Cotação de preços nem sempre é um processo simples. Mas sabemos que no competitivo mundo dos negócios, a eficiência na gestão de compras é um diferencial crucial para o sucesso de qualquer empresa. Dentro desse contexto, a jornada de cotação se destaca como um elemento-chave para garantir que as organizações obtenham os melhores produtos pelos preços mais vantajosos.
Pensando nisso, o ERP senior X disponibiliza uma jornada de cotação de preços, que agiliza e traz informações e controle para o processo de compras, além de proporcionar mais economia para o seu negócio.
Mas, afinal, o que é uma jornada de cotação de preços?
Uma jornada de cotação de preços se refere ao processo pelo qual uma empresa solicita e recebe cotações de fornecedores para determinados produtos ou serviços que precisam ser adquiridos.
Essa jornada geralmente envolve várias etapas, desde a identificação da necessidade de compra até a seleção do fornecedor e a finalização da transação.
Ao final do processo, é possível selecionar aqueles fornecedores que oferecem a melhor proposta, gerando economia e assertividade nas negociações.
Processo de cotação simplificado no ERP senior X
A jornada de cotação com o ERP senior X foi projetada para simplificar o processo de compras, desde a definição das necessidades de compra até a geração do pedido. Dentro desta funcionalidade, você é guiado por 5 etapas para realizar as cotações de preços de forma eficiente e precisa.
O processo é intuitivo, começando pelo preenchimento dos dados gerais, seguido pela adição dos itens a serem cotados, a inclusão dos fornecedores, a coleta de preços e, por fim, a análise das propostas para fechamento da cotação. Cada etapa é cuidadosamente planejada para garantir uma experiência fluida e facilitar a execução de suas tarefas de compra.
Etapas da jornada de cotação no ERP senior X
Quer descobrir como funciona esta jornada? Então veja a seguir como é simples gerar uma cotação de preços no ERP senior X, e os detalhes de cada uma das 5 etapas deste processo:
1- Início da cotação de preços: Informações gerais
A jornada tem início com o preenchimento das informações básicas da empresa vinculada à cotação em questão. Nesta fase inicial, você pode até mesmo estabelecer uma data limite para a coleta de preços, permitindo que o sistema sugira o encerramento da etapa de coleta e avance para a análise das propostas.
2 – Definição dos itens a serem cotados
Nesta etapa, você define os produtos que sua empresa deseja adquirir, fornecendo detalhes sobre os itens, quantidades e prazos para que os fornecedores possam elaborar suas propostas.
3 – Escolha dos fornecedores da cotação de preços
Neste momento da cotação, você relaciona os fornecedores que participarão do processo de coleta de preços. Para tornar esse processo ainda mais ágil, o ERP snior X carrega automaticamente os dados cadastrais do fornecedor.
Além disso, oferecemos a opção de personalizar sua cotação ao inserir um contato específico. Por exemplo, se sua empresa tem representantes designados para cada tipo de produto, você pode cadastrar o contato da pessoa responsável por essa cotação. Essa abordagem torna o processo mais eficiente e organizado, garantindo uma comunicação direta e precisa.
4 – Coleta dos preços dos fornecedores selecionados
Após receber as propostas dos fornecedores, é o momento de analisar e selecionar as melhores opções. Inicialmente, o sistema permite registrar os dados gerais do fornecedor, como condições de pagamento, valor do frete, prazo de entrega e descontos oferecidos sobre o total da negociação, entre outros detalhes importantes.
Além disso, nosso processo possibilita entrar em detalhes específicos da cotação, fornecendo informações precisas sobre os itens negociados. Essa etapa foi concebida para ajudá-lo a registrar com precisão o cenário da negociação com o fornecedor.
Por exemplo, se sua empresa mantém um bom relacionamento com um fornecedor e ele oferece uma promoção exclusiva para o item cotado, você pode indicar um desconto específico para esse produto.
Da mesma forma, se o fornecedor propõe um desconto em um item, porém de marca inferior, você pode especificar a marca do produto para ter como parâmetro durante a negociação.
Já em casos em que o fornecedor não possui o produto cotado, é possível indicar essa situação, juntamente com o motivo correspondente.
E para facilitar a identificação do produto cotado, é possível fornecer o código utilizado pelo fornecedor para aquele item específico. Essa prática é especialmente útil quando o fornecedor possui múltiplos tipos do mesmo item, tornando a descrição mais precisa e facilitando a comparação entre as propostas.
