Comprovante de entrega digital é um documento eletrônico que comprova entregas com segurança e praticidade, reduzindo burocracia e custos. Confira neste artigo!
Uma normativa sobre o comprovante de entrega eletrônico começou a ser aplicada oficialmente em alguns setores desde 2020, após uma fase de testes iniciada em 2019.
Com essa mudança, a Secretaria da Fazenda obteve maior controle sobre as notas fiscais emitidas, especialmente com o uso do Evento de Comprovante de Entrega (EVTE).
O que é um comprovante de entrega?
Um comprovante de entrega é um documento que serve para registrar e confirmar que um produto foi entregue ao destinatário correto. Esse comprovante, também conhecido como “canhoto de entrega”, é geralmente assinado pelo receptor ou uma pessoa autorizada no momento da entrega, validando que o item foi recebido nas condições estabelecidas.
No contexto de transporte e logística, o comprovante de entrega contém informações essenciais, como:
- Data e hora da entrega
- Identificação e assinatura do recebedor
- Número e detalhes da nota fiscal ou do conhecimento de transporte
- Chave de acesso da nota fiscal eletrônica (NF-e), no caso de comprovantes digitais
Esse documento é importante para as empresas, pois funciona como uma prova de que o processo de entrega foi realizado corretamente. Ele também auxilia no controle interno, evitando disputas com clientes, e pode ser requisitado em auditorias ou em processos judiciais, caso surjam problemas relacionados à entrega.
Formatos de comprovante de entrega
A forma de comprovação da entrega pode variar de acordo com o segmento, a operação logística e o nível de exigência regulatória. Abaixo, os principais formatos utilizados atualmente:
Canhoto Físico
É o formato tradicional, amplamente utilizado em operações logísticas. Nele, o destinatário assina o canhoto da nota fiscal no momento da entrega. Esse documento deve conter:
- Declaração de recebimento das mercadorias;
- Data e identificação do recebedor;
- Assinatura (manual);
- Número da Nota Fiscal.
Foto de canhoto físico
Uma alternativa bastante comum em operações com frota própria ou com transportadoras é o registro do canhoto físico assinado, fotografado no ato da entrega e anexado via aplicativo.
Esse modelo combina a assinatura manual com a agilidade da digitalização instantânea. A imagem é vinculada ao XML da nota fiscal e armazenada eletronicamente.
Foto com autenticação ou registro adicional
Em segmentos regulados, como o farmacêutico ou de produtos controlados, pode ser exigido um nível extra de validação, como geolocalização no momento da coleta, certificações técnicas, ou até registro em sistemas homologados.
O que fazer em caso de cancelamento do comprovante de entrega digital?
Em caso de erro, o comprovante de entrega pode ser cancelado pelo transportador ou emissor da NF-e/CT-e. Esse processo deve ser realizado dentro das normas, com a assinatura digital e os dados corretos, garantindo a rastreabilidade e segurança das informações.
Quais as vantagens da gestão de comprovantes de entrega digital?
A digitalização do canhoto oferece diversos benefícios:
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Redução de atividades burocráticas: Com o canhoto digital, o arquivamento em papel é substituído pelo armazenamento eletrônico, o que elimina a conferência manual de documentos.
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Otimização da produtividade: A gestão digital permite que as empresas foquem em atividades estratégicas, reduzindo o tempo gasto em processos administrativos.
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Sustentabilidade: A digitalização reduz o uso de papel, diminuindo custos e impactando positivamente o meio ambiente.
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Segurança dos dados: O armazenamento digital é mais seguro e acessível, permitindo que as informações sejam recuperadas facilmente em caso de necessidade.
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Controle de processos: Com a automação do processo de comprovação de entrega, é mais fácil garantir a precisão e autenticidade dos documentos fiscais.
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Diminuição de erros: A digitalização e os filtros eletrônicos, como data e tipo de produto, reduzem significativamente os erros comuns no manuseio de documentos físicos.
Conclusão
A gestão de comprovantes de entrega evoluiu significativamente com a digitalização dos processos, trazendo mais agilidade, controle e segurança para as operações logísticas.
Entre os formatos disponíveis, a captura da foto do canhoto assinado no momento da entrega se destaca como a opção mais adotada por empresas que buscam praticidade e conformidade fiscal, sem a necessidade de autenticação cartorial.
A digitalização reduz a burocracia, melhora a eficiência operacional e ainda contribui com a sustentabilidade, ao diminuir o uso de papel.
Com soluções que garantem validade legal e rastreabilidade, a gestão digital de comprovantes de entrega se tornou uma ferramenta estratégica para negócios que desejam ganhar eficiência e se manter em conformidade com as exigências fiscais.
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