Ganhe tempo, elimine etapas manuais e reduza a possibilidade de erros em seus processos de cotação. Descubra como neste artigo.
A rotina dos compradores empresariais é repleta de desafios complexos, como a cotação de materiais e a realização de compras. Essas tarefas exigem que os compradores encontrem o melhor custo-benefício, analisem indicadores e garantam o fornecimento de produtos de alta qualidade, tudo isso alinhado às estratégias corporativas.
No entanto, essas tarefas são frequentemente complicadas por processos morosos, retrabalhos e informações dispersas. É aqui que o Cotei entra em cena, transformando a maneira como empresas gerenciam suas cotações e compras.
O que é cotação de materiais?
A cotação de materiais é um processo essencial no gerenciamento de compras e suprimentos de qualquer organização. Esse processo envolve solicitar e comparar preços, condições de pagamento e outros fatores relevantes de diferentes fornecedores para um determinado conjunto de produtos ou serviços necessários para a operação da empresa.
O objetivo principal é garantir a obtenção de materiais de qualidade pelo menor custo possível, otimizando os recursos da empresa e assegurando a continuidade das operações.
Importância da cotação de materiais
A cotação de materiais é uma prática fundamental para qualquer negócio que busca eficiência e competitividade no mercado. Ela proporciona diversas vantagens, incluindo:
- Qualidade dos materiais: a cotação permite avaliar não apenas o preço, mas também a qualidade dos materiais oferecidos. Isso assegura que a empresa adquira produtos que atendam aos seus padrões de qualidade.
- Melhoria nas negociações: ter cotações de diversos fornecedores dá à empresa uma posição de vantagem nas negociações, permitindo negociar melhores condições de pagamento, prazos de entrega e outros termos comerciais.
- Transparência e controle: o processo de cotação de materiais gera uma documentação formal que ajuda a manter a transparência nas compras e facilita o controle e a auditoria dos processos de aquisição.
- Parcerias estratégicas: ao realizar cotações frequentes, a empresa pode identificar e desenvolver relacionamentos com fornecedores confiáveis e estratégicos, fortalecendo sua cadeia de suprimentos.
Ferramentas para Cotação de Materiais
Com a evolução tecnológica, várias ferramentas e plataformas foram desenvolvidas para facilitar o processo de cotação de materiais. Estas soluções tecnológicas ajudam a automatizar e simplificar várias etapas do processo, proporcionando maior eficiência e precisão.
Este é o caso do Cotei, que é um produto que tem por objetivo simplificar a coleta dos dados de cotações. Além disso, essa ferramenta possui uma plataforma prática e objetiva, permitindo que os fornecedores se adaptem rapidamente ao uso do portal.
Simplifique o processo de cotação de materiais com o Cotei
O Cotei é uma plataforma online projetada para simplificar e agilizar o processo de cotação de materiais. Com ele, os compradores podem convidar seus fornecedores a preencher um formulário simples, centralizando as informações em um único lugar de fácil navegação.
Essa ferramenta elimina o retrabalho, centraliza as cotações e proporciona maior agilidade no processo de compras. Veja abaixo alguns dos seus benefícios:
Produtividade
Com o Cotei, os compradores podem deixar o trabalho operacional para a plataforma. Isso libera mais tempo para analisar propostas, negociar e tomar as melhores decisões. A automatização das tarefas operacionais permite que os compradores se concentrem em atividades estratégicas, aumentando a eficiência do setor de compras.
Informações centralizadas
Um dos maiores problemas enfrentados pelos compradores é a dispersão de informações. Com o Cotei, todas as informações ficam centralizadas, eliminando a necessidade de preencher inúmeras planilhas e fazer incontáveis ligações para realizar a cotação de materiais. A centralização de dados simplifica a rotina e facilita o acesso às informações essenciais.
Agilidade
A plataforma permite obter informações de forma rápida, eliminando etapas morosas do processo de compras. Isso proporciona mais tempo para planejamento e execução dos pedidos. A agilidade na obtenção da cotação de materiais e na análise de propostas é crucial para uma tomada de decisão eficiente.
Fácil navegação
Para os fornecedores, o Cotei oferece uma interface objetiva e simples de usar. Eles precisam preencher apenas as informações essenciais para a cotação de materiais, o que facilita e agiliza o processo de resposta. A simplicidade da plataforma garante que mesmo fornecedores com pouca familiaridade com tecnologia possam usá-la sem dificuldades.
