Garanta segurança, eficiência e conformidade no recebimento de documentos fiscais eletrônicos com funcionalidades que integram diretamente ao ERP.
Os Documentos Fiscais Eletrônicos, ou DF-es, são arquivos emitidos e armazenados digitalmente que substituem os antigos documentos em papel. Sua validade jurídica é garantida por meio de assinatura digital e autorização do fisco em tempo real, utilizando serviços tecnológicos via web (web services). Além de agilizarem os processos, os DF-es permitem um controle mais rigoroso e eficiente por parte dos órgãos fiscais.
Para que a emissão e o recebimento sejam rápidos e seguros, é essencial uma integração transparente entre os sistemas de gestão empresarial (ERP) e os sistemas governamentais, garantindo conformidade com as constantes mudanças fiscais e mantendo o fluxo dos documentos fiscais integrado à rotina empresarial.
Pensando em facilitar esse processo, a Senior oferece uma solução de recebimento fiscal que otimiza tempo, aumenta a produtividade e fortalece o controle das rotinas fiscais da sua empresa.
Principais objetivos da automação de documentos fiscais:
- Reduzir a dependência de envio manual de XML/PDF pelo fornecedor.
- Realizar o lançamento automático de documentos no ERP.
- Eliminar erros de escrituração devido a falhas de digitação.
- Centralizar e garantir a segurança no armazenamento fiscal por até 5 anos.
- Reduzir tarefas repetitivas e operacionais, liberando tempo do analista para atividades estratégicas.
Quais os benefícios do recebimento de documentos fiscais eletrônicos com a solução da Senior?
A adoção dos documentos fiscais eletrônicos traz benefícios como a redução de custos operacionais, maior eficiência no processo de fiscalização, diminuição da sonegação fiscal, integração com sistemas de gestão e ainda promove a competitividade e sustentabilidade das empresas.
Com a solução eDocs da Senior, esses benefícios são potencializados, gerando ainda mais resultados positivos, conforme a seguir:
- Automação completa do lançamento de documentos diretamente no ERP.
- Baixa automática de XMLs através da integração com a SEFAZ e prefeituras.
- Leitura de arquivos PDF de NFS-e utilizando Inteligência Artificial, garantindo alta confiabilidade nos dados integrados ao seu ERP.
- Validação automática dos documentos junto à SEFAZ.
- Armazenamento fiscal seguro em uma base protegida.
- Mais de 3.000 prefeituras homologadas para o recebimento de NFS-e.
- Homologação de novas prefeituras sem custo adicional.
- Possibilidade de customização no ERP XT.
Como funciona o processo de recebimento de documentos fiscais eletrônicos?
O processo de recebimento eletrônico de documentos envolve a recepção de arquivos de fornecedores que vendem mercadorias e de clientes que as recebem. Fiscalmente, a compra e venda de mercadorias é registrada por meio de documentos fiscais, autenticados eletronicamente pelo governo.
A necessidade de compra pode ser identificada manualmente ou por softwares de gestão, que realizam uma análise automática dessas necessidades. Independentemente da origem da compra, seja manual ou automatizada, o vendedor emite um documento de venda, conhecido como Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que é então recebido pela outra parte envolvida no processo.
São exemplos de operações:
- Comercialização de matéria-prima: Compra de madeira para fabricar móveis.
- Comercialização de material de revenda: Compra de smartphones por uma loja de eletrônicos para revenda aos clientes.
- Comercialização de material de uso e consumo: Compra de papel para uso interno.
- Comercialização de serviços de transporte: Contratação de transportadora para entregas.
Nesse contexto, a nota fiscal é emitida pelo fornecedor ou prestador de serviço para informar ao governo sobre a realização de uma operação específica, sendo responsabilidade do destinatário receber e armazenar o documento fiscal. A legislação brasileira exige que os contribuintes mantenham o arquivo eletrônico em conformidade fiscal por um período de 5 anos.
Além da necessidade de armazenamento para garantir o compliance, esse documento eletrônico também serve como base para que muitas empresas registrem as informações da operação de compra em seus sistemas de gestão. Esse processo é comumente conhecido como “dar entrada no documento fiscal”.
Quais são os tipos mais comuns de Documentos Fiscais Eletrônicos (DF-es)?
Os principais tipos de DF-es utilizados atualmente pelas empresas brasileiras são:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): Documento fiscal emitido para operações de circulação de mercadorias em todo o território nacional, tanto em vendas interestaduais quanto dentro do mesmo estado.
- Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): Usada para registrar a prestação de serviços. Sua regulamentação e emissão são feitas pelos municípios, mas passa por um processo de padronização nacional em andamento, coordenado pelo projeto da NFS-e Nacional.
