O que é HRIS
HRIS é a sigla em inglês para "Human Resources Information System", que significa Sistema de Informação de Recursos Humanos em português. É um tipo de software projetado para ajudar as empresas a gerenciarem as informações relacionadas a seus funcionários, incluindo dados de pessoal, histórico de emprego, desempenho, salários e benefícios de forma unificada e comum aos usuários.
O HRIS também pode ajudar a automatizar processos de RH, como recrutamento, seleção, integração de novos funcionários, treinamento, avaliação de desempenho e gestão de licenças e férias. São sistemas altamente personalizáveis e podem ser adaptados às necessidades específicas de uma empresa. Muitos deles fazem a conexão de vários outros sistemas em um local único, trazendo padrão e uniformidade para dentro dos RHs.
Alguns dos benefícios do uso de um HRIS incluem o aumento da eficiência operacional, a redução de erros, a integração entre sistemas, a possibilidade de unir vários cenários dentro de um único local, proporcionando a melhoria da tomada de decisões, baseando-as em dados integrados e, assim, reduzindo custos de gerenciamento para o RH e gestores.
Um HRIS, em resumo, conecta várias fontes de dados da vida do colaborador atuando como um HUB de informações e permitindo a extração de dados e dashboards.
Benefícios do HRIS
Um HRIS traz vários benefícios para o dia a dia dos RHs, dentre eles:
Integração de vários sistemas:
um HRIS permite que o RH colete informações da vida do colaborador de vários sistemas diferentes, integre-os para uma base única trazendo uniformidade, padrão e confiabilidade de que todos estejam atualizados. Isso traz um ganho de mão de obra, visto que as integrações e/ou cargas de dados não precisam mais serem feitas pelo RH e o sistema se encarrega dessa etapa, trazendo segurança e confiabilidade dos dados.
Automatização de Processos:
de posse dos dados da vida do colaborador, o HRIS pode automatizar muitos processos de RH, como gerenciamento de informações de funcionários, gerenciamento de dados, em casos específicos processamento de folha de pagamento, gerenciamento de benefícios e gestão do ponto. Isso ajuda a reduzir a carga de trabalho do RH, aumentando a eficiência e a precisão dos processos, além de ajudar a descentralizar o input de dados para os subsistemas.
People Analytics:
um HRIS pode fornecer informações valiosas e relatórios personalizados que ajudam a tomar decisões informadas e estratégicas. Com acesso a
dados precisos e atualizados sobre o desempenho dos funcionários, custos de RH e outros fatores importantes, os gestores de RH podem tomar decisões com precisão tendo dados sobre a alocação de recursos e condições dos seus colaboradores.
Acesso fácil e rápido às informações:
um HRIS pode armazenar todos os dados dos funcionários em um único local centralizado, permitindo que os gestores e funcionários acessem informações facilmente, em tempo real. Isso ajuda a melhorar a colaboração e a comunicação entre os departamentos, além de reduzir o tempo necessário para acessar informações.
Melhoria da conformidade com as leis trabalhistas e políticas das empresas:
as leis trabalhistas e regulamentos estão em constante mudança e um HRIS pode ajudar a garantir que as práticas de RH da empresa estejam em conformidade com essas mudanças. Um HRIS auxilia na disseminação de boas práticas dentro das empresas, inclusive permitindo a parametrização de políticas internas auxiliam os gestores e colaboradores a manterem a conformidade com as regulamentações.
O que compõe um HRIS?
O design organizacional inclui dados que se referem ao funcionamento das políticas de RH como: funções, cargos e hierarquias. Ele permite a elaboração de relatórios e ajuda o RH e gestores a criarem uma responsabilidade conjunta entre políticas e gestão de colaboradores.
Outro componente é a gestão de dados dos funcionários, onde um HRIS fornece uma visãoabrangente dos detalhes dos funcionários, como salários, benefícios, dados cadastrais e desempenho, entre outros, permitindo uma gestão de informações mais precisa e eficiente.
O HRIS é usado para coletar e armazenar dados e indicadores sobre os funcionários de uma organização e oferecer recursos como autoatendimento de RH com eficiência e precisão na manutenção de registros, conformidade com regulamentações relevantes e suporte à estratégia de negócios.
