo econômico, que podem determinar a consignação das marcações de ponto no mesmo REP-C dos seus empregados que compartilhem o mesmo local de trabalho ou que estejam trabalhando em outra empresa do mesmo grupo econômico.
Nas exceções acima, o Programa de Tratamento de Registro de Ponto deverá identificar o empregado e considerar as respectivas marcações para o controle de ponto da empresa empregadora.
E o ponto por exceção?
O controle de jornada por exceção não é um tipo de REP. Essa forma de uso acontece quando a empresa adota a prática de que o colaborador não precisa registrar o horário de entrada e saída porque isso já está pré-determinado. Esse tipo de controle só pode ser implementado mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho, porém, não se confunde com a autorização de uso do REP-A.
Qual o prazo para adequação do controle de ponto a partir da Portaria 671?
Os desenvolvedores de programa de tratamento de registro de ponto e usuários tem até 11 de janeiro de 2023 para se adequarem às exigências (conforme Portaria MTP nº 3.717/2022).
Como vai funcionar a assinatura eletrônica do ponto?
Para os documentos com valor fiscal instituídos na Portaria 671, é requerida a assinatura eletrônica com utilização de certificados digitais válidos e emitidos por autoridade certificadora integrante da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, constituindo-se em assinaturas eletrônicas qualificadas.
As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-P para o Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador emitido em arquivo eletrônico, bem como Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade emitido por todos os tipos de REP e também os Programas de Tratamento e registro de Ponto (PTRP) devem ser no padrão PAdES (PDF Advanced Electronic Signature).
Já as assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-A, REP-P e programa de tratamento de registro de ponto para o Arquivo Fonte de Dados (AFD) e o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) devem ser no padrão CAdES (CMS Advanced Electronic Signature).
Como a Senior irá se adequar à Portaria 671?
Com relação a integração on-line do REP-C ao Ronda Senior, a empresa está adequando a alteração da CTPS, substituindo o PIS pelo CPF como identificação do trabalhador. Nos equipamentos REP homologados pela Portaria 1510, no qual o identificador único do trabalhador é o PIS, adotará o layout de documento descrito no Art. 96 da Portaria 671.
A Senior também está criando um novo protocolo de comunicação para os fabricantes registrarem seus novos equipamentos, que deverão ser homologados pela MTE e pelo INMETRO com base na Portaria 671.
No HCM, a Senior está ajustando os sistemas de Ponto (Controle de Ponto e Gestão do Ponto) para que seja possível importar marcações de ponto no layout atual de AFD, utilizando o PIS ou o CPF como identificador da pessoa.
Além disso, também será possível permitir a importação de marcações no layout novo (versão 3) da Portaria, onde apenas é utilizado o CPF como identificador da pessoa.
O aplicativo de Marcação de Ponto 2.0 | HCM também irá permitir exportar marcações no novo formato AFD.
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