Tire todas as suas dúvidas sobre o eSocial simplificado neste post!
É bem provável que você já tenha ouvido falar no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas – ou, como é bem conhecido: eSocial, não é mesmo?
Trata-se de um sistema que começou a ser implementado a partir de 2018 e, desde então, garantiu a facilitação na prestação de informações destinadas ao cumprimento de obrigações fiscais exigidas pelo Governo Federal.
O sistema digitalizou todo o processo, diminuindo o risco de erro humano e aumentando a produtividade. De maneira geral, o eSocial serve para unificar as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, reduzindo de maneira considerável o esforço burocrático exigido pelos especialistas de RH ou profissionais autônomos.
Alguns anos se passaram, e o eSocial evoluiu mais uma vez, tornando-se ainda mais simples. Já ouviu falar do eSocial Simplificado? É sobre isso que falaremos neste artigo.
O que é o eSocial Simplificado?
O eSocial Simplificado, também conhecido como eSocial Simplificado Web, é um sistema que serve para que as empresas comuniquem o Governo sobre todos os eventos relacionados aos funcionários da organização, que vão desde os cadastros e alterações contratuais, valores pagos, apuração de impostos, eventos relacionados à Medicina e Segurança Ocupacional e até processos trabalhistas.
De forma simplificada, toda alteração nos cadastros da empresa e dos colaboradores, sejam inclusões, mudanças e exclusões, originam um evento que deve ser comunicado ao governo. Informações contratuais como mudança de cargo, salário, filial, nascimento de filho, casamento, mudança de endereço e até mudanças no nome por alteração de estado civil ou inclusão de nome social, são transmitidos para o eSocial.
Dentre outras obrigações de Saúde Ocupacional, as empresas devem enviar pelo eSocial o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) de seus colaboradores. Trata-se dos exames admissionais, demissionais e periódicos, que atestam a boa saúde e capacidade dos trabalhadores para executarem as funções para as quais foram contratados.
No eSocial Simplificado, também é necessário enviar os riscos ambientas do funcionário e a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT). Esse é um informativo que precisa ser enviado sempre que ocorrer um acidente com um trabalhador da empresa.
Informações de ausências, como saídas de férias, licenças-maternidade, licenças-saúde, entre outras e pagamento de valores de folha, férias e 13º salário também devem ser informadas pelas empresas no eSocial Simplificado.
Quando iniciou o eSocial Simplificado?
No final de 2020, o Governo Federal anunciou a chegada da nova “era” do eSocial, muito mais moderna para facilitar outras etapas do processo de envio de informações. O nome fez jus: eSocial Simplificado.
Já previsto na Lei nº 13.874/19, o novo sistema foi oficializado no dia 23/10/2020, com a criação das Portarias Conjuntas RFB/SEPRT nº 76 e 77. Sua criação foi feita em parceria com empresas e entidades representativas de diferentes categorias profissionais, tais como: Sebrae, Associação Brasileira das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação (Brasscom), Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e mais.
O que muda com a simplificação do eSocial em relação a primeira versão?
Muitas empresas se queixavam de que o eSocial era um sistema complexo e difícil de ser utilizado. Por isso, entidades de classe pressionaram o Governo para que tornasse os processos mais simples.
Dessa forma, o objetivo do eSocial Simplificado é tornar os processos mais ágeis e evitar que as companhias deixem de cumprir com as obrigações.
Vale lembrar que, quando uma empresa não informa corretamente as obrigações ao eSocial, pode ser penalizada, inclusive tendo que pagar multas. Por isso, é importante fazer tudo corretamente e evitar esse prejuízo.
Principais atualizações do eSocial simplicado
A mudança mantém o foco na desburocratização, agilidade e transparência. Com isso, apresenta 6 atualizações:
- Redução do número de eventos;
- Expressiva redução do número de campos do leiaute, inclusive pela exclusão de informações cadastrais ou constantes em outras bases de dados (ex: FAP);
- Ampla flexibilização das regras de impedimento para o recebimento de informações (ex: alteração das regras de fechamento da folha de pagamento – pendências geram alertas e não erros);
- Facilitação na prestação de informações destinadas ao cumprimento de obrigações fiscais, previdenciárias e depósitos de FGTS;
- Utilização de CPF como identificação única do trabalhador (exclusão dos campos onde era exigido o NIS);
- Simplificação na forma de declaração de remunerações e pagamentos.
Como você pôde perceber, realmente ficou mais simples de enviar informações pelo eSocial, o que otimiza o trabalho feito pelos setores responsáveis, geralmente o RH.
Um exemplo prático de melhoria é que quando é preciso enviar uma CAT, por exemplo, o prazo para comunicação é de até um dia útil após a ocorrência do acidente. Já nos casos em que ocorre o falecimento de um colaborador, isso precisa ser feito no dia da ocorrência.
Imagine, então, a burocratização desses envios, como era feito no eSocial tradicional. Dada a urgência da transmissão da CAT, a simplificação do eSocial, com menos campos, agiliza o envio.
