Entenda por que a LGPD exige atenção do departamento pessoal: proteger dados sensíveis de colaboradores e candidatos é essencial para garantir conformidade e segurança.
A criação da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), conhecida como LGPD, representou uma virada de chave para todas as áreas que lidam com informações pessoais. Mas o que, de fato, representa o impacto da LGPD no departamento pessoal e nas rotinas deste setor?
Responsável por coletar, armazenar e tratar dados de candidatos, colaboradores e ex-colaboradores, o RH precisou reformular processos e adotar políticas mais rigorosas de proteção e governança da informação. Isso porque, com a LGPD, fatores como o consentimento, cibersegurança, transparência, armazenamento e descarte de dados foram completamente alterados.
Neste artigo, vamos explicar mais sobre a LGPD no departamento pessoal, o que diz a lei, quais são os dados sensíveis mais comuns no RH e boas práticas que o setor deve adotar para garantir conformidade legal, segurança da informação e respeito aos direitos dos colaboradores.
O que é a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados)?
A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais), instituída pela Lei nº 13.709/2018, é a principal legislação brasileira voltada à proteção da privacidade e dos dados pessoais. Seu objetivo é garantir os direitos fundamentais de liberdade, privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade dos cidadãos, regulando como empresas e órgãos públicos devem coletar, armazenar, tratar e compartilhar dados pessoais, tanto em meios físicos quanto digitais.
A LGPD se aplica a qualquer operação de tratamento de dados realizada no Brasil ou que envolva indivíduos localizados no território nacional, independentemente da sede da organização. Isso inclui desde cadastros simples até processos automatizados complexos, como análise de comportamento, perfil profissional ou biometria.
A lei define dois tipos principais de dados:
- Dados pessoais: informações que identificam ou podem identificar uma pessoa, como nome, CPF, endereço, telefone, e-mail.
- Dados pessoais sensíveis: informações que revelam aspectos íntimos, como origem racial ou étnica, convicções religiosas, opiniões políticas, dados genéticos, biométricos ou sobre saúde.
Além disso, a LGPD estabelece:
- Bases legais para o tratamento de dados, como consentimento, obrigação legal, execução de contrato e legítimo interesse.
- Direitos dos titulares, como acesso, correção, portabilidade, revogação de consentimento e exclusão de dados.
- Deveres dos agentes de tratamento, como o controlador (quem decide sobre o uso dos dados), o operador (quem executa o tratamento) e o encarregado (DPO – Data Protection Officer).
A fiscalização é feita pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), que pode aplicar sanções administrativas, como multas de até 2% do faturamento da empresa, limitadas a R$ 50 milhões por infração.
Por que a LGPD impacta o departamento pessoal?
O departamento pessoal (DP) e o setor de Recursos Humanos (RH) estão entre os mais afetados pela LGPD, pois lidam diariamente com grandes volumes de dados pessoais e sensíveis de colaboradores, candidatos e ex-funcionários.
Desde o recrutamento até o desligamento, o RH realiza operações que envolvem coleta, armazenamento, compartilhamento e descarte de informações que agora precisam seguir critérios legais rigorosos.
Com a LGPD, o DP precisa garantir que:
- Cada dado coletado tenha uma base legal clara (nem tudo exige consentimento, como obrigações legais previstas na CLT).
- O colaborador seja informado sobre o uso dos dados, com transparência e linguagem acessível.
- Os dados sejam protegidos contra vazamentos e acessos indevidos, com uso de criptografia, autenticação, backups e controle de acesso.
- Os direitos dos titulares sejam respeitados, como o direito ao esquecimento, à correção e à portabilidade dos dados.
Além disso, a LGPD exige que o DP revise seus contratos de trabalho, políticas internas, termos de confidencialidade e sistemas de folha de pagamento, garantindo que estejam alinhados com os princípios da lei.
A não conformidade pode gerar sanções financeiras, danos reputacionais e até bloqueio ou exclusão de dados essenciais, comprometendo a operação da empresa.
Quais dados devem ser coletados e protegidos para o departamento pessoal atender a LGPD?
Entre as principais informações que o DP trata entre os diversos processos, como recrutamento estratégico até processo de admissão são:
- Documentos de identificação (RG, CPF, CNH);
- Dados bancários;
- Endereço residencial;
- Contato telefônico e e-mail;
- Controle de ponto e jornada de trabalho;
- Dados de saúde (atestados médicos, exame admissional e periódicos);
- Informações previdenciárias e fiscais;
- Dados de dependentes e informações para o Imposto de Renda;
- Informações sobre processos trabalhistas;
Alguns desses dados são classificados pela LGPD como sensíveis, por revelarem aspectos mais íntimos ou protegidos do indivíduo, exigindo ainda mais cuidado neste tratamento por questões de compliance empresarial.
Como aplicar a LGPD no departamento pessoal?
A adequação à LGPD no Departamento Pessoal começa por um diagnóstico profundo dos fluxos de dados no setor. O DP precisa mapear como as informações são coletadas, por que são necessárias, onde são armazenadas, quem pode ter acesso e por quanto tempo devem permanecer nos sistemas.
