A ideia de uma auditoria é validar e certificar processos, serviços, procedimentos ou atividades de uma corporação, podendo ser realizadas de forma interna ou por um fornecedor externo
As auditorias desempenham um papel fundamental na garantia da conformidade, qualidade e eficiência dentro das empresas. Uma auditoria se trata de um processo sistemático de verificação e avaliação de atividades, processos e documentos para assegurar que normas, regulamentos e políticas estão sendo seguidos corretamente.
Os procedimentos podem abranger desde a análise financeira até a revisão de segurança e controle de acesso, dependendo do segmento de atuação e da necessidade da empresa. É a partir deste cuidado que se identifica se os processos estão sendo seguidos e se as tarefas estão sendo executadas conforme o planejado.
Em muitos casos, as auditorias são realizadas para assegurar certificações – como as ISO –, mas também podem ser aplicadas para tornar a operação do dia a dia mais assertiva.
O que são auditorias?
A ideia por trás de uma auditoria é validar e certificar processos, serviços, procedimentos ou atividades de uma corporação. É importante que as auditorias sejam realizadas de forma imparcial. É por isso que, em muitos casos, exigem a contratação de empresas externas – embora possam ser realizadas de forma interna.
Os auditores podem acompanhar o passo a passo da rotina das pessoas para entender os métodos adotados por uma empresa, analisando se são eficientes, se seguem a legislação ou se até mesmo estão de acordo com as diretrizes e padrões de qualidade exigidos pelas próprias políticas internas.
A realização de auditorias deve se tornar uma rotina dentro de uma empresa. É comum que esta atividade esteja associada a erros, mas as organizações referência do mercado realizam auditorias regulares por diversos motivos. Entre eles, estão a preparação para certificações, possibilidade de compra ou fusão de empresas e restruturações internas.
Quais os benefícios das auditorias para empresas?
No caso de identificação de uma não conformidade, elas são relatadas aos responsáveis. A partir disso, os gestores e equipes envolvidas podem buscar meios para minimizar as falhas. O objetivo de uma auditoria é, portanto, assegurar a confiabilidade, a eficiência e a transparência das operações de uma empresa.
Elas podem se focar em aspectos legais, em uma auditoria de conformidade. Focar na integridade financeira, assegurando a confiabilidade dos balanços financeiros – o que é exigido para as empresas de capital aberto. Uma auditoria de risco procura mitigar as ameaças às quais as empresas estão expostas, fortalecendo a reputação e a governança corporativa.
Em uma atuação preventiva baseada no duty of care, as auditorias servem de baliza para a reputação de um negócio, certificando que a operação segue em linha com as exigências legais, de clientes e de investidores.
A perspectiva apresentada pelas auditorias é de uma busca pela melhoria contínua. Por mais efetivo e assertivo que seja um negócio, existe sempre margem de aprimoramento e a identificação de falhas ou oportunidades de forma antecipada pode se tornar um diferencial competitivo.
Quais os tipos de auditoria e suas aplicações?
As auditorias podem ter diversas finalidades em uma empresa, com aplicações distintas. Em princípio, é preciso entender a diferença entre uma auditoria interna e externa. A primeira, como o próprio nome já diz, é realizada por colaboradores da própria organização e costuma ser focada nos processos internos, de governança e controle, em um contexto de GRC.
A auditoria externa, por outro lado, é conduzida de forma independente, trazendo uma visão imparcial sobre a empresa. É adotada, por exemplo, para corroborar a veracidade das demonstrações financeiras de um negócio, ampliando sua credibilidade. Mas existem outros tipos de auditoria:
- De conformidade – Avalia se a organização segue leis, regulamentos e políticas internas;
- Operacional – Focada no controle de processos da organização, busca melhorar a eficiência e eficácia das operações;
- De desempenho – Analisa o desempenho geral e a forma como os recursos de uma organização estão sendo aplicados para atingir os objetivos corporativos;
- Fiscal e tributária – Visa garantir que o negócio esteja em conformidade com as exigências legais relacionadas à quitação de impostos e outras obrigações.
- Tecnológica – Avalia os sistemas de tecnologia da informação e controles de cibersegurança. Esta prática assegura a proteção de dados, que são ativos corporativos, além da confidencialidade de informações de clientes e fornecedores;
- Ambiental – Estima o impacto ambiental de uma organização com foco tanto em aprimorar a sustentabilidade na era do ESG quanto estar em dia com as regulamentações específicas.
Existem outros tipos de auditoria, que variam conforme o objetivo, o escopo e a necessidade de uma corporação. Cada tipo de auditoria tem sua aplicação estratégica para minimizar riscos e melhorar a governança corporativa.
Como fazer uma auditoria?
A realização de auditorias envolve uma análise sistemática e detalhada de aspectos, projetos ou de uma atividade de uma organização. Seja interna ou externa, esta prática costuma demandar alguns passos:
- Planejamento: Toda auditoria começa com o planejamento. É o momento de definir os objetivos, o escopo, critérios de avaliação e metodologia. Também se estabelece um cronograma e o custo.
- Preparação: Nesta etapa, os auditores coletam documentos ou observam os processos para entendê-los mais a fundo. A fase pode demandar a busca por mais documentos e dados necessários à auditoria. Execução: O foco está em analisar e coletar evidências por meio de entrevistas, observações, revisões de documentos e registros e amostragens estatísticas. As informações são avaliadas seguindo os critérios definidos no planejamento.
- Análise: Com as informações coletadas, elabora-se um relatório preliminar. É possível identificar pontos fortes e fracos, áreas de não conformidade, exposição a riscos, sempre com recomendações de melhoria.
- Relatório: O relatório final condensa as informações da análise, com a avaliação, as conclusões e as recomendações. A depender do tipo e do objetivo da auditoria, é possível que se exija um acompanhamento. Este follow-up assegura que as melhorias estão sendo efetivadas – é fundamental, por exemplo, em processos de certificação.
Como a tecnologia pode automatizar auditorias?
A tecnologia tem papel cada vez mais relevante na automação de auditorias. Softwares específicos permitem a coleta e análise de dados em tempo real, reduzindo o tempo para a execução e aumentando a precisão dos resultados. Ferramentas como checklists digitais, inteligência artificial e análise preditiva otimizam a identificação de riscos e aprimoram a tomada de decisões baseadas em dados.
Para que uma auditoria seja eficiente, a preparação de um checklist detalhado é essencial, sendo inseridos na rotina de cada colaborador. Guias ou manuais orientam as equipes na separação de informações e na verificação dos pontos críticos, garantindo que nenhum aspecto relevante seja esquecido. O checklist deve ser estruturado conforme o tipo de auditoria e os requisitos específicos.
As vantagens da automação de auditoria são sentidas por diversos setores, especialmente aqueles com alta regulamentação e necessidade de controle rigoroso, como o setor financeiro, saúde, indústria, construção civil e tecnologia. Em cada um deles, esse controle contínuo assegura que processos sejam seguidos corretamente, evitando riscos operacionais e financeiros.
Mais do que simples verificações, as auditorias devem ser encaradas como instrumentos estratégicos em prol da melhoria contínua, ampliação da segurança das empresas e mitigação de riscos. Ao garantir conformidade, qualidade e transparência, esses processos – sejam realizados internamente ou por empresas externas – melhoram o sucesso organizacional em um mercado cada vez mais competitivo.
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