Eventos incluídos e removidos na nova versão
Com a atualização, diversos eventos foram dispensados do Sistema, com o objetivo de simplificar as atividades. São eles:
Eventos Iniciais e de Tabelas
S-1030 – Tabela de Cargos/Empregos Públicos;
S-1035 – Tabela de Carreiras Públicas;
S-1040 – Tabela de Funções/Cargos em Comissão;
S-1050 – Tabela de Horários/Turnos de Trabalho;
S-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho;
S-1080 – Tabela de Operadores Portuários;
Eventos Periódicos
S-1250 – Aquisição de Produção Rural;
S-1295 – Solicitação de Totalização para Pagamento em Contingência;
S-1300 – Contribuição Sindical Patronal;
Eventos Não Periódicos
S-2221 – Exame Toxicológico do Motorista Profissional;
S-2245 – Treinamentos, Capacitações, Exercícios Simulados e Outras Anotações;
S-2250 – Aviso Prévio;
S-2260 – Convocação para Trabalho Intermitente.
Além desses eventos, foram incluídos os seguintes eventos não periódicos para envio de informações complementares relacionadas a benefícios para entes públicos, cessão de servidores e baixa judicial de vínculo.
S-2420 – Cadastro de Benefício – Entes Públicos – Término;
S-2410 – Cadastro de Benefício – Entes Públicos – Início;
S-2231 – Cessão/Exercício em Outro Órgão;
S-8299 – Baixa Judicial do Vínculo;
S-2405 – Cadastro de Beneficiário – Entes Públicos – Alteração;
S-2418 – Reativação de Benefício – Entes Públicos;
S-2416 – Cadastro de Benefício – Entes Públicos – Alteração.
Após essas alterações, ficou mais simples e ágil informar ao eSocial tudo o que se passa nas organizações, no que se refere a fatores trabalhistas e previdenciários.
Para saber mais, assista a live que fizemos sobre eSocial e fique por dentro de todas as novidades e inovações do eSocial Simplificado:
Prazos para a adequação obrigatória ao eSocial Simplificado
A adequação ao novo sistema foi feita de forma gradual, seguindo três etapas, no decorrer do primeiro semestre de 2021. São elas:
Maio de 2021: eventos de folha de pagamento do grupo 3 – optantes pelo Simples Nacional, empregador pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos;
Junho de 2021: eventos de Saúde e Segurança do Trabalhador do grupo 1 (grandes empresas);
Julho de 2021: início do envio dos eventos de Tabela, exceto leiaute S-1010 (Obrigatoriedade em 04/22) pelos órgãos públicos.
A Nota Orientativa S-1.0 – 01/21 esclarece as regras de convivência entre as versões 2.5 e S-1.0, bem como a nova data do período de convivência: 10/05/2021 a 09/03/2022.
O eSocial Simplificado já está no ar desde 2022 e é importante que as empresas se atentem para que todos os envios sejam feitos corretamente, evitando penalizações.
O envio de eventos para o eSocial Simplificado já pode ser feito de maneira automática com o uso de softwares de gestão de pessoas, como o HCM da Senior.
Ficou mais alguma dúvida sobre o eSocial? Conheça agora as soluções e ferramentas da Senior para contribuir com o cumprimento dessa obrigação, com suporte especializado
FAQ: tire as suas dúvidas sobre o eSocial simplificado
Agora que você chegou até aqui, já percebeu como o eSocial Simplificado veio para facilitar as declarações que as empresas precisam fazer para o Governo Federal. Porém, sabemos que os responsáveis por isso ainda têm muitas dúvidas sobre como tudo funciona.
Por isso, preparamos um FAQ. A ideia é responder de forma breve os principais questionamentos que as pessoas têm sobre o assunto. Assim, você pode aprender ou relembrar os seus conhecimentos sobre o eSocial Simplificado. Vamos lá?
O que é o eSocial Simplificado?
O eSocial Simplificado é uma versão otimizada do eSocial. Por meio dessa plataforma, as empresas devem fazer o envio de informações previdenciárias e trabalhistas de seus funcionários para o Governo Federal.
A proposta do eSocial Simplificado é facilitar o trabalho dos responsáveis por essa área nas empresas, que agora podem fazer as declarações mensais por meio de uma plataforma intuitiva e prática.
Como é a versão simplificada do eSocial?
A versão simplificada do eSocial já está em vigor! A principal mudança é a redução da quantidade de informações que precisam ser enviadas pelos usuários.
Outra novidade é a diminuição significativa do número de eventos e campos exigidos nos formulários. Além disso, foi disponibilizado um aplicativo mobile para tornar o trabalho ainda mais simples.
A plataforma do eSocial simplificado também conta com um chatbot, que responde aos principais questionamentos dos empregadores.
Como simplificar os eventos do eSocial?
Cada evento do eSocial tem as suas próprias exigências e dados que devem ser informados ao Governo Federal. Por isso, não existe uma resposta única que sirva para todos os envios que precisam ser feitos.
A simplificação deve ser analisada em todos os eventos, um a um. Dessa maneira, se saberá como proceder em cada caso, sem que nada seja negligenciado.
O eSocial foi extinto ou simplificado em 2019?
Em 2019, correram muitos boatos dizendo que o eSocial seria extinto. Porém, isso não se confirmou.
O Governo Federal optou por continuar utilizando o eSocial como uma plataforma para o envio de informações previdenciárias e trabalhistas das empresas.
No entanto, visando atender as empresas que reclamavam da burocratização exagerada do sistema, foi apresentado o eSocial Simplificado, que tornou os processos mais práticos e intuitivos.