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): Documento digital que registra prestações de serviço de transporte de cargas em qualquer modal (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário).
- Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3-e): Utilizada para documentar a prestação de serviço de fornecimento de energia elétrica.
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e): Complementa o CT-e, reunindo vários documentos fiscais em uma única carga, facilitando a fiscalização nas estradas.
Com a Reforma Tributária, esses documentos estão sendo atualizados para incluir campos específicos para CBS, IBS e Imposto Seletivo. Os testes com os novos leiautes começaram em 2025 e serão obrigatórios a partir de 2026.
Como a solução de eDocs da Senior facilita o recebimento de NF-e?
A NF-e é o documento fiscal eletrônico mais comum, emitido após qualquer transação comercial de uma empresa, sendo necessário para movimentações de produtos físicos, como vendas ou devoluções de mercadorias.
O sistema eDocs da Senior gerencia todo o processo de recepção e validação das NF-es junto à SEFAZ. Esse gerenciamento assegura a integridade e o padrão das informações exigidas, evitando problemas com inconsistências de dados ou formatos que possam gerar transtornos com o órgão fiscalizador.
Para facilitar o recebimento das NF-es, o eDocs oferece duas opções de automação:
- Baixa automática dos XMLs diretamente da SEFAZ, de acordo com as diretrizes da NT 2014.002.
- O web service de Distribuição de DF-es da SEFAZ permite que as empresas consultem documentos fiscais emitidos com o seu CNPJ nos últimos 90 dias, o que facilita o acompanhamento e o controle das movimentações fiscais de acordo com os requisitos necessários.
- Leitura dos arquivos XMLs recebidos via caixa de e-mail.
Em ambos os casos, os documentos são submetidos à validação de autenticidade junto à SEFAZ, garantindo que o que será lançado no ERP realmente é confiável.
Como documentar a prestação de serviços, utilizando o módulo de Recebimento de NFS-e da Senior?
As rotinas que envolvem NFS-e, diferente do que ocorre para documentos como NF-e e CT-e, não seguem um padrão estabelecido nacionalmente, pois cada uma das 5 mil prefeituras do Brasil possui autonomia para estabelecer um modelo próprio de NFS-e, adotando inúmeras personalizações de layout, campos, códigos de serviço e processos.
Esta característica reflete diretamente na produtividade dos departamentos das empresas gerando diversos tipos de problemas, tais como falhas de integração dos dados com o sistema emissor do documento eletrônico, trabalho de preenchimento manual, aumento nas ocorrências de erros de digitação, divergência de informações entre a NFS-e e o DANFSE, lentidão nos processos, multas e descumprimento de prazos estabelecidos pelas entidades governamentais.
O serviço de Recebimento de NFS-e realizado no eDocs tem como objetivo automatizar este processo de comunicação com as prefeituras e permitindo mais eficácia no acesso às informações dos documentos fiscais, mais controle e assertividade sobre o processamento das NFS-es e uma redução no risco de perda de informações destes documentos.
O Recebimento pode ser realizado de duas maneiras:
- Via e-mail: o eDocs realizará a leitura automática dos XMLs e PDFs recebidos na conta de e-mail previamente configurada.
- Por monitoramento de web services: o eDocs realizará consultas periódicas aos web services das prefeituras que oferecem esse serviço, buscando as NFS-es emitidas contra o CNPJ configurado na solução.
Após o recebimento dos arquivos, o eDocs converte os documentos para um leiaute padronizado e realiza automaticamente o lançamento das notas no ERP, eliminando a necessidade de digitação manual. Além disso, a rotina de Recebimento de NFS-e do eDocs permite integração tanto com o Gestão Empresarial | ERP quanto com sistemas de terceiros.
Com o processo em funcionamento, o eDocs oferece uma série de funcionalidades que ampliam a eficiência e segurança no recebimento de documentos fiscais eletrônicos, facilitando o gerenciamento dos dados e garantindo a conformidade fiscal. Dentre as principais estão:
- Armazenamento confiável dos dados em banco de dados.
- Processo de adoção simplificado, permitindo que o próprio cliente parametrize.
- Mais de 3.000 prefeituras homologadas (veja a lista completa aqui).
- Homologação de novas prefeituras sem custo.
Para que Serve o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)?
O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento digital emitido e armazenado eletronicamente, que tem o objetivo de documentar, para fins fiscais, a prestação de serviços de transporte de cargas em qualquer modal (rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário e dutoviário). Sua validade jurídica é assegurada pela assinatura digital do emitente (garantia de autoria e integridade) e pela recepção e autorização de uso pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda).
