A contratação de novos colaboradores, essencial para qualquer empresa, pode se tornar um verdadeiro desafio quando realizada de forma tradicional. O envio de documentos físicos, a necessidade de assinaturas presenciais e a inserção manual de informações nos sistemas da empresa geram burocracia, atrasos e custos elevados para o RH e para o candidato.
A admissão digital surge como uma solução para modernizar esse processo, garantindo mais agilidade, segurança e conformidade legal.
Mas como esse modelo funciona na prática? Quais são suas vantagens e desafios? Como a Admissão Digital da Senior pode transformar esse processo na sua empresa?
Neste artigo, você encontrará respostas detalhadas para todas as principais dúvidas sobre admissão digital. Continue lendo para entender como otimizar a contratação e tornar o RH mais estratégico!
O que é admissão digital?
A admissão digital é um processo de contratação realizado de forma totalmente online e com funções automatizadas, eliminando a necessidade de documentos físicos, deslocamentos e assinaturas presenciais.
Por meio de uma plataforma especializada, o RH pode:
- Coletar e armazenar documentos digitalmente;
- Validar informações automaticamente com inteligência artificial;
- Gerar contratos com assinatura eletrônica — com validade jurídica;
- Integrar os dados diretamente ao eSocial;
- Monitorar todas as etapas da admissão em tempo real.
Esse modelo, portanto, torna a contratação mais ágil, segura e eficiente para a empresa e para o colaborador.
A assinatura eletrônica tem validade jurídica mesmo?
Sim! A assinatura eletrônica utilizada na admissão digital tem validade jurídica no Brasil e é regulamentada pela Medida Provisória 2.200-2/2001, que criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).
Isso significa que contratos assinados digitalmente são legalmente reconhecidos, eliminando a necessidade de reconhecimento de firma em cartório.
É possível integrar a admissão digital com o eSocial?
Sim também! A integração com o eSocial é uma das grandes vantagens da admissão digital.
Na admissão digital, os dados do novo colaborador são qualificados e enviados automaticamente ao eSocial, reduzindo erros e garantindo que a empresa esteja em conformidade com a legislação.
Como garantir a segurança dos dados no processo digital?
A segurança na admissão digital protege as informações contra fraudes e vazamentos ao utilizar, por exemplo:
- Armazenamento seguro na nuvem;
- Criptografia de ponta a ponta;
- Controle de permissões de acesso;
- Conformidade total com a LGPD.
Logo, isso garante que somente pessoas autorizadas tenham acesso aos dados dos colaboradores.
Todas as empresas podem adotar a admissão digital?
Sim, sem dúvidas! Empresas de qualquer porte e segmento podem adotar a admissão digital. Pequenas, médias e grandes organizações podem se beneficiar dessa solução para tornar o RH mais eficiente, estratégico e digital.
Como funciona o processo de admissão digital?
A admissão digital segue uma sequência de etapas que garantem que a contratação seja concluída de maneira eficiente e segura. Veja como funciona:
- Envio de link para o candidato: o candidato recebe um link exclusivo por e-mail, WhatsApp ou SMS, onde deve preencher seus dados e enviar seus documentos diretamente pelo celular ou computador.
- Coleta e validação automática de documentos: os documentos são enviados pelo candidato e validados automaticamente por meio da IA, com o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), garantindo que os documentos enviados estão corretos e condizem com as informações preenchidas, evitando erros manuais.
- Assinatura eletrônica do contrato: o sistema gera automaticamente o contrato de trabalho, e o colaborador assina digitalmente esse e outros documentos necessários sem perder a validade jurídica, eliminando a necessidade de deslocamento até a empresa.
- Qualificação automática no eSocial: os dados do colaborador são validados no próprio sistema antes do envio ao eSocial, reduzindo erros de preenchimento e garantindo a conformidade com a legislação trabalhista.
- Armazenamento digital seguro: todos os documentos ficam armazenados na nuvem, acessíveis tanto para o RH quanto para o colaborador sempre que necessário, garantindo maior organização, segurança e conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Com essa automação, as vantagens citadas tornam possível proporcionar uma experiência mais eficiente para todas as partes envolvidas.
Quais documentos são necessários na admissão digital?
Os documentos exigidos na admissão digital são os mesmos do processo tradicional, incluindo:
- Documento de identidade (RG ou CNH);
- Cadastro de Pessoa Física (CPF);
- Carteira de Trabalho Digital;
- Comprovante de residência;
- Título de eleitor;
- Certificado de Reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
- Dados bancários para pagamento do salário.
O diferencial da admissão digital é que esses documentos podem ser digitalizados e enviados online, sem necessidade de cópias físicas.
Saiba quais documentos são essenciais para admissão neste guia.
Admissão tradicional vs. admissão digital: quais as diferenças?
