KPIS na logística: A importância na gestão dos processos

Confira o que são esses indicadores, como aplicá-los e quais os principais KPIs que empresas logísticas podem adotar para otimizar processos e tomar decisões baseadas em dados reais.

Neste artigo, exploraremos o papel crucial dos KPIs (Indicadores Chave de Performance) na gestão dos processos logísticos. Abordaremos o que são KPIs, sua importância no monitoramento e melhoria das operações, e como eles ajudam a tomar decisões estratégicas baseadas em dados concretos.

Além disso, discutiremos os principais KPIs utilizados na logística, como tempo de entrega e precisão dos pedidos, e como escolher os mais relevantes para a sua operação.

O que significa KPI?  

KPI é a sigla para “Key Performance Indicator“, ou Indicador Chave de Performance, em português. No contexto da logística, um KPI é uma métrica utilizada para avaliar a eficiência e eficácia dos processos logísticos. Esses indicadores são fundamentais para medir e monitorar o desempenho de diversas atividades, desde a gestão de estoques até a entrega final dos produtos. Em resumo, os KPIs são ferramentas essenciais para garantir que a operação logística esteja alinhada com os objetivos estratégicos da empresa. 

Por que é importante monitorar KPIs na logística? 

Monitorar KPIs na logística é essencial por diversas razões. Primeiramente, esses indicadores fornecem uma visão clara sobre o desempenho das operações logísticas, permitindo identificar áreas que necessitam de melhorias. Além disso, ao acompanhar esses indicadores, é possível tomar decisões baseadas em dados concretos, o que aumenta a assertividade das ações gerenciais. A seguir, apresentamos algumas razões pelas quais é importante monitorar KPIs na logística: 

1. Melhoria da eficiência dos processos: Ao monitorar KPIs, é possível identificar gargalos e implementar ações corretivas para otimizar os processos logísticos. 
2. Satisfação do cliente: Através do acompanhamento de indicadores como o tempo de entrega e a precisão dos pedidos, é possível garantir que as entregas realizadas atendam às expectativas dos clientes, aumentando sua satisfação. 
3. Redução de custos: Com a identificação de ineficiências, é possível reduzir desperdícios e otimizar recursos, resultando em uma operação logística mais econômica. 
4. Tomada de decisão: Os KPIs fornecem dados essenciais para a tomada de decisão, permitindo que os gestores ajustem suas estratégias conforme necessário. 

Quais são os principais KPIs na logística? 

 Existem diversos KPIs que podem ser monitorados na operação logística. A escolha dos principais indicadores a serem acompanhados depende dos objetivos específicos de cada empresa. No entanto, alguns KPIs são comumente utilizados por serem fundamentais para a eficiência dos processos logísticos.  

É importante também reforçar que todo KPI precisa ser mensurável – indicado por um número ou percentual – e estar alinhado com os objetivos da empresa. Estruturar, implementar, acompanhar os resultados dos KPIs e tomar ações a partir deles podem ajudar os negócios de vendas online a:  

• Aprimorar o atendimento ao cliente;    
• Conquistar novos clientes;  
• Elevar a taxa de retenção de clientes;  
• Aumentar o tráfego do site (número de visitantes diários na página da loja virtual);  
• Melhorar a experiência de compra, a satisfação, e assim impulsionar o número de vendas online e o valor do ticket médio de compras.  

10 KPIs estratégicos para as operações logísticas: 

1. Order Cycle Time (OCT): Este KPI mede o tempo total desde o recebimento de um pedido até a entrega ao cliente. É um indicador crucial para avaliar a eficiência do processo de fulfillment. 
2. On time e lead time: O on time é um indicador importante porque ele tem impacto direto na satisfação do cliente. Para calcular esse percentual, basta dividir o número de entregas feitas dentro do prazo pelo número total de entregas, e depois multiplicar esse valor por 100.  Se por exemplo, havia 100 produtos a serem entregues e 90 chegaram ao destinatário sem atraso, on time é 90%. Ou seja, estou performando 90% do prometido. O ideal, segundo um levantamento realizado pela Senior com 3 mil embarcadores, é essa performance ficar nessa faixa, entre 90% e 95%.  O lead time é um complemento. É usado para saber a média de dias necessários para entregar uma mercadoria, desde o embarque da nota fiscal até a entrega final dela.   
3. Tempo de entrega: Refere-se ao tempo necessário para que um produto chegue ao cliente após o pedido ser feito. Este indicador é essencial para avaliar a rapidez da operação logística. A efetividade na entrega é o que de fato foi entregue, independentemente do prazo. Usando o mesmo exemplo anterior, se eu tinha 100 notas fiscais para entregar e só consegui fazer com que 95 delas chegasse ao destinatário, a efetividade foi de 95%.  
4. Também de acordo com a pesquisa citada anteriormente, o percentual ideal de efetividade na entrega deve ficar entre 95% e 97%. 
5. Taxa de precisão dos pedidos: Mede a porcentagem de pedidos entregues corretamente, sem erros de quantidade ou itens trocados. Alta precisão é vital para a satisfação do cliente. 
6. Custo de transporte por unidade: Avalia o custo de transporte para cada unidade de produto entregue. Este KPI é importante para controlar os custos logísticos. 
7. Taxa de devolução de pedidos: Indica a quantidade de pedidos que são devolvidos pelos clientes. Uma taxa alta pode sinalizar problemas com a qualidade dos produtos ou com o processo de fulfillment. 
8. Nível de serviço: Mede a capacidade de atender aos pedidos dentro do prazo acordado. É um indicador essencial para avaliar a performance da cadeia de suprimentos. 
9. Custo de frete por evento: você sabe qual é o custo do seu transporte? Às vezes, a margem de lucro da empresa poderia ser maior se o custo com frete não fosse tão alto.  Você precisa de um KPI que apresente essas informações, para compartilhar com toda a operação e encontrar formas de reduzir essa despesa. 
10. Experiência do cliente: é fundamental saber qual é a avaliação do cliente sobre o negócio para entender o que tem motivado mais reclamações, e encontrar formas de corrigir esses pontos. Isso pode ser medido de duas formas:   
11. por meio do star rating, KPI popularizado pelo aplicativo de transporte Uber, onde ao final da viagem você avalia o serviço ou aquela experiência com um determinado motorista, concedendo de uma a cinco estrelas;  
12. por meio do NPS, sigla em inglês para Net Promoter Score, onde o cliente responde a seguinte pergunta: em uma escala de 0 a 10 o quanto você me recomendaria? Esse KPI é mais voltado para a experiência do cliente com a marca inteira.   