Implementação do HRIS
Para implantar um sistema HRIS, você precisa de um planejamento cuidadoso, coordenação e comunicação adequados. A implementação do processo geralmente não é rápida e depende de fatores como:
- Interação entre RH e a área de TI
- Número de funcionários
- Quantidade de fornecedores que serão integrados
- Treinamento de uso das novas ferramentas, bem como a comunicação e a replicação a todos os usuários
O processo envolve instalação, migração de dados, configuração e testes antes de entrar em funcionamento. Além disso, é preciso ter recursos suficientes para garantir a precisão dosdados, gerenciamento de projetos simplificado e treinamento dos funcionários. Também é importante escolher um sistema que atenda às necessidades específicas da empresa
Segurança de dados e a LGPD Como garantir a conformidade na gestão
Um aspecto crítico do HRIS é a segurança de dados. O pilar deve explicar as medidas de segurança necessárias para proteger os dados confidenciais dos funcionários e garantir a conformidade com as regulamentações de privacidade de dados.
A implementação de um HRIS requer cuidadoso planejamento, coordenação e comunicação. É importante treinar os funcionários na proteção de dados e conscientização da segurança da informação. A restrição de acesso em cada nível com base na relevância do trabalho pode reduzir as ameaças internas durante a fase de implementação. A autenticação multifator é uma camada adicional de segurança recomendada para informações sensíveis, bem como a criptografia de alguns campos. A organização tem o dever de cuidar da privacidade dos funcionários, incluindo a segurança dos dados do HR.
Um aspecto crítico do HRIS, neste sentido, é a segurança de dados. O pilar deve explicar as medidas de segurança necessárias para proteger os dados confidenciais dos funcionários e garantir a conformidade com as regulamentações de privacidade de dados.
A LGPD é uma lei crucial para a proteção de dados pessoais no Brasil. A lei exige que as empresas estabeleçam uma finalidade clara e legal para o processamento de dados e que apenas dados necessários sejam coletados e processados. Os dados devem ser coletados, acessados e armazenados com segurança, e os titulares dos dados têm o direito de saber quais dados são processados e de consentir ou recusar o processamento. É importante que as ferramentas estejam consoantes com a LGPD no Brasil e com as legislações de privacidade dos países ondem essas ferramentas vão ter colaboradores, o não cumprimento das exigências pode levar a violações de dados e a algumas sanções às empresas.
Desafios do HRIS
A implementação de um HRIS enfrenta vários desafios relacionados a recursos adequados e comunicação efetiva entre RH e usuários, além de requerer um tempo relativamente grande para ser implementado, testado e validado.
É importante escolher um sistema que atenda às necessidades específicas da empresa e treinar os funcionários para seu uso. Outra preocupação importante é a segurança, afinal, ela é importante e pode ser abordada por meio da restrição de acesso com base na relevância do trabalho, implementação de autenticação e além do treinamento dos funcionários em proteção de dados e conscientização de segurança. É crucial cumprir a LGPD, que é uma lei importante para proteger dados pessoais no Brasil, que exige propósitos claros e legais para o processamento de dados, coleta e armazenamento seguro de dados.
FAQ
O que significa HRIS?
HRIS é a sigla em inglês para 'Human Resources Information System', que se traduz para 'Sistema de Informação de Recursos Humanos' em português.
Qual é a função de um HRIS?
O HRIS é um software projetado para ajudar as empresas a gerenciarem informações relacionadas a seus funcionários, incluindo dados de pessoal, histórico de emprego, desempenho, salários e benefícios, de forma unificada e acessível a usuários autorizados.
Quais processos de RH o HRIS pode automatizar?
O HRIS pode automatizar diversos processos de RH, como recrutamento, seleção, integração de novos funcionários, treinamento, avaliação de desempenho e gestão de licenças e férias.
Quais são os benefícios do HRIS?
O HRIS traz diversos benefícios, incluindo integração de sistemas, automatização de processos, acesso rápido às informações dos colaboradores, tomada de decisões baseada em dados, melhoria da conformidade com leis trabalhistas e redução de custos de gerenciamento para o RH.
O que compõe um HRIS?
Um HRIS é composto por dois componentes principais: o design organizacional, que envolve funções, cargos e hierarquias, e a gestão de dados dos funcionários, que incluem detalhes como salários, benefícios, dados cadastrais e desempenho.
Como é a implementação de um HRIS?
A implementação de um HRIS requer planejamento cuidadoso, coordenação, comunicação adequada e treinamento dos funcionários. É importante escolher um sistema que atenda às necessidades específicas da empresa e garantir a segurança dos dados durante todo o processo.
Quais são os desafios do HRIS?
A implementação do HRIS pode enfrentar desafios relacionados a recursos adequados, comunicação efetiva entre o RH e os usuários, e a necessidade de cumprir a LGPD. É fundamental superar esses desafios para garantir o sucesso e a eficácia do sistema dentro da empresa.