Neste artigo, exploramos como esse KPI impacta a performance operacional, melhora a experiência do cliente e otimiza custos logísticos.
O OTIF (On Time In Full) se destaca como um termômetro essencial para a eficiência operacional na logística, ao unir a avaliação da pontualidade com a integridade das entregas.
Em um cenário de mercado cada vez mais dinâmico e competitivo, a utilização eficaz do OTIF torna-se indispensável para empresas que buscam se diferenciar por meio da excelência na entrega e na experiência do cliente.
Com a crescente complexidade e volatilidade da demanda, a integração de tecnologias avançadas e sistemas de monitoramento em tempo real permite uma visão holística dos processos, transformando desafios logísticos em oportunidades estratégicas.
Neste artigo, exploraremos de forma aprofundada como o domínio dessa métrica pode impulsionar a competitividade e consolidar a reputação de uma operação logística de alto desempenho.
O que é OTIF?
O OTIF deriva dos termos em inglês “On-Time In-Full”: logo, ele corresponde às entregas realizadas no prazo e completas, sem erros ou danos à mercadoria. Estamos falando de uma métrica que avalia todo o planejamento e a capacidade de distribuição de uma empresa: se o indicador está positivo, isso significa entregas pontuais e íntegras.
A preocupação com a plenitude dos itens é muito grande em segmentos que lidam com produtos sensíveis. É o caso de bebidas e alimentos, no qual a embalagem protege o produto e serve como marketing; o setor de cosméticos também tem essa preocupação devido às embalagens mais delicadas, enquanto o de eletrônicos quer garantir a integridade de itens de alto valor agregado.
Na prática, cada setor tem as suas especificidades que precisam ser atacadas em relação ao OTIF. Siga conosco, na sequência deste artigo, para entender mais sobre este indicador e seu impacto na logística.
A importância do OTIF para a gestão logística
Para empresas interessadas em aprimorar sua eficiência operacional e a satisfação dos clientes, o OTIF é um dos indicadores mais importantes. É ele quem garante que as entregas foram realizadas dentro do prazo estimado pela companhia no momento da efetivação do negócio e de forma íntegra, sem que haja necessidade de devoluções.
Ou seja, ao manter o OTIF elevado, uma empresa logística gera:
- Mais satisfação do cliente, visto que está realizando entregas completas e no prazo, que facilitam a fidelização e a recorrência de negócios;
- Indica uma boa eficiência operacional, pois há baixo custo de retrabalho, devoluções e reclamações, mostrando que os processos internos estão bem delineados;
- Melhora da competitividade: são as companhias com índices elevados de OTIF que se destacam no mercado, aumentando a sua capacidade de atrair clientes pela boa operação.
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Como calcular o OTIF?
Já que OTIF mede ao mesmo tempo a eficiência das entregas em relação ao prazo e à integridade, a sua forma de cálculo precisa considerar estes dois aspectos.
Imagine que a sua empresa é responsável por entregar um lote com 1.000 pacotes de salgadinhos para um supermercado. É preciso verificar duas condições: (1) se o produto chegou na data prevista (On-Time) e (2) e em perfeitas condições (In Full).
Se os 1.000 pacotes de salgadinhos chegaram no prazo estipulado, o índice relacionado ao prazo é de 100% ou 1. No entanto, deste total, 100 embalagens chegaram rasgadas. Ou seja, o In-Full foi de 90% ou 0,9. Portanto, o OTIF consiste na multiplicação dos dados On-Time e In-Full: 1 x 0,90.
Isso representaria um OTIF de 90%.
Quais são os desafios comuns para alcançar um alto índice de OTIF?
Em um setor complexo como o logístico, é difícil garantir um OTIF de 100% por inúmeras variáveis. Entretanto, acertar na totalidade das entregas é o cenário perfeito e que deve ser buscado pelas empresas do segmento. Sabe-se, porém, que índices acima de 80% são considerados adequados para o mercado.
Mas quais são os fatores que ampliam as dificuldades em garantir um OTIF de 100%?
- Variabilidade e previsibilidade na demanda – É preciso uma empresa ou indústria muito bem integrada para garantir a totalidade de acertos em sua previsão de demanda. Isso porque, em muitos casos, a entrega depende também do processo produtivo em si. Neste caso, a projeção já é um desafio, assim como oscilações de capacidade produtiva e eventuais atrasos no transporte. Quais os segredos de uma cadeia de suprimentos eficaz? Saiba mais aqui!
- Gestão de inventário – Há um aspecto de administração importante por trás do OTIF. É importante gerir os estoques de forma inteligente, evitando os excessos ou a escassez. A falta de produtos ou insumos pode levar a atrasos, o que exige uma grande coordenação de fornecedores e perfeita integração entre departamentos de compra, venda, financeiro, produtivo e logístico.
- Logística de transporte – O setor logístico, por si só, é complexo e sujeito aos atrasos. Acidentes em estradas, burocracia para a expedição em portos ou ferrovias, problemas mecânicos durante o transporte… As possibilidades de incidentes são imensas. E, no caso de o produto não chegar ao cliente na data e condições perfeitas, o índice do OTIF deixa de ser 100%.
Muitas dessas barreiras, hoje, são mais fáceis de serem vencidas devido à tecnologia. Sistemas especializados de gestão melhoram a previsibilidade e a produtividade e aumentam a inteligência logística, com roteirização, gestão de frota e de pátio, entre tantas outras possibilidades.
Como monitorar e melhorar o OTIF na sua operação?
Como um dos indicadores-chave (KPI) da operação logística, o OTIF requer uma série de cuidados em todo o processo logístico para garantir o seu bom resultado. Para isso, é importante:
- Realizar medições contínuas – Utilize sistemas de monitoramento em tempo real para acompanhar o OTIF continuamente, identificando rapidamente quaisquer desvios que possam afetar o seu resultado;
- Análise de dados – Faça verificações constantes para identificar padrões e origens de problemas, permitindo a implementação de medidas corretivas. Este cuidado é importante desde a operação fabril até a gestão logística propriamente dita – incluindo os prazos determinados pelos times de venda durante as negociações comerciais;
- Capacitação de equipe – Treinamentos e cursos fazem com que a equipe busque uma cultura de aprimoramento contínua em prol de melhores índices de OTIF. Isso envolve desde a criação de uma mentalidade que foque no atendimento ao cliente e integridade de produtos até capacitações sobre como tirar o melhor proveito dos sistemas e tecnologias;
- Parcerias estratégicas – No caso das empresas ou indústrias que não respondem pela distribuição do produto, estabeleça parcerias com transportadoras que compartilhem do mesmo compromisso com a pontualidade e a integridade. Defina essas metas nos contratos estabelecidos, usando esse indicador como uma forma de analisar o trabalho desempenhado.
Monitorar e melhorar o OTIF requer uma abordagem multifacetada, envolvendo a análise de dados, a otimização de processos e o uso de tecnologias avançadas. Entre elas, estão sistemas logísticos especializados, caso da gestão de transporte (TMS) e de armazéns (WMS).
Quando essas plataformas são integradas à Internet das Coisas e à inteligência artificial, elas garantem a precisão de informações de armazéns e de transporte por meio de sensores e dispositivos e a capacidade de prever cenários com mais eficiência, tornando o planejamento muito mais efetivo. Ao acertar nestes pontos, há um reflexo positivo no OTIF na logística.
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