Organização
Administrar um grande volume de requisições pode ser desafiador. O Cotei facilita essa tarefa ao organizar todas as cotações em um só lugar. Isso permite que os compradores mantenham um histórico completo de todas as transações, simplificando a gestão e o acompanhamento dos processos.
IA para auxiliar na tomada de decisão
Deixe que a IA faça o trabalho pesado por você: receba resumos inteligentes das negociações e descubra padrões, riscos e oportunidades sem perder tempo com planilhas ou e-mails.
Chat em tempo real com os fornecedores
A comunicação entre compradores e fornecedores é essencial para negociações rápidas e bem-sucedidas. Para tornar esse processo ainda mais eficiente, o Cotei conta com um chat integrado que permite a troca instantânea de informações sem precisar sair da plataforma. Essa funcionalidade garante mais agilidade, rastreabilidade e precisão em cada etapa, conectando você diretamente aos fornecedores e tornando as negociações ainda mais transparentes.
Além disso, o Chat permite o registro automático das alterações realizadas na cotação, garantindo segurança e rastreabilidade. Veja uma imagem do chat:
Gestão otimizada
A integração do Cotei com o ERP senior X garante um processo de gestão de cotação de materiais mais seguro e eficiente. As informações disponibilizadas pelos fornecedores são integradas diretamente ao ERP, eliminando etapas manuais e reduzindo a possibilidade de erros. Essa integração proporciona uma visão completa e detalhada das cotações e facilita a tomada de decisões.
Como funciona o Cotei?
Para o fornecedor:
Quando um fornecedor é convidado para participar de uma cotação, ele recebe um e-mail com um link de acesso à plataforma. Na tela principal do Cotei — Minhas Cotações —, o fornecedor pode ver todas as cotações recebidas, incluindo aquelas em aberto, finalizadas ou que ele optou por não participar.
A ferramenta mantém um histórico completo de todas as cotações, permitindo que o fornecedor acesse informações relevantes de forma prática e clara.
Além disso, os fornecedores podem ativar notificações de browser para serem informados sempre que houver uma nova cotação para responder. Essa funcionalidade garante que eles não percam nenhuma oportunidade de negócios.
Para o comprador:
Os compradores podem convidar os fornecedores para participarem de cotações diretamente pelo ERP. O sistema envia automaticamente um e-mail de convite para os fornecedores, que podem então acessar e responder às cotações. Os compradores também recebem notificações sobre as respostas dos fornecedores, o que facilita o acompanhamento do processo.
A plataforma possibilita também o acesso ao comprador, para que ele tenha uma visão detalhada e ágil das cotações enviadas. Os compradores podem acessar uma lista de cotações com informações sobre a filial, número da cotação, status, data final e quantidade de respostas. Ao selecionar uma cotação específica, eles têm acesso a informações precisas sobre o andamento do processo, facilitando a análise.
Além disso, é possível acessar o Dashboard do Comprador, que auxilia no gerenciamento, controle e tomada de decisão referente à área de Compras. Tudo isso utilizando Cards e Gráficos que mapeiam os dados para uma visualização ágil e assertiva. Veja exemplos de visões disponíveis neste dashboard:
- Cotações enviadas: apresenta a quantidade de cotações que foram enviadas pelo comprador.
- Fornecedores cotados: apresenta a quantidade de fornecedores que foram cotados.
- Itens cotados: quantidade total de todos os itens que foram cotados.
- Fornecedores mais cotados – Top 5: neste gráfico, é possível consultar os fornecedores mais cotados com base no número de cotações enviadas para fornecedores.
- Tempo de resposta: apresenta o tempo médio para os fornecedores enviarem as respostas das cotações enviadas pela organização.
- Consultas por cotação: mostra a quantidade média de fornecedores convidados por cotação de acordo com o filtro aplicado.
- Fornecedores que menos respondem – Top 5: exibe os 5 fornecedores que menos responderam às cotações para as quais foram convidados, de acordo com o filtro aplicado.
- Respostas das cotações: aqui são exibidas as quantidades gerais de cada status de cotação. Para esse cálculo, são consideradas todas as cotações e fornecedores de acordo com o filtro aplicado.