Saindo um pouco do âmbito das operações logísticas, existem outros KPIs estratégicos que podem ser adotados pelo seu negócio, como a taxa de conversão em vendas, o Custo de Aquisição de Clientes (CAC) e o Retorno Sobre o Investimento (ROI).  

A primeira é uma métrica básica de uma operação comercial. Ela mensura a porcentagem de pessoas que completaram uma ação. Com relação ao CAC, o cálculo é simples: some todos os investimentos e gastos do período que deseja avaliar e divida pelo número de clientes conquistados nesse mesmo intervalo de tempo.  

O ROI é usado para saber quanto a empresa ganhou com os investimentos realizados. A fórmula de cálculo é receita gerada – custos/custos. 

Como definir os KPIs que devo priorizar na minha operação? 

Definir quais KPIs priorizar na sua operação logística depende de diversos fatores, incluindo os objetivos estratégicos da empresa, a natureza dos produtos, e as expectativas dos clientes. A seguir, apresentamos algumas etapas para ajudar na definição dos KPIs mais relevantes: 

1. Análise dos objetivos estratégicos: Identifique quais são os principais objetivos da sua empresa. Por exemplo, se o foco é melhorar a satisfação do cliente, KPIs relacionados ao tempo de entrega e precisão dos pedidos devem ser priorizados. 
2. Mapeamento dos processos logísticos: Entenda todos os processos envolvidos na operação logística, desde a entrada do pedido até a entrega ao cliente. Isso ajudará a identificar quais áreas são críticas e quais indicadores podem melhor avaliar sua performance. 
3. Benchmarking: Compare seus KPIs com os de empresas do mesmo setor. Isso pode fornecer insights sobre quais indicadores são mais relevantes e como sua operação se compara à concorrência. 
4. Feedback dos clientes: Utilize o feedback dos clientes para identificar áreas de melhoria. KPIs que impactam diretamente a satisfação do cliente, como tempo de entrega e precisão dos pedidos, devem ser monitorados de perto. 
5. Flexibilidade e revisão contínua: Esteja preparado para ajustar os KPIs conforme necessário. A operação logística é dinâmica, e os indicadores que são relevantes hoje podem não ser os mesmos no futuro. Revise seus KPIs regularmente para garantir que continuam alinhados com os objetivos da empresa. 

A gestão eficaz dos processos logísticos é fundamental para o sucesso de qualquer empresa que dependa de entregas de produtos. Monitorar KPIs na logística não apenas fornece uma visão clara sobre a eficiência dos processos, mas também permite uma tomada de decisão mais informada e estratégica.  

Por que contar com a tecnologia no monitoramento de KPIs na logística? 

Ao definir e priorizar os KPIs corretos, as empresas podem otimizar sua operação logística, reduzir custos, e, mais importante, aumentar a satisfação do cliente. Em um mercado cada vez mais competitivo, a gestão baseada em indicadores de performance é um diferencial crucial para se manter competitivo. 

A integração de soluções tecnológicas na gestão logística é um diferencial estratégico que não pode ser subestimado. Essas ferramentas não só facilitam o monitoramento eficaz dos KPIs e a integração de dados, mas também promovem a eficiência e o sucesso das operações logísticas como um todo.  

Como a Senior auxilia no monitoramento de KPIs?  

A Senior possui uma solução que pode ajudar a sua empresa a monitorar mais da metade dos KPIs listados anteriormente: On Time e Lead Time, efetividade na entrega, status da entrega e star rating.   

Trata-se do sistema de monitoramento de entregas Confirma Fácil, 100% em nuvem, o que reduz os custos de infraestrutura para a sua empresa.   

O principal objetivo do Confirma Fácil é responder rapidamente à pergunta: o que está acontecendo com a nota fiscal X? Com ele, sua empresa confirma as entregas com geolocalização e acompanha todo o processo desde o pedido, inclusive ocorrências, em tempo real.  

As informações são todas disponibilizadas em um dashboard customizável, que permite selecionar os tipos de gráficos e indicadores mais relevantes para sua análise logística e tomada de decisão.  

Outra solução que é totalmente preparada para o e-commerce e, além disso, possibilita o acompanhamento da entrega e do custo por entrega é o TMS Embarcador.

Com alta capacidade de adesão a qualquer tipo de operação, ele possui módulos que facilitam e simplificam a gestão de fretes contratados entre os clientes e seus respectivos transportadores terceirizados.  

Um dos principais módulos é o de auditoria de fretes, responsável por fazer a conciliação entre o valor previsto nas tabelas de preço do contrato com os transportadores e o que é cobrado pelos fornecedores.   

É possível, por exemplo, alcançar uma redução de ao menos 5% no valor do frete, com alguns clientes atingindo 30% nos primeiros seis meses de uso da solução.  

Quer saber ainda mais sobre essas soluções? Então, assista a esta talk, onde explicamos em detalhes como elas podem ajudar sua operação a melhorar a experiência do cliente.