Veja, então, um comparativo direto entre os métodos e entenda as vantagens da versão digital:
| Aspecto | Admissão tradicional | Admissão digital |
|---|---|---|
| Coleta e armazenamento de documentos | O candidato entrega cópias físicas que são arquivadas em papel. | Os documentos são enviados digitalmente e armazenados na nuvem. |
| Assinatura de contratos | O colaborador precisa assinar fisicamente e, muitas vezes, reconhecer firma. | Assinatura eletrônica com validade jurídica, feita remotamente. |
| Tempo necessário para a admissão | Processo pode levar semanas devido a burocracias e trocas de documentos físicos. | Admissão concluída em poucas horas, com automatização das etapas. |
| Segurança e conformidade legal | Risco de perda ou extravio de documentos físicos, maior dificuldade para adequação à LGPD. | Armazenamento seguro com criptografia, garantindo conformidade com a LGPD. |
| Integração com o eSocial | Informações precisam ser inseridas manualmente no sistema. | Qualificação cadastral automática no eSocial, minimizando erros. |
Confira também: Admissão de funcionários: o que é e como fazer
5 principais benefícios da admissão digital
1. Agilidade no processo de contratação
Esta é, de maneira geral, a principal vantagem de digitalizar a admissão na sua empresa. O processo torna-se muito mais rápido, intuitivo e simples.
2. Documentos armazenados na Nuvem
A admissão digital dispensa a necessidade de arquivar, organizar e manter inúmeros documentos, digitais ou impressos. Com ela, tudo pode ser feito de maneira on-line, em um software que armazena todas as informações na Nuvem e as mantém em segurança.
Leia mais sobre Ficha de admissão aqui.
Com as informações do colaborador armazenadas na Nuvem, de maneira organizada e integrada com demais plataformas utilizadas pela companhia, o Capital Humano pode facilmente compartilhá-las com os responsáveis pela criação de crachás e outros materiais internos necessários. No caso de empresas que lidam com agentes públicos, estes também poderão ter acesso rápido a todos os documentos.
3. Redução de tempo gasto em tarefas puramente operacionais
A união dos dois primeiros benefícios resulta, consequentemente, neste diferencial: o setor de RH pode reduzir radicalmente o tempo investido em burocracias, busca e manutenção de dados. Tudo fica integrado, com fácil acesso.
4. Redução de papéis e, consequentemente, do impacto ambiental
O diferencial sustentável – muito buscado pelas empresas nas últimas décadas – também deve ser considerado. A admissão digital é o primeiro passo para a implementação de um RH sem papel – um desafio ousado, mas que já vem sendo posto em prática por diversas empresas ao redor do mundo. Além disso, a redução drástica de papéis diminui consideravelmente os custos com impressão e armazenamento.
5. Mais comodidade para os colaboradores
Como em toda interação, o primeiro contato do contrato é um dos mais importantes. Com a digitalização do processo, o novo funcionário pode resolver a maior parte das obrigatoriedades do RH pelo computador ou celular, apenas acessando o software de admissão digital. Dessa maneira, já será recebido pela empresa com processos que simplificam sua rotina.
Qual é a melhor plataforma de admissão digital?
Esse novo processo de admissão demanda a contratação de um software especializado, que ofereça as ferramentas necessárias para a digitalização.
A solução de Admissão Digital da Senior, parte da linha de produto Gestão de Pessoas | HCM, aumenta em até 70% a produtividade do seu processo de admissão e é recomendado por 9 a cada 10 usuários.
Além disso, o software de admissão digital Senior reduz seus custos de admissão, faz você ganhar tempo para focar no negócio e proporcionar uma experiência incrível ao colaborador.
Com a Admissão Digital da Senior, assim que um candidato é aprovado, ele recebe um link personalizado para preencher seus dados e enviar os documentos digitalmente. O sistema valida automaticamente as informações e gera os contratos para assinatura eletrônica com validade jurídica.
Enquanto isso, o RH acompanha tudo em tempo real, com notificações que informam sobre pendências ou etapas concluídas. E, ao final do processo, os dados são enviados diretamente ao eSocial, garantindo conformidade legal sem retrabalho.
Principais diferenciais da Admissão Digital Senior:
- Dashboards para acompanhar o processo em tempo real;
- Armazene todos os documentos na Nuvem;
- Reduza o tempo para completar o processo de admissão;
- Elimine a necessidade de deslocamentos para a coleta de documentos;
- Personalize o processo conforme o tipo de contratação;
- Qualificação dos documentos no eSocial;
- Comunicação entre novo colaborador e RH.
Além dessas funcionalidades, a plataforma da Senior permite total personalização do fluxo admissional, adaptando-se às necessidades específicas de cada empresa. Seja uma empresa de pequeno porte ou uma grande organização com alto volume de contratações, a solução é flexível e escalável, garantindo uma transição tranquila para o modelo digital.
