Você já ouviu falar em compliance trabalhista? Conhece a real importância e os impactos no negócio? Saiba mais neste conteúdo!
O compliance trabalhista é uma ferramenta estratégica para garantir conformidade legal, diminuir riscos e fortalecer uma cultura ética organizacional. Isso porque a legislação trabalhista brasileira é extremamente complexa e com normas que devem ser observadas referentes à gestão de pessoas.
Erros na gestão e nos processos do departamento pessoal podem gerar sérios riscos jurídicos às empresas, como ações judiciais, multas, sanções administrativas e danos à reputação.
Só em 2024, por exemplo, mais de 5,5 milhões de processos trabalhistas estavam em tramitação na Justiça do Trabalho no Brasil, de acordo com o Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Os dados reforçam a necessidade de um cuidado criterioso em seguir o que está descrito na legislação.
Neste artigo, você vai entender melhor o que é compliance trabalhista, como ele funciona na prática, quais são seus benefícios e de que forma a tecnologia pode apoiar na implementação e monitoramento da conformidade.
O que é compliance trabalhista?
O termo “compliance” vem do inglês to comply, que significa agir de acordo com regras, leis, normas e condutas esperadas. No contexto das relações de trabalho, o compliance trabalhista refere-se ao conjunto de práticas, políticas e controles que asseguram que a empresa esteja em conformidade com a legislação trabalhista bem como acordos sindicais, normas internas e princípios de conduta ética.
O principal objetivo do compliance trabalhista é evitar riscos legais e garantir que todas as obrigações trabalhistas sejam cumpridas corretamente. Com isso, a organização é protegida contra sanções e processos.
Isso inclui desde o correto registro da gestão de ponto, pagamento de encargos, auditorias frequentes até a promoção de ambientes de trabalho saudáveis, respeitosos e livres de assédio.
Por que o compliance trabalhista é importante?
Trata-se de uma abordagem que fortalece a integridade da organização e demonstra comprometimento com a legalidade e o respeito aos direitos dos colaboradores, além de evitar multas e processos.
Os principais benefícios do compliance trabalhista incluem a redução de penalidades e passivos trabalhistas, custos com processos judiciais e a prevenção de autuações de órgãos fiscalizadores – como o Ministério do Trabalho, por exemplo.
A marca empregadora corporativa também é fortalecida, uma vez que a imagem da empresa é valorizada interna e externamente. Com o suporte do RH, as lideranças têm segurança jurídica em todas as suas decisões, fazendo com que a corporação se torne um ambiente organizacional ético e transparente que beneficia a todos.
Em questões práticas, também surge a facilidade para a realização de auditorias trabalhistas para mitigar os riscos ocupacionais, fazendo uma gestão de dados organizada, transparente e acessível.
Como funciona um programa de compliance trabalhista
O compliance trabalhista deve ser entendido como um sistema de governança contínuo, que integra diversas áreas da empresa em torno da prevenção de riscos e da conformidade legal. Esse programa opera com base em três grandes frentes: prevenção, detecção e resposta.
- Prevenção: o foco está em identificar vulnerabilidades e estabelecer diretrizes claras. Isso envolve revisões periódicas de contratos, adequação de políticas internas, mapeamento de obrigações legais e promoção da cultura organizacional orientada à ética e ao cumprimento da legislação trabalhista brasileira.
- Detecção: são aplicados mecanismos para verificar se as normas estão sendo seguidas de fato. Auditorias internas, análises automatizadas de dados e gestão de não conformidades ajudam a detectar desvios, atrasos em obrigações e outros problemas.
- Resposta: envolve a apuração de condutas irregulares, o tratamento de denúncias e a aplicação de medidas corretivas ou disciplinares. Isso inclui, por exemplo, revisões contratuais e ajustes em folhas de pagamento. Por ser um processo contínuo, o programa de compliance trabalhista precisa estar atento às mudanças constantes na legislação e nas práticas judiciais.
Qual a responsabilidade do RH no compliance trabalhista?
O RH tem papel fundamental na implementação e manutenção do compliance. São essas áreas que operam diretamente com processos críticos, como admissões, contratos, folha, gestão de jornada, benefícios corporativos, afastamentos e desligamentos, entre outros.
