É comum que se associe a prevenção de perdas apenas ao varejo, mas negócios de todos os segmentos se beneficiam de montar um departamento para esse fim, com atuação estratégica. Confira tudo neste artigo!
Empresas de todas as áreas e indústrias visam ampliar a sua produtividade e as margens de lucro. De um lado, é comum que se busquem mecanismos para se tornarem mais inteligentes e estratégicas; na outra ponta há o caminho de olhar para dentro do negócio, para minimizar ou evitar perdas financeiras e desperdícios de ativos. É justamente o modus operandi da área de prevenção de perdas.
Roubos, desperdícios, erros operacionais, fraudes ou outros tipos de danos prejudicam a lucratividade e a segurança de qualquer negócio.
É comum que se associe a prevenção de perdas apenas ao varejo, mas negócios de todos os segmentos se beneficiam de estruturar um departamento para esse fim, com atuação estratégica envolvendo a todas as áreas produtivas.
É importante que este trabalho seja realizado de forma contínua, tornando-se parte das rotinas de um negócio. O foco está em evitar perdas financeiras e operacionais de maneira preventiva, impedindo que ativos importantes de um negócio, como dinheiro, tempo e a disponibilidade de equipamentos e de recursos humanos sejam desperdiçados.
O que é a prevenção de perdas?
A prevenção de perdas é uma abordagem estratégica que busca antecipar, identificar e mitigar fatores que podem causar prejuízos financeiros, operacionais, patrimoniais ou reputacionais em uma organização. Mais do que apenas reagir a incidentes, a prevenção de perdas envolve a implementação de práticas, processos e tecnologias para evitar que problemas ocorram.
Essa área tem como foco principal proteger os ativos de um negócio, como dinheiro, tempo, equipamentos, dados e recursos humanos, além de minimizar desperdícios e aumentar a eficiência operacional. Embora muitas vezes associada ao varejo, a prevenção de perdas beneficia empresas de todos os segmentos, pois atua em colaboração com diversas áreas produtivas, promovendo uma gestão integrada dos riscos.
Entre os problemas que a prevenção de perdas ajuda a evitar estão roubos, desperdícios, fraudes, falhas operacionais e até danos à reputação da empresa. Esse trabalho contínuo e preventivo é essencial para garantir a sustentabilidade e a lucratividade do negócio no longo prazo.
Tipos de perdas: identificando os principais riscos para o negócio
Em qualquer empresa, compreender os diferentes tipos de perdas é essencial para implementar uma estratégia eficaz de gestão de riscos corporativos.
Perdas podem surgir em diversas áreas da organização e impactar desde a lucratividade até a reputação no mercado. Identificar e categorizar essas perdas é o primeiro passo para prevenir prejuízos, melhorar processos e proteger os ativos da empresa.
A seguir, listamos os principais grupos de perdas e como eles afetam as operações e os resultados:
- Perdas físicas – Furtos, roubos, danos a produtos, desperdício de materiais, avarias e quebras de estoque ou no transporte de itens.
- Perdas financeiras – Fraudes internas e externas, erros contábeis, desvios financeiros e equívocos no pagamento de tributos ou obrigações acessórias, que podem incorrer em multas ou outros problemas.
- Perdas operacionais – Ineficiências em processos, falhas na produção, quebras de máquinas ou problemas logísticos.
- Perdas digitais – Vazamento de dados, ataques cibernéticos, invasões de sistemas, perda de informações confidenciais. O controle de perdas, neste quesito, deve envolver ações do ambiente corporativo e cibernético, com o suporte dos times de TI.
- Perdas de reputação – As perdas mencionadas acima devem ser evitadas não só pelos impactos financeiros e operacionais, mas também pela perspectiva reputacional. Esses incidentes podem gerar consequências negativas para a empresa e na maneira como clientes e parceiros avaliam o seu negócio.
Perdas tangíveis e intangíveis
As perdas tangíveis, que são aquelas que podem ser mensuradas, seja no número de produtos, no estoque ou no impacto produtivo.
Há também as perdas intangíveis, que são justamente as que se relacionam com a imagem corporativa, afetando a forma como fornecedores, parceiros comerciais e clientes enxergam o seu negócio.
É por esse motivo que a estruturação da área de prevenção de perdas deve ser inteligente, englobando responsáveis por diversos departamentos e incluir a elaboração de planos, de prevenção e de ação em caso de incidentes, protegendo amplamente o negócio.
Qual o papel da segurança patrimonial na prevenção de perdas?
A segurança patrimonial tem papel crucial na proteção dos ativos físicos da empresa contra roubos, invasões e danos, além de colaborar para um ambiente de trabalho seguro. O papel das pessoas envolvidas nesta área envolve:
– Monitoramento e vigilância: O uso de câmeras de segurança, alarmes e rondas de vigilantes para identificar e responder a ameaças, especialmente as físicas. Além disso, garante-se o controle físico de áreas sensíveis de um negócio (acesso à fábrica ou à sala de servidores, por exemplo) e o controle digital, emitindo permissões de acesso controlado aos dados empresariais.
– Gestão de ocorrências: Neste escopo de trabalho, a área atua de forma mais estratégica em parceria com outros departamentos. Seu objetivo é fazer a gestão de incidentes de um negócio. Aprofundamos este tema neste artigo, mostrando o seu impacto nas operações dos negócios.
