Você sabia que empresas têm o direito de recuperar valores do FGTS depositados de forma indevida? Em alguns cenários, a restituição do FGTS é uma medida essencial para evitar prejuízos financeiros e corrigir falhas na gestão de encargos trabalhistas.
Mas como funciona esse processo de restituição FGTS? O que o empregador precisa saber para fazer o pedido de forma correta e conforme a lei?
Com a modernização dos processos trabalhistas e o avanço das soluções digitais, a restituição do FGTS emergiu como uma estratégia crucial para empresas que desejam recuperar valores depositados indevidamente e aprimorar sua gestão financeira.
Neste artigo, você vai entender todos os detalhes sobre a restituição do FGTS, os cuidados necessários e como essa ação pode impactar positivamente a gestão financeira da sua empresa.
Se você busca evitar prejuízos financeiros e otimizar os encargos da sua empresa por meio de práticas inovadoras e seguras, continue lendo e descubra como essa ferramenta pode transformar sua gestão.
Restituição FGTS para empregadores: o que é?
A restituição do FGTS é o processo pelo qual os empregadores podem solicitar a devolução de valores recolhidos indevidamente ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).
Com a implementação do FGTS Digital e a criação da Conta Virtual do Empregador (CVE), o processo de restituição foi modernizado, permitindo que os empregadores realizem solicitações diretamente pela plataforma digital.
Em quais situações o empregador pode solicitar a restituição do FGTS?
A solicitação de restituição pode ser feita em diversas situações, incluindo:
- Depósitos duplicados: quando uma mesma guia de recolhimento do FGTS é paga mais de uma vez. Isso pode ocorrer, por exemplo, devido a falhas operacionais no momento do pagamento — como o processamento repetido de uma mesma guia por diferentes colaboradores ou departamentos.
- Depósitos indevidos em contas vinculadas de empregados: quando o cálculo da base de contribuição para o FGTS é realizado de forma incorreta e, mesmo assim, depositado na conta do empregador. Isso pode acontecer devido a interpretações equivocadas da legislação trabalhista, inclusão de valores indevidos na base de cálculo (como benefícios que não deveriam ser tributados), ou até mesmo falhas no sistema de folha de pagamento utilizado pela empresa. Vale destacar que só será possível pedir restituição quando o FGTS Digital implementar a opção de estorno. Consulte sempre o Manual de Orientação do FGTS Digital para conferir as atualizações.
Como funciona o processo de restituição do FGTS junto à Caixa Econômica Federal?
O processo de restituição do FGTS foi modernizado com a implementação do FGTS Digital, permitindo que empregadores realizem a solicitação diretamente na plataforma, de forma mais simples e acessível.
A primeira etapa consiste em acessar o sistema FGTS Digital e localizar a funcionalidade específica para restituição de valores na Conta Virtual do Empregador (CVE).
Nessa área, o empregador deve formalizar o pedido de devolução, preenchendo corretamente as informações solicitadas (como o valor a ser restituído e a conta bancária que receberá o crédito).
Após a formalização, o pedido passa por uma análise técnica da administração do FGTS, que verifica se os valores solicitados estão de acordo com os dados apresentados e se há saldo suficiente na CVE para a restituição.
Essa análise pode levar até 45 dias úteis para ser concluída, conforme estabelecido no Manual de Orientação do FGTS Digital. Caso o pedido seja aprovado, o valor será transferido para a conta bancária indicada pelo empregador, seja por Transferência Eletrônica Disponível (TED) ou por crédito em uma conta da Caixa Econômica Federal.
Vale ressaltar que, conforme o Edital SIT nº 13/2024, o processo de restituição não depende da existência de débitos pendentes de FGTS na empresa. Além disso, caso a solicitação seja indeferida por algum motivo, o empregador pode corrigir as inconsistências e apresentar um novo pedido para análise.
Como o eSocial impacta a regularização de valores do FGTS?
O eSocial trouxe maior integração e transparência ao processo de gestão do FGTS. Ele centraliza as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, ajudando a reduzir erros de cálculo e recolhimento.
Além disso, o sistema permite a detecção de inconsistências, facilitando a identificação de valores a maior ou recolhimentos indevidos. Empresas que utilizam o eSocial com eficiência tendem a ter menos problemas com ajustes e pedidos de restituição.
Restituição do FGTS: existe um prazo para solicitar?
Sim, há um prazo para solicitar a restituição de valores recolhidos indevidamente ao FGTS, e ele segue a regra geral de prescrição trabalhista estabelecida no inciso XXIX do art. 7º da Constituição Federal. De acordo com a legislação, o empregador tem até cinco anos para realizar o pedido, contados a partir da data do recolhimento indevido ou a maior.
Essa regra é reforçada pelo Art. 72, Inciso V, da Portaria MTE nº 240/2024, que especifica que valores recolhidos indevidamente e cuja pretensão à restituição esteja prescrita (ou seja, fora do prazo de cinco anos) não serão passíveis de devolução.