A partir dessa definição, algumas boas práticas devem ser implementadas:
- Definir base legal para cada dado coletado: Nem todo dado exige consentimento. A LGPD prevê diferentes bases legais, como obrigação legal, execução de contrato, legítimo interesse, entre outras. Por exemplo, solicitar documentos para registro em carteira não requer autorização do colaborador, pois é uma obrigação prevista pela CLT. Já usar fotos de funcionários em campanhas internas pode exigir uma autorização explícita. É preciso definir as regras de compliance de dados no RH.
- Garantir o direito dos colaboradores: A LGPD assegura aos titulares o direito de acesso, correção, portabilidade e exclusão de seus dados, além de revogar consentimentos. O RH e o DP devem estar preparados para responder a essas solicitações dentro dos prazos legais e de forma segura, documentando todas as movimentações.
- Investir em segurança da informação: Os dados devem ser protegidos contra acessos não autorizados, vazamentos e perdas. Isso exige políticas claras de segurança da informação, uso de sistemas com controle de acesso, autenticação de usuários, backup em nuvem – como nosso Cloud ERP – e protocolos de criptografia. A integração entre folha de pagamento, módulo jurídico e demais sistemas precisam ser feita de maneira segura.
- Atualizar políticas internas e contratos: Os documentos internos, como política de privacidade, termo de confidencialidade e contrato de trabalho, devem refletir as diretrizes da LGPD. Isso inclui cláusulas específicas sobre o uso de dados pessoais e as responsabilidades da empresa em relação a eles.
- Promover treinamento e conscientização: Toda a equipe do departamento pessoal e do RH precisa estar capacitada para aplicar a LGPD no dia a dia. Isso inclui entender os princípios da legislação, identificar riscos e saber como agir em caso de incidentes. É importante que a cultura de preservação da privacidade integre a empresa em benefício do clima organizacional.
O que muda com a LGPD nos processos de admissão, demissão e folha?
A LGPD impacta diretamente rotinas tradicionais do departamento pessoal:
- Na admissão de funcionários, é preciso solicitar apenas os dados estritamente necessários e informar o colaborador sobre o uso dessas informações.
- No desligamento, os dados devem ser retidos apenas pelo tempo previsto em lei (como prazo para fins trabalhistas e previdenciários), com políticas claras de descarte seguro.
- Na folha de pagamento, o sistema deve garantir confidencialidade e integridade dos dados, além de manter registros auditáveis de quem acessou ou alterou informações.
Quais as penalidades para o departamento pessoal que não se adequar à LGPD?
O RH que não se adequar à LGPD pode enfrentar penalidades administrativas, financeiras e reputacionais. Ou seja, as repercussões podem afetar diretamente o setor e a empresa como um todo.
Sanções financeiras
As sanções financeiras aparecem como uma das principais penalidades. A LGPD estabelece que empresas podem ser multadas em até 2% do faturamento anual do último exercício, com limite de até R$ 50 milhões por infração.
A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) ainda pode determinar a publicização da infração. Em outras palavras, tornar público que a empresa descumpriu a LGPD. Se isso ocorrer, há um comprometimento da imagem institucional que pode afetar o employer branding.
Exclusão dos dados pessoais envolvidos
Outra pena possível é o bloqueio ou a exclusão dos dados pessoais envolvidos na infração. Para o departamento pessoal, isso pode afetar seriamente processos de folha de pagamento, admissões, demissões, entre outros aspectos da rotina. Isso sem contar a possibilidade de ser responsabilizado judicialmente por danos morais e materiais, além de eventuais passivos trabalhistas.
Por lidar diretamente com dados pessoais e sensíveis dos colaboradores, a LGPD no departamento pessoal tem papel central no compliance corporativo.
O RH deve garantir o armazenamento seguro de informações, obter consentimento adequado, manter políticas de privacidade atualizadas e adotar ferramentas tecnológicas que assegurem rastreabilidade, auditoria e integridade dos dados.
LGPD departamento pessoal: ferramentas e tecnologia para apoiar o compliance
Dentro da rotina de um RH digital, a tecnologia é uma grande aliada da conformidade legal. Plataformas especializadas em gestão de pessoas oferecem funcionalidades que automatizam processos, garantem rastreabilidade e reforçam a integração e a segurança dos dados em todos os pontos de contato com o colaborador.
Soluções de folha de pagamento, admissão digital, gestão de ponto e documental devem permitir:
- Controle de permissões de acesso por perfil;
- Armazenamento seguro e centralizado;
- Histórico de acessos e alterações;
- Processos de auditoria e compliance;
- Gestão de consentimentos.
É importante que os fornecedores de software também estejam em conformidade com a legislação, garantindo que o ecossistema como um todo respeite os direitos dos titulares. Nossos sistemas seguem, de maneira rigorosa, as exigências da LGPD e todas as demais exigências legais.
A LGPD no departamento pessoal vai além da conformidade legal: trata de respeitar a privacidade e os direitos dos colaboradores, promover uma cultura organizacional transparente e proteger a reputação da empresa. A implementação da lei exige revisão de processos, investimentos em tecnologia e atualização constante da equipe.
Com o suporte de ferramentas certas, é possível garantir que o tratamento de dados da LGPD no departamento pessoal ocorra de forma segura, eficiente e responsável. Conheça nossas soluções para administração de pessoal e garanta conformidade com a LGPD e outras exigências legais.
