Manter um fluxo de recebimentos organizado é um dos maiores desafios para qualquer empresa. Afinal, atrasos e falhas no controle de pagamentos podem impactar diretamente o caixa e a saúde financeira do negócio.
É aí que entra a cobrança bancária, um sistema seguro e eficiente para gerenciar pagamentos e reduzir a inadimplência. Seja por boletos, débitos automáticos ou outros tipos de cobrança, esse modelo permite que as empresas tenham mais controle sobre seus recebíveis e ofereçam mais praticidade aos clientes.
Mas como, de fato, funciona a cobrança bancária? Quais são seus benefícios e como integrá-la a sistemas de gestão financeira para automatizar processos? Acompanhe!
O que é cobrança bancária?
Cobrança bancária é um serviço oferecido pelas instituições financeiras que permite às empresas automatizar e organizar a cobrança de valores junto aos seus clientes, por meio de boletos registrados, carnês, débitos automáticos e outros tipos de títulos. Na prática, é um sistema que facilita a gestão de recebíveis, melhora o controle do fluxo de caixa e reduz riscos relacionados à inadimplência.
Esse modelo de cobrança é amplamente utilizado no Brasil, especialmente por empresas que lidam com pagamentos recorrentes ou vendas a prazo. Os boletos bancários, por exemplo, movimentam mais de R$ 500 bilhões por mês no país e ainda são uma das formas de pagamento mais acessíveis e populares — principalmente por não exigirem conta em banco por parte do pagador.
Um dos grandes atrativos da cobrança bancária é a flexibilidade de pagamento para o cliente, que pode quitar seus débitos em diferentes canais:
- Bancos físicos
- Lotéricas
- Internet Banking
- Aplicativos bancários
- Caixas eletrônicos
Essa capilaridade aumenta as chances de recebimento no prazo, melhora a experiência do cliente e torna o processo de cobrança mais eficiente para a empresa.
Como funciona a cobrança bancária?
São três partes envolvidas na cobrança bancária. O beneficiário é a empresa que contrata o serviço e recebe os valores. O banco atua como intermediador, sendo responsável por todo o processo de cobrança, desde que tenha autorização para isso. Por fim, há o pagador, que é a pessoa ou empresa responsável pelo pagamento do título.
Cada banco tem seus próprios processos, mas, geralmente, o passo a passo é o seguinte:
1. Emissão do Título
A cobrança bancária começa quando a empresa gera o título de pagamento, que pode ser um boleto bancário, nota promissória ou outro documento de cobrança. Nesse título, são informados dados essenciais, como:
- Valor a ser pago
- Data de vencimento
- Informações do cliente (nome, CPF/CNPJ, endereço)
- Instruções de pagamento (como descontos ou juros em caso de atraso)
Esse documento serve como a formalização da dívida ou do pagamento a ser realizado.
2. Registro no Banco
Após a emissão do título, ele precisa ser registrado no banco. O registro é uma exigência do Banco Central desde 2017 e permite que o banco controle e monitore os pagamentos, garantindo a segurança do processo.
Esse registro também assegura que o pagamento será vinculado à conta da empresa, facilitando a liquidação e o repasse do valor pago.
3. Envio ao Cliente
Após o título ser registrado, a empresa envia o boleto ao cliente. Esse envio pode ser feito de diversas formas:
- Por e-mail (envio digital)
- Por correio (envio físico)
- Por WhatsApp ou outros meios digitais
O cliente recebe todas as informações necessárias para realizar o pagamento até o prazo de vencimento.
4. Pagamento
O cliente, por sua vez, realiza o pagamento do boleto nos meios que o banco ou a empresa oferecer. Ele pode pagar:
- Em agências bancárias
- Nas lotéricas
- Pelo internet banking (banco online)
- Por aplicativos móveis (como aplicativos de bancos ou pagamento de boletos via smartphones)
5. Liquidação
Quando o cliente realiza o pagamento, o banco processa a transação e liquida a cobrança, ou seja, confirma que o valor foi pago e repassa o dinheiro para a conta da empresa.
Normalmente, a compensação ocorre no próximo dia útil (D+1), mas pode variar conforme o banco e o tipo de pagamento realizado.
Esse processo garante que a empresa tenha controle sobre os pagamentos recebidos e que o fluxo de caixa seja atualizado corretamente.
Quais os tipos de cobrança bancária: registrada e não registrada?
Por muitos anos, as cobranças podiam ser feitas de duas maneiras:
Cobrança registrada
Nessa modalidade, cada boleto emitido é registrado previamente no banco e em um sistema controlado pelo Banco Central. Isso permite maior segurança e facilita o controle dos pagamentos. Também possibilita a inclusão do CPF ou CNPJ do pagador, o que se tornou obrigatório desde 2017.
Cobrança não registrada
Aqui, os boletos eram emitidos sem dados do recebedor e sem registro no banco. A empresa controlava os títulos e só repassava os valores aos bancos depois que o boleto fosse pago.
Desde 2018, o Banco Central tornou obrigatório o registro de todos os boletos. Essa mudança visa aumentar a segurança e a transparência, evitando fraudes e duplicações. Além disso, os boletos agora têm o bolecode e, desde março de 2024, oferecem compensação no mesmo dia para pagamentos feitos até as 13h30.
Leia também: Como evoluiu a emissão de boletos bancários no Brasil?
Por que as empresas investem em sistemas de cobrança bancária?
