O fechamento do cartão ponto é uma das etapas mais sensíveis da gestão de pessoas. É um dos processos que mais impactam a folha de pagamento, o controle de horas extras e o banco de horas.
Quando o fechamento do cartão ponto é feito do jeito correto, garante precisão, reduz retrabalho e evita passivos trabalhistas. Por outro lado, quando feito de forma manual, pode gerar erros caros para o RH e para a empresa.
Neste artigo, você entenderá como realizar um fechamento de ponto realmente eficiente, quais cuidados tomar, como evitar inconsistências e como a automação transforma esse processo em uma rotina mais segura e produtiva.
O que é o cartão ponto?
O cartão ponto é um instrumento utilizado para registrar a jornada de trabalho dos colaboradores, marcando os horários de entrada, saída e intervalos ao longo do dia. Ele serve como base para o controle de horas trabalhadas, cálculo de salário, horas extras, banco de horas e para garantir o cumprimento da legislação trabalhista.
Importância do fechamento do cartão ponto para o RH
No controle de ponto, o fechamento do cartão ponto é uma etapa crítica que vai além de apenas marcar as entradas e saídas dos colaboradores. O fechamento garante que:
- a folha de pagamento reflita com precisão as horas trabalhadas, atrasos, faltas e horas extras;
- o banco de horas seja gerido corretamente, evitando acúmulos indevidos ou perda de horas, que podem gerar passivos ou insatisfação;
- a empresa mantenha compliance trabalhista, respeitando a legislação da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e de acordos e/ou convenções coletivas de trabalho;
- o RH otimize tempo e reduza retrabalhos, especialmente quando usa sistemas digitais ou automatizados.
Como o fechamento do cartão ponto aumenta a produtividade do RH
Um processo bem-estruturado de fechamento do cartão ponto pode trazer ganhos significativos de produtividade para o RH:
- Redução de retrabalho: menos ajustes manuais e menos correções após a folha estar calculada.
- Eficiência nos relatórios: relatórios de ponto gerados automaticamente permitem análises mais rápidas e precisas.
- Menos erros e contestações jurídicas: menos divergências significa menor risco de ações trabalhistas.
- Visibilidade estratégica: o RH pode antecipar tendências de horas extras, saldos de banco de horas e comportamentos de jornada, ajudando na tomada de decisão.
- Economia de tempo: ciclos de fechamento ágeis liberam o RH para focar em outras atividades estratégicas, não apenas operacional.
Como fazer o fechamento do cartão ponto – passo a passo e cuidados a tomar
1. Faça a apuração do ponto dos colaboradores
O fechamento do cartão de ponto inicia no momento de apuração do ponto, que é o período quando o RH consolida as horas trabalhadas dos funcionários.
É importante destacar que não há uma data única e universal prevista em lei para o período de apuração. O período é flexível, desde que o pagamento dos salários seja feito dentro do prazo e que haja fidelidade, transparência e integridade nas informações registradas.
2. Colete os registros de ponto
Reúna todos os cartões ponto (físicos ou digitais) dos colaboradores. Os registros podem ser obtidos com uso de relatórios gerenciais e acompanhamento com sistemas de ponto eletrônico.
3. Verifique possíveis inconsistências
Cheque marcações ausentes, duplicadas ou conflitantes. Identifique registros de atraso no trabalho, faltas não justificadas ou escalas de trabalho irregulares.
Se você usa um sistema automatizado, é possível descentralizar a validação para que os gestores ou seus liderados façam a revisão de suas marcações e o ajuste do seu próprio ponto, com aprovação da liderança e do RH.
4. Apure o cálculo de horas extras
Utilize os registros para apurar quais horas ultrapassam a jornada normal. De modo geral, a CLT permite até 2 horas extras diárias, havendo exceções ou variações para alguns tipos de contrato ou acordos e convenções coletivas.
5. Aplique regras de tolerância, compensação ou banco de horas
Verifique as variações nos registros de ponto que entram no período de tolerância, não sendo computadas como horas extras, conforme a CLT.
Se houver acordo de banco de horas, verifique saldos positivos ou negativos. A legislação prevê esse modelo de compensação conforme o artigo 59 da CLT.
6. Lance ajustes e justificativas nas marcações
Lance correções para situações que exigem ações adicionais, como faltas justificadas, licenças ou atrasos. Solicite justificativas do colaborador, quando necessário, e mantenha os registros atualizados.
7. Valide os registros com liderança e colaboradores
Envie os relatórios para gestores aprovarem e para os próprios colaboradores conferirem e reportarem divergências antes do fechamento final.
É imprescindível fornecer o espelho de ponto aos funcionários para conferência, visto que o comprovante da jornada de trabalho é direito do trabalhador e obrigatório por lei. O espelho contém informações como horários de entrada, saída, intervalos e horas extras.
8. Formalize o fechamento do ponto
Após as validações e os ajustes, faça o fechamento do cartão ponto para aquele período. Com o fechamento, os registros de ponto seguem para o processamento na folha de pagamento dos colaboradores.
