ERP para prestação de serviços: avaliando o intangível

Empresas interessadas em otimizar processos, melhorar a precificação, aprimorar a gestão financeira e de contratos vão se beneficiar da instalação desta ferramenta

O setor de serviços apresenta peculiaridades na comparação com a indústria ou com o varejo. Trata-se de um tipo de negócio que, muitas vezes, envolve atividades intangíveis em sua precificação, ao contrário da venda de produtos em uma loja ou da fabricação de itens por uma indústria, cujo custo pode ser facilmente calculado. Essa característica exige ainda mais da gestão desses negócios, que pode ser aprimorada com um ERP para prestação de serviços.

Como saber se chegou o momento de sua empresa investir nessa ferramenta especializada de gestão? Há alguns sinais que reforçam a demanda pela implementação de ERP para prestação de serviços:

• Aumento das queixas de clientes por problemas de qualidade, atrasos ou falta de padronização nas entregas de trabalhos;
• Problemas de atendimento que inviabilizam o fechamento de negócios ou a falta de registro de dados, gerando mal-estar na relação com os clientes;
• Demora na elaboração de orçamentos, propostas e contratos;
• Dificuldade para precificar os serviços oferecidos e para medir o desempenho das equipes;
• Incapacidade de monitorar despesas, prever demandas e estruturar as funções das equipes;
• Falta de integração entre os departamentos, gerando problemas internos de gestão, comunicação e na relação com os clientes.

Ou seja, empresas de serviços interessadas em otimizar e automatizar processos, melhorar a precificação de soluções e projetos, aprimorar a gestão financeira e de contratos vão se beneficiar da instalação de um ERP para prestação de serviços. Esta plataforma torna os processos de gestão de clientes e das atividades mais simples, além de propiciar uma visão integral do negócio.

Aprofunde o seu conhecimento sobre a prestação de serviços e as áreas nas quais essa atividade costuma se destacar!

O que é um ERP para prestação de serviços?

Cada negócio tem suas particularidades e demandas específicas. Um ERP para prestação de serviços é voltado às necessidades inerentes deste setor, que incluem gestão de contratos, administração de orçamentos e pedidos de venda, faturamento das Notas Fiscais de Serviço (NFS-e), cuidados com as cobranças, além da gestão financeira e compliance.

No varejo e na indústria, muitas vezes o acompanhamento das vendas e dos processos produtivos são quantitativos – gestão de estoque, produção ou volume de vendas, entre outros critérios –, enquanto o segmento de serviços lida, em muitos casos, com o intangível, exigindo a necessidade de parâmetros qualitativos, como satisfação do cliente e gestão do tempo de colaboradores.

Em muitos casos, a ferramenta beneficia a gestão de projetos de médio ou longo prazo, garantindo o cumprimento das diferentes fases, com relatórios de acompanhamento específicos.

Um ERP especializado também otimiza a gestão dos serviços executados, resultando em mais satisfação do cliente, mais contratos firmados e melhores resultados financeiros. Isso porque o ERP visa centralizar todos os dados referentes ao negócio, trazendo uma visão única sobre a performance da empresa e de cada time para auxiliar na tomada de decisões referentes às pessoas e aos contratos.

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Quais são as vantagens de um ERP para empresas de serviços?

Independentemente do porte da empresa de serviços e o perfil de clientes para os quais os serviços são executados, existem diversas vantagens de investir em um ERP especializado para o setor de serviços. Entre elas, é possível citar:

• Integração de processos – Ao unificar os dados do negócio, os gestores ganham a oportunidade de visualizar os processos de maneira integral. Essa análise 360º permite otimizar a gestão de dados, reduzir erros e aprimorar a comunicação interna e com os clientes, evitando a perda de informações em planilhas ou sistemas distribuídos.
• Automação de processos – Embora o setor nem sempre tenha tarefas repetitivas que possam ser completamente automatizadas, é possível aprimorá-las, como o alerta da evolução de projetos para os times envolvidos ou mesmo para os clientes, acelerando o andamento de orçamentos ou projetos. A automação também pode ser adotada em processos recorrentes a esses negócios, como faturamentos e gestão financeira.
• Redução de erros – Uma das grandes forças do setor de serviços são as pessoas. A otimização e automação de processos repetitivos minimiza a chance de equívocos e, ao mesmo tempo, abre a oportunidade de que as equipes se foquem em atividades mais estratégicas ou criativas, que beneficiam tanto os clientes como o próprio negócio.
• Atualizações legais e compliance – Com a integração e a automação de processos e a redução de erros em tarefas manuais, ganha-se também a capacidade de cumprir com os regulamentos e normas específicas da atuação de uma empresa.
• Melhora de comunicação – Seja entre os times internos ou entre os clientes, a automação e a integração de processos centralizam os dados de clientes, garantindo que todos tenham conhecimento sobre um contrato, suas demandas e o status dos projetos desta conta, acompanhando solicitações e interações.

Ao otimizar este atendimento, ganha-se tempo para se focar no que o cliente realmente espera, ampliando a sua satisfação e construindo relacionamentos mais duradouros.

• Segurança de dados – Muitas empresas de serviços lidam com dados confidenciais de seus clientes. É fundamental que as informações estratégicas sejam devidamente protegidas com funcionalidades específicas, como controle de acesso, criptografia e backups. Além do investimento na infraestrutura, é importante capacitar os colaboradores a respeito de boas práticas de prevenção em cibersegurança.
• Melhora nas decisões – Todos os itens anteriores permitem aos gestores de conta ou da empresa aprimorarem a tomada de decisão sobre os projetos e o desenvolvimento das contas de forma mais estratégica.

Um ERP na nuvem para empresas: vale a pena?

A resposta é sim. São cinco os principais motivos para isso:

• Acessibilidade – Um ERP na nuvem não demanda instalação local e os dados do negócio podem ser acessados de qualquer dispositivo conectado à internet, incluindo as informações financeiras e do contrato de cada cliente.
• Escalabilidade – Este serviço pode evoluir junto com o negócio, adicionando funcionalidades e usuários de acordo com a demanda.
• Foco no negócio – Ao contrário dos ERPs locais, não há necessidade de investimento em infraestrutura física local, de manutenção de servidores e outras atividades que desviam o foco dos projetos estratégicos.
• Segurança – Os sistemas na nuvem também tiram a responsabilidade da empresa em investir em meios de proteção de dados, ampliando a proteção de informações da empresa e de seus clientes.
• Atualizações – As novidades e instalações desses sistemas são feitas automaticamente, podendo ser configuradas para horários de menor impacto para o negócio.

Explicamos a diferença entre o ERP local e na nuvem neste artigo!

É comum que muitas empresas tenham receios da operação dos ERPs em função das particularidades dos negócios. Para o setor de serviços, porém, estas plataformas permitem sua customização, independentemente do tipo de serviço prestado. Inclusive, torna-se uma oportunidade para avaliar o fluxo de processos internos.

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