5 – Análise das Propostas de cotação de preço
Nesta etapa, apresentamos inicialmente um quadro comparativo que facilita a visualização do progresso da cotação. Este quadro relaciona as informações dos itens com os fornecedores, demonstrando o status de cada processo.
Caso algum fornecedor ainda não tenha fornecido os preços e condições propostas, você pode visualizar essa situação nesta etapa e decidir se deseja continuar a cotação dessa maneira ou aguardar pelo retorno.
Em seguida, ao iniciar a cotação propriamente dita, nosso sistema destaca automaticamente a melhor proposta com base nos cálculos do custo unitário. Esse cálculo considera não apenas o valor bruto do produto, mas também seus acréscimos, descontos, valores de frete e outros encargos associados a cada item.
E claro, sabemos que existem outros critérios além do preço mais baixo que podem influenciar na escolha de um fornecedor. Portanto, todas as informações utilizadas para calcular o valor unitário estão disponíveis para visualização nesta mesma etapa.
Você pode acessar detalhes completos sobre os custos e descontos de cada item de cada fornecedor, bem como prazos de entrega, condições de pagamento e outras informações relevantes para tomar uma decisão informada.
Se optar por uma proposta diferente daquela sugerida pelo ERP senior X, tudo bem. Você pode prosseguir com a cotação normalmente. Para garantir a conformidade em todo o processo, nosso sistema permite que você registre o motivo da escolha e exibe o critério utilizado para selecionar o fornecedor: se foi pela melhor oferta ou por escolha do usuário.
E pronto, a jornada está completa! Após fechar a cotação, nosso sistema gera automaticamente o pedido de compra.
A seguir, veja mais funcionalidades que tornam a jornada de cotação de preços do ERP senior X completa!
Consulta de pedidos de compra e ocorrências da cotação de preços
Após o fechamento da cotação, é possível consultar os pedidos de compra gerados a partir dela, garantindo a continuidade do processo. Além disso, o sistema registra ocorrências das principais ações realizadas durante o processo de cotação, permitindo uma análise posterior e a identificação de possíveis melhorias.
Integração com o sistema Cotei
A rotina de Cotações de Preços do ERP senior X está integrada ao sistema Cotei, uma solução que torna o processo de gestão de compras mais ágil e eficiente.
Com o Cotei, os fornecedores podem preencher um formulário simples e objetivo, enviando as informações necessárias para a cotação de preços. Esses dados são recebidos automaticamente no ERP, permitindo dar continuidade ao processo de forma centralizada. Para as empresas, isso significa menos retrabalho, mais controle sobre as informações e um processo de compras muito mais ágil.
Outro benefício dessa integração é a sincronização automática entre os sistemas. Isso garante que alterações feitas no ERP senior X, como inserir ou cancelar fornecedores, adicionar ou cancelar itens na cotação, ou cancelar a cotação de preços, sejam refletidas no Cotei, promovendo uma gestão ainda mais integrada e confiável.
Além disso, a integração proporciona mais clareza sobre a origem das informações e o status da coleta de preços, pois os campos Situação da coleta de preços e Origem de dados ajudam a identificar quando houve alterações nos dados e se a coleta foi feita manualmente ou via Cotei, permitindo um acompanhamento mais eficiente.
Acesso a área do comprador do Cotei
Através dessa integração, é possível acessar diretamente do ERP senior X a área do comprador no Cotei. Essa funcionalidade permite visualizar todas as informações relacionadas às cotações enviadas aos fornecedores, proporcionando um acompanhamento detalhado, maior agilidade na execução dos processos e a centralização dos dados em um único ambiente.
Além disso, o ERP realiza uma verificação automática para identificar se o comprador responsável pela cotação já possui cadastro na área do comprador do Cotei. Caso o cadastro não exista, o sistema envia automaticamente uma solicitação ao Cotei, que dispara um e-mail de convite para que o comprador finalize seu registro. Essa automação elimina etapas manuais, otimizando o fluxo de trabalho e garantindo eficiência desde o início do processo.
Cotações de preços com moedas estrangeiras: mais flexibilidade nas negociações
Para empresas que realizam negociações internacionais, o ERP senior X oferece suporte para cotações de preços com moedas estrangeiras. Essa funcionalidade permite maior flexibilidade e praticidade ao lidar com fornecedores globais, eliminando barreiras relacionadas a conversões manuais de valores.