Portanto, é fundamental que o empregador identifique os erros rapidamente e formalize a solicitação de restituição dentro desse período, para evitar a perda do direito.
Como calcular os valores devidos na restituição do FGTS?
O cálculo deve ser feito com base nos comprovantes de pagamento e na base de cálculo correta. Para isso, recomenda-se o uso do Manual de Orientação do FGTS Digital, que fornece instruções detalhadas para apurar os valores exatos e evitar divergências durante a análise do pedido.
Quais cuidados o Departamento Pessoal deve ter para evitar recolhimentos indevidos?
A gestão adequada do FGTS é uma responsabilidade essencial para o Departamento Pessoal, e erros podem gerar prejuízos financeiros e demandas administrativas desnecessárias. Para evitar recolhimentos indevidos, é necessário adotar uma série de boas práticas como:
- Realizar auditorias regulares nos recolhimentos do FGTS: auditorias periódicas são indispensáveis para verificar se os valores recolhidos estão corretos e de acordo com a legislação vigente. Essa prática ajuda a identificar inconsistências, como recolhimentos a maior, duplicados ou associados a bases de cálculo erradas. Além disso, as auditorias permitem corrigir rapidamente quaisquer falhas antes que elas se tornem recorrentes ou ultrapassem o prazo prescricional de cinco anos.
- Garantir que as informações do eSocial sejam precisas: o eSocial é a principal ferramenta de envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais ao governo. Por isso, é essencial que todos os dados inseridos no sistema (como CPF, cargos, bases de cálculo) sejam revisados com atenção antes do envio. Informações erradas no eSocial podem gerar cálculos equivocados do FGTS e, consequentemente, recolhimentos indevidos.
- Manter a equipe atualizada sobre mudanças na legislação trabalhista: a legislação trabalhista brasileira está em constante evolução, e alterações nas regras que impactam o recolhimento do FGTS podem ocorrer frequentemente. Por exemplo, mudanças no que compõe a base de cálculo do FGTS, como a inclusão ou exclusão de determinadas rubricas remuneratórias, podem afetar os valores a serem recolhidos. Para evitar erros, o Departamento Pessoal deve participar regularmente de treinamentos, workshops e cursos sobre legislação trabalhista, além de manter contato com especialistas da área. Além disso, é importante monitorar publicações oficiais, como portarias, manuais e orientações do Ministério do Trabalho e Emprego. Você também pode conferir o Portal de Documentação da Senior.
- Investir em sistemas de gestão que integrem informações contábeis e financeiras: o uso de ferramentas tecnológicas é um grande aliado na gestão do FGTS. Sistemas integrados de folha de pagamento, contabilidade e financeiro permitem um cálculo automatizado e mais preciso dos valores devidos, reduzindo a probabilidade de erros humanos. Esses sistemas também facilitam a geração de relatórios detalhados, a auditoria de informações e o acompanhamento de mudanças na legislação, já que muitas plataformas são atualizadas automaticamente para refletir novas regras legais. Além disso, eles ajudam a identificar rapidamente inconsistências nos recolhimentos e agilizam os processos de correção.
Como um sistema de folha de pagamento pode ajudar na gestão de encargos trabalhistas?
A restituição do FGTS é um essencial para corrigir erros e evitar perdas financeiras para a sua empresa. Com a introdução do FGTS Digital e a Conta Virtual do Empregador (CVE), o processo ficou mais acessível, mas exige atenção às regras, prazos e procedimentos.
Para garantir eficiência e segurança, é imprescindível contar com uma gestão estratégica do FGTS, alinhada à legislação trabalhista vigente e apoiada por tecnologias de qualidade.
Para isso, conte com o Sistema de Folha de Pagamento | Senior HCM, uma solução completa para transformar o dia a dia do RH. Com cálculo rápido e preciso, integração total ao eSocial e compliance com as leis trabalhistas, a Senior oferece tranquilidade para sua empresa, evitando recolhimentos indevidos e otimizando os processos relacionados ao FGTS.
Ao automatizar e integrar as rotinas de folha de pagamento, a solução reduz erros operacionais, retrabalho e custos administrativos, garantindo que informações como os cálculos do FGTS sejam processadas de forma ágil e segura.
Além disso, com a capacidade de personalizar as regras de cálculos e integrar dados financeiros e contábeis, o sistema assegura uma gestão estratégica eficiente e elimina controles paralelos, centralizando todas as informações em um único lugar.
Outra grande vantagem do Sistema de Folha de Pagamento é o autoatendimento com inteligência artificial, permitindo que colaboradores resolvam dúvidas sobre folha de pagamento, férias e outros temas diretamente com a assistente virtual Sara Corporativa. Isso libera o Departamento Pessoal para focar em tarefas mais estratégicas, enquanto melhora a experiência e a satisfação dos funcionários.
Não é apenas uma questão de estar em conformidade, mas de aproveitar ao máximo a tecnologia para impulsionar o desempenho da sua empresa. Invista no Sistema de Folha de Pagamento | Senior HCM e leve sua gestão trabalhista para o próximo nível!
