Descubra como funciona a operação no final de ano do RH e quais os riscos de não cumprir o prazo das atividades obrigatórias para este período.
Entenda quais as demandas e obrigações a serem entregues no final de ano do RH e os riscos de não as cumprir. Confira o artigo.
O final do ano está chegando e com ele uma carga de responsabilidades e deveres para as organizações. Neste período é comum que algumas tarefas se acumulem no setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal, devido às obrigações legais ligadas que envolvem os colaboradores.
Por isso, para evitar imprevistos, é preciso se planejar com antecedência e se organizar estrategicamente. Mas, afinal, quais são as demandas e responsabilidades no final de ano RH?
Neste artigo, explicaremos mais sobre estas atividades, os riscos de não as cumprir no prazo e como a tecnologia pode facilitar este processo. Aproveite a leitura!
Final de ano do RH: por que este período é importante para o setor?
O departamento pessoal é responsável por cumprir uma série de obrigações relacionadas aos direitos trabalhistas que devem ser entregues anualmente ao Fisco.
No final de ano do RH, além das atividades habituais, como fazer a gestão do ponto e fechamento da folha de pagamento, os setores precisam calcular benefícios, planejar os recessos coletivos, encerramento do ano fiscal etc.
Vale lembrar ainda das demandas que devem ser entregues no início de 2025, como a declaração do imposto de renda. Ou seja, estar preparado no final de ano RH é essencial para garantir que tudo corra bem, evitando desgaste, dores de cabeça, retrabalho e até multas por não-conformidade.
Quais as obrigações de final de ano do RH?
Os últimos meses do ano são uma correria para o RH e DP. Isso porque de outubro a dezembro – em algumas organizações até janeiro do ano seguinte – os setores têm um cronograma apertado com obrigações legais a serem cumpridas.
Isso inclui cálculo de benefícios, atenção ao cumprimento de prazos, encerramento do ano fiscal, entre outras atividades já rotineiras, como a gestão dos pontos eletrônicos.
Sem contar que, neste período, a busca dos colaboradores por informações importantes é ainda maior, ou seja, o tempo da equipe é cada vez mais escasso. Por isso, se os setores não se organizarem de maneira correta, as entregas, dificilmente serão feitas em tempo hábil e a empresa ainda pode ser penalizada.
Para facilitar o seu planejamento, preparamos uma lista com as obrigações de final de ano. Confira!
13º terceiro
Este é um benefício constitucional que corresponde a um salário adicional por ano, uma espécie de gratificação de Natal. Previsto na Lei nº 4.090/62, o décimo terceiro é um direito legal e contempla trabalhadores urbanos, rurais, avulsos e domésticos. Além disso, aposentados e pensionistas do INSS também têm direito ao benefício.
O benefício corresponde à soma de 1/12 do salário do profissional por cada mês trabalhado no ano, considerando que o mês só entra na contagem se o colaborador tiver trabalhado no mínimo 15 dias. Ou seja, se o colaborador iniciou dia 20 de março passa a ser contado a partir de abril. Assim, ele tem direito a 9/12 do salário.
Mas é importante se atentar a algumas regrinhas, como:
- Mais de 15 faltas injustificadas em um mês podem eliminar aquele mês da contagem;
- Para salários variáveis, o cálculo é feito com base na média das importâncias recebidas até o mês do pagamento;
- Horas extras, adicional noturno e outras verbas variáveis integram o cálculo, sendo essencial analisar a folha de ponto com atenção.
O décimo terceiro salário pode ser pago de duas maneiras: em uma única parcela ou dividido em duas vezes. Caso a empresa opte por um único pagamento, o mesmo deve ser efetuado até dia 30 de novembro. Agora, se o valor for dividido em duas vezes, a primeira parcela deve ser efetuada de 1º de fevereiro até 30 de novembro, e a segunda até o dia 20 de dezembro.
Férias coletivas
Diferente das férias individuais, as coletivas são concedidas pelas empresas de forma simultânea a todos os colaboradores ou a setores específicos. A prática é comum em períodos de baixa demanda para reduzir custos operacionais e otimizar a gestão financeira.
Segundo o art. 139 da CLT, as férias coletivas podem ser fracionadas em até dois períodos no mesmo ano, entretanto, nenhum deles pode ser inferior a 10 dias corridos.
Para calcular o pagamento das férias coletivas, considera-se o salário base do colaborador, acrescido do adicional de 1/3 constitucional. Em casos de médias salariais que incluem horas extras ou adicionais, essas também podem ser integradas ao cálculo.
Além disso, é obrigatório que a empresa comunique previamente o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), o sindicato da categoria e os colaboradores com, pelo menos, 15 dias de antecedência.
Na maioria das vezes, as férias coletivas são adotados no final de ano RH, mas podem ocorrer em outros períodos, principalmente aqueles com baixa demanda de produção. Este tipo de estratégia é ideal para manter a saúde financeira dos negócios e preservar empregos em períodos de menor movimento.
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Participação nos Lucros e Resultados (PLR)
A Participação nos Lucros e Resultados (PLR) é um benefício regulamentado pela Lei n° 10.101/2000, que visa incentivar os colaboradores e alinhar seus esforços aos objetivos da empresa.
