A rotina das equipes comerciais ficou cada vez mais complexa, com múltiplos canais de contato, ciclos de venda mais longos e uma carga operacional que cresce na mesma proporção das metas.
Uma pesquisa da consultoria Markets & Markets mostrou que as equipes de vendas passam apenas 28% do seu tempo vendendo. O restante do período é desperdiçado em atividades internas e operacionais, como inserir dados, follow-ups não planejados e outras burocracias.
Não é à toa que as empresas buscam soluções de automação de vendas para que os times possam se dedicar, de fato, a melhorar os resultados.
A expectativa é que uma automação de vendas que otimize o tempo dos profissionais possa diminuir em 90% o tempo de resposta para clientes e qualificar em 33% as oportunidades.
Para atingir estes índices, porém, há a necessidade de aprimorar processos e investir em tecnologias especializadas, a exemplo de um CRM na gestão de relacionamento com o cliente.
É importante estabelecer processos claros de gestão de vendas de modo a garantir o aproveitamento das oportunidades, estimular a relação com os clientes e fidelizar consumidores já estabelecidos, melhorando as oportunidades e, consequentemente, o desempenho financeiro.
O que é automação de vendas?
A automação de vendas se trata de um conjunto de estratégias, processos e práticas com o propósito de automatizar as tarefas repetitivas dos times comerciais.
Na rotina dessas equipes, há muitas atividades que podem ser delegadas a sistemas especializados, fazendo com que os profissionais possam se dedicar, de fato, ao atendimento dos clientes.
O objetivo por trás da automação de vendas é reduzir o ciclo para a conversão de negócios, conforme o funil de vendas desenvolvido pela própria empresa. Esse processo passa necessariamente pela presença de um CRM, que ajude a identificar as tarefas e mecanizar aquelas que tomam tempo.
Entre elas:
- Integração Whatsapp e CRM – Muitas negociações e pedidos acontecem via Whatsapp, o aplicativo que caiu no gosto do brasileiro. Portanto, integrar esses dados faz com que as equipes comerciais tenham mais tempo para atendimento, relacionamento e, como consequência, conversão e fidelização.
- E-mail marketing integrado – A lógica é semelhante, mas, neste caso, torna-se mais simples identificar, a partir da abertura e tempo presente em cada e-mail, como cada consumidor está avançando no funil.
Na prática, a solução se torna um apoio para análises referentes à inteligência de mercado e ao posicionamento da organização em seu setor.
Como funciona um processo de automação de vendas?
A partir de um CRM, é possível estruturar uma jornada de vendas e automatizá-la. Cada negócio tem as suas particularidades, a depender das características de produtos e o perfil de clientes.
No entanto, é possível desenvolver a automação de vendas a partir de alguns pontos cruciais:
1. Definição do público-alvo
É um processo importante de planejamento, que visa identificar quem são os clientes de um produto ou serviço. Ao entender essas personas, torna-se mais simples estabelecer a jornada de aquisição e dar início ao processo de automação de vendas. Muitas vezes, esse plano envolve os times de S&OP.
2. Captação de leads
É o processo inicial da automação de vendas, que pode ocorrer por meio de ferramentas de inbound e outbound, que alimentam o CRM com dados.
3. Segmentação e scoring
A partir da coleta de informações, o CRM classifica o lead por uma escala de pontos, conforme engajamento e outros atributos.
É viável também segmentar de acordo com o tipo de produto, porte de empresa ou recorrência de compra, por exemplo. Dessa forma, as equipes de venda podem priorizar oportunidades.
4. Nutrição e relacionamento
As plataformas de automação disparam comunicações personalizadas em múltiplos canais (e-mail, chatbots, redes sociais), ajustando mensagens conforme o comportamento do prospect. Paralelamente, o sistema oferece insights para orientar sobre o momento ideal de abordagem para os times comerciais.
5. Análise regular
Trata-se, portanto, de um processo de melhoria contínua que requer eficiência operacional, mas inteligência para analisar indicadores, tempo de ciclo e custo de aquisição.
É importante que haja integração com o sistema ERP, para que as vendas estejam coordenadas com o controle de estoque, gestão fiscal e tributária, produção (no caso de indústrias), entre outros pontos.
Quais são as vantagens de automatizar o processo de vendas?
São diversos os benefícios de investir na automação de vendas. Entre eles:
- Aumento da eficiência operacional: a eliminação de tarefas repetitivas (como envio de e-mails, follow-ups e atualização de CRM) libera tempo para atividades mais estratégicas.
- Escalabilidade: os processos podem ser replicados em larga escala, otimizando custos e ativos.
- Precisão nos dados: há redução de erros por inserção de informações manuais e garantia de maior confiabilidade nos dados leads, oportunidades e métricas de desempenho.
- Personalização em massa: possibilita comunicações segmentadas e adaptadas ao perfil de cada cliente, aumentando taxas de engajamento e conversão.
- Inteligência preditiva: com o histórico de dados, ganham-se subsídios para aprofundar conhecimentos sobre comportamento de compra e momento ideal de abordagem, reduzindo o ciclo de vendas e ampliando as taxas de conversão.
Qual a diferença entre automação de vendas e marketing?
As duas atividades estão relacionadas entre si e geram benefícios para as equipes de venda. Enquanto o marketing foca na geração e qualificação de leads, a automação de vendas tem o objetivo de aprimorar a conversão desses prospects em clientes.
É importante compreender que os times de marketing atuam mais no topo e meio de funil, criando condições para o surgimento de oportunidades reais. A ideia é que essas equipes atuem apenas no fundo do funil: ou seja, visando concluir negócios e construir o relacionamento com os clientes.
Portanto, apesar das diferenças, é importante que haja uma integração efetiva entre as atividades, preferencialmente com ferramentas de CRM, o que costuma se refletir positivamente na força de vendas.
Quais são os impactos da automação de vendas na experiência do cliente?
Este é um ponto que muitas vezes passa despercebido pelas equipes comerciais.
Quando os processos são mapeados e há uma convergência dos canais de atendimento em um mesmo sistema – o CRM Senior, por exemplo –, os gestores envolvidos na área ampliam a sua capacidade de dar respostas ágeis a prospects.
Na prática, isso significa:
- Menos tempo de espera para retorno comercial
- Respostas baseadas no histórico real do lead
- Continuidade no atendimento, independentemente do canal de contato
Em muitos casos, esta qualidade de atendimento é o que faz a diferença para assegurar a conversão de um lead em cliente.
Comunicação alinhada à jornada do cliente
A experiência do consumidor é aprimorada quando ela se incorpora à jornada de vendas de uma maneira estratégica. Ao ser atraído pelo produto ou serviço de forma orgânica ou ativa, passa a receber comunicações e avançar no funil, conforme o planejamento inicialmente desenhado.
Os times de venda só iniciam a abordagem quando há a identificação clara de que o lead está no fim do funil e propício a receber uma proposta – ou quando ele ativamente entra em contato com a empresa. A integração entre CRM e ERP conclui essa efetividade, já que as equipes de venda têm, na palma da mão, dados sobre prazos, disponibilidade de produtos e outras respostas necessárias à abordagem.
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