– Mitigação de riscos: Na mitigação de riscos, a soma das ações visa identificar e avaliar vulnerabilidades, explorando áreas de melhoria. Esse processo pode envolver o fortalecimento dos controles de acesso, modificação de processos e integração entre departamentos, proporcionando uma visão abrangente dos riscos e permitindo ações corretivas eficazes. Além disso, uma estrutura de segurança bem estabelecida previne certos incidentes, reduzindo a necessidade de intervenções.
Para medir o controle de perdas financeiras e operacionais, considere indicadores como:
- Taxa e custo de perdas;
- Índice de recuperação de furtos e quebras de estoque;
- Volume de incidentes de segurança;
- Tempo de resposta a ocorrências.
Cada organização pode definir essas métricas com base nas suas especificidades, como tipo de atuação, relacionamento com fornecedores e perfil de clientes (B2B ou B2C).
Quais as vantagens da prevenção de perdas?
Ao otimizar esses processos relacionados à gestão de riscos corporativos, as empresas têm benefícios. Entre eles, é possível mencionar:
- Aumento de faturamento: Ao reduzir as quebras de estoque, furtos, desperdícios por ultrapassar a validade, amplia-se a gama de produtos comercializados, o que repercute de forma positiva no faturamento de um negócio.
- Otimização de compras: Muitas ineficiências operacionais são decorrentes da falta de planejamento na aquisição de insumos. Por vezes, os estoques estão em sobrecarga, enquanto em outros momentos há falta de itens necessários à produção que deixam de ser vendidos. Esse aprimoramento incrementa a operação dos negócios e ao mesmo tempo melhora a mobilização de ativos para este fim.
- Melhora de processos: Uma cultura voltada à prevenção de perdas repercute diretamente nas operações diárias, levando a uma busca contínua pela melhoria de processos. Com um olhar sistêmico e global, toda a organização se compromete a ser mais inteligente e assertiva.
- Segurança otimizada: Investimentos inteligentes em tecnologias e em ferramentas incrementam o controle de acesso físico e digital de um negócio. Dessa forma, aumenta-se a proteção de informações sigilosas, estejam elas em ambiente real ou virtual.
- Mais satisfação do consumidor: Nas operações do dia a dia, uma empresa com maior capacidade de faturamento, com fluxo de processos bem resolvido e um olhar estratégico sobre a segurança patrimonial é capaz de ter uma atenção especial à qualidade de produtos e serviços e ao atendimento do consumidor.
Como fazer a prevenção de perdas em uma empresa
A prevenção de perdas deve ser encarada como uma estratégia integrada, envolvendo pessoas, processos e políticas claras. Para ser eficaz, essa abordagem exige um planejamento estruturado, baseado na identificação de riscos específicos do negócio e no desenvolvimento de soluções personalizadas. A seguir, confira as principais etapas para a prevenção de perdas:
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Mapeie os riscos e as vulnerabilidades:
O primeiro passo é identificar as áreas mais suscetíveis a perdas, sejam elas financeiras, operacionais, físicas ou digitais. Esse diagnóstico permite criar um plano de ação alinhado às necessidades específicas da empresa. -
Defina processos e controles internos claros:
Estruture rotinas que garantam o monitoramento contínuo de estoques, transações financeiras e operações. Controles internos bem definidos, como auditorias regulares e políticas de acesso restrito, são fundamentais para reduzir vulnerabilidades. -
Promova a cultura da prevenção:
Engajar todos os níveis da organização na prevenção de perdas é essencial. Isso envolve conscientizar colaboradores sobre a importância do tema e incentivá-los a adotar práticas que minimizem desperdícios e erros. -
Estabeleça planos de contingência:
Perdas inesperadas podem acontecer, por isso, é importante criar protocolos para responder rapidamente a incidentes, mitigando os impactos. Simulações regulares ajudam a equipe a se preparar para situações críticas. -
Monitore indicadores de desempenho:
Acompanhe métricas como taxa de perdas, custos operacionais e tempo de resposta a incidentes. Esses dados são essenciais para avaliar a eficácia das estratégias de prevenção e identificar pontos de melhoria.
Ao adotar essas práticas, a empresa não apenas reduz prejuízos, mas também aprimora seus processos, aumenta a eficiência operacional e fortalece sua posição competitiva no mercado. Isso complementa o uso de tecnologias avançadas, como mencionado no contexto de segurança patrimonial e gestão de rotinas, tornando a prevenção de perdas um diferencial estratégico.
Tecnologias na prevenção de perdas
Quando se trata de segurança patrimonial, é essencial contar com tecnologias que vão além de câmeras e dispositivos de controle de acesso, incorporando também uma gestão de rotinas eficiente. A padronização e inspeção contínua dessas rotinas permitem identificar falhas e riscos em tempo real, proporcionando uma resposta ágil a incidentes e mantendo a conformidade com normas de segurança.
No contexto de perdas operacionais, por exemplo, o uso de Internet das Coisas (IoT) permite coletar dados do processo produtivo, otimizando a análise e mitigação de riscos financeiros e operacionais.
Por isso, além da tecnologia em si, é fundamental investir na capacitação contínua das pessoas envolvidas na prevenção de perdas, buscando a redução de incidentes, de falhas operacionais e da fluidez da rotina empresarial.
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