O investimento em um sistema de gestão de frota resulta em uma melhora dos processos internos, o que reflete diretamente na qualidade do serviço prestado ao cliente final.
Um sistema de gestão de frota é uma ferramenta fundamental no planejamento e controle operacional do setor logístico. Ao analisar o conjunto de veículos disponíveis, os recursos humanos e os processos necessários para cada entrega, torna-se mais simples aumentar a eficiência, a agilidade, a economia e a segurança.
Essa plataforma especializada auxilia a otimizar a gestão de insumos, ampliar a produtividade e a precisão das entregas por meio de funcionalidades de roteirização. Isso também contribui para reduzir custos com seguro ao atuar de forma proativa contra roubos, furtos e acidentes, aumentando a eficiência das manutenções preventivas e reduzindo o aporte de recursos na aquisição de peças e de componentes.
Na prática, o investimento em um sistema de gestão de frota resulta em uma melhora dos processos internos, o que reflete diretamente na qualidade do serviço prestado ao cliente final. Estas vantagens são buscadas tanto para as organizações que assumem a responsabilidade logística do seu negócio quanto para as empresas especializadas neste tipo de operação.
No restante deste artigo, vamos aprofundar mais vantagens sobre como funciona um sistema de gestão de frota e como monitorá-lo adequadamente.
Como funciona um sistema de gestão de frota?
Um sistema de gestão de frotas é aplicado para planejar a logística de um negócio a partir de uma avaliação de dados do histórico de entregas e para monitorar o desempenho de cada veículo baseado em tecnologias de rastreio, como GPS e sensores de telemetria.
Ao unir dados de entregas, do desempenho e uso de cada veículo, da performance e do comportamento dos motoristas, do peso máximo transportado por veículo e disponibilidade de motoristas, essa ferramenta permite estruturar cada entrega realizada e fazer relatórios contínuos em busca de processos mais inteligentes.
Entre as oportunidades de melhora ao contar com esse sistema, destacam-se:
- Acompanhamento da localização em tempo real de cada veículo;
- Análise sobre o comportamento dos motoristas em relação ao que foi planejado e o que ocorreu de fato;
- Otimização de rotas, com foco na redução de custos e melhora das entregas para os clientes;
- Monitoramento do desempenho de veículos, como consumo de combustível e tempo de uso, otimizando o planejamento de manutenções preventivas;
- Respeito às legislações em relação à segurança de transporte, às regras trabalhistas dos motoristas, ao peso máximo de cada veículo, às questões de documentação de carga, entre outros pontos.
Ao somar tudo, esta ferramenta auxilia na automação da gestão da frota, simplificando a operação do dia a dia e facilitando a criação de parâmetros de desempenho para uma melhor tomada de decisão dos gestores.
Quais são as tendências de transporte? Aprofundamos o tema neste artigo!
A importância dos indicadores no sistema de gestão de frotas
Muitos negócios definem parâmetros claros para fazer a administração de veículos e obter as vantagens desses sistemas especializados, conforme apresentamos neste artigo específico sobre gestão de frota, como redução de custos e melhora da segurança.
Estes indicadores podem ter objetivos diversos:
- Produtividade, avaliando o rendimento e a eficiência dos processos até a entrega ao cliente.
- Qualidade, visando conciliar excelência e economia em prol de um bom serviço prestado.
- Capacidade, essas métricas são fundamentais para os gestores analisarem a operação e as oportunidades de melhorias.
- Estratégicos, com o propósito de simplificar o estabelecimento de cenários futuros.
- Operacionais, que permitem monitorar o dia a dia da empresa, incluindo a performance individual de pessoas ou de veículos.
Alguns KPIs trazem uma visão clara sobre a performance da organização, seja na avaliação simples numérica (quantitativa), mas também com um olhar mais aprofundado em dados qualitativos. O foco está em reduzir a subjetividade na tomada de decisão e tornar o negócio mais inteligente.
Confira a seguir alguns parâmetros importantes a serem monitorados: Alguns deles podem variar entre cada veículo, mas, ao mesmo tempo, permitem conhecer os custos de maneira integral:
Consumo de combustível
O sistema permite monitorar o desempenho de toda a frota e de cada veículo individualmente. Ele pode ser medido por consumo médio por km rodado ou por hora, dependendo da preferência da organização. Ter sucesso neste parâmetro é sinal de mais eficiência e de redução de custos com gestão de frota, além de um uso mais inteligente dos ativos.
Consumo de pneu
Este indicador apresenta insights de manutenção e operacionais, com reflexos na produtividade, nos custos e na segurança de gestão de frota. Um aumento do consumo de pneus indica, por exemplo, o uso exagerado de um veículo, o que pode trazer outras consequências negativas ao negócio.
Custos com manutenção
Na gestão de frota, as manutenções são recorrentes em função do uso contínuo dos veículos. Mas como saber a hora de uma parada preventiva? Ou quando é o momento de adquirir novos veículos? Os indicadores de manutenção trazem insights para os gestores, obtendo sucesso tanto na redução de despesas quanto na melhoria da destinação de recursos para o setor.
Custo Operacional do Veículo
O COV visa calcular o custo por serviço, hora ou quilômetro de um veículo. Este parâmetro faz com que os preços estejam mais adequados à realidade, seja para buscar sua redução ou mesmo para tornar a gestão financeira mais efetiva.
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Multas
A incidência de multas é um parâmetro que auxilia a avaliar os motoristas e seu desempenho, além de trazer indícios sobre os cuidados com segurança e respeito às leis de trânsito. A recorrência de multas aumenta os custos de um negócio e pode indicar a necessidade de investimento em treinamento e capacitação dos profissionais, especialmente se forem decorrentes do desrespeito à legislação.
Gestão de sinistros
Roubos, furtos e acidentes, infelizmente, fazem parte da rotina das empresas logísticas. Administrar os sinistros é um meio de analisar a segurança e a produtividade da frota. Um menor volume de ocorrências significa que os veículos estejam mais tempo disponíveis para a operação. E, a depender do motivo, torna-se mais simples agir de forma proativa para reduzir esses incidentes.
É possível separar estes casos por incidentes gerais e por motoristas, o que vai facilitar a adoção de medidas relacionadas à prevenção.
Produtividade da frota
Mais do que o foco em processos, o desafio é entender o impacto dessas atividades na entrega e na satisfação dos clientes. Duas das medidas mais comuns são o tempo médio de entrega e a avaliação da capacidade dos veículos da frota.
Esses 7 KPIs mencionados acima devem ser monitorados continuamente, trazendo perspectivas sobre a operação, os custos e as possibilidades de melhoria. Isso é possível a partir de um sistema de gestão de frota, que auxilia os gestores a obter relatórios sobre as diferentes fases de um negócio e na tomada de decisão mais inteligente.
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