Além de simplificar o controle e a fiscalização, o CT-e permite o acompanhamento do serviço de transporte de mercadorias, dando ao contratante a certeza de que o produto será entregue de forma segura e dentro dos padrões legais.
Para o recebimento de CT-es, o eDocs oferece duas modalidades de automação:
- Baixa automática dos XMLs diretamente da SEFAZ, de acordo com as diretrizes da NT 2015.002.
O web service de Distribuição de DF-es da SEFAZ permite que as empresas consultem documentos fiscais emitidos com o seu CNPJ nos últimos 90 dias, o que facilita o acompanhamento e o controle das movimentações fiscais de acordo com os requisitos necessários. - Leitura dos arquivos XMLs recebidos via caixa de e-mail.
Em ambos os casos, os documentos são submetidos à validação de autenticidade junto à SEFAZ, garantindo que o que será lançado no ERP realmente é confiável.
Processo e tratamento da Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3-e)
A Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3-e) é um documento fiscal digital que substitui a nota fiscal em papel para a comercialização de energia elétrica. Seu processo de tratamento segue padrões semelhantes a outros documentos fiscais eletrônicos, garantindo agilidade e conformidade fiscal.
A implementação da NF3-e ocorre de forma gradual no Brasil, com estados como:
- Minas Gerais
- Espírito Santo
- Paraná
- Rio Grande do Sul
- Santa Catarina
- Mato Grosso
- Distrito Federal
Em São Paulo, a obrigatoriedade estava prevista para 2024, mas foi suspensa, com nova data a ser definida. Esse cronograma está sujeito a ajustes, por isso, é recomendável verificar com as Secretarias de Fazenda estaduais ou com a Receita Federal as atualizações sobre a obrigatoriedade em cada localidade.
Para automatizar o recebimento de NF3-e e agilizar o lançamento de documentos desse tipo no ERP, o eDocs realiza a leitura de XMLs da caixa de e-mail, visto que a SEFAZ ainda não disponibilizou um web service para que possa ser feito o download automático dos documentos.
NFCom: o que é e o que muda com a obrigatoriedade em novembro de 2025
A Nota Fiscal de Comunicação Eletrônica (NFCom), modelo 62, substituirá os antigos documentos fiscais dos setores de telecomunicação e comunicação (modelos 21 e 22). Trata-se de um documento digital que formaliza a prestação de serviços como telefonia, internet, TV, rádio, streaming e outros serviços relacionados à comunicação.
Desde dezembro de 2023, a emissão da NFCom já está disponível em ambiente de homologação. A obrigatoriedade, que inicialmente estava prevista para abril de 2025, foi adiada para 1º de novembro de 2025, conforme o Ajuste SINIEF 34/2024. A partir dessa data, prestadores de serviços de comunicação deverão estar credenciados junto às Secretarias da Fazenda estaduais para emissão da NFCom.
Esse novo modelo visa simplificar o processo de emissão no setor, ampliar a segurança jurídica e modernizar a relação entre contribuintes e os fiscos estaduais.
Acompanhe as mudanças fiscais e mantenha sua empresa em conformidade
O Governo Federal está em constante atualização dos leiautes dos documentos fiscais eletrônicos, trazendo novas funcionalidades e melhorias tecnológicas para atender às exigências legais e otimizar os processos tributários. Essas atualizações são essenciais para que empresas de todos os setores estejam em conformidade com a legislação vigente e preparadas para a nova lógica tributária que se consolida com a Reforma Tributária.
Com as mudanças previstas para 2025, especialmente com a chegada dos novos tributos e modelos de apuração definidos pela Reforma, torna-se ainda mais importante acompanhar de perto a evolução dos documentos eletrônicos. Eles não apenas garantem a conformidade, mas serão a base operacional do novo sistema fiscal brasileiro. Manter-se atento às versões dos leiautes, às atualizações e aos prazos de descontinuação é essencial para uma gestão fiscal eficiente e atualizada.
Para auxiliar nesse acompanhamento, disponibilizamos o Portal de Exigências Legais, onde é possível encontrar informações atualizadas sobre versões de leiautes, cronogramas de lançamento e orientações para adequação às novas exigências. Dessa forma, sua empresa pode se preparar para as mudanças de 2025 e seguir em conformidade com as normas fiscais de hoje — e do futuro.
Para garantir que sua empresa esteja sempre em conformidade e pronta para as mudanças fiscais de 2025, conheça as soluções de Compliance Fiscal da Senior e tenha controle completo sobre seus documentos eletrônicos, leiautes e obrigações legais.