O RH deve se certificar que os processos da empresa cumprem a legislação vigente e que estão com as normas internas atualizadas. Além disso, todos os processos devem ser organizados, com o registro de dados adequado, treinamento e capacitação das equipes em prol de uma cultura ética.
Para simplificar essa operação, muitas organizações usam ferramentas que automatizam a gestão de riscos trabalhistas. Isso otimiza o tempo e garante a certeza em diversas informações importantes. Quando o RH atua de forma estratégica, alinhada ao setor jurídico e com suporte da tecnologia, é muito mais simples lidar com o desafio de manter o compliance na organização.
Quais leis estão relacionadas ao compliance trabalhista?
Entre as principais normas e legislações que compõem o arcabouço do compliance trabalhista, destacam-se:
- CLT (Consolidação das Leis do Trabalho);
- Normas Regulamentadoras (NRs) – recentemente, por exemplo, a NR-1 agregou os riscos psicossociais, que devem ser monitorados pelas empresas;
- Constituição Federal – Art. 7º (direitos dos trabalhadores);
- Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
- Convenções e acordos sindicais;
- Leis complementares, como a Reforma Trabalhista (Lei nº 13.467/2017);
- Portarias e instruções normativas do Ministério do Trabalho.
Estar em conformidade com todas essas normas exige organização, controle e atualização constante.
Passo a passo para implementar o compliance trabalhista
Um programa de compliance trabalhista bem estruturado segue pilares que garantem sua efetividade e aplicabilidade:
1. Diagnóstico e mapeamento de riscos trabalhistas – Um bom programa de compliance identifica os principais riscos da organização. Isso inclui análise de contratos, folha de pagamento, jornada de trabalho, encargos, benefícios, políticas internas e histórico de processos. Aqui, a integração com sistemas como o nosso módulo jurídico ajuda a cruzar dados e apontar vulnerabilidades.
2. Criação de políticas e códigos de conduta – Com base no diagnóstico, a empresa deve elaborar ou revisar seu código de conduta, políticas internas, termos de adesão, manuais e treinamentos. Esses documentos devem ser claros, acessíveis e amplamente divulgados.
3. Treinamento e conscientização – A cultura ética nas empresas depende de educação contínua. O RH junto com o setor jurídico deve promover treinamentos periódicos sobre boas práticas trabalhistas, prevenção de assédio, diversidade e inclusão, legislação e direitos e deveres de colaboradores.
4. Monitoramento contínuo e auditoria – A auditoria é essencial para manter o compliance trabalhistas. Sistemas de gestão integrados e especializados na gestão de pessoas permitem verificar inconsistências em tempo real, emitir alertas e gerar relatórios para ações corretivas.
5. Canal de denúncias e medidas disciplinares – Um canal de denúncias seguro e confidencial é peça-chave em qualquer programa de compliance. A empresa também precisa definir medidas disciplinares claras para casos de descumprimento.
Como a tecnologia apoia o compliance trabalhista
O compliance trabalhista é uma das principais estratégias para blindar a empresa contra riscos legais, evitar passivos e promover uma gestão ética e responsável das relações de trabalho. Ao envolver RH, jurídico e tecnologia, é possível construir um ambiente mais seguro, íntegro e competitivo.
Nesse sentido, nossa plataforma HCM oferece funcionalidades essenciais para garantir a conformidade da folha de pagamento conforme a legislação, o controle de jornada e ponto eletrônico e a gestão de documentos e prontuários digitais.
Além disso, é possível ter de forma objetiva quais são os alertas e indicadores de risco que a empresa tem referentes à legislação, os relatórios para auditoria e a gestão de treinamentos. Da mesma forma, o Módulo Jurídico da Senior apoia o cumprimento da conformidade legal, com a gestão e acompanhamento das ações jurídicas e gestão automática de leiautes de reclamatória trabalhista, tudo integrado com o eSocial.
Com a tecnologia certa, o compliance deixa de ser uma tarefa reativa para se tornar uma rotina preventiva, automatizada e eficiente. Conheça agora mesmo nossas soluções para administração de pessoal.
