Nos últimos anos, o Brasil viveu um movimento rumo à digitalização de documentos fiscais, simplificando a atuação dos órgãos reguladores ao mesmo tempo em que facilita a gestão de dados pelas empresas.
No segmento de transportes e logística, um desses documentos fiscais é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), considerado essencial para certificar a regularidade dos fretes.
A criação deste documento reduziu a necessidade de impressão de papéis e melhorou a capacidade de rastreamento da carga, integrando dados entre os diferentes agentes envolvidos na cadeia logística: embarcadores, transportadores e o próprio fisco. Para as empresas, o CT-e simplificou a operação ao assegurar a conformidade fiscal e descomplicar processos operacionais.
Com validade fiscal em todos os estados do país, a adoção deste documento modernizou o setor de logística, garantindo os mesmos dados para um mesmo frete. Entenda mais sobre o CT-e e quem é obrigado a fornecê-lo na sequência deste artigo.
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O que é o CT-e e como ele funciona?
Conforme a definição do próprio governo federal:
O Conhecimento de Transporte Eletrônico é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela recepção e autorização de uso, pelo Fisco.
Na prática, o CT-e substituiu os antigos documentos usados para gerir os transportes no país, especialmente o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTR-C) para documentar o transporte de cargas perante a Receita Federal do Brasil.
Ele deve ser emitido antes da prestação do serviço pelo transportador e armazenado digitalmente, o que reduz os custos de gestão das informações e guarda, além de ampliar a conformidade e a transparência.
As organizações devem emitir o CT-e sempre que houver transporte de cargas para certificar a sua regularidade, independentemente do modal (rodoviário, ferroviário, aquaviário ou dutoviário). Seus dados são compartilhados entre transportadoras, clientes e órgãos reguladores.
Ele deve obrigatoriamente conter algumas informações:
- Dados do emitente, do tomador, do remetente, do destinatário e do expedidor;
- A origem, o destino, o valor e a forma de pagamento do frete;
- A descrição da carga, incluindo peso, volume e valor;
- Os impostos incidentes sobre a operação;
- Informações complementares, caso de seguro da carga, vale-pedágio, Código Identificador da Operação de Transporte (CIOT) e o Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas (RNTRC).
Quem precisa emitir o CT-e?
A emissão do CT-e é obrigatória quando há uma demanda de entrega terceirizada – ou seja, negócios com frota própria estão isentos desta demanda. Seu preenchimento e envio acontece por intermédio da Receita Federal, em parceria com a Secretaria da Fazenda em cada estado.
As organizações que precisam deste documento devem estar credenciadas na Sefaz do estado de origem da operação. É a partir dele que será verificada a validade dos dados informados. Se autorizado, o CT-e recebe um protocolo e um código de barras, compartilhado entre todos os envolvidos no frete.
Para isso, portanto, é importante que as empresas do setor logístico estejam credenciadas nas Secretarias da Fazenda e inscritas nas unidades federativas de operação.
Quais as vantagens do CT-e?
A instituição deste documento gera vantagens a toda a cadeia logística e para a sociedade. Uma delas é a facilitação e a simplificação de documentos fiscais, especialmente pela redução do uso do papel e a padronização de dados entre empresas e o fisco. Além disso, o formato digital e sua forma de preenchimento diminuem os riscos de preenchimentos equivocados.
Para os transportadores:
- Reduz custos de aquisição de papel e impressão em função da digitalização da maior parte das informações e da necessidade de carregar durante o frete apenas o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (Dacte), adequando-se aos aspectos de ESG.
- Diminuem-se também os custos de armazenagem destes dados, que precisam ser guardados se houver algum tipo de solicitação do fisco. Não se trata apenas dos valores, mas também da administração: 100 CT-e diários representariam aproximadamente 120 mil papéis a serem guardados e geridos em 5 anos. Ou seja, o custo e o arquivamento digital são mais baratos e efetivos.
- Mais agilidade operacional por meio do sistema digital em comparação ao preenchimento manual das informações.
- Redução das obrigações acessórias, visto que há dispensa de Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF).
- Menor perda de tempo em fiscalizações na estrada, visto que o CT-e concentra diversas informações, simplificando a atuação também dos agentes e órgãos fiscalizadores.
- Mais controle: o CT-e dentro de plataformas especializadas de gestão logística, como os da Senior Sistemas, centraliza os dados, simplificando a rastreabilidade das operações e os planejamentos futuros.
Para os compradores:
- As informações digitais do CT-e permitem que quem adquire produtos possa retirar os dados direto deste documento, eliminando custos e ganhando tempo em comparação aos documentos impressos.
- Redução de erros de digitação ou duplicação de informações, que podem gerar problemas de compliance por descumprimento ou omissão, levando até mesmo a aplicação de multas.
Para o governo:
- Digitalização de dados, que favorece o acompanhamento das informações e a possibilidade de cruzamento de dados entre corporações.
- Diminuição da sonegação fiscal e aumento da arrecadação sem interferir na carga tributária.
- Feedback positivo e testes para a evolução de projetos que envolvam a digitalização de informações e de documentos fiscais.
- Substituição de diversos documentos fiscais. Entre eles, podemos citar: Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, Aquaviário de Cargas, Aéreo e Transporte Ferroviário de Cargas; Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário, Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas, entre outros.
Depois de emitido, o CT-e conta com um número de protocolo e um código de barras, que permitem verificar o que está sendo transportado, trazendo legitimidade à operação e a todos.
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Como integrar o CT-e com outros sistemas?
A fim de facilitar a gestão e a tomada de decisão, os documentos fiscais logísticos, como o CT-e, precisam ser integrados aos sistemas de gestão especializados. Essas ferramentas permitem a melhora da capacidade de administração tanto das entregas quanto dos armazéns e centros de distribuição, propiciando uma troca de dados eficiente e funcional.
É importante que os setores envolvidos invistam em mecanismos de administração dos mais variados documentos relativos ao transporte de cargas, como o CT-e, Manifesto Eletrônico, Nota Fiscal de Serviço, entre outros. Eles precisam ser integrados aos departamentos financeiro, fiscal e contábil, de modo que haja controladoria e auditoria de todos os dados prestados ao fisco.
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