A boa administração assegura que os times de compras evitem retrabalhos, dificuldades de relacionamento com fornecedores, gargalos na cadeia logística e atrasos aos clientes.
Da indústria, passando pelo serviço e chegando ao varejo, nenhum negócio é uma ilha. Em todos os segmentos, há a necessidade de selecionar fornecedores, negociar os contratos, administrar estoques e avaliar a entrega – e a qualidade – dos materiais e serviços. Estes processos envolvem necessariamente uma gestão de compras, que, quanto mais eficiente, mais amplia a competitividade de um negócio.
Ser assertivo na escolha do fornecedor evita erros e problemas de qualidade na cadeia produtiva, permitindo que ela seja mais inteligente com o passar do tempo. Uma boa gestão de compras também impacta a disponibilidade de recursos para o setor, o que afeta diretamente o fluxo de caixa.
Siga conosco na sequência deste artigo para entender mais sobre a gestão de compras.
Qual a importância da gestão de compras para as empresas?
Uma gestão de compras visa garantir que uma organização conte com todos os suprimentos necessários para o desenvolvimento de suas atividades – seja a produção ou a venda de produtos ou serviços. Caso não haja um planejamento adequado, a empresa pode ter interrupção de suas cadeias produtivas ou não ter produtos disponíveis em estoque para a venda, afetando os seus resultados e a satisfação do cliente.
É por isso que a gestão de compras se torna essencial para a saúde financeira e para o bom desempenho operacional. Entre as suas vantagens, estão:
Redução de custos
Abre a oportunidade de negociar melhores preços e condições de pagamento com fornecedores, além de ampliar a precisão dos pedidos.
Mais visibilidade sobre despesas e prazos de pagamentos
Permite que o departamento tenha uma perspectiva centralizada sobre a gestão de estoque, seus custos e prazos envolvidos;
Assegura a qualidade
Aprimora a seleção de fornecedores de produtos ou serviços de qualidade, levando em consideração prazos e os padrões de qualidade.
Aumenta a eficiência
Busca otimizar o processo de aquisição para reduzir o tempo e os recursos necessários envolvidos nos processos de compra, sem contar a capacidade de rastreamento e controle;
Compliance e reputação
Facilita a escolha de fornecedores comprometidos com práticas ambientalmente responsáveis.
A administração adequada desses processos garante que os times otimizem o seu tempo, evitando retrabalhos, dificuldades de relacionamento com fornecedores, gargalos na cadeia logística e atrasos aos clientes. Portanto, a gestão de compras deve ser integrada aos setores operacionais e produtivos, de estoque, de logística e até de marketing.
O que é um MRP para a indústria?
Como estruturar um processo eficiente de gestão de compras?
São diversas as responsabilidades dos times envolvidos na gestão de compras: do planejamento (incluindo prazos e quantidade), passando pela negociação, ao controle do recebimento e dos relatórios específicos.
Dentro desta realidade, cada negócio tem as suas particularidades em relação à cadeia produtiva, ao tipo de fornecedores e aos itens necessários à operação. Entretanto, há um passo a passo que pode ser coordenado para otimizar a gestão de compras. Ele deve incluir:
- Mapeamento de necessidades – Determinar os produtos e serviços necessários para as operações da empresa.
- Pesquisa de fornecedores – Identificar e avaliar potenciais fornecedores, conforme os critérios de qualidade do próprio negócio.
- Solicitação de propostas (RFP) – Enviar RFPs detalhadas para fornecedores selecionados.
- Avaliação de propostas – Analisar as propostas recebidas e comparar custos, prazos e qualidade, em prol do melhor negócio possível.
- Negociação e contratação – Negociar os termos do contrato – volume, prazos, formas de pagamento – e formalizar acordos com fornecedores.
- Gestão de pedidos e estoque – Monitorar pedidos e gerenciar o estoque de maneira eficiente. Por mais efetivo que seja o planejamento, momentos de sazonalidade podem demandar pedidos adicionais ou ajustes.
- Avaliação de desempenho – Analisar o desempenho dos fornecedores em relação à qualidade, cumprimento de prazos e ajustar contratos conforme necessário. Isso se torna mais eficiente com relatórios de desempenho específicos.
Esta estrutura contempla a maior parte das demandas e processos da área de gestão de compras, mantendo um fluxo contínuo dos suprimentos, o relatório de recebimentos e calculando especificidades do estoque e depreciação de itens.
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Como a tecnologia otimiza estes processos?
A gestão de compras se torna mais eficiente e assertiva com o suporte da tecnologia, especialmente de plataformas especializadas de gestão. Sistemas de e-procurement, por exemplo, automatizam tarefas manuais, como a solicitação de propostas e a avaliação de fornecedores.
Isso se reverte em mais transparência, ao melhorar a visibilidade sobre o status dos pedidos e o desempenho dos fornecedores. Automação de tarefas repetitivas reduz erros humanos e aumenta a eficiência dos processos.
Análise de dados contínua auxilia na tomada de decisões mais informadas e estratégicas, especialmente quando integradas adequadamente aos sistemas de gestão. É possível, por exemplo, aproveitar momentos de maior sazonalidade para ampliar os pedidos e negociar melhores preços ou otimizar o estoque de forma estratégica.
Este cuidado aprimora o fluxo de informação entre os departamentos envolvidos. É o caso da gestão de estoque, visto que é possível sincronizar as informações do estoque aos pedidos de compra.
Leia mais: o que é um tracking de pedidos?
Quais indicadores e métricas monitorar?
Os sistemas de gestão trazem a possibilidade de acompanhar indicadores e métricas para tornar o processo de gestão de compras ainda mais assertivo. Mas o que deve ser monitorado?
- Custo Total de Aquisição (TCO) – Mede os custos diretos e indiretos associados a cada compra;
- Prazo de entrega – Tempo médio para receber os pedidos – e se eles estão de acordo com o que havia sido acordado previamente;
- Qualidade dos fornecedores – Avaliação da qualidade dos produtos e serviços fornecidos, conforme os padrões estabelecidos no contrato;
- Eficiência do processo – Tempo e recursos necessários para completar o processo de compras.
Para que a gestão de compras contribua efetivamente para os objetivos de uma empresa, é fundamental que esteja alinhada aos propósitos corporativos. Para isso, a comunicação tem um papel essencial para integrar departamentos de forma estratégica.
Nesse contexto, a gestão de compras é uma peça chave para o sucesso de qualquer empresa, independentemente do setor de atuação. Ela não apenas garante que os recursos necessários estejam disponíveis, mas também desempenha um papel relevante na redução de custos, na otimização dos processos e na melhoria da qualidade dos produtos e serviços.
Com uma gestão de compras bem estruturada, as empresas podem evitar interrupções na cadeia produtiva, melhorar sua eficiência operacional e garantir a sustentabilidade de suas operações no longo prazo.