Cancelamento de fornecedores no processo de cotação
O controle eficiente do processo de cotação de preços é essencial para uma gestão estratégica de compras. Pensando nisso, o ERP senior X permite cancelar fornecedores em situações específicas do processo, como cotações que ainda estão em fase de digitação. Essa funcionalidade oferece mais segurança e organização, auxiliando, por exemplo, em casos onde um determinado fornecedor não dispõe mais do produto desejado.
Com o cancelamento, o fornecedor permanece registrado para consulta, mas não pode ser editado ou incluído em outras atividades relacionadas à cotação. Essa abordagem garante que o histórico das informações seja preservado, enquanto você mantém total controle sobre quais fornecedores participam ativamente do processo. A solução combina praticidade e controle, ajudando a evitar inconsistências e a otimizar a gestão de cotações.
Envio automático de e-mails aos fornecedores e compradores
A comunicação eficiente é essencial para agilizar e otimizar o processo de cotação de preços. No ERP senior X, o envio de e-mails com os dados da cotação foi projetado para oferecer flexibilidade e praticidade, adaptando-se às diferentes necessidades da sua equipe.
Com a opção de envio automático, o sistema encaminha as informações da cotação diretamente aos fornecedores assim que a coleta de preços é iniciada. Essa funcionalidade garante agilidade ao eliminar etapas manuais, permitindo também a inclusão de anexos relevantes, o que centraliza todas as informações necessárias em um único envio.
Para quem prefere gerenciar esse momento de forma personalizada, o sistema oferece a opção de envio manual, acessível por meio de uma ação simples e prática, colocando o controle diretamente nas mãos do usuário.
Além disso, em coletas realizadas via sistema Cotei, o ERP pode enviar automaticamente um e-mail aos compradores assim que todos os fornecedores respondem à cotação. Essa funcionalidade otimiza o monitoramento, garantindo que os responsáveis sejam informados em tempo real, proporcionando maior transparência ao processo de cotações.
Sugestão dos melhores fornecedores: inteligência para otimizar suas cotações
Outra funcionalidade da rotina de Cotação de Preços no ERP senior X é a Sugestão dos Melhores Fornecedores, que utiliza um algoritmo de aprendizado de máquina para analisar dados históricos e identificar as opções mais adequadas para cada cotação.
Ao cruzar essas informações, o sistema apresenta uma lista com os fornecedores mais indicados para atender à necessidade específica da cotação. Essa análise inteligente não apenas otimiza o tempo gasto na escolha, mas também aumenta a assertividade nas negociações, permitindo que as empresas fechem contratos mais vantajosos.
Próximos passos para a jornada de cotação de preços do ERP senior X
E nossa jornada não para por aqui! No ERP senior X, estamos sempre atentos às novas possibilidades e trabalhamos para deixar nosso sistema cada vez mais completo.
Então veja as novidades planejadas para o processo de cotação de preços:
- Conversão de unidades: iremos adicionar uma função para que seja possível converter as unidades de medida durante a cotação, permitindo uma comparação mais precisa entre os itens.
- Processo de aprovação: estamos nos preparando para integrar um processo de aprovação na jornada de cotação, garantindo conformidade e controle de qualidade em cada etapa.
- Cálculo automático de impostos: vamos implementar o cálculo automático dos impostos durante o processo de cotação, proporcionando uma visão mais clara e precisa dos custos envolvidos.
- Personalização do conteúdo do e-mail enviado aos fornecedores: será possível definir o texto do e-mail que é enviado aos fornecedores, adaptando a comunicação para atender às necessidades específicas de cada negociação.
- Definição da forma da coleta de preço: adicionaremos maior flexibilidade, permitindo que o usuário escolha o método mais adequado para cada fornecedor: se a coleta de preços será feita através do Cotei ou por e-mail. Isso garante maior adaptabilidade às particularidades de cada negociação e fornecedor.
Como a Senior disponibiliza a jornada de cotação de preços?
A jornada de cotação está disponível para os usuários da nossa solução , e pode ser integrada com o sistema Cotei.
Além do acesso à todas as funções mencionadas nesse artigo, você ainda conta com uma documentação completa, tanto do ERP senior X, quanto do Cotei, que demonstram passo a passo como aproveitar cada detalhe de tudo que esta funcionalidade oferece.
Quer saber ainda mais sobre a jornada de cotação de preços no ERP senior X? Então acesse esta talk de produto e assista dois de nossos especialistas em uma demonstração ao vivo, destacando as principais funcionalidades e respondendo a perguntas comuns dos usuários.
