Como escolher o melhor WMS para a sua empresa

Descubra como escolher o WMS ideal para transformar sua logística e maximizar resultados: erros a evitar e dicas para economizar!

Implementar um sistema de gerenciamento de armazéns (WMS) é uma decisão estratégica e financeira importante para empresas que buscam otimizar suas operações logísticas. Mas escolher o WMS adequado exige uma análise cuidadosa que vai muito além do custo inicial.

Neste artigo, vamos explorar os fatores que influenciam o preço de um WMS, os erros comuns a serem evitados e como selecionar o sistema ideal para atender às necessidades da sua empresa.

Qual o custo de um WMS?

O custo de um WMS pode variar consideravelmente, dependendo de diversos fatores:

• Modelo de implementação: Sistemas WMS podem ser on-premises (instalados nos servidores da empresa) ou na nuvem. Soluções na nuvem tendem a ter menores custos iniciais e maior flexibilidade de atualização, enquanto os sistemas on-premises podem exigir investimentos em infraestrutura e manutenção.
• Funcionalidades: A gama de funcionalidades oferecidas pelo WMS impacta diretamente no preço. Sistemas básicos podem oferecer funcionalidades essenciais, como controle de estoque e rastreamento de produtos, enquanto opções mais avançadas incluem análise de dados, previsões de demanda e integração com outras plataformas de gestão.
• Personalização: Muitas empresas precisam de adaptações no sistema para atender a requisitos específicos de suas operações. Esse nível de personalização aumenta os custos iniciais e o tempo de implementação, mas pode garantir uma maior adequação às necessidades do negócio.
• Suporte e treinamento: A implementação de um WMS exige treinamento para a equipe e suporte técnico contínuo, principalmente nos primeiros meses. Esses custos variam entre os fornecedores, mas são essenciais para garantir que o sistema funcione adequadamente e seja adotado pelos usuários.
• Atualizações e manutenção: Os custos com atualizações e manutenções devem ser considerados a longo prazo. Isso inclui correções de bugs, melhorias na interface e ajustes para se adaptar a mudanças nas operações.

Erros comuns na seleção do WMS

Selecionar o WMS ideal vai além do preço. Muitos fatores devem ser analisados para garantir que o sistema escolhido realmente atenda às necessidades do armazém e da cadeia de suprimentos. Aqui estão alguns erros comuns e como evitá-los:

Falta de clareza sobre os requisitos

Um dos erros mais comuns ao escolher um WMS é não ter clareza sobre as necessidades específicas da operação. Cada armazém tem suas peculiaridades, desde o tipo de produto armazenado até as exigências de conformidade. Antes de escolher um sistema, faça uma lista detalhada dos requisitos específicos da sua empresa. Por exemplo:

• Produtos perecíveis: O sistema deve oferecer controle sobre data de validade e condições de armazenamento.
• Rastreamento de documentos: Alguns setores exigem a manutenção de registros detalhados por motivos legais.
• Necessidade de cross-docking: Se sua operação envolve cross-docking, o WMS deve oferecer suporte para essa atividade.

Além disso, pense em expansões futuras. Quantos armazéns sua empresa espera ter nos próximos dois anos? A plataforma deve ter capacidade de expansão sem comprometer o desempenho.

Ignorar as opiniões dos stakeholders

Outro erro comum é não envolver todas as áreas impactadas na seleção do sistema. A escolha do WMS deve envolver a liderança, mas também quem lida diretamente com o estoque e o atendimento ao cliente. Conversar com a equipe de chão de fábrica, por exemplo, ajuda a identificar problemas operacionais que podem ser resolvidos com o novo sistema.

Além disso, representantes de vendas e suporte ao cliente também têm um papel importante, pois eles sabem das dúvidas mais frequentes dos clientes, como consultas sobre o status de pedidos. Escolher um WMS que ofereça maior visibilidade desses dados pode evitar retrabalho e melhorar a experiência do cliente.

Não focar em particularidades do armazém

Cada armazém tem práticas que contribuem para a eficiência da operação. Essas particularidades devem ser consideradas na escolha do WMS. Por exemplo, um armazém que prioriza a velocidade de entrega precisa de um sistema que agilize o processo de picking e embalagem. Considere métricas internas e externas, como o tempo médio de separação de pedidos e os feedbacks dos clientes.

Como economizar com a implementação de um WMS?

Implementar um WMS pode gerar economias substanciais em tempo e dinheiro para a empresa, se realizado de forma estratégica. Aqui estão algumas áreas em que o WMS pode contribuir para a economia:

• Eficiência operacional: Um WMS pode otimizar rotas de picking e melhorar o uso do espaço. Isso não só reduz o tempo de separação de pedidos como também reduz o desgaste físico da equipe.
• Controle de estoque: A falta de produtos em estoque pode resultar em vendas perdidas e na insatisfação do cliente. Um bom WMS envia alertas quando o estoque está baixo, ajudando a evitar rupturas e otimizando o abastecimento.
• Visibilidade da cadeia de suprimentos: Um sistema WMS integrado permite uma visibilidade aprimorada ao longo da cadeia de suprimentos. Por meio do intercâmbio eletrônico de dados (EDI), o WMS consegue monitorar o status de produtos e manter uma linha de comunicação ativa com os parceiros.
• Redução de erros: Ao incorporar verificações automatizadas, o WMS reduz a margem de erro em processos como picking e embalagem, economizando tempo e evitando custos com devoluções e reembalagem.

Etapas para uma decisão assertiva na escolha do WMS

Para fazer uma escolha acertada, siga uma sequência de etapas que garantam uma análise criteriosa de cada sistema candidato:

• Analise as demonstrações: Peça demonstrações aos fornecedores e envolva toda a equipe de seleção. Utilize uma escala de pontuação para medir a eficácia de cada sistema em atender aos requisitos.
• Verifique as referências: Além de avaliar o sistema em demonstrações, converse com outras empresas que utilizam o WMS. Isso ajuda a identificar problemas potenciais e a confirmar os benefícios informados pelo fornecedor.
• Calcule o ROI projetado: Estime o retorno do investimento para cada sistema com base em suas funcionalidades e no impacto que ele terá na operação.
• Atenção ao intuito: Analise as avaliações subjetivas. Se houver desconforto ou dúvidas sobre algum fornecedor, avalie os motivos e considere alternativas.
• Obtenha apoio executivo: A decisão final deve ser respaldada pela alta direção para garantir o sucesso da implementação e o comprometimento de todos.
• Mantenha profissionalismo e respeito: Informe os fornecedores não escolhidos sobre a decisão e agradeça pelo tempo investido, mantendo boas relações para futuras oportunidades.

WMS da Senior: a melhor opção para sua empresa

Escolher o WMS certo é um investimento estratégico que pode transformar as operações logísticas da empresa. Analisar os custos vai além do valor financeiro, envolve garantir que o sistema atenda aos requisitos específicos e forneça benefícios duradouros, como maior controle de estoque, eficiência operacional e visibilidade na cadeia de suprimentos.

Evitar erros comuns e seguir um processo estruturado de seleção são passos essenciais para garantir uma implementação bem-sucedida e com o melhor custo-benefício.