A desoneração da folha de pagamento foi uma medida adotada para reduzir os encargos trabalhistas de setores específicos, substituindo a contribuição previdenciária patronal por uma alíquota sobre a receita bruta.
A sanção da Lei Federal 14.973/2024, que entrou em vigor em janeiro deste ano, estabeleceu a reoneração da folha de pagamento de forma gradual e cumulativa até 2028 e se tornou um tema de grande impacto para as empresas brasileiras.
Com a mudança na lei, muitas organizações precisam reavaliar custos trabalhistas, planejar adequações no orçamento e adotar novas estratégias para conter os efeitos do aumento da carga tributária.
A transição exige entendimento aprofundado das novas regras e das melhores práticas para manter a sustentabilidade financeira, sem comprometer a competitividade no mercado.
Neste artigo, exploramos o conceito de reoneração da folha de pagamento, os setores mais afetados, os impactos no planejamento financeiro das empresas e as principais alternativas para reduzir custos trabalhistas, além de abordar como o Departamento Pessoal pode se preparar para essa mudança, garantindo a conformidade legal e mantendo uma gestão eficiente da folha de pagamento.
O que é a reoneração da folha de pagamento?
A reoneração da folha de pagamento é o processo de retomada da tributação convencional sobre a folha salarial, substituindo o regime de desoneração vigente até o fim de 2024.
A desoneração permitia que empresas de determinados setores recolhessem a contribuição previdenciária com base na receita bruta e não da folha de pagamento, reduzindo o custo dos encargos trabalhistas.
No entanto, com a nova legislação sancionada em 2024, a reoneração será aplicada de forma gradual a partir de 2025. A transição seguirá esta lógica:
- Ano 2025: 5% sobre a folha e alíquota sobre a receita entre 0,8% e 3,6%;
- Ano 2026: 10% sobre a folha e alíquota sobre a receita entre 0,6% e 2,7%;
- Ano 2027: 15% sobre a folha e alíquota sobre a receita entre 0,4% e 1,8%;
- Ano 2028: retorno aos 20% sobre a folha e extinção da cobrança sobre a receita bruta.
A mudança aumenta progressivamente os tributos sobre a folha salarial, fazendo com que as empresas ajustem seu planejamento financeiro para incluir esses custos adicionais. Algumas das medidas que podem fazer parte da rotina do RH nesse cenário são:
- Reavaliar o orçamento e os custos trabalhistas envolvidos;
- Ajustar as estratégias de contratação;
- Investir em automação, digitalização e inteligência artificial para aumentar a produtividade do RH;
- Buscar alternativas legais para otimizar a carga tributária.
Na prática, a reoneração da folha de pagamento impacta diretamente a competitividade empresarial, tornando essencial uma estratégia estruturada na gestão de custos e no planejamento tributário.
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As principais mudanças da legislação
A recente sanção presidencial estabeleceu um cronograma para a reoneração, permitindo que as empresas se ajustem ao longo do tempo. Entre as alterações principais, encontram-se:
- Fim da alíquota reduzida para setores beneficiados pela desoneração: empresas que antes pagavam a contribuição previdenciária com base no faturamento terão que voltar ao modelo tradicional. A alíquota, ou seja, o percentual do imposto sobre o valor pago, incide sobre a folha de pagamento, o que aumenta os custos trabalhistas;
- Aumento gradual da contribuição previdenciária patronal (INSS): a transição será feita em etapas, permitindo que os setores impactados ajustem suas finanças progressivamente. No entanto, mesmo com a implementação gradual, o aumento da carga tributária pode gerar desafios para o equilíbrio financeiro das empresas;
- Revisão das regras de tributação sobre a folha: a nova legislação prevê reajustes na forma como a tributação sobre a folha de pagamento será aplicada. Isso poderá resultar em mudanças nas alíquotas e na forma de cálculo, o que exigirá atenção redobrada dos departamentos fiscais e contábeis;
- Impacto direto no planejamento financeiro das empresas: com o aumento dos custos trabalhistas, muitas organizações precisarão reavaliar seu planejamento financeiro, incluindo estratégias de redução de despesas, otimização de processos internos e busca por alternativas para manter a competitividade no mercado.
Para estar de acordo com a legislação e ter maior controle da folha de pagamento, é necessário investir em tecnologias e capacitação do Departamento Pessoal.
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Os principais setores impactados pela reoneração
A reoneração atinge principalmente setores que faziam parte do programa de desoneração da folha, incluindo as áreas de:
- Tecnologia da informação;
- Construção civil;
- Transportes;
- Têxtil e calçadista;
- Comunicação.
Esses segmentos devem sentir os impactos de forma mais significativa devido à alta participação da mão de obra nos custos operacionais.
Quais as alternativas para reduzir os custos trabalhistas?
Para diminuir os efeitos da reoneração, algumas estratégias podem ser adotadas.
A começar por um planejamento tributário empresarial, incluindo a revisão dos regimes de tributação para identificar oportunidades de economia fiscal e otimizar seus encargos trabalhistas.
Renegociar benefícios e políticas salariais aparece entre as opções para a redução de custos trabalhistas. As companhias podem reavaliar seus pacotes de remuneração e benefícios, buscando soluções que mantenham a atratividade para os funcionários sem comprometer o orçamento.
Nesse contexto, adotar regimes de bancos de horas e flexibilizar a jornada são estratégias que permitem manter a produtividade sem gerar custos adicionais com horas extras e encargos trabalhistas.
Na perspectiva do RH, deve-se buscar a otimização da folha de pagamento, por meio de softwares de gestão de folha, que também melhoram o controle sobre tributos e processos, reduzindo erros e garantindo mais eficiência. A automação de processos internos reduz tarefas manuais e integra tecnologia para otimizar processos administrativos, com foco na diminuição de custos operacionais.
A terceirização de serviços também surge como uma oportunidade para reduzir custos com tributos e encargos sociais, desde que esteja alinhada à legislação atual e aos objetivos corporativos.
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Como o Departamento Pessoal deve se preparar para a reoneração da folha de pagamento
O Departamento Pessoal (DP) precisará adotar uma abordagem estratégica para garantir conformidade legal e evitar penalizações. Algumas ações incluem:
- Atualização constante sobre as novas regras e alíquotas;
- Reestruturação de processos internos para adaptação ao novo modelo tributário;
- Uso de softwares de gestão de folha para otimizar cálculos e reduzir erros, seguindo as notas técnicas e orientativas do eSocial;
- Comunicação eficiente com colaboradores sobre possíveis impactos nos contracheques e mudanças na estrutura de benefícios;
- Treinamento da equipe de DP para lidar com as novas exigências fiscais e trabalhistas.
Como a tecnologia pode otimizar e tornar o processo seguro
A reoneração da folha de pagamento representa um desafio significativo para as empresas, exigindo planejamento e estratégias para reduzir os impactos financeiros. Investir em gestão tributária eficiente e adotar tecnologias para otimizar a folha de pagamento são medidas essenciais para manter a competitividade no mercado e assegurar o cumprimento da legislação.
Nesse sentido, softwares de gestão com as funcionalidades de folha de pagamento atualizadas permitem automatizar cálculos de folha, integrar dados fiscais e otimizar processos administrativos de forma ágil e segura.
Com essas soluções avançadas, as empresas podem reduzir erros, evitar retrabalho e garantir maior controle sobre tributos e encargos, facilitando a adaptação às novas regras sem comprometer a produtividade e a conformidade legal.
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