Exemplo de fechamento do cartão ponto: entenda na prática
Suponha que um colaborador tenha a seguinte configuração prevista em contrato:
Jornada contratual: 44h semanais
Horário: 08h00 às 17h48 (1h de intervalo)
Imagine as seguintes marcações numa semana de trabalho desse colaborador:
| Dia | Entrada | Saída | Intervalo | Horas Trabalhadas | Observações |
|---|---|---|---|---|---|
| Seg | 08:05 | 17:48 | 1h | 8h 43min | 5 min de atraso (dentro da tolerância legal) |
| Ter | 08:00 | 18:30 | 1h | 9h 30min | 42 min de hora extra |
| Qua | 08:10 | 17:48 | 1h | 8h 38min | 10 min atraso → tolerância excedida |
| Qui | — | — | — | 0h | Falta justificada (atestado médico) |
| Sex | 08:00 | 17:20 | 1h | 8h 20min | Saída antecipada de 28 minutos |
Em resumo, este será o resultado no fechamento de ponto do colaborador para a semana:
Horas extras: 42 minutos pagos (terça-feira)
Descontos: 38 minutos de atrasos/saídas antecipadas (atraso na quarta-feira e saíra antecipada na sexta-feira)
Nenhum desconto por falta, pois houve atestado (quinta-feira)
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Como evitar erros comuns no fechamento do cartão ponto
Durante o fechamento do cartão ponto, alguns erros podem comprometer a precisão da folha e gerar riscos.
Aqui estão os erros mais comuns no fechamento do cartão ponto e como evitá-los:
- Inconsistências nos registros: durante a apuração do ponto, podem surgir marcações faltantes ou duplicadas, seja por excesso de controles manuais ou simples descuido. Por isso, é importante adotar um sistema de ponto digital, com automação e alertas para registros incompletos.
- Ignorar regras de jornada: erros no controle da jornada de trabalho, como as horas extras, tolerâncias e banco de horas, podem gerar descontos indevidos na folha e até passivos trabalhistas. É essencial revisar os cálculos e verificar que eles seguem as regras da CLT e de convenções ou acordos da categoria do trabalhador.
- Falta de revisão e validação: disponibilizar os registros de ponto para conferência dos funcionários é obrigatório por lei. Então, fechar o ponto sem validar com colaboradores pode resultar em ações trabalhistas, além de divergências não corrigidas que impactam diretamente no cálculo da folha.
- Usar controles manuais e defasados: depender de cartões de papel ou sistemas sem automações aumenta a chance de erros humanos e retrabalho. A recomendação é migrar para um sistema de ponto eletrônico ou digital que permita fechamento automatizado, relatórios e exportação para o RH.
- Deixar de acompanhar a legislação: não aplicar corretamente as normas trabalhistas vigentes pode gerar passivos e disputas legais. Por isso, é essencial treinar equipe de RH e DP, e mantê-la atualizada com a legislação aplicável. Outra boa prática é usar ferramentas que já incorporem essas regras no cálculo de maneira confiável, minimizando a chance de erros operacionais e de interpretação da lei.
- Falta de documentação dos processos: para ajudar a garantir a consistência dos registros, é importante padronizar processos. Defina um fluxo claro para coleta, revisão, ajustes e fechamento de ponto a cada ciclo. Formalize as regras de banco de horas, tolerância, justificativas, ajustes e validação, deixando claro aos colaboradores os períodos para cada ação, como o período para acerto do ponto, por exemplo.
Legislação e compliance trabalhista: o que diz a CLT
Abaixo, relacionamos os itens mais relevantes da legislação, que impactam diretamente o controle e o cálculo da jornada:
Jornada de trabalho e limites de horas (CLT – Art. 58): define que a jornada diária padrão é de 8 horas, totalizando 44 horas semanais. Esse é o ponto de partida para validar se houve excesso, faltas ou irregularidades durante o mês.
Horas extras e adicional obrigatório (CLT – Art. 59): a legislação permite até 2 horas extras por dia, com adicional mínimo de 50%. No fechamento do ponto, é essencial confirmar se esses períodos foram registrados corretamente e se estão sendo remunerados conforme a lei.
Intervalo intrajornada obrigatório (CLT – Art. 71): para jornadas superiores a 6 horas, o colaborador deve ter ao menos 1 hora de descanso para refeição. Esse intervalo precisa constar nos registros de ponto e é verificado no fechamento para evitar passivos trabalhistas.
Adicional noturno e hora reduzida (CLT – Art. 73): o trabalho realizado entre 22h e 5h deve ser remunerado com adicional noturno, e a hora nessa faixa passa a valer 52 minutos e 30 segundos. Esses detalhes fazem diferença no cálculo e precisam ser avaliados no fechamento.
Regras do registro de ponto e sistemas permitidos (Portaria 671/2021): a portaria estabelece como devem funcionar os registros manual, mecânico e eletrônico, além de regras para armazenamento, auditoria e integridade dos dados. No fechamento, essas diretrizes garantem que todas as marcações sejam confiáveis e estejam de acordo com a norma.
Para realizar um fechamento de ponto seguro, preciso e juridicamente correto, é fundamental conhecer os principais dispositivos da legislação trabalhista que orientam esse processo.
O fechamento do cartão ponto é mais do que uma etapa administrativa: é um pilar central para a gestão eficiente da jornada de trabalho, controle de horas extras, gerenciamento do banco de horas e compliance trabalhista. Uma abordagem correta, automatizada e bem documentada reduz riscos, aumenta a produtividade do RH e assegura que a folha de pagamento reflita a realidade dos colaboradores.
Se sua empresa busca reduzir retrabalho, evitar passivos e tornar o processo de fechamento de ponto mais seguro e eficiente, uma solução digital de ponto pode transformar todo esse processo — desde o registro até o fechamento formal.
Facilite o fechamento do cartão ponto com o Ponto Eletrônico da Senior
A automação é uma aliada poderosa no fechamento do cartão ponto. A Solução de Ponto Eletrônico da Senior estão preparadas para atender a jornada completa, desde a coleta das marcações até o fechamento do cartão ponto dos funcionários.
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