O benefício está diretamente relacionado à produtividade e aos resultados alcançados pela organização. Sua implantação deve ser negociada por meio de convenção coletiva, acordo coletivo ou acordo específico entre empregados e empregadores.
O pagamento da PLR pode ser baseado na margem de lucro anual da empresa ou em outros critérios estabelecidos no acordo, como uma quantia fixa ou uma porcentagem do salário profissional. Ele pode ocorrer no final do ano ou em outros períodos, como semestralmente dependendo do plano adotado.
Vale destacar que a PLR não integra o salário e possui um regime tributário diferenciado, sendo isenta de encargos trabalhistas como INSS e FGTS, mas sujeita ao Imposto de Renda, conforme tabela específica.
Esse benefício é amplamente utilizado para reforçar o engajamento dos colaboradores e alinhar os interesses individuais ao sucesso da organização.
Informe de Rendimentos
Outro item importante da lista de obrigações legais é a emissão do Informe de Rendimentos para o colaborador. Esta é uma demanda importante que serve para detalhar os valores pagos ao longo do ano-calendário, incluindo salários, benefícios e retenções de imposto na fonte.
A empresa tem até o último dia do mês de fevereiro – sendo o prazo legal da entrega – para emitir e entregar os informes. No entanto, o ideal é que esses documentos sejam organizados até o final de ano do RH, para evitar atrasos ou erros no envio.
Vale lembrar que, em caso de não recebimento do Informe no prazo, o colaborador ainda pode realizar a declaração utilizando outros comprovantes de rendimentos, como contracheques e extratos bancários. Contudo, é responsabilidade da empresa cumprir o prazo e fornecer os dados corretamente.
Envios da DCFTWeb e EFD-Reinf
A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é uma das obrigações que fazem parte do módulo do Sistema de Escrituração Digital (SPED), e auxilia a complementar os dados do eSocial.
Por meio da EFD-Reinf, as empresas devem declarar retenções de tributos como IR, CSLL, PIS/Pasep, Cofins e outras contribuições previdenciárias sobre serviços prestados, tomados ou outros rendimentos pagos que não se enquadrem no eSocial.
Já a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Web (DCTFWeb) é usada para confessar os débitos tributários apurados, vinculando as informações enviadas pelo eSocial e/ou EFD-Reinf à Receita Federal. Nela, são reportadas as contribuições previdenciárias, retenções e outras obrigações tributárias.
Ambas as obrigações devem ser enviadas até o dia 15 do mês subsequente ao de apuração. O envio pode também ser adiado para o próximo dia útil, quando dia 15 coincide com fim de semana ou feriado.
Outros benefícios
No final de ano do RH, além das demandas obrigatórias e benefícios previstos por lei, a empresa pode ter seu próprio programa de bonificação e/ou incentivos natalinos. Este tipo de ação, geralmente, faz parte de políticas internas que buscam valorizar e engajar os colaboradores e, por isso,RH e DP devem se atentar.
Entre os benefícios, podemos citar:
- Cestas natalinas;
- Vale-compras ou cartão alimentação;
- Presentes de Natal;
- Sorteios de brindes;
- Festas de confraternização.
O que acontece se o RH não cumprir as obrigações de final de ano do RH?
Os processos burocráticos, que envolvem o cumprimento das demandas e obrigações previstas na legislação trabalhista, incluem uma série de regras. No final de ano RH e nos demais meses de operação também, é fundamental se atentar a todos os detalhes, observando as exigências para evitar punições.
Veja, a seguir, as punições que podem ocorrer no caso de atraso ou a não entrega das obrigações:
- Férias coletivas: caso a empresa não atenda aos requisitos legais, poderá estar sujeita a multas administrativas e deverá pagar em dobro o valor das férias, acrescido de ⅓ constitucional, aos colaboradores prejudicados.
- 13° salário: a ausência ou atraso no pagamento pode resultar em multas administrativas aplicadas pela fiscalização trabalhista, com valor proporcional ao número de trabalhadores afetados.
- PLR: o não cumprimento dos prazos acordados para pagamento, previstos em convenção ou acordo coletivo, pode levar a multas estipuladas nesses documentos ou a ações trabalhistas.
- Informe de Rendimentos: a falta de envio, omissão ou erro pode gerar multas aplicadas pela Receita Federal, com valores determinados por documento incorreto ou não entregue.
Portanto, para evitar erros, imprevistos e multas que podem afetar a saúde financeira do negócio, é preciso prestar muita atenção.
Final de ano RH: como a tecnologia pode ajudar?
Como vimos até aqui, uma série de obrigações e demandas legais previstas por lei devem ser entregues até o final do ano de RH, sendo que algumas têm um prazo estendido para 2025. Portanto, o Departamento Pessoal e o setor de Recursos Humanos devem se planejar para assumir essas tarefas, a fim de garantir o cumprimento das mesmas e manter o compliance fiscal.
Mas, como lidar com tantas demandas?
Com o auxílio de soluções tecnológicas, a empresa consegue calcular os salários, fazer a gestão do ponto e, ainda, cumprir com as obrigações legais, bem como elaborar documentos fiscais de modo rápido, seguro e fácil. Isso garante o cumprimento das entregas e permite que o RH e DP utilizem o tempo livre para se dedicar a outras atividades mais estratégicas.
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