Quanto maior o porte do negócio, maior tende a ser a complexidade envolvida, especialmente pelo aumento do volume de fornecedores, colaboradores, escritórios e impostos
Toda empresa mantém relações com fornecedores, prestadores de serviço, compra produtos ou insumos e quita as obrigações fiscais. Essa interação gera uma série de obrigações às companhias, as contas a pagar.
Da locação do escritório (e seus custos associados, como água, luz, internet) aos fornecedores externos, as contas a pagar representam todas as obrigações financeiras assumidas pela empresa dentro de um período. É comum que seja dividida dentro de um mês, facilitando o seu controle.
A gestão das contas a pagar é uma tarefa importante para qualquer companhia. No entanto, quanto maior o porte do negócio, maior tende a ser a complexidade envolvida, visto que há um aumento representativo do volume de fornecedores, colaboradores, escritórios, impostos… Tudo isso amplia os cuidados necessários para garantir todas as quitações e as análises referentes à gestão financeira.
Independentemente do porte de um negócio, ter sucesso nesta atividade é fundamental não só para a sobrevivência e uma boa gestão financeira, mas também para assegurar uma boa administração dos recursos e uma tomada de decisões mais inteligentes.
Siga conosco no restante deste artigo para entender mais sobre as contas a pagar.
Saiba como o pagamento eletrônico facilita a rotina de clientes e empresas neste artigo do blog.
Qual a importância das contas a pagar na gestão financeira?
Agora que entendemos o que é o processo de contas a pagar, vamos nos aprofundar no seu impacto na administração de uma empresa.
Um bom fluxo de contas a pagar possibilita que se conheça o volume de recursos necessários para os pagamentos futuros em um período. A saúde financeira de um negócio depende diretamente deste controle, que precisa ser feito diariamente.
Por esse motivo, todo o dinheiro que entra ou sai das contas bancárias de um negócio precisa ser devidamente monitorado. Este cuidado garante o pagamento das contas nos prazos (evitando a incidência de juros e multas), além de problemas de relacionamento com fornecedores ou colaboradores.
Um outro ponto importante é em relação ao compliance: o acompanhamento das contas ajuda a combater fraudes e identificar pagamentos indevidos, prevenindo problemas financeiros e pagamentos a maior no caso dos impostos.
Um bom processo de contas a pagar também permite que se faça um acompanhamento a respeito dos custos do negócio, especialmente na gestão dos fornecedores. Esse monitoramento identifica aumentos de itens e a busca por soluções, seja na redução de preços, na mudança de condições de pagamento ou em compras com maior volume.
Vale lembrar que somente com uma gestão financeira adequada a empresa pode fazer investimentos de maior monta: adquirir novas tecnologias ou ferramentas, construir uma fábrica, alugar uma nova laje comercial, ampliar o time de colaboradores, entre tantas outras possibilidades de crescimento.
Os erros mais comuns cometidos nesta área são:
– Perda de prazos de pagamento, gerando multas, juros e até problemas de reputação no mercado, atrapalhando futuras negociações;
– Falhas manuais no preenchimento dos dados, resultando em pagamentos duplicados ou incorretos. No caso de impostos, eles podem ser acima do esperado;
– Informações descentralizadas, que geram falta de visibilidade da situação financeira de um negócio, incluindo o seu fluxo de caixa, atrapalhando o planejamento sobre a disponibilidade de recursos e potenciais investimentos.
Como funciona o processo de contas a pagar?
No dia a dia, as atividades listadas são: o recebimento de faturas e a sua conferência; o registro das despesas; a programação de pagamentos nos prazos; o gerenciamento do fluxo de caixa; a negociação com fornecedores, entre outras. Cada organização tem seus processos para manter registros atualizados, assim como políticas financeiras e de conformidade.
Mas quais são as tarefas que não podem faltar para assegurar um bom processo de contas a pagar?
Acompanhe as movimentações e valide os seus dados
Absolutamente todos os recursos financeiros que passarem pelas contas financeiras de uma empresa precisam ser monitorados. É fundamental verificar se os documentos correspondem aos produtos ou serviços adquiridos, evitando pagamentos indevidos a partir da conciliação bancária.
Planejamento de pagamento
O gerenciamento eficiente de contas a pagar garante a quitação de todas as obrigações de uma empresa e a sua saúde financeira. No caso de indisponibilidade de caixa, é este time que vai determinar quais pagamentos são prioridade em função das multas, juros e renegociações.
Gestão de pagamentos
Com os recursos disponíveis, o principal cuidado é garantir que toda obrigação seja cumprida dentro de seus prazos e para o destino correto. Isso vale para notas fiscais de fornecedores, salários de colaboradores e até mesmo os impostos e suas obrigações acessórias.
Revisões periódicas
É comum que ao longo dos meses as contas se repitam, caso de aluguel, salários e impostos, criando um padrão. O fluxo de caixa registra a entrada e a saída de recursos empresariais, garantindo que os pagamentos sejam realizados em seus prazos. Essas revisões permitem também análises mais precisas, visando à previsibilidade do negócio em um período.
Ao compreender esta dinâmica, muitas organizações têm apostado na automação destes processos. Os sistemas permitem que as faturas, as notas fiscais e outras obrigações sejam processadas automaticamente, com seus pagamentos agendados com precisão. Dessa forma, os relatórios financeiros são elaborados em tempo real, eliminando os riscos inerentes ao preenchimento manual.
E, além da automação, quais são as tendências em contas a pagar?
– Automação Robótica de Processos – O RPA permite que tarefas repetitivas, como o processamento de faturas, sejam automatizadas, reduzindo a necessidade de intervenção humana. Dessa forma, os times envolvidos em contas a pagar podem atuar de maneira mais estratégica.
1) Inteligência Artificial: a IA está sendo utilizada para otimizar processos de reconhecimento de faturas e sugerir melhorias na gestão de contas a pagar. É um passo adicional das automações tradicionais.
2) Blockchain: a tecnologia promete maior transparência e segurança para as transações financeiras, garantindo rastreabilidade e evitando fraudes. Um pagamento só pode ser efetuado se a empresa tiver o bloco de informações anterior, como diz a tradução do seu nome: “cadeia de blocos”.
3) Pagamentos eletrônicos: a tendência de usar pagamentos eletrônicos e digitais continua a crescer, tornando o processo mais rápido e seguro. Saiba como o pagamento eletrônico facilita a rotina de clientes e empresas neste artigo do blog.
4) Integração avançada com ERPs: ferramentas de automação estão cada vez mais integradas com sistemas ERP, permitindo uma visão holística das finanças empresariais e melhorando a saúde financeira dos negócios ao centralizar todas as informações em um único sistema.
Qual a diferença entre contas a pagar e contas a receber?
O fluxo de caixa nada mais é do que a movimentação das entradas (contas a receber) e saída de dinheiro (contas a pagar) de um negócio.
Contas a pagar
As obrigações financeiras diversas são consideradas passivos de um negócio no balanço patrimonial. Estamos falando de pendências que serão liquidadas no futuro, afetando o caixa empresarial.
Contas a receber
Trata-se do valor que uma empresa tem a receber nas vendas realizadas. É por isso que, nos balanços, são entendidos como ativos. É a gestão de cobranças eficiente – você conhece a cobrança escritural? – que garante à empresa maior eficiência nos recebimentos.
O fluxo de caixa é justamente a diferença dos recursos recebidos e usados para o pagamento das obrigações periódicas.
