Como escolher um software TMS para sua empresa?

Descubra como o software TMS transforma a logística, unindo eficiência e controle para otimizar entregas, reduzir custos e elevar a produtividade. Confira neste artigo completo

Em tempos de transformação digital e Logística 4.0 direcionada à distribuição de mercadorias, é imprescindível o uso do software TMS, tanto para as transportadoras quanto para os embarcadores.

Essa plataforma envolve desde a gestão até a entrega dos produtos na casa dos consumidores. Desse modo, os processos são utilizados para melhorar os resultados da empresa, bem como ajudar a encontrar os gargalos e suas soluções para oferecer o melhor atendimento, além de reduzir custos e aumentar a produtividade.

Assim, se você quer saber mais sobre essa ferramenta, está no local certo.

O que é um software TMS?

TMS significa no inglês Transportation Management System – ou Sistema de Gerenciamento de Transporte, em português. Trata-se de um sistema informatizado que aprimora o processo de movimentação e distribuição das mercadorias pelos diversos modais, de maneira integrada.

Com ele, é possível ter maior controle das informações e execução das atividades relacionadas aos transportes. O sistema também melhora a qualidade e a produtividade das tarefas devido ao monitoramento completo que gera dados sobre:

• custos de frete;
• roteiros de viagem;
• volume de entregas;
• rastreamento de cargas;
• emissão e arquivamento de documentos fiscais;
• performance de motoristas e veículos;
• etc.

Como funciona o TMS?

Como o TMS é atualizado em tempo real, ele é utilizado para que as tomadas de decisões sejam corretas. Logo, com esse sistema, as embarcadoras e transportadoras se tornam mais competitivas perante a concorrência, apresentando maior performance e melhoria na comunicação entre empresa e motorista, bem como facilitando o monitoramento constante de todas as suas fases.

Desse modo, o seu funcionamento ocorre mostrando o custo de cada etapa e os seus gargalos, mediante:

• tabela de fretes com o cálculo automático dos valores para diminuir custos e otimizar a oferta;
• mensuração da quilometragem a ser percorrida e indicação do trajeto mais adequado para precisar o prazo de entrega aos clientes;
• simulação de situações que otimizem e garantam uma logística estratégica, combinando modais, rotas e comparação de preços;
• rastreamento de cargas com notificações automáticas ao consumidor e demais envolvidos, mostrando onde está o produto naquele momento;
• realização da auditoria de faturas da transportadora, verificando notas fiscais eletrônicas e Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CT-es);
• otimização da troca de informações com Correios e transportadoras por EDI (Electronic Data Interchange), webservice e outros tipos de comunicação.

Para quais tipos de empresa o TMS pode ser utilizado?

Um TMS (Transportation Management System) é uma solução versátil que pode atender a diferentes tipos de negócios que dependem de transporte e logística eficientes. Confira os principais:

• Transportadoras: empresas responsáveis pelo transporte de mercadorias podem utilizar o TMS para otimizar rotas, monitorar cargas em tempo real e calcular fretes com maior precisão;

• Embarcadores: negócios que enviam mercadorias para clientes finais ou distribuidores, como varejistas e indústrias, se beneficiam do controle e monitoramento desde a coleta até a entrega;

• E-commerce: empresas de comércio eletrônico podem utilizar o TMS para garantir prazos de entrega, rastrear pedidos e oferecer notificações automáticas aos clientes;

• Indústrias: empresas industriais que lidam com altos volumes de transporte de matéria-prima ou produtos acabados podem integrar o TMS para melhorar a logística de distribuição;

• Distribuidores e Atacadistas: negócios que gerenciam grandes volumes de mercadorias e diversas rotas podem usar o TMS para planejar melhor o fluxo de transporte e reduzir custos;

• Empresas de médio e grande porte: organizações que enfrentam desafios como processos desestruturados, desperdícios e baixa produtividade podem resolver esses gargalos com o TMS;

• Negócios com demandas logísticas específicas: empresas que precisam de personalização em seus processos logísticos podem utilizar o TMS devido à sua flexibilidade e capacidade de customização.