Ao adotar a cobrança bancária, as companhias contam com diversos benefícios:
- Mais eficiência: automatiza o processo de cobrança, reduzindo a necessidade de intervenções manuais e minimizando erros decorrentes da operação manual;
- Segurança: oferece um meio de pagamento confiável, com respaldo das instituições financeiras, especialmente os títulos registrados, que se tornaram regra no mercado;
- Controle Financeiro: facilita o monitoramento dos recebíveis e a conciliação bancária, proporcionando melhor gestão do fluxo de caixa e a visibilidade da capacidade financeira do negócio com agilidade;
- Flexibilidade: permite personalizar instruções de pagamento, oferecendo descontos por antecipação ou multas por atraso de forma individualizada;
- Acessibilidade: os clientes podem efetuar pagamentos em diversos canais, aumentando a conveniência e a probabilidade de quitação pontual;
- Monitoramento de indicadores: é possível acompanhar métricas de desempenho para identificar oportunidades de melhoria contínua e diminuir atrasos e outros problemas.
Esses benefícios tornam a cobrança bancária uma ferramenta indispensável para empresas que querem otimizar seus processos financeiros, garantir mais segurança e melhorar o recebimento de pagamentos.
Como funciona a integração da cobrança bancária com ERPs?
Cada vez mais, as empresas estão investindo em sistemas de gestão financeira (ERPs) para facilitar o controle de suas finanças. Essas plataformas ajudam a automatizar e otimizar processos, tornando o trabalho mais eficiente e permitindo que os colaboradores se concentrem em tarefas mais estratégicas.
Ao integrar o ERP com os bancos, as empresas podem automatizar a geração de boletos diretamente a partir de pedidos ou contratos registrados no sistema. Isso inclui todos os dados necessários, como informações do beneficiário, pagador, valor, data de vencimento e outras instruções específicas.
Com essa integração, o acompanhamento e a conciliação dos pagamentos ficam mais fáceis, permitindo que a empresa registre automaticamente os pagamentos realizados e dê baixa nos boletos pagos. Além disso, ao final do processo, a empresa pode gerar relatórios financeiros que ajudam os gestores a tomar decisões mais assertivas.
Para garantir que esse processo seja seguro e eficaz, as integrações precisam ser compatíveis com as funcionalidades dos bancos, o que geralmente é feito por meio de APIs ou funções nativas no sistema. Com essa tecnologia, a empresa consegue ter uma visão clara de sua saúde financeira e melhorar a gestão do fluxo de caixa, que é essencial para manter o negócio saudável financeiramente.
Como evitar a inadimplência com a cobrança bancária?
Uma das vantagens de usar a cobrança bancária é que ela oferece soluções para ajudar a reduzir a inadimplência. As empresas podem adotar algumas estratégias, como:
Emissão antecipada de boletos
Uma das formas mais eficazes de evitar a inadimplência é emitir os boletos com antecedência. Ao enviar os boletos antes do vencimento, a empresa dá ao cliente mais tempo para se organizar e planejar o pagamento.
Isso ajuda a evitar que o cliente se esqueça da data de vencimento ou precise correr contra o tempo para pagar em cima da hora. Com mais tempo para se organizar, a chance de pagamento pontual aumenta.
Envio automatizado de lembretes
Automatizar o envio de lembretes de vencimento é uma forma prática de lembrar o cliente sobre a dívida sem sobrecarregar a equipe. Integrando o sistema de cobrança ao ERP, os lembretes podem ser enviados por e-mail, SMS, WhatsApp e até notificações em aplicativos.
É importante enviar os lembretes com alguns dias de antecedência, dando tempo para o cliente pagar sem pressa. Além disso, o tom dos lembretes deve ser amigável e profissional, para que o cliente se sinta lembrado, não pressionado.
Oferecimento de descontos e vantagens
Outra estratégia eficaz para evitar a inadimplência é oferecer descontos para pagamentos antecipados. Ao criar incentivos financeiros, como descontos de 5% ou 10% para quem pagar antes do vencimento, a empresa motiva o cliente a quitar a dívida logo, evitando atrasos.
Além disso, oferecer vantagens, como prazos mais longos ou parcelamentos sem juros para quem pagar dentro do prazo, também pode ser um atrativo. Essas medidas ajudam a criar um relacionamento mais positivo com o cliente e garantem que ele veja vantagem em pagar de forma antecipada ou pontual.
Multas e juros claros
Embora o foco deva ser sempre incentivar o pagamento em dia, também é importante estabelecer multas e juros para o caso de atrasos. Ao incluir esses encargos de forma transparente e clara no boleto, o cliente sabe exatamente o que esperar caso não pague a tempo.
Informações sobre juros diários ou multas por atraso devem ser destacadas no próprio boleto, para que o cliente tenha total clareza sobre o custo adicional do atraso. Isso cria uma sensação de urgência, incentivando o cliente a pagar dentro do prazo e evitando que ele deixe para depois.
Negociação flexível
Em alguns casos, os clientes podem ter dificuldades temporárias para pagar dentro do prazo. Por isso, ser flexível nas negociações de prazos e condições de pagamento pode ser uma maneira de evitar a inadimplência. Oferecer alternativas, como parcelamentos ou adiamento de vencimento, pode ajudar o cliente a manter o compromisso sem comprometer sua saúde financeira.
A flexibilidade também fortalece o relacionamento com o cliente, mostrando que a empresa está disposta a ouvir e apoiar o cliente em momentos difíceis. Além disso, isso ajuda a construir uma relação de confiança, fazendo com que o cliente se sinta mais confortável em realizar futuros pagamentos.
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