Integração com o ERP senior X
O Cotei se integra com a rotina de Cotações de Preços do ERP senior X, que permite a criação de cotações para comparar os valores dos itens de diferentes fornecedores, escolher as melhores propostas e gerar o pedido de compra.
Com esta integração, você preenche os dados iniciais, e através do Cotei, os fornecedores repassam todas as informações necessárias para a cotação.
Ao término do preenchimento deste formulário, as informações são automaticamente importadas para o ERP senior X. Com estes dados no sistema, é possível selecionar os itens e fornecedores desejados, comparar as cotações e escolher de quais fornecedores comprar, para então gerar pedidos de compra. Essa integração elimina etapas manuais e reduz a possibilidade de erros, proporcionando um processo mais seguro e eficiente.
Veja o fluxo abaixo para entender em detalhes como ocorre esta integração:
- A cotação é criada no ERP e o usuário seleciona quais os fornecedores que deverão participar da cotação de materiais;
- Os fornecedores são notificados da chegada de uma nova cotação por e-mail;
- Os fornecedores respondem a cotação de materiais através do portal personalizado do Cotei;
- A resposta da cotação é automaticamente integrada ao ERP, permitindo que o usuário dê continuidade ao processo de compra sem ter que lançar as cotações manualmente.
Qualquer alteração feita nas cotações dentro do ERP senior X, como adicionar ou cancelar fornecedores e itens, ou até mesmo cancelar a cotação inteira, é refletida imediatamente no Cotei.
Além disso, na etapa de coleta de preços de uma cotação no ERP senior X, existem os campos “Situação da coleta de preços” e “Origem de dados”, que permitem identificar de forma clara e eficiente quando uma coleta é alterada e sua origem, seja via Cotei ou inserida manualmente.
Já a ativação da integração com o Cotei é feita por filial, através do parâmetro “Utilizar o Cotei nas cotações” do ERP senior X. Com esta opção ativada, as empresas podem habilitar o uso do Cotei conforme a necessidade específica de cada filial, oferecendo flexibilidade e personalização no gerenciamento de cotações.
Vantagens competitivas para quem utiliza o ERP senior X integrado ao Cotei
O Cotei oferece uma série de vantagens competitivas que impulsionam o processo de compras para empresas de todos os portes:
Redução de custos
Ao otimizar o processo de cotação de materiais, o Cotei contribui diretamente para a redução de custos. A centralização de informações e a eliminação de retrabalhos reduzem o tempo e os recursos necessários para realizar as compras, resultando em economia para a empresa.
Melhoria na qualidade dos dados
Com todas as informações centralizadas e integradas, a qualidade dos dados melhora significativamente. Isso permite uma análise mais precisa e decisões mais informadas, aumentando a eficiência e a eficácia do processo de compras.
Flexibilidade e personalização
O Cotei oferece planos que atendem diferentes tipos de necessidade, variando de acordo com o fluxo de cotações de cada empresa. Essa flexibilidade permite que cada organização escolha a melhor solução para suas demandas específicas, garantindo um ajuste perfeito às suas necessidades operacionais.
Como adquirir o Cotei e fazer a integração com o ERP senior X?
Adotar o Cotei é um passo estratégico para empresas que desejam otimizar seus processos de compras e se destacar no mercado.
O Cotei é uma solução inovadora que facilita o processo de compras ao proporcionar maior eficiência, agilidade e centralização de informações. Com uma plataforma fácil de usar e integrada ao ERP Senior X, o Cotei elimina retrabalhos, melhora a qualidade dos dados e reduz os custos operacionais.
Para que esta integração seja possível, é necessário possuir o módulo de Gestão de Compras do ERP senior X ativado e possuir o sistema Cotei.
Ao adquirir o Cotei, você pode selecionar a opção que melhor se adapta ao seu fluxo de cotações e necessidades operacionais, pois seus planos são por faixa de uso. Após a escolha, é só habilitar a integração com o ERP senior X. E não se preocupe, caso haja qualquer dúvida durante este processo, nossa equipe está pronta para atendê-lo.
Além disso, possuímos uma documentação completa, tanto do Cotei quanto do ERP senior X, que mostra todos os detalhes para você aproveitar ao máximo os benefícios dessa integração no processo de cotação de materiais.