Em quais departamentos o TMS pode ser utilizado?

Esse sistema TMS atua no departamento comercial, financeiro, operacional e até na expedição. Inclusive, ele pode ser integrado a outras plataformas que oferecem informações também em tempo real. Para os embarcadores, o sistema controla e monitora as mercadorias desde a coleta pela transportadora até entrega do produto ao comprador.

Leia também: TMS: A Solução Inteligente para a Gestão de Transporte

Quais são as dicas para obter um software TMS para atender à logística da sua empresa?

Investir em tecnologia na cadeia logística é fundamental para realizar uma boa gestão da entrega das mercadorias. Por esse motivo, trouxemos algumas dicas sobre como escolher o software TMS adequado para sua empresa. Confira!

Considere as necessidades do seu negócio

O sistema de gerenciamento de transportes é utilizado, geralmente, pelas empresas de médio a grande porte. No entanto, é preciso fazer um diagnóstico do seu negócio que avalie a sua necessidade para utilizá-lo. Desse modo, levante os problemas quanto a processos lentos e desestruturados, desperdícios, dados descentralizados, falta de controle, pouca produtividade, dificuldades nas tomadas de decisões etc. Depois, busque por soluções que sejam adequadas a resolver esses impasses.

Atente-se às funcionalidades do software TMS

O TMS oferece inúmeras funcionalidades, desde setor operacional até gestão. Embora seja abrangente, ele permite uma flexibilização de suas funções ao modificar parâmetros de cálculos, fazer restrições de acordo com tipo de pedido, endereço do comprador, transportadora, produto, perfil do cliente e outros.

Analise a escalabilidade

Toda empresa deseja crescer. Logo, é preciso evitar custos desnecessários e ter uma plataforma escalável que suporte a ampliação do volume de informações e dos processos. Por isso, certifique-se de que o software possui essa possibilidade e que tenha estrutura sem perder a qualidade para que o investimento não seja em vão.

Considere o custo-benefício

O preço é um dos fatores que sempre pesam no momento de uma decisão, mas ele não é tudo. Ainda que ele seja importante, considere analisar também a qualidade dos serviços, o atendimento, o suporte, as atualizações e demais aspectos pertinentes ao negócio.

Até porque preço elevado não é garantia de serviço qualificado, e vice-versa. Diante disso, pondere as vantagens e desvantagens do sistema para obter melhor custo-benefício. Entenda também que essa aquisição não é um gasto e, sim, um investimento para o desenvolvimento de sua empresa.

Priorize a segurança

Lembre-se de pesquisar e fazer um comparativo entre as prestadoras desse serviço para saber a que tem a melhor reputação no mercado. É aconselhável conversar com os clientes que contrataram seus serviços. Com isso, terá mais segurança e melhores garantias de qualidade e atendimento.

Observe a flexibilidade do software TMS

Geralmente, os processos logísticos são parecidos entre as empresas. Entretanto, há algumas particularidades que precisam ser atendidas em cada uma delas. Isso permite avaliar melhor a flexibilidade do sistema que você deseja contratar.

Isso porque algumas customizações devem ser realizadas para adequação dos processos. Sendo assim, o sistema não pode ser engessado nem limitado, pois ele terá que ser eficiente em todas as áreas.

Na verdade, o aconselhável é fazer o mapeamento dos processos e o desenho do fluxo das atividades antes de adquirir uma plataforma como essa. Após isso, você entenderá o que deverá ser executado, quais os gargalos devem ser solucionados e as oportunidades de melhorias identificadas. Com as mudanças, os métodos de trabalho se tornam padronizados e com rotinas otimizadas.

Conclusão

Em resumo, o software TMS vem para agregar os processos de sua empresa e o atendimento ao seu cliente. Conheça nossa solução TMS especialista em transportes terceirizados para embarcadores, que auxilia o embarcador na auditoria de frete, avaliação de performance, separação e embarque, solicitação de transporte, agendamento, acompanhamento e muito mais.