Saiba como funciona a assinatura da folha de ponto de forma eletrônica, sua importância, os benefícios, validade jurídica e por que adotar a assinatura digital.
A assinatura da folha de ponto é o procedimento pelo qual o colaborador confere e valida o espelho com os registros da sua jornada de trabalho. Em processos digitais, essa validação pode ocorrer eletronicamente, reduzindo a necessidade de impressão e armazenamento físico dos documentos. A conferência permite ao colaborador verificar os horários registrados e identificar eventuais divergências ou ajustes realizados durante o período.
Para facilitar o entendimento sobre o tema, neste artigo, você vê o que é a assinatura da folha de ponto, qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital, o que a legislação diz, como o processo funciona em um sistema digital, quais são as vantagens e como garantir a segurança. Ao longo do texto, mostramos também como o Sistema de Ponto Eletrônico da Senior atende a esse fluxo.
O que é a assinatura da folha de ponto?
A assinatura da folha de ponto é o processo pelo qual os colaboradores validam os registros das suas jornadas de trabalho. Ela pode ser feita de forma manual ou eletrônica, conforme o sistema de ponto adotado pela empresa.
A validação traz transparência para a relação entre empregador e empregado. Ao assinar, o colaborador confirma que concorda com os horários registrados e com eventuais alterações de tratamento, como a inclusão manual de marcações feita por falta de registro eletrônico. Essa conferência do espelho de ponto, com concordância expressa, ajuda a manter os registros precisos e a evitar passivos trabalhistas no futuro.
Assinatura eletrônica e assinatura digital: qual é a diferença?
Os dois termos aparecem juntos em quase todo sistema de ponto, e a diferença está no nível de exigência. A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica baseada em recursos criptográficos. No Brasil, assinaturas eletrônicas podem assumir diferentes modalidades e níveis de identificação e segurança, conforme a tecnologia e os requisitos adotados.
O que é assinatura eletrônica?
Assinatura eletrônica é o termo que abrange qualquer método eletrônico usado para assinar um documento. Entre as formas de validação possíveis, estão:
- senhas numéricas;
- tokens;
- SMS;
- geolocalização;
- biometria, como impressão digital ou reconhecimento facial;
- outras tecnologias.
Sua principal característica é a versatilidade, somada à rapidez para confirmar a identidade de quem assina. Um funcionário pode, por exemplo, validar a folha de ponto ao receber um SMS com um código de verificação e digitá-lo no sistema.
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica. Ela usa criptografia assimétrica para garantir segurança e autenticidade e exige um certificado digital, que funciona como uma identidade digital da pessoa ou da organização. O certificado é emitido por uma autoridade certificadora confiável, o que assegura a validade legal da assinatura.
A assinatura eletrônica da folha de ponto tem validade jurídica?
Sim. A Lei nº 14.063/2020 estabelece regras para o uso de assinaturas eletrônicas e diferencia modalidades de assinatura eletrônica no Brasil. No contexto trabalhista, sua adoção deve observar também as normas aplicáveis ao controle de jornada e os requisitos necessários para garantir autenticidade e integridade dos registros.
No controle de ponto, a Portaria 671 organiza as regras dos registradores eletrônicos, incluindo o REP-P, que funciona por programa. Em seu artigo 84, ela define as informações mínimas que o relatório Espelho de Ponto Eletrônico deve exibir, e é esse relatório que o colaborador confere antes de assinar.
Como funciona a assinatura da folha de ponto de forma eletrônica?
Para assinar a folha de ponto eletronicamente, a empresa precisa adotar um sistema de ponto digital. O ponto eletrônico é um sistema informatizado que registra os horários de entrada, saída e intervalos dos colaboradores, e é a base sobre a qual a validação acontece. Com ele, o RH controla melhor a jornada, acompanha a assiduidade e a pontualidade e identifica padrões que apoiam decisões de gestão de pessoal. O REP-P é uma das modalidades previstas para o registro eletrônico de ponto por meio de programa. Já a assinatura eletrônica está relacionada à etapa posterior de conferência e validação do espelho de ponto pelo colaborador, quando esse recurso é adotado pela empresa.
