Planilha de controle de acesso na portaria: baixe grátis!

Gestão de Riscos e Segurança 12/03/2025 • 4 min de leitura

Este recurso permite acompanhar os dados de entrada de pessoas e de veículos e garantindo um histórico de dados confiável.

A gestão de portaria é fundamental para a segurança de qualquer negócio, mas se torna ainda mais relevante em indústrias e empresas com grande volume de colaboradores, visitantes e fornecedores. Saber quem passou pelas catracas e com qual finalidade é um requisito básico para garantir que todos estejam seguros, além de preservar as informações confidenciais de um negócio.

Uma das formas mais acessíveis de administrar a entrada e saída de pessoas é por meio de ferramentas simples, como uma planilha de controle de acesso para a portaria.

Embora não seja a solução ideal para um monitoramento robusto, a planilha pode ser um recurso inicial eficiente para acompanhar os dados de entrada e saída de pessoas e veículos em um negócio.

Com essa ferramenta, é possível registrar acessos, restringir entradas a determinadas dependências e garantir um histórico confiável para verificações futuras.

No entanto, para um controle mais seguro e automatizado, soluções tecnológicas especializadas oferecem maior precisão e conformidade com exigências legais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

O que é uma planilha de controle de acesso para portaria?

Uma planilha de controle de acesso para portaria é um documento adotado para registrar entradas e saídas em um determinado local, normalmente em um formato de tabela.

Ela contém dados como nome, horário, motivo da visita, veículo e sua placa e outras informações do visitante.

Qual a utilidade deste recurso?

Esta ferramenta é frequentemente utilizada em portarias de condomínios residenciais e comerciais, indústrias, empresas, museus e outras instituições para monitorar quem esteve neste local.

Dessa forma, adiciona-se informação em uma camada de segurança básica, sabendo quantas pessoas estão naquela área ou passaram por ela em um período.

A planilha de controle de acesso para portaria centraliza esses dados em um único local, o que permite a criação de um histórico de dados e a sua análise futura para planejamentos e checagens.

A simplicidade de operação e de gestão também facilita o treinamento e a capacitação das pessoas envolvidas nesta operação fundamental para o registro de entrada e saída de pessoas.

Quais os riscos relacionados à LGPD no controle de acesso da portaria?

A LGPD adicionou novos processos na gestão de uma planilha de controle de acesso para portaria. Um deles é fundamental: o consentimento, visto que os visitantes, fornecedores ou colaboradores devem autorizar a obtenção dos seus dados. A partir desse momento, é dever de cada empresa zelar pela preservação dessas informações.

Essa atenção é ainda mais importante ao se incluir, além de dados pessoais, como CPF, RG, nome e e-mail, os dados biométricos, seja de reconhecimento digital ou facial. Cada um deve ser informado de maneira clara, objetiva e transparente sobre a razão da coleta das informações e se haverá algum tipo de tratamento delas.

Este cuidado é fundamental, sobretudo pela perspectiva reputacional e de riscos. No caso de descumprimento de dados relacionados à LGPD, as multas aplicadas podem atingir até 2% do faturamento anual da companhia (limitado a R$ 50 milhões por infração). As sanções podem ser únicas ou serem válidas a cada dia, no caso de o erro persistir.

Além de multas, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados, que rege os dados pessoais no Brasil, pode aplicar outras sanções:

Advertências;
Publicização da infração, resultando em impactos reputacionais;
Bloqueio ou eliminação de dados;

É por isso que uma planilha de controle de acesso para portaria deve ter processos claros, incluindo o controle de acesso a essas informações, evitando que sejam disponibilizados a pessoas desautorizadas.

Automação do controle de acesso

Há diversas tecnologias que podem ser integradas a uma planilha de controle de acesso para a portaria, especialmente para companhias de maior porte, que têm um maior volume de entradas e saídas. Com elas, torna-se mais simples gerenciar os dados de cada pessoa, sejam colaboradores, visitantes, fornecedores ou clientes, especialmente se forem integradas a sistemas especializados de gestão.

Essas soluções digitais permitem que o acesso seja registrado de forma automática, integrando mais facilmente funcionalidades como identificação biométrica, reconhecimento facial e câmeras de segurança para monitoramento e acompanhamento. Ou seja, mais agilidade e segurança em todos os processos.

Entre as possibilidades para atingir a automação do controle de acesso, encontram-se:

Leitores biométricos – Podem ser incluídos para verificar as impressões digitais ou faciais, garantindo apenas a pessoas autorizadas liberação a determinados locais de uma empresa ou indústria.
QR codes e cartões de acesso – Com eles, é possível liberar acesso às áreas por meio de códigos únicos e temporários, uma solução muito usada para visitantes, fornecedores ou terceirizados.
Câmeras integradas com sistema de controle – Esses dispositivos monitoram em tempo real quem entra e sai, registrando imagens que ficam armazenadas junto ao histórico de acesso de determinada data.
Aplicativos móveis – É possível que a planilha de controle de acesso para a portaria seja integrada a aplicações que ofereçam funcionalidades de solicitação ou agendamento de acesso. Com isso, o planejamento do controle de portaria se torna mais simples e eficiente, especialmente na relação com fornecedores e clientes recorrentes.

Quer estruturar um controle de acesso para o seu negócio? Aprenda como fazer neste artigo!

Sistemas especializados para portaria: principais vantagens

Adotar este tipo de tecnologia faz com que falhas comuns no monitoramento de portaria sejam evitadas, como:

Preenchimento equivocado por inserções manuais, resultando em dados incorretos ou incompletos;
Falta de segurança em relação a vazamentos de dados;
Escalabilidade limitada, sobretudo em negócios com alto volume de visitas;
Monitoramento complexo e dificuldades para gerar relatórios sobre dados de acesso;

É por isso que os sistemas de gestão especializados se focam em algumas funcionalidades:

Interface intuitiva, simplificando o trabalho da equipe responsável e a capacitação;
Mais produtividade, incluindo meios de monitorar a localização dos visitantes em tempo real;
Mais insights, entendendo a dinâmica de acesso do público, o tempo de espera e o que pode ser feito para otimizar esta operação.
Geração de relatórios detalhados, usando filtros específicos para horário ou dia, tipo de visitante, tempo de permanência, grau de acesso concedido, entre outros dados.

Uma planilha de controle de acesso para portaria é uma solução prática, mas limitada sob a perspectiva de produtividade e de segurança – incluindo os aspectos relacionados à LGPD.

Nesse contexto, a adoção de ferramentas tecnológicas especializadas não apenas amplia a segurança e a conformidade com a legislação, mas também aprimora a eficiência e o controle, permitindo uma gestão de acesso mais moderna e eficaz, em especial para empresas de maior porte ou com grande demanda de acesso de clientes, visitantes e fornecedores.

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