Depois da implementação, o colaborador valida seus registros de forma simples e segura, com login no sistema e autenticação por biometria ou reconhecimento facial, com flexibilidade e praticidade. Pelo smartphone, o passo a passo é este:
- acessar o sistema de ponto;
- verificar os horários registrados;
- assinar a folha de ponto eletronicamente, com os dados de acesso e a autenticação.
Quais são as vantagens da assinatura eletrônica da folha de ponto?
Com a validade jurídica garantida, a assinatura eletrônica entrega ganhos que o processo em papel não alcança. As principais vantagens são:
- Redução de custos: elimina o papel e o armazenamento físico de documentos, o que corta despesas operacionais.
- Sustentabilidade: menos papel significa menor impacto ambiental e fortalece as práticas de ESG (ambiental, social e governança) da empresa, que passa a atrair clientes e parceiros que valorizam o tema.
- Agilidade: documentos podem ser assinados em minutos, sem depender da localização dos signatários, que também deixam de gastar tempo e dinheiro com deslocamentos.
- Segurança: a autenticidade e a integridade dos documentos ficam protegidas contra fraudes e manipulações.
- Proteção de dados: a digitalização permite adotar controles tecnológicos para proteger as informações relacionadas à jornada. O tratamento de dados pessoais deve observar as exigências da LGPD e as políticas de segurança aplicáveis à organização.
A assinatura eletrônica da folha de ponto é segura?
Sim, desde que a empresa utilize sistemas que cumpram as diretrizes legais e de segurança da informação. A segurança vem da combinação de métodos de autenticação, proteção dos dados e rastreabilidade das ações, como mostram os pontos a seguir.
Autenticação e prevenção de fraudes
A identidade do colaborador é verificada por métodos confiáveis, o que evita falsificações e protege empresa e colaboradores. Os mais usados são:
- Biometria: usa características físicas únicas, como a impressão digital. O sistema compara a digital do usuário com um padrão previamente armazenado e só libera o acesso se houver correspondência.
- Reconhecimento facial: também é uma autenticação biométrica. Analisa vários pontos do rosto e cria um mapa facial único, com fatores como a distância entre os olhos, a largura do nariz e a forma das maçãs do rosto.
- Senhas seguras: combinam letras, números e caracteres especiais. Proibir a reutilização de senhas antigas e orientar os usuários a criar senhas robustas reforçam a proteção.
- Tokens: podem ser dispositivos físicos, como um chaveiro eletrônico, ou virtuais, como aplicativos com autenticação de dois fatores (2FA). Geram códigos únicos e temporários, usados junto com a senha. Mesmo que a senha seja comprometida, um invasor ainda precisaria do token para entrar.
O que observar na segurança da assinatura eletrônica da folha de ponto?
Ao adotar a assinatura eletrônica, é importante avaliar os mecanismos oferecidos pela solução para identificação do usuário, integridade dos registros, proteção dos dados e rastreabilidade das operações. A empresa também deve observar as exigências da LGPD no tratamento dos dados pessoais envolvidos no processo.
Como a Senior simplifica a assinatura da folha de ponto na sua empresa?
O Sistema de Ponto Eletrônico | Senior HCM é uma solução completa para a gestão de jornada de trabalho. Ele proporciona autonomia e facilidade no registro de ponto, que pode ser feito de qualquer lugar e a qualquer hora, por meio da marcação web e mobile, por reconhecimento facial, geolocalização e enquadrado como REP-P.
A solução de Ponto da Senior também conta com assinatura da folha ponto de maneira eletrônica por meio de páginas da Web ou dispositivos móveis. Assim, o colaborador ganha uma nova experiência, muito mais transparente e segura, o que aumenta sua confiança. Sem falar quepermite a descentralização do processo de ajuste e aprovação de ponto, reduzindo custos e aumentando a produtividade das lideranças e do RH.
